Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan DHL Supply Chain B.V. te Nijmegen op 21 april Utrecht, 2015

Transcriptie

1 Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan DHL Supply Chain B.. te Nijmegen op 21 april 2015 Utrecht, 2015

2 Documentnummer: Eindrapport Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): 1. Geïnspecteerde locatie(s): Diverse producten DHL Supply Chain B.. Bijsterhuizen AR NIJMEGEN 2. GMP activiteiten: Humaan eterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren rijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 21 april Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer Opiumontheffing Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing G F 4564 Farmatec-BMC/JZ Registratie API importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 4 oktober 2012 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: F138/01 Bladzijde 2 van 12

3 Documentnummer: Eindrapport 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. F-vergunning: DHL Supply Chain B.. is gespecialiseerd in logistieke dienstverlening aan farmaceutische bedrijven en/of bedrijven die medische hulpmiddelen verkopen. Het bedrijf is gecertificeerd voor ISO (milieuzorgsysteem), ISO (medische hulpmiddelen) en ISO 9001 (kwaliteit - managementsysteem). Er is een fabrikantenvergunning voor het uitvoeren van AL activiteiten. Dit betreft het ompakken en labelen van geneesmiddelen. Hiervoor is een gedeelte van het pand ingericht voor het uitsluitend etiketteren en verpakken van geneesmiddelen voor een farmaceutisch bedrijf. Een ander gedeelte van de faciliteiten is bestemd voor het etiketteren en verpakken van geneesmiddelen voor andere bedrijven. (Zie Site Master File). G-vergunning: oor de opslag en distributie van geneesmiddelen van derden is een groothandelaarvergunning aanwezig. Op basis van de Opiumontheffing worden ook Opiumwetmiddelen opgeslagen en gedistribueerd. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: De postponement activiteiten voor zijn toegenomen. Het aantal product/landcombinaties waarvoor verpakt en gelabeld wordt voor de vier producten is uitgebreid. Er zijn een aantal wijzigingen in het klantenbestand. Er zijn wijzigingen met betrekking tot de QP s. Er is een andere general manager. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. Niet van toepassing. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Anders: Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: * Site Master File * productie overzicht Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP) Anders: F138/01 Bladzijde 3 van 12

4 Documentnummer: Eindrapport 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1 Farmaceutisch 9 Uitbestede activiteiten 11.1 kwaliteitssysteem Personeel Bedrijfsruimte en uitrusting. Documentatie Productie Kwaliteitsbewaking Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Klachten Retouren ervalsingen Recalls Zelfinspecties ervoer Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen Site Master File De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, General Manager, QA Manager, QP/RP, HR Business Partner, Customer Care Manager, QA specialist kwalificatie (gedeeltelijk), Manager Operations vloer 0, Manager Operations vloer 1 en 2, QA specialist, QA specialist 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 4 oktober 2012 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 21 april Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. F138/01 Bladzijde 4 van 12

