De Droomstroom. Het project/document-beheerprogramma van Het Digitale Huis

Transcriptie

1

2

3 De Droomsroom He projec/documen-beheerprogramma van He Digiale Huis In he bouwvoorbereidingsproces spelen seeds meer gegevens een rol. We produceren als bezeenen informaie me een keur aan compuerprogramma s, maar we missen seeds meer he overzich. Waar saa die ekening, da besek, da verslag, die berekening? Wie heef hem gemaak? Is hij al klaar? Is hij al versuurd? Wie heef hem onvangen? We communiceren ons suf, maar ween laer nie meer precies wa, wanneer en me wie. Is he g d, gefax of per pos versuurd? Wie is ook weer die consruceur waar he naaroe moe of die ambenaar van de gemeene? Wa is zijn adres? We maken honorariumafspraken, vaak per projec verschillend. Om gek van e worden. Wa mag ik declareren? Wa is de sand van he werk? Hoeveel uren heb ik al beseed? 1

4 De Droomsroom De Droomsroom is de Digiale Dirigen van de kakofonie aan projecen, documenen en relaies die kenmerkend is voor iedere aan archiecenbureaus verwane organisaie, groo of klein. Me de Droomsroom kunnen eenvoudig en razendsnel projecen, documenen en personen worden aangemaak en beheerd. He onderliggende Droomsroom informaiesyseem waak over de relaies ussen deze verschillende kernonderdelen van de informaiekluwen. Hierdoor word de gehele informaiesroom (dus én de binnenkomende, én door de organisaie gegenereerde én de uigaande) auomaisch gemanaged en geregisreerd. Aangevuld me de Droomsroom uren- en verschoenregisraie kunnen binnen de projecen alle documenen, uren en verschoen zeer goed worden gevolgd en bewaak. De Droomsroom bied hierdoor een sevig informaiefundamen, da als ruggengraa gebruik kan worden voor een inern kwalieissyseem en ISO-cerificaie. De hoofdsrucuur in schema: Derde generaie Droomsroom De Droomsroom werd in 2001 gelanceerd. De besaande projec- en documenbeheersprogramma s bleken e beperk om mee e kunnen groeien me he groeipad van he Digiale Huis. Daarnaas bleken deze programma s ook domweg nie aan e sluien bij de dagelijkse prakijk. He complee nieuwe pakke kreeg een revoluionair navigaiesyseem me een inerface waarbij naar wens gewisseld kan worden van gezichspun: óf he projec, óf he documen, óf de persoon saa cenraal. Hierdoor word snel inzichelijk welke rol he cenraal geselde onderwerp speel in he geheel. Di concep werd hardhandig aan de and gevoeld door ienallen bureaus, waardoor in de loop van 2003 een serk verbeerde versie gelanceerd kon worden. De in he begin van 2005 verschenen derde generaie Droomsroom is een door veelvuldig gebruik op groe en kleine bureaus fijngeslepen versie. Serk verbeerd zijn de inegraie van overzichen in werkbladen, beveiligingen op beheersaken en financiële gegevens en een zeer goede aansluiing op Microsof Office. Documenen (pos en werkdocumenen) Personen (inern en exern) Projecen Uren en Verschoen (kosen) projec documen persoon urenregisraie Funcionaliei op maa Ondanks de uigebreide mogelijkheden voor he maken van rapporages, overzichen, zoeken van gegevens, maken van documenen, Excel-koppelingen, e ceera, is de bediening eenvoudig. De overzichelijke en efficiëne inerface pas zich auomaisch aan he ype gebruiker aan en bied, op maa, de voor hem belangrijkse funcionaliei en overzichen. Gebruikersrechen Binnen de Droomsroom krijgen gebruikers rechen. He rechensyseem bepaal welke acies een bepaalde gebruiker mag uivoeren en welke werkbladen hij aangeboden krijg. Funcies voor he secreariaa Inkomende pos - zowel papieren als digiale pos - kan zeer snel worden geregisreerd en naar meerdere personen worden doorgesuurd. Er is een alijd acuele werklijs van alle uigaande pos die door de medewerkers in he hele 2

