Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan AbbVie Logistics B.V. te Zwolle, op 8 januari Utrecht, 2016

Transcriptie

1 Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Abbie Logistics B.. te Zwolle, op 8 januari 2016 Utrecht, 2016

2 Documentnummer: Eindrapport Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): Diverse geneesmiddelen 1. Geïnspecteerde locatie(s): Abbie Logistics B.. Zuiderzeelaan J ZWOLLE 2. GMP activiteiten: Humaan eterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren rijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 08 januari Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer Opiumontheffing F 5503, G Datum vorige inspectie: 04 juli 2012 F138/01 Bladzijde 2 van 12

3 Documentnummer: Eindrapport Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. Abbvie Logistics B.. organiseert wereldwijd de opslag en distributie van de geneesmiddelen en andere producten van het biofarmaceutische bedrijf Abbvie B... Wereldwijd zijn er zo n mensen werkzaam voor dit bedrijf dat gepatenteerde geneesmiddelen op de markt brengt in meer dan 170 landen. Belangrijke aandachtsgebieden zijn de oncologie, immunologie en hepatitis C. De hoofdvestiging is in Chicago. F-vergunning: Op basis van de fabrikantenvergunning worden een aantal geneesmiddelen geïmporteerd en vrijgegeven voor de EU markt en voor landen buiten de EU. Ook worden secundaire verpakkingsopdrachten aan derden gegeven zoals het vervangen van een bijsluiter en het herlabelen van verpakkingen. G-vergunning: ia de groothandelaarvergunning worden Abbvie geneesmiddelen betrokken van vergunning houders en op de markt gebracht. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie voorafgaande aan de start van het bedrijf op 1 januari 2013: - De kantoorfaciliteiten zijn verhuisd naar Zuiderzeelaan 53 in Zwolle. - is in functie getreden als QP en RP. - is in functie getreden als RP. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Anders: Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: * SMF * Procedure overzicht Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP) F138/01 Bladzijde 3 van 12

4 Documentnummer: Eindrapport Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1 Farmaceutisch 9 Uitbestede activiteiten 11.1 kwaliteitssysteem Personeel Bedrijfsruimte en uitrusting. Documentatie Productie Kwaliteitsbewaking Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Klachten Retouren ervalsingen Recalls Zelfinspecties ervoer N Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen Site Master File De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:..., QA Director Supply Chain and commercial QA Operations, Regional Distribution Manager EMEA..., Finance Director..., QA Manager..., Supply Chain QA Program Manager..., Director Supply Chain Planning..., Responsible Person, Qualified Person / Responsible Person, Qualified Person/ Responsible Person (consultant) F138/01 Bladzijde 4 van 12