5 Documentnummer: Eindrapport Belangrijke De elementen van Quality Management als Deviation Control en Change Control zijn onvoldoende geborgd, in die zin dat onderzoek, root cause analyse, risk management, CAPA definitie en opvolging van acties onvoldoende zijn uitgevoerd en gedocumenteerd. Klachten en alarmen worden niet getrend (GMP Ch.1). Deze opmerking is voldoende gecorrigeerd Het aanpassen van de vrijgiftestatus van geneesmiddelen in het Warehouse Management System gebeurt door personeel van Inventory Control. Dit dient een voorbehouden verantwoordelijkheid te zijn van QA (GMP CH.1). Deze opmerking is voldoende gecorrigeerd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald Farmaceutisch kwaliteitssysteem ia een systeem voor change control wordt er geanticipeerd op belangrijke veranderingen. Een recent overzicht en een aantal changes zijn beoordeeld, waaronder de komst van een nieuwe klant en de herinrichting van een deel van het magazijn. De change voor het in gebruik nemen van de koelcellen is ook ingezien. Deze was echter niet volledig. Een complete beschrijving van welke stappen noodzakelijk zijn voor de ingebruikname is niet opgenomen. De noodzaak tot kwalificatie van de tijdelijke koelcel is benoemd en is volgens protocol uitgevoerd. Deviaties worden geregistreerd en geëvalueerd. Het overzicht van 2014 is ingezien. Ze worden ingedeeld in minor, major en critical. Een aantal deviaties zijn beoordeeld, waaronder een fout in het batchnummer van een verpakt product en een hoog temperatuur alarm van een koelcel door een niet goed sluitende deur. De registratie en opvolging zijn akkoord bevonden. 1x per jaar wordt een management review uitgevoerd. Het verslag van de review van 2014 is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Het overzicht van de openstaande CAPA s wordt bewaakt door QA en maandelijks worden deze besproken door de RP en het management. Op basis van risico wordt teruggekeken of een afgesloten CAPA het gewenste resultaat heeft gehad. Er is een procedure voor kwaliteitsrisicobeheer. oor GDP is een risicobeoordeling uitgevoerd. Deze kon tijdens het inspectiebezoek niet overlegd worden Personeel De RP heeft een opleiding gevolgd conform de nieuwe GDP richtsnoer. De RP is opgenomen in het organogram en er is een functiebeschrijving aanwezig. De RP verantwoordelijkheden in de functiebeschrijving zijn niet volledig in overeenstemming met de GDP richtsnoer. Zo ontbreken o.a. de verantwoordelijkheden bij een recall en interne audits. Er zal nog een vervangend RP worden aangemeld bij Farmatec voor op de vergunning. oor medewerkers is een functiematrix aanwezig per medewerker en daarnaast nog een klantspecifieke trainingsmatrix. Per functie is bepaald welke opleidingen men moet volgen. Medewerkers zijn GDP opgeleid middels een interne training. Tijdens het inspectiebezoek is deze training ingezien en akkoord bevonden. Er is een procedure die het opleidingsbeleid van DHL beschrijft. oor de sleutelfuncties zijn functieomschrijvingen aanwezig. Hierin is niet opgenomen dat medewerkers kennis van GDP moeten hebben Bedrijfsruimten en uitrusting Tijdens de rondgang is de route van de geneesmiddelen van binnenkomst tot verzenden gevolgd en zijn de verpakkingsunits bezocht. an goederen die bij binnenkomst beschadigd blijken te zijn, worden foto s gemaakt en vindt F138/01 Bladzijde 5 van 12