5 bureau er versuring is aangemeld. Deze pos behoef in principe geen nabewerking en kan direc - inclusief bijlagen en eikeen - worden geprin, waarna ze auomaisch als versuurd word aangemerk. Funcies voor de bouwkundig medewerker De bouwkundig medewerker heef specifieke funcies o zijn beschikking voor he maken en beheren van alle sooren werkdocumenen. De CAD-ekeningenkoppeling is onge - evenaard. Aanmaken, openen, ploen en archiveren van ekeningen kan direc vanui de Droomsroom. Op de auomaische ekeningenlijs is voordurend e zien wa de mees recene versies zijn. Ook besekken, begroingen, presenaies, enzovoor kunnen me de Droomsroom worden aangemaak en beheerd. Funcies voor he managemen Projecen regisreren, faseren, honorarium berekenen, financiële projecafspraken vasleggen, inern budgeeren, voorgangsrapporages en declaraiesand bekijken, acquisiieprojecen volgen, projeceams samensellen (zowel in- als exern). Allemaal eenvoudig en snel e doen. De specaculaire Excel-koppeling bied de mogelijkheid om zelf elke wens die u op rapporage- of berekeningsgebied nog moch hebben, oe e voegen. Funcies voor iedereen Brieven, verslagen, besekken, PowerPoin-presenaies, ruime saen, spreadshees en andere sandaarddocumenen kunnen direc worden aangemaak in de juise lay-ou en worden voorzien van de correce basisgegevens. Elke posverzending word auomaisch bij he secreariaa aangemeld da me één druk op de knop zorg voor de verdere afhandeling. Elk momen is er een acueel persoonlijk overzich van meldingen van alle ingekomen pos - papier en digiaal - die voor u bedoeld is. De relaiedaabase is direc oegankelijk. Overzichen van de ekeningen en andere documenen die u onder handen heef, maken he eenvoudig uw werk e organiseren. Urenbriefjes invullen word bijna leuk. Klik, klik, klaar. Heldere inerface Via de heldere inerface is de Droomsroom eenvoudig e bedienen. Op de verschillende werkbladen kun u zelf kiezen ui verschillende manieren om de gegevens e ordenen. Werkbladen Een werkblad is eigenlijk een op maa gemaak sukje Droomsroom-funcionaliei. Elk werkblad is speciaal ingerich voor he uivoeren van een bepaalde aak. Zo zijn er werkbladen voor he bekijken en verzenden van pos, voor he maken en beheren van werkdocumenen (waaronder ook ekeningen), voor he beheren van projecen, enzovoor. Op elk werkblad zie u alleen de gegevens die relevan voor de bereffende aak en ook alleen de commando s die daarop berekking hebben. Handig en o-hepoin! Werkbladen kunnen worden afgeschermd door middel van he rechensyseem, zoda aan bepaalde personen voor hen nie relevane en/of verrouwelijke werkbladen nie worden aangeboden. links: werkblad Pos-ui rechs: werkblad Relaies Overzichen Binnen werkbladen kunnen gegevens op verschillende manieren worden geordend en weergegeven. U heef de keuze ui verschillende sooren lijsen en boomsrucuren. 3

6 Projecbeheer boomweergave Projecbeheer overzich Schakelbord Relaies: samenvaing eigenschappen Relaies: volledige eigenschappen Enkele specifieke overzichen zijn: Uren boeken: voor he invoeren van uren Verschoen boeken: voor he invoeren van verschoen Pos inboeken: voor he regisreren van ingekomen pos inboeken: me een auomaische koppeling aan posvak-in van Oulook Tekeningenlijs: voor he beheren van revisies en plodaums Alle overzichen zijn e exporeren naar Excel. Verschoen boeken Uren boeken 4