5 Documentnummer: Eindrapport 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 4 juni 2012, in verband met de aanvraag van een groothandelaarvergunning en een fabrikantenvergunning,herhaald met in een conclusie over de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 08 januari De tekortkomingen waren: - Abbie Logistics zal een eigen kwaliteitssysteem opzetten. oor de periode 1 augustus januari 2013 is een tijdelijke Quality Manual in gebruik, waarin de procedures van Abbott Logistics integraal zijn overgenomen. De benodigde procedures voor o.a. import, beoordeling van leveranciers, vrijgifte, klachten, recall maken daar deel van uit. - Er zal een overeenkomst afgesloten worden met waarin de verschillende verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd. - Het geïmporteerde product is, suspensie voor tracheaal gebruik, ), dat wordt geproduceerd in Chicago USA. De vrijgiftedocumentatie van lot nr is gezien. Deze zag er verzorgd uit. Wel is opgemerkt dat de QP geen informatie ontvangt van de fabrikant over mogelijke deviaties. De Quality Agreement met is vrij summier en voorziet hier niet in. Geadviseerd is dat de QP een audit uitvoert bij de producent. anwege de geringe hoeveelheden worden Engelstalige verpakkingen geïmporteerd die volledig worden omgepakt naar Nederlandse etikettering. Dit is conform het registratiedossier. Conclusie : Bovengenoemde opmerkingen zijn grotendeels verholpen. Over de communicatie van deviaties is een opmerking gemaakt in hoofdstuk 4 en 15.2 van het onderhavige rapport Farmaceutisch kwaliteitssysteem Het kwaliteitssysteem is digitaal en wereldwijd opgezet met landenspecifieke toevoegingen. Het is onderverdeeld in 6 elementen: management verantwoordelijkheden, proces performance & product kwaliteit, CAPA s, verandering management, documentatie en risico management. De relevante GMP en GDP procedures maken er onderdeel van uit. Maandelijks wordt op Corporate niveau en op site niveau een management review uitgevoerd volgens de vigerende procedure. De rapportages over een aantal maanden zijn ingezien en akkoord bevonden. Relevante parameters worden maandelijks geëvalueerd en besproken op management niveau. Recent is ook het onderwerp vervalsingen opgenomen. De aantallen worden vermeld en geëvalueerd. Bij de site managementreview wordt maandelijks o.a. gekeken naar training, retouren, distributieklachten, QA holds, deviaties en cold chain conformance. Risicomanagement is beschreven in SOP QSD Er is een risicoanalyse gedaan rond het uitkomen van de nieuwe GDP Richtsnoer in Er is destijds geïdentificeerd wat de gaps zijn, wat er beter moet en wat reeds conform is. De risicoanalyse maakt een goede indruk. Er is geen generale bedrijfsbrede risicoanalyse aanwezig Personeel Er is een systeem voor continue opleiding van medewerkers waarbij per medewerker bij indiensttreding afspraken worden gemaakt over te volgen opleiding, die jaarlijks worden geëvalueerd en geactualiseerd worden. De opleiding bestaat uit het doornemen van documenten, interne opleiding via het global ISOtrain programma waarbij o.a. GMP en GDP trainingen worden gegeven alsmede externe cursussen. De files van de RP en de QP zijn bekeken. De files illustreren dat de genoemde opleiding in 2014 en 2015 is gevolgd inclusief opleiding over de nieuwe GDP Richtsnoer en GMP updates. De procedure QMR maakt een goede indruk. De F138/01 Bladzijde 5 van 12

