Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan EVEpacks B.V. te Zaandam, op 5 augustus Utrecht, 2015

Transcriptie

1 Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan EEpacks B.. te Zaandam, op 5 augustus 2015 Utrecht, 2015

2 Documentnummer: Eindrapport Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): 1. Geïnspecteerde site(s): EEpacks B.. Irene orrinkplein 40i 1506 WR Zaandam 2. GDP activiteiten: Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren Batch certificatie (vrijgifte) Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: Aanschaffen (inkoop) Humaan eterinair IMP Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer F /5484 G Farmatec-BMC/JZ- Registratie API importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 13 maart 2013 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: F137/01 Bladzijde 2 van 10

3 Documentnummer: Eindrapport 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. F-vergunning: Eve Packs B.. heeft een fabrikantenvergunning voor het ompakken en op de markt brengen van parallel geneesmiddelen. Het bedrijf beschikt over een aantal parallel registraties voor Duitsland ( ), en ook voor Nederland ( ). De ompak- en verkoop activiteiten voor parallel geneesmiddelen hebben sinds september 2011 stil gelegen en zijn augustus 2014 weer gestart. Het product voor de Nederlandse markt wordt nog niet omgepakt. De focus ligt op geneesmiddelen voor zeldzame ziektes. G-vergunning: Het bedrijf beschikt verder over een groothandelaarvergunning. Deze wordt o.a. gebruikt om Duitse geneesmiddelen te betrekken ten behoeve van o.a. twee apotheken in Duitsland. De internet apotheek is in hetzelfde pand gevestigd. Deze apotheek levert geneesmiddelen voor zeldzame ziekten aan Duitse patiënten. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Een wisseling van de QP. De kwaliteitsmanager en tijdelijk afwezig vanwege zwangerschapverlof; zij wordt vervangen door. De ompak werkzaamheden zijn in augustus 2014 weer gestart en worden verder uitgebreid. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. Niet van toepassing 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Routine Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: Site Masterfile Index kwaliteitshandboek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen,Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use. Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: F137/01 Bladzijde 3 van 10

4 Documentnummer: Eindrapport nr Onderwerp/activiteit nr Onderwerp/activiteit 1 Farmaceutisch 9 Uitbestede activiteiten 11.1 kwaliteitssysteem 11.8 (kwaliteitsbeheersing) Personeel Klachten Bedrijfsruimte en uitrusting Retouren Documentatie ervalsingen Productie X Recalls Kwaliteitsbewaking Zelfinspecties Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen ervoer Site Master File De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Qualified Person 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: Follow up vorig inspectiebezoek: Het monitoren en het bewaken van de temperatuur in essentiële ruimtes vindt op dit moment niet plaats. Er heeft geen temperatuur mapping plaatsgevonden. Temperatuur registraties illustreren dat er diverse overschrijdingen hebben plaatsgevonden. Hieraan is geen goede follow-up gegeven. (GDP, art. 12 en 13) De GMP en GDP procedures van het kwaliteitssysteem zijn vervallen. Er vinden geen ompak activiteiten plaats maar wel groothandelsactiviteiten. (GDP, art. 6) Er vindt geen evaluatie plaats van belangrijke kwaliteitsparameters zoals storingen, deviaties en klachten. De technische dienst is onvoldoende geëquipeerd om overzichten te maken van storingen en onderhoud. Kritische en niet-kritische storingen zijn onvoldoende onderbouwd. De verantwoordelijkheden voor het beheerssysteem zijn onvoldoende duidelijk. De betrokkenheid van QA wordt gemist. (GMP 1) Deze opmerkingen zijn voldoende gecorrigeerd F137/01 Bladzijde 4 van 10

