MAE Holding B.V. Amsterdamsestraatweg AB ABCOUDE. 2. GMP activiteiten: Humaan Veterinair IMP

Transcriptie

1 aam van product(en) en farmaceutische vorm(en): 1. Geïnspecteerde locatie(s): MAE Holding B.. Amsterdamsestraatweg AB ABCOUDE 2. GMP activiteiten: Humaan eterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel iet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren rijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: onaangekondigd aangekondigd 4. Inspecteur(s): Expert(s): 5. ummer vergunning(en) Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer aam van expert/assessor: iet van toepassing aam van de Competent Authority(ies): iet van toepassing F 4884 en G Farmatec-BMC/JZ- Registratie API importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: aam van inspecteur(s) betrokken bij de vorige inspectie:. F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 1 van 10

2 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. F-vergunning: MAE holding is gespecialiseerd in private label. producten en medical devices. Het biedt services aan vanaf ontwikkeling van een product tot aflevering bij de klant. Klanten zijn onder andere een aantal grote supermarkt ketens. MAE holding is registratie houder voor.. producten onder de naam MAE Holding, voor.. producten onder de naam ; voor producten van de. verzorgt MAE Holding de release. aast geneesmiddelen is MAE holding verantwoordelijk voor medical devices en warenwet artikelen. MAE holding besteedt vrijwel alle productiehandelingen uit, behalve release en opslag van retentiemonsters. Ook wordt in een aantal gevallen de release van product weer uitbesteed aan een ander bedrijf. Alle registratiezaken worden door MAE holding zelf behartigd. Opslag en transport van geneesmiddelen wordt volledig uitbesteed, voor het allergrootste deel aan 1 loongroothandelaar. G-vergunning: oor 2 producten is MAE holding alleen groothandelaar. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Er is een nieuw kantoorpand betrokken De QA en RA functie zijn gescheiden van elkaar Er is een nieuwe QP aangetrokken. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Routine Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: Bedrijfspresentatie Site Master File erklaring mbt transportcondities Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP) Anders: F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 2 van 10

3 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: GMP Zie GDP GDP r. Onderwerp/activiteit r. Onderwerp/activiteit 1 Kwaliteitsbeheer 9 Uitbestede activiteiten Personeel Bedrijfsruimte en uitrusting. Documentatie Productie Kwaliteitsbewaking Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Klachten Retouren ervalsingen Recalls Zelfinspecties ervoer Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een zijn niet van toepassing. iet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: Managing Director Qualified Person Sales Director 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. Belangrijke tekortkomingen: Er is geen procedure voor de beoordeling van leveranciers van actieve bestanddelen. De leveranciers van actieve bestanddelen waarvoor MAE verantwoordelijk is zijn niet beoordeeld of geaudit. Deze tekortkoming is niet voldoende opgevolgd, zie 11.1 en conclusies. F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 3 van 10