7 Navigaie: verrekpun Hoewel projecmedewerkers vooral vanui een projec kijken naar alle informaie, zijn soms ook andere invalshoeken gewens. He managemen zal bijvoorbeeld ook wel eens een medewerker of een exerne relaie cenraal willen sellen om e kijken bij welke projecen deze berokken is, of welke brieven deze heef versuurd en onvangen. Zo zijn er legio zinvolle verrekpunen mogelijk. In de Droomsroom kies u zelf uw verrekpun. Me een enkele muisklik kun u eerder gebruike verrekpunen opnieuw oproepen. Door di syseem is he mogelijk om me een duidelijke projecfocus e werken, maar ook om vanui kan-nie-schelen-welk-verrekpun e kijken me welke andere gegevens een bepaald projec-persoon-bedrijf-documen een relaie heef. Cenraal sellen He cenraal sellen van een projec, persoon (of bedrijf) of een documen zorg ervoor, da er alijd naar een klein gedeele van de daabase word gekeken, zoda snel de gezoche iems worden gevonden. U geef eers aan wa voor soor objec u cenraal wil sellen (projec, documen, ec.), vervolgens yp u simpelweg een (gedeele van een) uniek kenmerk (naam, nummer) van he objec da u zoek in. Zodra de sring die u inyp uniek is, word he bijbehorende objec gevonden en cenraal geseld. In he fasen, personen en documenen in projec voorbeeld hieroonder volsaa dus he inypen van he nummer 0009 of de aanduiding BMW (als di enminse he enige projec is me in de naam BMW). Kijken vanui een verrekpun Als een verrekpun eenmaal is gekozen, kun u zelf aangeven naar wa voor soor objecen u wil kijken. In he voor- Een verrekpun cenraal sellen 5

8 beeld is he projec BMW garage Sroomsad via cenraal sellen als verrekpun gekozen. Hieronder zie u da vanui da projec naar keuze gekeken kan worden naar de fasen van da projec, naar de (inerne en exreme) personen (en bedrijven) en naar alle documenen die er een relaie mee hebben. Snelfilers De lijs me objecen die een relaie hebben me he verrekpun is vaak heel groo en dus onoverzichelijk. Daarom is he mogelijk deze verder e fileren. Hiervoor zijn snelfilers onwikkeld. Als u naar documenen kijk, heef u bijvoorbeeld de beschikking over he snelfiler pos-ui voor alle uigaande pos, documenen in bewerking, ekeningen in bewerking, ec. Welke snelfilers er worden aangeboden is afhankelijk van he werkblad waarop u aan he werken ben. De Droomsroom denk immers me u mee en bied u de funcionaliei die voor een bepaalde aak handig is. U kun zelf ook snelfilers aanmaken en zoeken me wildcards. Sofware koppelingen De Droomsroom is - behalve een syseem voor projecrelaie- en documenbeheer - ook een syseem waarmee u alle sofware die u op uw bureau voor verschillende doeleinden gebruik, inegreer. De Droomsroom beheer nie alleen de besanden die me die sofware word gemaak, maar is ook in saa deze aan e suren en er ech mee samen e werken. Door he niveau van deze koppelingen is de Droomsroom enig in zijn soor. De Droomsroom bied een uigebreide documenonderseuning me Microsof Office: Word Excel PowerPoin Access Oulook Uieraard zijn er ook geavanceerde koppelingen me de overige Digiale Huis-sofware. De Droomsroom heef een unieke CAD-koppeling inclusief onderseuning voor sempelkoppeling en ploeronderseuning me: kaal AuoCAD AuoCAD-ALFA Arkey-ASD Snelfilers bij relaies...bij projecen...bij documenen pos-ui en bij documenen Eigenschappen op de Droomsroom CAD-inerface binnen ASD 6

9 Droomsroomgegevens binnen de CAD-inerface en in he ekenhoofd Direce koppeling ussen Droomsroomgegevens en ekenhoofd CAD-gegevens binnen de Droomsroom Overzich: ekeningenlijs (voor beheren van ondermeer daum, revisie, ec.) 7

10 Brief op basis van een pos-ui Word-sjabloon De Projec wizard Overige programma s waarmee de Droomsroom samenwerk zijn: de Woordpoor (STABU-besekken) de Knaakbaak (begroing) de Normworm (bouwfysische oesing) de DNR-ser (conracvorming en honorarium volgens De Nieuwe Regeling en SR) Wizards He aanmaken van allerhande zaken binnen de Droom - sroom, zoals relaies, projecen en documenen word uigevoerd me behulp van wizards op basis van zelf in e regelen sjablonen. Door he gebruik van een wizard worden eenvoudig en snel alle gegevens ingevoerd die nodig zijn. Sjablonen U kun de Droomsroom op maa snijden door sjablonen aan e passen. Verschillende sooren sjablonen worden gebruik als onderlegger voor alle aan e maken gegevens. Er zijn sjablonen voor onder andere: Projecen Documenen Pos-ui Documenen CAD Documenen overig Er is een groe mae van vrijheid bij he inregelen van sjablonen en he koppelen van gegevens ui de Droomsroom aan bijvoorbeeld Word, Excel, CAD. Kosen- en Urenbewaking Me behulp van de Droomsroom is he eenvoudig om kosen en uren e bewaken op de fasen van he projec. Na een honorariumberekening me he sandaard meegeleverde (en aanpasbare) Excel-rekenblad, worden de rekengegevens auomaisch doorgekoppeld naar de Droom - sroom, waar vervolgens is aan e geven op welke fasen uren geboek mogen worden. Vervolgens kun u via andere overzichen inzich krijgen in de besede uren en de financiële saa van he projec. U kun de projecinriching en honorariumberekening ook maken en aan de Droom - sroom koppelen me de Digiale Huis-applicaie DNR- Ser. 8