5 Documentnummer: Eindrapport 11.1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem (kwaliteitsbeheersing) Er is geen procedure waarin beschreven is op welke wijze een management review uitgevoerd moet worden en er zijn geen management reviews uitgevoerd. Een risicoanalyse is niet uitgevoerd en er ontbreekt een procedure waarin beschreven is op welke wijze dit gedaan moet worden en wie er bij betrokken moeten zijn. Correctieve en preventieve acties (CAPA s) worden niet volgens een vast stramien geregistreerd en afgehandeld Personeel De QP heeft recent een GMP en GDP opleiding gevolgd. De betreffende certificaten zijn aanwezig. Behalve een overeenkomst is er geen uitgebreide beschrijving van de verantwoordelijkheden en taken van de QP. De andere medewerkers hebben interne en/ of externe training gevolgd Bedrijfsruimten en uitrusting De faciliteiten bevinden zich op de 3 e verdieping van het gebouw. Goederen worden via de lift aan -en afgevoerd. Er is een rondgang gemaakt waarbij de logistieke route is gevolgd. De ruimtes zijn nu voorzien van een plafond en maken een goede indruk. Bij de entree van de ompak ruimte bevindt zich een overstapbank om te attenderen op de kledinginstructies. In de sluis is niet aangegeven welke kledinginstructies er gelden. In iedere ruimte wordt de temperatuur en de luchtvochtigheid gemeten. Er is een centraal systeem voor de monitoring, registratie en alarmering. Ook de koelkast maakt hier onderdeel van uit. Bij alarmering wordt er een sms gestuurd. Er is een mobiele koelunit aanwezig voor de warme perioden. Naar aanleiding van de vorige inspectie is de rapportage van temperatuur metingen en de mapping van de verschillende ruimtes toegestuurd. Hierover zijn geen opmerkingen. Een extern bedrijf is ingehuurd om wekelijks schoon te maken. De schoonmaakwerkzaamheden worden wekelijks uitgevoerd maar er wordt maandelijks voor geparafeerd en niet voor de per keer uitgevoerde werkzaamheden. Op de deur van de ruimtes is het protocol bevestigd. Er zijn beveiligingsmaatregelen getroffen om inbraak te voorkomen. Er worden nog additionele maatregelen genomen Documentatie In het kwaliteitshandboek zijn de relevante procedures grotendeels opgenomen. Een paar procedures ontbreken zoals bijvoorbeeld voor een risicobeoordeling en het houden van management reviews. Wijzigingen in documenten worden soms met een ballpoint aangebracht. Dit is niet eenduidig en geeft onvoldoende borging. De documenten zijn op 15 februari van dit jaar voor het laatst gereviseerd. Het basisdocument voor is niet geautoriseerd door de QP Productie Er worden ook koel te bewaren geneesmiddelen omgepakt. De tijd dat het product buiten de koelkast verblijft, is gerelateerd aan de informatie in de SPC en wordt zoveel mogelijk beperkt. Er wordt dan in gedeelten omgepakt. Registratie vindt plaats in het ompak protocol. De batchdocumentatie van een aantal charges is beoordeeld. Het betreft, stuks charge ; stuks, charge en, ampullen per verpakking. De dossiers zien er compleet uit, zijn vrijgegeven en illustreren welke bijsluiters en welke verpakkingen zijn gebruikt. Ook de temperatuur registratie is ingezien. Opgemerkt is dat er bij het gedeelte over de vrijgifte teveel kolommen zijn om te paraferen en dat op het protocol geen ruimte voor deviaties is gereserveerd Kwaliteitsbewaking F137/01 Bladzijde 5 van 10

6 Documentnummer: Eindrapport Er wordt gebruik gemaakt van een etikettenprinter. De printer is niet getest en er zijn geen validatie gegevens beschikbaar. Dit geldt ook voor het computersysteem waarmee een aantal GXP taken worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld het genereren van protocollen. Er is geen procedure voor het uitvoeren van validaties. an de inkomende goederen bestemd voor ompak wordt aan de hand van het originele product via een bepaalde methode de buitenkant van de verpakking gecontroleerd. Ook het basisdocument wordt hierbij gebruikt. Bij afwijkingen wordt er onderzoek gedaan en vindt er registratie plaats. Standaard wordt er voor het ompakken nagegaan of er wijzigingen in de bijsluiter zijn. Hiervoor wordt niet geparafeerd in het ompak protocol Activiteiten GDP Leveranciers worden volgens de procedure SOP 6-02 beoordeeld op hun vergunning. Er wordt geen questionnaire gebruikt om kwaliteitsinformatie te genereren en mede daarop leveranciers te beoordelen. Dit is ook niet beschreven in de SOP. Bij een check van twee leveranciers zijn de vergunningen aangetroffen Uitbestede activiteiten Het drukken van de (Duitse) bijsluiters is uitbesteed aan een bedrijf in Duitsland. Tijdens een bezoek zijn een aantal dingen beoordeeld maar er heeft geen uitgebreide audit plaatsgevonden. Een verslag van het bezoek was aanwezig Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen Er is een procedure voor de behandeling van klachten. Er zijn geen klachten geregistreerd Zelfinspectie Er is een systeem voor het uitvoeren en rapporteren van zelfinspecties. Het rapport van de laatste zelfinspectie (februari 2015 ) is ingezien en akkoord bevonden. Bij de laatste zelfinspectie zijn alle documenten beoordeeld en vervolgens geactualiseerd ervoer Een groot deel van het vervoer vindt onder eigen beheer en met een temperatuur gecontroleerde auto van het bedrijf plaats. De chauffeur wordt ingehuurd. Incidenteel wordt gebruik gemaakt van een andere vervoerder die temperatuur gecontroleerd vervoerd. Kwalificatie van de vervoerder heeft niet plaatsgevonden. Een aantal temperatuur registraties van transporten in 2015 zijn ingezien en akkoord bevonden. Niet alle temperatuurregistraties zijn voorzien van een paraaf van de RP c.q. gecontroleerd ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) Niet van toepassing Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar Er was een Site Master File beschikbaar, nummer , gedateerd 27 juli Ondergetekende beoordeelt deze SMF als voldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Niet van toepassing Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning F137/01 Bladzijde 6 van 10