6 Documentnummer: Eindrapport taakomschrijving van de RP beschrijft de taken en verantwoordelijkheden die in de GDP Richtsnoer 2013 zijn genoemd Bedrijfsruimten en uitrusting Het bedrijf beschikt alleen over kantoor faciliteiten omdat productie, opslag en distributie zijn uitbesteed Documentatie Secundaire verpakkingswerkzaamheden worden uitbesteed aan een bedrijf in NL. ooraf wordt via een instructie de inhoud van de opdracht gecommuniceerd. Nadat de opdracht is uitgevoerd wordt de batch documentatie overlegd aan Abbvie Logistics en beoordeeld door de QP. Indien akkoord wordt het product vervolgens vrijgegeven. De werkzaamheden betreffen het landenspecifiek maken van een geïmporteerd product, het labelen van verpakkingen etc. Het dossier voor het ompakken van Engelse verpakkingen voor de Spaanse markt is beoordeeld. Het dossier, alsmede de beoordeling en de vrijgifte door de QP zien er goed uit en zijn akkoord bevonden. an een aantal geïmporteerde producten ( ) is een dossier en de vrijgifte beoordeeld. De dossiers bevatten diverse documenten waaronder de certificaten voor de analyse en de vrijgifte van de verschillende onderdelen (bulk, verpakken), de bijsluiter, etikettering en foto s van de verpakking. De werkwijze is beschreven in de betreffende SOP s (AL SOP en 015) voor. Opgemerkt is dat de beoordeling van batchdocumentatie geen onderdeel uitmaakt van de vrijgifte. Dit gebeurt niet in de praktijk en is ook niet in de genoemde SOP s is beschreven. Batchdocumentatie wordt niet bij de start en ook niet steekproefsgewijs beoordeeld. Wat het transport betreft worden er geen temperatuurprofielen beoordeeld bij het vrijgifte proces maar wordt er gekeken of er meldingen zijn geweest over het betreffende transport. Opgemerkt is dat dit een te passieve vorm van beoordeling is en dat temperatuurprofielen actief beoordeeld zouden moeten worden. Niet alle deviaties worden door de producent gecommuniceerd. Alleen de meest belangrijke/ kritische deviaties worden gemeld, waarbij de vraag is wat wel en wat niet onder de definitie valt. olgens de genoemde procedures moeten (alle) deviaties worden beoordeeld Productie Productie wordt niet uitgevoerd maar is uitbesteed. Secundair verpakken is uitbesteed aan een Nederlands bedrijf Kwaliteitsbewaking Zie de overige hoofdstukken Activiteiten GDP Niet aan de orde geweest omdat de ontvangst, de opslag en distributie van geneesmiddelen is uitbesteed Uitbestede activiteiten Zoals genoemd worden er diverse activiteiten uitbesteed. Er is een systeem voor het auditeren van producenten en vervoerders, alsmede voor het bewaken van de frequentie. Het overzicht van de audits bij de betreffende bedrijven is beoordeeld. De daadwerkelijke audit data mogen maximaal een half jaar divergeren met de planning. De uitvoering loopt in de pas loopt met de planning en de genoemde marge. Op 25 juli 2014 is er een audit uitgevoerd door QA van de hoofdvestiging bij de Japanse producent van. Het betreffende rapport en de follow-up is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. F138/01 Bladzijde 6 van 12

7 Documentnummer: Eindrapport Over het Quality contract van het bedrijf met de producent in Ludwigshaven zijn geen opmerkingen. Het contract is juni 2013 ondertekend. Hetzelfde geldt voor het contract met het Nederlandse bedrijf betreffende secundaire verpakking activiteiten.oor de contracten met vervoerders wordt een vast template gebruikt en in principe een kruisjeslijst Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen Er is een systeem voor het registreren, behandelen en evalueren/ trending van klachten. De klachten worden maandelijks in beeld gebracht in de management review. Er wordt onderscheid gemaakt in productklachten en distributieklachten. Ze worden o.a. uitgesplitst per regio en per klant. oor de regio Europa en Canada gaat het om 40 tot 60 klachten per maand. Distributieklachten worden in eerste instantie onderverdeeld in damage, packaging, documentation en shipping klachten en vervolgens weer per item in subcategorieën. De acties die moeten plaatsvinden bij kwaliteitsissues en het eventueel terugroepen van een geneesmiddel zijn beschreven in procedure QMR ( Quality Defects and product recalls ). De beschreven werkwijze en de procedure maakt een goede indruk. Er zijn geen recalls geweest de afgelopen periode en sinds de start van het bedrijf Zelfinspectie ia zelfinspecties worden jaarlijks de activiteiten beoordeeld. Per jaar vinden er 3 uitgebreide zelfinspecties plaats, waarbij in principe alle relevante items en afdelingen aan bod komen. De planning voor 2015 en de uitvoering is beoordeeld. De planning, de uitvoering en de rapportage maken een goede indruk. De follow-up behoeft verbetering. an een aantal bevindingen is de opvolging nagegaan waarbij is geconstateerd dat de doorlooptijden soms lang zijn en niet afdoende worden bewaakt. Het is verstandig om vaste momenten te hanteren voor het beoordelen van de follow-up en de doorlooptijden op de overzichten te vermelden. Ook is aandacht gevraagd voor de kwalificatie en afstemming van degenen die de audits uitvoeren. Op dit moment vindt dat niet plaats ervoer Er is een systeem voor het kwalificeren van vervoerders.de lijst met goedgekeurde vervoerders is ingezien, alsmede twee rapporten van een fysieke audit bij een transporteur. Het betreft de audits van 11 juni 2014 bij en 14 november bij. Er heeft follow-up plaatsgevonden van de opmerkingen die bij de audits zijn gemaakt. Het systeem maakt een goede indruk. Bij audits wordt er ook gekeken naar de temperatuur mapping van vrachtwagens. In principe moet een zomer- en een wintermapping zijn uitgevoerd van een lege en een beladen vrachtwagen. Er zijn kwaliteitsovereenkomsten met de vervoerders. De frequentie en de wijze van auditten wordt risico gestuurd bepaald volgens procedure QSD QA TPM & Supplier Risk Classifiction. De risico-inschatting voor het vervoer van bijvoorbeeld zou volgens de procedure laag zijn hetgeen impliceert dat een fysieke audit niet nodig is. In de praktijk worden dergelijke vervoerders wel iedere 3 jaar fysiek geaudit. Het vervoer vindt in principe temperatuur gecontroleerd plaats waarbij temperatuurgegevens in het betreffende computerprogramma worden opgenomen. Ook worden er temperatuur loggers meegestuurd. Bij temperatuurexcursies wordt er op basis van stability data (stability guidelines) nagegaan of er een negatieve impact is voor de betreffende geneesmiddelen. Op basis van de ervaringen wordt continu verbeterd en wordt getracht om het percentage temperatuurexcursies te reduren. De werkwijze maakt een goede indruk Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar, gedateerd 25 november Ondergetekende beoordeelt deze SMF als voldoende. F138/01 Bladzijde 7 van 12