11 Honorarium-grondslag in Excel Budge-berekening in Excel Financieel projecbeheer 9

12 Verschillende syseeminsellingen (Telecom correcie) Projecnummering Rapporage Alle overzichen zijn e exporeren naar Excel. De Droom - sroom voorzie verder in een aanal sandaard rapporen. Zelf rapporen samensellen is ook mogelijk. Syseeminsellingen U kun he sandaardgedrag van de Droomsroom eenvoudig aanpassen aan uw wensen. Voorbeelden van inselbare principes zijn: insallaiepaden, elefoonnummercorrecie, naamnoaie, projec- en documennummering, prineraansuring (me lade onderseuning) voor documenen en sickers, enzovoor. Synchronisaiemodule Me de los verkrijgbare synchronisaiemodule is he mogelijk om in de Droomsroom gegevens van meerdere vesigingen e synchroniseren, zoda de complee bedrijfsinformaie op alle vesigingen e raadplegen is. Geleidelijk invoerrajec Een serk pun van de Droomsroom is da he syseem nie direc volledig hoef e worden geïmplemeneerd. Ook hoeven nie alle basisgegevens eers e worden ingevoerd, voorda de Droomsroom kan worden gebruik. Door de gefaseerde invoermogelijkheden en de direce voordelen voor iedere gebruiker in elke fase van invoering (wie wil er bijvoorbeeld nie auomaisch een verslag oesuren aan alle projeceamleden?) onsaa op een nauurlijke manier een gesrucureerde beheersbaarheid van alle gegevens op uw bureau. Voor de invoering van de Droomsroom zijn vele scenario s mogelijk. U kun zelf beslissen welke onderdelen van de Droomsroom he eers operaioneel dienen e worden gemaak. Toegevoegde waarde Kiezen voor de Droomsroom beeken meer dan werken me een kwalieisproduc. Droomsroomgebruikers kunnen evens profieren van de uigebreide diensverlening die rondom de Droomsroom is opgebouwd. De Twee Snoeken Auomaisering gaa ui van de filosofie da de inbreng van gebruikers een vereise is om de Droom - sroom verder e kunnen onwikkelen als een applicaie van bouwkundigen voor bouwkundigen. Om die reden onderhoud De Twee Snoeken een nauwe band me de gebruikers. Bovendien is een oaalpakke van onderseu- 10

13 nende diensen onwikkeld. Gebruikersdagen De Twee Snoeken Auomaisering organiseer door he gehele land regelmaig regionale gebruikersdagen. Per keer komen gemiddeld 25 gebruikers om nieuwe onwikkelingen e aanschouwen en informaie ui e wisselen. De dagen zijn ook bedoeld om wensen of kriiek kenbaar e maken, waardoor de Droomsroom-gebruikers zelf de onwikkeling van de Droomsroom kunnen bijsuren. Cursussen De Twee Snoeken Auomaisering verzorg voor de de Droomsroom-gebruikers maa gesneden cursus op locaie, omda de Droomsroom voor een organisaie specifiek word ingeregeld. Helpdesk De Droomsroom-gebruikers kunnen gebruik maken van onze elefonische hulpdiens. U kun hier me dringende vragen en problemen erech bij een deskundig eam van de Droomsroom- en compuerspecialisen. Archiecenbureau De Twee Snoeken waarui he oorspronkelijk is voorgekomen. He archiecenbureau adviseer De Twee Snoeken Auomaisering dagelijks bij de onwikkeling van nieuwe sofware, es deze ui en werk ermee in de prakijk. He Digiale Huis In 2002 heef De Twee Snoeken Auomaisering he iniiaief genomen o de opriching van He Digiale Huis. He Digiale Huis is een samenwerkingsverband ussen verschillende syseemhuizen me als doel e komen o één cenraal digiaal gebouwmodel, da door verschillende applicaies (CAD, besek, calculaie, oesing) gevoed en bewerk kan worden. Door de cenrale rol die De Twee Snoeken Auomaisering speel bij deze door he Miniserie van Economische Zaken financieel onderseunde onwikkeling zijn, gebruikers van Snoekensofware verzekerd van een opimale aansluiing op di cenrale model. Zie ook Demonsraie Heef u belangselling voor de Droomsroom, dan geven wij u graag een demonsraie. Indien gewens komen wij hiervoor bij u langs, maar u ben ook van hare welkom om bij ons eens een kijkje in de keuken e komen nemen. De Twee Snoeken Auomaisering De Twee Snoeken Auomaisering is in 1988 begonnen me he onwikkelen van sofware voor bouwkundigen. Sinds de ASD-ekenmehodiek he lich zag, is gaandeweg een complee serie sofwarepakkeen voor archiecenbureaus onwikkeld, waaronder een bouwfysische oesingsprogramma (de Normworm), een STABU-besekverwerker (de Woordpoor), een begroingsprogramma (de Knaakbaak), een producinformaiesyseem (de Zoeksnoek) en een projec- en documenbeheersyseem (de Droomsroom). De Twee Snoeken Auomaisering werk nauw samen me 11