4 Een QA-contract met ontbreekt. Deze tekortkoming is voldoende opgevolgd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Kwaliteitsbeheer MAE holding is gegroeid in de afgelopen jaren, en heeft het kwaliteitssysteem aangepast naar de huidige aard van het bedrijf en gericht naar de nieuwste richtlijnen, zowel op het gebied van GMP/GDP als wel voor medical devices (MEDDE). Alle procedures zijn vervangen en er wordt gewerkt met een kwaliteitsjaarplan en daar aan gekoppelde voortgangsrapportages. Er is flinke vooruitgang geboekt met de invoering van het nieuwe kwaliteitssysteem, echter er dienen nog een aantal zaken te worden gefinaliseerd. In dit rapport komen deze zaken aan de orde. De procedure voor Management Review is gezien en akkoord. De notulen van de review van 20 Mei 2014 zijn gezien. Wekelijks vindt er regulier overleg plaats tussen QA, RA en Management. rijgifte: De release procedure is besproken en akkoord. rijgifte documentatie voor een aantal producten gezien en akkoord. In principe worden de producten voor de markt vrijgegeven door de QP voordat ze worden opgeslagen bij de loontransporteur, incidenteel gebeurt dit pas nadien. Eenmaal gearriveerd bij de loontransporteur wordt MAE op de hoogte gesteld, en wordt er ook nog een logistieke vrijgifte gedaan door MAE. Change Control: De change control procedure formulier is gezien en akkoord. Regulatory impact wordt beoordeeld. Er zijn nog niet veel wijzigingen volgens deze procedure afgehandeld. De wijzigingen zijn gezien en besproken. Wijzigingen in het registratiedossier worden afgehandeld volgens Werk Instructie WI en het zg ORS formulier. Deze instructie staat los van de change control procedure, maar ziet wel toe op eventuele impact op kwaliteitssysteem. Deviaties: De deviatieprocedure (non conformance reporting) is gezien en akkoord. De lijst met deviaties is gezien en besproken. Actieve Bestanddelen (API's): oor de beoordeling van de API s is in vrijwel alle gevallen de loonfabrikant conform contract verantwoordelijk. Er is echter een aantal kleine producten waarvoor MAE zelf de verantwoordelijkheid voor de API beoordeling draagt. Er heeft nog geen audit plaats gevonden bij de API leveranciers voor deze producten. Dit is een tekortkoming die bij een vorige inspectie reeds aan de orde is geweest, en waar te weinig opvolging aan is gegeven. Er dient hierover op korte termijn een besluit te worden genomen. Conform de procedure 08.02, Management of Outsourced Activities worden API leveranciers 1 x per 5 jaar geaudit, of volstaat een questionnaire 1 x per 3 jaar. Deze laatste optie is niet conform de huidige GMP inzichten, en de procedure dient te worden aangepast. Product Quality Review (PQR): oor alle producten is er een PQR opgesteld conform procedure De procedure is gezien en akkoord. Er wordt een PQR opgesteld als er tenminste batches zijn geproduceerd. In geval van minder batches dan wordt er 1 x per 3 jaar een PQR opgesteld. Er is een aantal PQR s ingezien. Hierbij is opgemerkt dat de door contractproducenten aangeleverde delen van de PQR sterk van kwaliteit verschillen. Het is aan MAE om hier eisen aan te stellen, opdat de totale PQR aan de SOP van MAE kan voldoen. F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 4 van 10

5 11.2 Personeel Het organogram van MAE is gezien en akkoord. Het bestaat uit een zeer gering aantal medewerkers, welke alle bij de inspectie aanwezig waren plus een RA Manager. Er is een trainings procedure aanwezig, deze is niet tijdens deze inspectie besproken. Het aanwezige personeel en de back up QP werden voldoende geschoold geacht. De verantwoordelijkheden zijn voldoende omschreven in de functieomschrijvingen. De QP en de back up QP zijn aangemeld bij Farmatec Bedrijfsruimten en uitrusting 11.4 Documentatie Alle documentatie die is in gezien is van goede kwaliteit. De procedures zijn up to date en goed leesbaar en begrijpbaar Productie Kwaliteitsbewaking 11.7 Activiteiten GDP De meeste GDP activiteiten zijn uitbesteed aan twee vergunde loongroothandelaren. Een loongroothandelaar behartigt met name de groothandelsproducten van MAE, de ander behartigt bijna alle andere producten van MAE. De ander behartigt alle andere producten die door MAE zelf worden vrijgegeven. Met beide groothandelaren zijn er QA agreements en ze worden door MAE conform procedure geaudit. oor de laatst genoemde groothandel zijn het Quality Agreement en het audit rapport beoordeeld en akkoord bevonden. Er bestaat geen directe software interface met de loongroothandels voor wat betreft de voorraad beheersing. MAE doet zelf de voorraadbeheersing en geeft per opdrachten aan de loongroothandels. Inkoop en verkoop worden door MAE beheerd. Er zijn procedures voor verificatie van leveranciers (SOP 07.01) en voor afnemers (SOP 07.02). Jaarlijks wordt er gecontroleerd of de leveranciers dan wel afnemers nog bevoegd zijn. De lijsten met goedgekeurde partners zijn gezien en akkoord Uitbestede activiteiten rijwel alle GMP/GDP handelingen worden door MAE uitbesteed. Er zijn 2 contractpartners voor vervoer en opslag (zie 11.7) en 11 loonfabrikanten, waarvan een enkele ook zelf vrijgeeft voor de markt. oor de belangrijkste loonfabrikanten en loonverpakker zijn de QA-contracten ingezien en inhoudelijk akkoord. oor de loonfabrikant van de zachte capsules is het contract nog niet getekend. Procedure Externe audits is gezien en akkoord. Het goedgekeurde auditplan 2014 is gezien. Er is vastgesteld dat er nog een achterstand bestaat voor het auditeren van loonfabrikanten. Een aantal staat gepland voor de tweede helft van Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 5 van 10

