Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Castell Pharma B.V. te Venray, op 5 februari Utrecht, 2016

Transcriptie

1 Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Castell Pharma B.. te enray, op 5 februari 2016 Utrecht, 2016

2 Documentnummer: Eindrapport Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): 1. Geïnspecteerde locatie(s): Diverse geneesmiddelen Castell Pharma B.. ennootstraat CN enray 2. GMP activiteiten: Humaan eterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren rijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 05 februari Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer Opiumontheffing Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing G 5777, F 5778 F138/01 Bladzijde 2 van 11

3 Documentnummer: Eindrapport 6. Datum vorige inspectie: 03 september 2013 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. F-vergunning: Op basis van de F vergunning kunnen er opdrachten voor het ompakken van een (geregistreerd) parallelproduct worden gegeven aan dito vergunninghouders. Tot op heden zijn er nog geen bedrijfsactiviteiten geweest. Er zijn voorbereidingen getroffen om na de zomer te starten. De bedoeling is dat er alleen centraal geregistreerde producten in het assortiment worden opgenomen. Het eerste verzoek tot registratie is begin dit jaar ingediend. G-vergunning: ia de groothandelaarvergunning kunnen geneesmiddelen in de EU worden gekocht en worden verkocht. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: In tegenstelling tot de verwachting hebben er nog geen bedrijfsactiviteiten plaatsgevonden. Er heeft een directie wisseling plaatsgevonden. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. Niet van toepassing. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Anders: Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: * SMF * Index Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP) Anders: F138/01 Bladzijde 3 van 11

4 Documentnummer: Eindrapport 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: X X Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1 Farmaceutisch 9 Uitbestede activiteiten 11.1 kwaliteitssysteem Personeel Bedrijfsruimte en uitrusting. Documentatie Productie Kwaliteitsbewaking Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Klachten Retouren ervalsingen Recalls Zelfinspecties ervoer X Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen X Site Master File De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Manager, Hoofd Registratie, RP/QP 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 3 september 2013 herhaald met aan het eind een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 5 februari aandachtspunten zijn niet volledig gecorrigeerd. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen ( belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd. F138/01 Bladzijde 4 van 11

5 Documentnummer: Eindrapport 11.1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem Er is een kwaliteitshandboek waarin relevante GMP en GDP procedures zijn opgenomen. Een aantal procedures ontbreken nog zoals bijvoorbeeld voor de verwerking van retouren en het uitvoeren van change controls. Er is een management review procedure (SOP A 7) waarin is beschreven hoe deze uitgevoerd moet worden en welke items moeten worden geëvalueerd. De betrokkenheid van het management is genoemd. Tot op heden is er geen review gedaan omdat er nog geen bedrijfsactiviteiten zijn geweest. Geadviseerd is om dit proces in eerste instantie per kwartaal i.p.v. jaarlijks te laten plaatsvinden. Een risicoanalyse van de bedrijfsprocessen is nog niet uitgevoerd en er is nog geen SOP. Dit geldt ook voor change control. Een CAPA procedure is nu beschikbaar Personeel zal optreden als eerste Qualified Person en als eerste Responsible Person. Bij afwezigheid zal hij vervangen worden door. Er is nog geen systeem voor de planning en registratie van opleiding en continue training van medewerkers. De werkwijze is niet beschreven in een SOP. De taakomschrijvingen voor de QP en de RP zullen worden geactualiseerd en meer smart worden geformuleerd Bedrijfsruimten en uitrusting Er zijn alleen kantoorfaciliteiten. Het ompakken zal worden uitbesteed aan bevoegde bedrijven in Nederland of Duitsland en ook de opslag wordt uitbesteed. Het drukwerk, waaronder bijsluiters zal worden geregeld door de moederfirma in Duitsland. Nederlandse teksten worden via een software programma gecontroleerd Documentatie Het ICT systeem van het Duitse moederbedrijf zal ook in enray worden gebruikt. Het systeem zal voor een aantal functies worden gebruikt zoals de vrijgifte, batchregistratie, vervaldatabewaking etc. Er is nog geen plan voor de validatie van functies en er heeft geen validatie plaatsgevonden. De vrijgifte procedure beschrijft niet dat de beoordeling van de temperatuur tijdens het transport onderdeel van de vrijgifte is Productie De bedrijfsactiviteiten zijn nog niet gestart. Er zijn diverse voorbereidingen getroffen maar tot op heden zijn er geen ompak werkzaamheden uitbesteed en zijn er geen geneesmiddelen verhandeld. Er loopt een aanvraag bij de EMA voor de notificatie van zo n tien centraal geregistreerde producten. De planning is dat in september / oktober 2016 de start plaatsvindt. Besproken is dat voor de Nederlandse markt de originele verpakking in tact moet blijven. Mogelijk wordt de ompak werkzaamheden aan andere bedrijven uitbesteed. ooraf zal er een audit worden uitgevoerd en een kwaliteitsovereenkomst worden opgesteld Kwaliteitsbewaking De inkoop van geneesmiddelen en de kwalificatie van leveranciers (SOP B5) wordt uitgevoerd door het moederbedrijf. De betreffende SOP beschrijft alleen de check van een vergunning en niet een beoordeling van de kwaliteitsstatus. In de praktijk zou dit wel onderdeel zijn van de leveranciersbeoordeling. F138/01 Bladzijde 5 van 11