8 Documentnummer: Eindrapport 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning Monstername door inspecteur 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er is de volgende belangrijke tekortkoming geconstateerd Over de vrijgifte van geïmporteerde geneesmiddelen zijn de volgende opmerkingen gemaakt. (EU GMP 6.3; Annex 16) - Shipping vrijgifte is alleen gebaseerd op de afwezigheid van meldingen - Batch documentatie wordt niet initieel en niet steekproefsgewijs beoordeeld. - Deviaties worden niet allemaal gecommuniceerd en beoordeeld Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd: De follow-up van de opmerkingen die bij zelfinspecties zijn gemaakt duurt soms lang en wordt onvoldoende bewaakt. Er wordt onvoldoende aandacht besteed aan kwalificatie en afstemming van de auditors. (EU GMP 1.4; 9; EU GDP 8) F138/01 Bladzijde 8 van 12

9 Documentnummer: Eindrapport In de procedure voor het bepalen van de frequentie van de audits bij vervoerders is een te laag risico aangegeven voor bepaalde vormen van temperatuur gecontroleerd vervoer, waardoor theoretisch fysieke audits niet hoeven plaats te vinden. (EU GDP 9.2.) Er is geen generale risicoanalyse aanwezig van de bedrijfsactiviteiten. (EU GMP 1.12;EU GDP 1.5.) Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het ontvangen plan van aanpak illustreert dat de tekortkomingen voldoende zijn en worden verholpen. Aanbevelingen voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Abbie Logistics B.., locatie Zuiderzeelaan te Zwolle en Meeuwenlaan 4 te Zwolle wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: GMP voldoet aan GMP ( het GMP certificaat is reeds toegestuurd). voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. GDP voldoet aan GDP ( het GDP certificaat is reeds toegestuurd). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. olgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of uw plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem voldoende wordt nageleefd. F138/01 Bladzijde 9 van 12

10 Documentnummer: Eindrapport Afsluiten inspectie Met deze brief sluit ik het inspectiebezoek van 8 januari 2016 af. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F138/01 Bladzijde 10 van 12

11 Documentnummer: Eindrapport Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or 3. Other Deficiency: a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F138/01 Bladzijde 11 van 12

12 Documentnummer: Eindrapport Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F138/01 Bladzijde 12 van 12