7 Documentnummer: Eindrapport Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn de volgende belangrijke tekortkomingen geconstateerd Er worden geen management reviews gehouden en er is geen procedure waarin de werkwijze is beschreven (EU GMP 1.6. ; GDP 1.4) Een risico beoordeling van de bedrijfsprocessen heeft niet plaatsgevonden en er is geen SOP aanwezig. ( EU GMP ; GDP 1.5) Er zijn geen validatie gegevens beschikbaar van het computersysteem en van de etikettenprinter. Er is geen beschrijving van de werkwijze en de validatie policy. (EU GMP 5.23 ; EU GDP ) Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd Er is geen ruimte gereserveerd voor deviaties in het ompak protocol en er wordt niet geparafeerd voor de versie controle van de bijsluiter (EU GMP 1.8.) Bij de beoordeling en kwalificatie van leveranciers wordt de kwaliteitstatus niet meegenomen. Dit is ook niet beschreven in de SOP. (EU GDP 5.2) Er is geen complete taakomschrijving van de QP (EU GMP 2.3.) De vervoerder die incidenteel wordt ingeschakeld is niet gekwalificeerd. (EU GDP 7.2 ; 9.2.) Schoonmaakwerkzaamheden worden periodiek en niet na de uitvoering geregistreerd ( EU GDP 3.2.) Er is geen officiële audit uitgevoerd bij de leverancier van de bijsluiters EU GMP 7) Er zijn geen kledinginstructies vermeld bij de entree van de ompak ruimte (EU GMP 2.18) Niet ieder basisdocument is geautoriseerd en wijzigingen in documenten vinden F137/01 Bladzijde 7 van 10

8 soms handmatig plaats EU GMP 4.3.). Documentnummer: Eindrapport Correctieve en preventieve acties worden niet volgens een vast stramien afgehandeld. ( EU GMP 1.4 ; EU GDP 1.2). Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen Niet van toepassing 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: De inhoudelijke reacties op de tekortkomingen geven een goed beeld van de door u gerealiseerde verbeteringen en de nog te verbeteren punten. De door u genomen maatregelen zijn afdoende en met instemming ontvangen. De conclusie is getrokken dat het GMP en GDP niveau hiermee voldoende zijn. Aanbevelingen voor verdere acties: n.v.t. 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat EE Packs B.. te Zaandam: GMP voldoet aan de voorwaarden (voortvloeiend uit wet- en regelgeving) om de fabricage activiteiten conform GMP uit te kunnen voeren. voldoet aan de voorwaarden (voortvloeiend uit wet- en regelgeving) om de fabricage activiteiten conform GMP uit te kunnen voeren indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan de voorwaarden (voortvloeiend uit wet- en regelgeving) om de fabricage activiteiten conform GMP uit te kunnen voeren. GDP voldoet aan de voorwaarden (voortvloeiend uit wet- en regelgeving) om de groothandelsactiviteiten conform GDP uit te kunnen voeren. voldoet aan de voorwaarden (voortvloeiend uit wet- en regelgeving) om de groothandelsactiviteiten conform GDP uit te kunnen voeren indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan de voorwaarden (voortvloeiend uit wet- en regelgeving) om de groothandelsactiviteiten conform GDP uit te kunnen voeren. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F137/01 Bladzijde 8 van 10

9 Documentnummer: Eindrapport Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; 3. Other Deficiency: A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F137/01 Bladzijde 9 van 10

10 Documentnummer: Eindrapport Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F137/01 Bladzijde 10 van 10