6 Documentnummer: Eindrapport registratie plaats op het inslag begeleidingsformulier. Op dit formulier is niet vermeld dat er controles van de betreffende vrachtwagen hebben plaatsgevonden. Beschadigde goederen worden in principe in de onhold area gezet. In praktijk bleek dit niet altijd een vaste locatie per klant ( ) te zijn. Koel te bewaren producten moetendirect naar de koelunit worden gebracht en ambient producten moeten binnen twee uur worden verwerkt. Er is een systeem voor de statusaanduiding. oor de producten van was geen bordje met de aanduiding outbound aanwezig. In verband met ruimtegebrek kan het zijn dat geneesmiddelen tijdelijk op een andere locatie (van een andere klant) staan. In het systeem is het dan inzichtelijk waar deze goederen zich bevinden en wat de status hiervan is. oor het koeltransport van geneesmiddelen van wordt gebruik gemaakt van dozen met koelelementen. Er zijn voor de verschillende seizoenen, verschillende varianten aanwezig. De beslissing welke variant wordt gebruikt is beschreven in de afspraken met de klant hierover ( ).De validatie van de verpakkingen is tijdens de inspectie niet beoordeeld. Er is niet duidelijk vastgelegd hoe lang van te voren de producten ingepakt dienen te worden. oor het interne vervoer van koeltransport (vanuit koelcel, inpakken en naar vrachtwagen) is de tijdslijn niet inzichtelijk. Bij het verzenden van goederen is niet altijd duidelijk waar eventueel loggers geplaatst moeten worden. Een instructie hiervoor ontbreekt. De plaats van de logger heeft invloed op de temperaturen die tijdens het transport worden gemeten.ia klanteninstructies is bepaald wanneer en hoeveel loggers er aan een koelzending moeten worden toegevoegd. De verpakkingsunit voor de geneesmiddelen van maakt procedureel en qua lay-out een goede indruk. De CP&S ruimte is op een aantal punten verbeterd. De toegang is nu volledig beperkt tot degenen die via hun pasje geautoriseerd zijn om deze ruimte te betreden. Ook het kledingregime is verbeterd. In het magazijn zijn temperatuurloggers aanwezig die bij een temperatuurexcursie een alarm geven. Er is een noodteam waar dit alarm binnenkomt en indien noodzakelijk wordt contact opgenomen met de RP. Buiten de alarmen die worden geregistreerd, wordt het temperatuurverloop niet actief gemonitord. Tijdens het inspectiebezoek is het temperatuurverloop van een aantal perioden (o.a. koelcel t/m ) ingezien. Dit verloop liet op een aantal momenten een temperatuurexcursie zien. Deze afwijkingen zijn niet gemeld door het systeem, omdat alleen afwijkingen van de temperatuur in de koelcellen langer dan 30 minuten worden gemeld ( meting iedere 15 minuten en alarm na 2x meting buiten tolerantie). Indien er (vaker) afwijkingen zijn in de temperatuur van korter dan twee uur voor ambient producten, dan worden deze niet opgemerkt. Hierdoor is de temperatuurbeheersing bij de opslag van geneesmiddelen niet volledig geborgd. Schoonmaakwerkzaamheden vinden plaats in eigen beheer, met uitzondering van het nat reinigen. Er is een procedure voor schoonmaak en logboeken aanwezig. Een aantal logboeken is tijdens het inspectiebezoek ingezien en zijn akkoord bevonden. Ongediertebestrijding is uitbesteed. Er is een contract aanwezig met de opdrachtnemer. Een aantal rapportages is tijdens het inspectiebezoek ingezien. De opvolging van bevindingen wordt niet bij alle rapportages consequent vastgelegd Documentatie Medewerkers tekenen voor het lezen en begrijpen van de procedures in het kwaliteithandboek. Bij een wijziging in een procedure, worden medewerkers opnieuw getraind in de procedure. De diepgang van de training wordt vastgelegd in het aanvraag document van de wijziging Productie Er zij twee verpakkingsruimtes voor labelactiviteiten en secundaire verpakkingswerkzaamheden. De volgende batchrecords zijn beoordeeld : ; ; ; en met werkzame stof. De dossiers maken een goede indruk. Het temperatuurverloop van het transport van deze producten naar F138/01 Bladzijde 6 van 12

7 Documentnummer: Eindrapport DHL( en de ontvangstcontrole waarbij als het goed is gekeken wordt of de transporttemperaturen aanvaardbaar zijn geweest en de producten geaccepteerd kunnen worden) wordt niet standaard betrokken bij de vrijgifte Kwaliteitsbewaking Zie andere hoofdstukken 11.7 Activiteiten GDP De kwalificatie van opdrachtgevers is beschreven in een procedure. Er is geen policy voor vergunningen in een taal die niet leesbaar is. De hercontrole op opdrachtgevers vindt jaarlijks plaats. Tijdens het inspectiebezoek is een steekproef uitgevoerd op de bevoegdheden van opdrachtgevers. Dit gaf geen aanleiding tot opmerkingen. De kwalificatie van afnemers is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgevers. Dit is contractueel met de opdrachtgevers vastgelegd Uitbestede activiteiten Dit onderwerp is in de overige paragrafen beschreven Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen Klachten worden geregistreerd, behandeld en per klant bijgehouden. Daarnaast worden alle klachten maandelijks besproken in een overleg,waar QA, Operations en Customer service aan deelnemen. Trends en eventuele verbeteringen worden vastgesteld. Het aantal klachten schommelt rond de per maand, waarbij picking, packing en shipping fouten het meeste voorkomen. Sinds twee maanden worden de resultaten van dit overleg op schrift gesteld. De bestemming van retouren wordt bepaald door de opdrachtgevers. Er is een procedure operationeel voor de omgang met vervalste geneesmiddelen. Deze is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. De procedure voor recall, alsmede het verslag van de laatste recall is ingezien. Deze gaven geen aanleiding tot opmerkingen Zelfinspectie Per jaar wordt er een auditplanning opgesteld. Het verslag van de laatste interne audit is ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen ervoer Het vervoer van de goederen is deels de verantwoordelijkheid van de klant en deels de verantwoordelijkheid van DHL. Om hier invulling aan te geven zijn een aantal vervoerders via een questionnaire op basis van kwaliteitscriteria geselecteerd. Er hebben audits plaatsgevonden en er zijn overeenkomsten afgesloten. Met een deel van de vervoerders die worden ingeschakeld, zijn nog geen ondertekende kwaliteitsovereenkomsten. ervoerders worden ingedeeld in de categorieën A,B en C. Categorie A voldoet aan de hoogste kwaliteitsstandaard en leverbetrouwbaarheid. Categorie C betreft met name vervoerders van medische hulmiddelen. Aan temperatuur mapping van de vrachtwagens wordt nog weinig aandacht besteed Site Master File F138/01 Bladzijde 7 van 12