14 Pluspunen van de Droomsroom Overzichelijk implemenaierajec Flexibel syseem Bijgeleverde beheersomgeving Direc bruikbaar door sandaardconfiguraie Zelf inrichen van sjablonen Inselbare nummersraegie voor projecen Inselbare nummersraegie voor documenen Complexiei op maa Voor groe en kleine bureaus Gefaseerde invoer Direc rendemen Complee werkomgeving Handige documenwizards Vasleggen bureausandaards Onderseuning ISO-rajecen Ongeëvenaarde CAD-koppeling Auomaische kaders en sempels Acuele ekeningenlijsen Prinmogelijkheden Auomaisch eikeen en bijlagen prinen Geen dichgeimmerd organisaieharnas Eenvoudige rechensrucuur Groepenmechanisme Nie-hiërarchische informaiesrucuur Zelf dossiers oevoegen 100% flexibele Excelkoppeling Vanui de prakijk (door)onwikkeld Uigebreide rapporagemogelijkheden Koppeling me Word Informaie op maa van de gebruiker Koppeling me Oulook Koppeling me PowerPoin Koppeling me de Normworm Koppeling me de Woordpoor Koppeling me de DNR-ser Andere koppelingen mogelijk Beheer documenrevisies Handig archiveersyseem Inselbare besandslocaies Pos doorsuren naar secreariaa Relaiebeheer Inselbare informaiefilers Efficiën snelfilersyseem Uren boeken Voorgangsrapporage Honorariumberekening Budgeeren Handige overzichen Kore leerijd Producbeschrijving op hoofdpunen De Droomsroom maak de brij van projec-, relaieen documengegevens beheersbaar. He unieke navigaieprincipe geef snel en complee inzich in alle informaie die op uw bureau aanwezig is. Invoering van de Droomsroom breng auomaisch srucuur en beheersbaarheid in alle projecgegevens die van belang zijn. Een evenuele opsap naar een ISO-cerificaie word daardoor eenvoudiger. De Droomsroom is in saa al uw sofware aan e suren en er ech mee samen e werken. Door deze sofwareinegraie is de Droomsroom enig in zijn soor. De Droomsroom heef een unieke CAD-koppeling inclusief onderseuning voor sempelkoppeling en ploeronderseuning en bijzonder flexibele koppelingen me Microsof-Office. De Droomsroom voorzie in een snel en handig uurregisraiesyseem en haneerbare kosenbewaking. De Droomsroom is nie gemoduleerd. Bij de aanschaf beschik u dus direc over de volledige funcionaliei. De bediening van de Droomsroom heef een kore leercurve. De Droomsroom is pragmaisch in de ingebruikname. Di hoef nie voor he geheel in één keer, maar kan ook gefaseerd per gedeele. De Droomsroom heef alijd de mees opimale koppeling me de overige sofware van He Digiale Huis. 12

15

16 De Twee Snoeken Auomaisering bezoekadres posadres elefoon fax inerne Poselsraa DX s-herogenbosch posbus AR s-herogenbosch