6 De klachtenprocedure (SOP 09.01) is ingezien en akkoord. Er is een klachtendatabase, toegankelijk voor alle medewerkers, waarin de flow van klachtenafhandeling goed wordt aangegeven. Er staat een mock recall gepland voor Q Er is tijdens de inspectie een demonstratie gegeven over de tracebility van de producten. MAE kan binnen zeer korte tijd tot op distributiecentrum niveau bepalen waar alle producten naar toe zijn gegaan. Daarna is het aan de klanten van MAE om de gedetailleerde markt bewegingen van de producten te bepalen Zelfinspectie Er is eind 2013 een Gap-analyse uitgevoerd door de nieuwe QA manager/qp. Deze GAP-analyse is gezien als een zelf inspectie. Dit is akkoord. oor Q staat een volgende zelfinspectie gepland. Er wordt nog gezocht naar een geschikte auditor, van buiten de dagelijks organisatie ervoer Er is voor wat betreft het transport van goederen binnen L een afspraak gemaakt met de transporteur dat de transporten niet geconditioneerd hoeven te worden. Er ligt hieraan ten grondslag dat alle geneesmiddelen van MAE bij kamertemperatuur bewaard mogen worden en dat op basis van een berekening van de. ( ) deze goederen tenminste een week bij 40 C zouden kunnen worden opgeslagen of vervoerd. De nieuwe GDP schrijft voor dat er tijdens transport de bewaarcondities zoals vermeld op de verpakking dienen te worden aangehouden Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar, GE , gedateerd Ondergetekende beoordeelt deze SMF als voldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen 12.3 ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning Monstername door inspecteur 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 6 van 10

7 Definitie van Significante GMP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke oor de Active Pharmaceutical Ingredients waarvoor de QP van MAE de verantwoordelijkheid van GMP beoordeling van de leverancier heeft is er te weinig voortgang gemaakt in deze beoordeling. Er zijn nog geen rapporten van GMP audits beschikbaar op basis waarvan de QP de leverancier als geschikt kan beoordelen. (EU GMP deel 2) 15.3 Overige olgens de procedure 08.02, Management of Outsourced Activities worden API leveranciers 1 x per 5 jaar geaudit, of volstaat een questionnaire 1 x per 3 jaar. Deze laatste optie is niet acceptabel conform de huidige GMP inzichten, en de procedure dient hierop te worden aangepast. (EU GMP deel 2) Het transport van goederen vindt niet altijd geconditioneerd plaats, en daarmee niet aantoonbaar conform de GDP richtlijn. De GDP richtlijn schrijft voor dat dat er tijdens transport de bewaarcondities zoals vermeld op de verpakking dienen te worden aangehouden. (EU GDP 9.2) Het QA agreement met de loonfabrikant van de zachte capsules is nog niet getekend. (EU GMP 7.1) Er is vastgesteld dat er een achterstand is in de uitvoering van de audits bij looncontractanten. (EU GMP ) Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteur op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het Plan van Aanpak is door de inspecteur ontvangen op 19 augustus 2014, beoordeeld en zonder verdere opmerkingen geaccepteerd 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de inspecteur dat MAE Holding B.., locatie F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 7 van 10

8 Amsterdamsestraatweg 22 te Abcoude wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GMP. voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 24 juni 2014 afgesloten. Handtekening: Datum: aam:. Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 8 van 10

9 Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or 3. Other Deficiency: a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 9 van 10

10 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F000/01.3 Inspectieraportage GMP-GDP L Bladzijde 10 van 10