8 Documentnummer: Eindrapport Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar, nummer GMP-BOP-007 v7, gedateerd 1 april Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Op de groothandelsvergunning staat niet aangegeven dat DHL ook geneesmiddelen uitvoert. In praktijk gebeurt dit wel. DHL zal een verzoek bij Farmatec indienen, om deze activiteit op de vergunning te laten opnemen Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning. Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing. 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er is niet met alle vervoerders, die door DHL worden ingeschakeld, een (ondertekende) kwaliteitsovereenkomst aanwezig. De aandacht voor temperatuurmapping van de vrachtwagens die worden ingezet, is te beperkt. (EU GDP 9.2.) Overige Er is geen beleid en geen SOP voor het plaatsen van loggers bij het verzenden van geneesmiddelen ( EU GDP 9.4) Er zijn niet altijd vaste locaties voor onhold producten (EU GDP 5.5.). F138/01 Bladzijde 8 van 12

9 Documentnummer: Eindrapport De controle van de vrachtwagen die geneesmiddelen levert, wordt niet geregistreerd op het inslagformulier oor één van de klanten ontbreekt de statusaanduiding van de outbound (EU GDP 5.5.) Het temperatuurverloop van het transport wordt niet standaard bij de vrijgifte betrokken (GMP 1; Annex 16) De opvolging van bevindingen bij ongediertebestrijding wordt niet bij alle rapportages consequent vastgelegd. (EU GDP 3.2) De beheersing van temperatuurexcursies bij de opslag is bij kortdurende excursies niet geborgd (EU GDP 3.2.1) De change voor het in gebruik nemen van de koelcellen, geeft geen volledige beschrijving van de noodzakelijke stappen. (EU GDP 1.2) De risicobeoordeling voor GDP is niet aantoonbaar uitgevoerd. (EU GDP 1.5) Het functieprofiel voor de RP is niet volledig (EU GDP 2.2) In de functie omschrijvingen voor de sleutelfuncties is niet opgenomen dat medewerkers kennis van GDP moeten hebben (EU GDP 2.3) Er is geen policy voor vergunningen in een taal die niet leesbaar is (EU GDP 5.2). Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen Er zijn geen aanbevelingen. 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: De reactie op de tekortkomingen is voor dit moment afdoende. Bij de volgende inspectie zullen de corrigerende acties worden getoetst. Aanbevelingen voor verdere acties: Er zijn geen aanbevelingen. F138/01 Bladzijde 9 van 12

10 Documentnummer: Eindrapport 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat DHL Supply Chain B.. locatie Bijsterhuizen te Nijmegen wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: GMP voldoet aan GMP. voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. <Het niet voldoen aan GMP is een overtreding van artikel 27 lid 1 van de Geneesmiddelenwet.> GDP voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F138/01 Bladzijde 10 van 12

11 Documentnummer: Eindrapport Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or 3. Other Deficiency: a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F138/01 Bladzijde 11 van 12

12 Documentnummer: Eindrapport Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F138/01 Bladzijde 12 van 12