6 Documentnummer: Eindrapport 11.7 Activiteiten GDP Ingangscontrole, opslag enz. zijn uitbesteed Uitbestede activiteiten De ingangscontrole, de productie, de opslag en de inkoop/ goedkeuring van verpakkingsmateriaal zullen worden uitbesteed aan het moederbedrijf. Het betreffende contract is naar aanleiding van de vorige inspectie gereviseerd en onlangs getekend. Dit contract geeft nu duidelijker weer hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Batchdocumentatie en deviaties worden in ieder geval overlegd. Het ompakken zal voor een deel ook worden uitbesteed aan een Nederlands bedrijf. Over de betreffende overeenkomst zijn geen opmerkingen. Er zal dit jaar een vervolg audit bij het moederbedrijf plaatsvinden waarbij het vervoer, de ingangscontrole van geneesmiddelen, de validatie en de goedkeuring van verpakkingsmateriaal zullen worden meegenomen Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen In procedure SOP B1 Complaints and recall is de behandeling en registratie van klachten alsmede de werkwijze bij een recall beschreven. Distributieklachten zijn niet genoemd en de beschrijving van een recall is te summier. De werkwijze bij retouren is nog niet beschreven. De SOP B3 Counterfeit Products beschrijft o.a. wat er moet gebeuren als er een vervalsing is aangetroffen Zelfinspectie anwege het ontbreken van activiteiten zijn er nog geen zelfinspecties uitgevoerd. In de betreffende SOP B2 is beschreven dat de QP in ieder geval jaarlijks een interne audit doet en hierover rapporteert aan het management. De follow-up zal via het CAPA systeem plaatsvinden. Dit is nog niet beschreven in de SOP ervoer Als de bedrijfsactiviteiten zijn opgestart dan zal er vervoer van geneesmiddelen van EU groothandelaren naar het Duitse moederbedrijf (en de ompak site in Nederland) plaatsvinden en tevens zullen omgepakte geneesmiddelen vervoerd worden naar apotheken en ziekenhuizen. Er zal gebruik gemaakt worden van vervoerder(s) die door het Duitse bedrijf zijn gekwalificeerd. In de transport SOP is beschreven hoe het vervoer van koel te bewaren en ambient geneesmiddelen vorm gegeven zal worden. Het is onduidelijk hoe de temperatuur wordt gemanaged tijdens het transport en met name naar apotheken en ziekenhuizen. oor ambient producten zijn een aantal condities / criteria genoemd maar deze zijn niet onderbouwd. Er is geen risicobenadering toegepast Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar. Ondergetekende beoordeelt deze SMF als onvoldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Niet van toepassing. F138/01 Bladzijde 6 van 11

7 Documentnummer: Eindrapport 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning. Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing. 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische opmerkingen Belangrijke Er is een belangrijke tekortkoming geconstateerd Het kwaliteitssysteem is nog onvoldoende vorm gegeven : - Er ontbreken procedures voor o.a. change control en opleiding. - De werkwijze bij retouren en het uitvoeren van risicoanalyses is niet beschreven. - Bij GDP referenties wordt verwezen naar de oude Richtsnoer - De GDP SOP s zijn niet allemaal gebaseerd op de nieuwe Richtsnoer. - Procedures zijn soms onvolledig, bijvoorbeeld de beschrijving van de follow-up bij zelfinspecties (GMP 1; GDP 1) Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd Er is geen risicoanalyse uitgevoerd. (GMP 1; GDP 1) Het is niet duidelijk op welke wijze het transport volgens de nieuwe GDP Richtsnoer zal plaatsvinden. De criteria voor ambient vervoer zijn in de SOP niet onderbouwd. (GDP 9.1 en 9.2) Het ICT systeem van het moederbedrijf zal ook in enray worden gebruikt. Er is nog geen plan voor de validatie van de functies en er is nog niet gevalideerd. F138/01 Bladzijde 7 van 11

8 Documentnummer: Eindrapport (GMP annex 15; GDP3.3.1.) In de vrijgifte procedure is niet beschreven dat het vervoer hier een onderdeel van is en welke criteria worden gehanteerd. (GDP 9.2; GMP Annex 16) De taakomschrijvingen van de QP en de RP zijn niet actueel. (GMP 2; GDP 2.2) De Site Master File is onvolledig en te summier (GMP 1). Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen Er zijn geen aanbevelingen. 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het plan van aanpak laat zien dat de gesignaleerde tekortkomingen zijn of grotendeels uiterlijk 1 juli 2016 worden verholpen. Aanbevelingen voor verdere acties: Niet van toepassing. 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Castell Pharma B.., locatie ennootstraat 5 te enray wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: GMP voldoet aan GMP voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. GDP voldoet aan GDP voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. olgende inspectie Tijdens een volgend inspectiebezoek dat over ongeveer 1 jaar na dit inspectiebezoek zal plaatsvinden, zal het GMP en GDP niveau opnieuw beoordeeld worden. Er zal dan ook worden nagegaan of uw plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. F138/01 Bladzijde 8 van 11

9 Documentnummer: Eindrapport Afsluiten inspectie Met deze brief sluit ik het inspectiebezoek van 5 februari 2016 af. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F138/01 Bladzijde 9 van 11

10 Documentnummer: Eindrapport Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or 3. Other Deficiency: a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F138/01 Bladzijde 10 van 11

11 Documentnummer: Eindrapport Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F138/01 Bladzijde 11 van 11