Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Tramedico B.V. en Tramedico Logistic Services B.V. te Weesp op 28 augustus 2015.

Transcriptie

1 Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Tramedico B.. en Tramedico Logistic Services B.. te Weesp op 28 augustus 2015 Utrecht, 2015

2 Documentnummer: Eindrapport Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): 1. Geïnspecteerde locatie(s): Tramedico B.. Pampuslaan JS WEESP Tramedico Logistic Services B.. Pampuslaan JS WEESP 2. GMP activiteiten: Humaan eterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren rijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer Opiumontheffing Tramedico B G / 4848 F Tramedico Logistic Services 5899 G Farmatec-BMC/JZ- Registratie API importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: Tramedico B. en Tramedico Logistic Services B.. : Naam van inspecteur(s): vorige inspectie: F138/01 Bladzijde 2 van 12

3 Documentnummer: Eindrapport 7. Introductie: Tramedico B.. (hierna: Tramedico) en Tramedico Logistic Services B.. (hierna: TLS) zijn onderdeel van de Tramedico groep. F-vergunning: Tramedico heeft als MAH een aantal registraties op haar naam staan. an belang voor deze inspectie zijn slechts die producten die door Tramedico worden vrijgegeven voor de Nederlandse markt. Deze producten worden allen geproduceerd door een. in Noord-Ierland die de productie weer heeft uitbesteed aan... in UK. G-vergunning: De producten worden geleverd aan groothandels, ziekenhuizen en apotheken. De opslag en distributie wordt uitgevoerd door TLS. TLS verzorgt ook opslag en distributie in de Benelux voor derden. Opslag van eindproducten in bulk is (gedeeltelijk) uitbesteed. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: is toegevoegd als qualified person op vergunning 4848 F. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. Niet van toepassing. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Anders: Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: * SMF Tramedico B.. * SMF Tramedico Logistic Services B.. * Overzicht SOPs * PowerPoint presentatie gegeven tijdens inspectiebezoek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP) Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1 Farmaceutisch 9 Uitbestede activiteiten 11.1 kwaliteitssysteem Personeel Bedrijfsruimte en uitrusting. Documentatie Productie X Klachten Retouren ervalsingen Recalls F138/01 Bladzijde 3 van 12

4 Documentnummer: Eindrapport X Kwaliteitsbewaking Zelfinspecties Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten ervoer Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen Site Master File De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:..., General Manager Tramedico B.., General Manager Tramedico Logistic Services B.., Qualified Person / Responsible Person (QP/RP), Responsible Person (RP)..., QA medewerker 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 4 december 2012 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 28 augustus Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Kritische Geen Belangrijke De vrijgifte van het product met batchnummer is gebrekkig gedocumenteerd en besluiten tot goedkeur en/of afkeur zijn onvoldoende onderbouwd: - de opgetreden transportschade is niet gemeld aan QA, waardoor QA de batch vrijgaf alleen op basis van documentatie en monster - het afwijkingsformulier dat de transportschade dient te beschrijven is niet/nauwelijks ingevuld - in het batchrecord is geen referentie naar het afwijkingsrapport te vinden (GMP Ch.1). Deze opmerking is voldoende gecorrigeerd Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File, gedateerd mei en juli 2015, beschikbaar voor beide bedrijven. Ondergetekenden beoordelen deze SMF s als voldoende. F138/01 Bladzijde 4 van 12

5 Documentnummer: Eindrapport 11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) De bedrijven Tramedico en TLS zijn voor een belangrijk deel geïntegreerd en hebben gezamenlijk één kwaliteitssysteem. In het kwaliteitshandboek zijn de belangrijkste GMP en GDP procedures opgenomen. Op de documenten is aangegeven voor welk bedrijf ze van toepassing zijn. Ieder jaar worden kwaliteitsparameters geëvalueerd en wordt er een jaarverslag kwaliteitssysteem opgesteld. De rapportage wordt met het management besproken. De rapportage over 2014 is ingezien en geaccordeerd. De resultaten van audits, CAPA s, klachten, PQR s, change control en KPI s worden o.a. geëvalueerd. Ook wordt een jaarplan opgesteld waarin de kwaliteit doelstellingen zijn opgenomen. Er is een risicoanalyse uitgevoerd van de bedrijfsprocessen. Nagegaan is welke maatregelen reeds getroffen zijn om het risico te reduceren en welke aanvullend nodig zijn. Het resultaat maakt een goede indruk Personeel Taken en verantwoordelijkheden voor de verschillende functies zijn voldoende beschreven in de procedure Taken en verantwoordelijkheden. De functiebeschrijvingen van de RP, de vervangend RP en de logistiek medewerker zijn ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. Er is een compleet opleidingsplan, zowel voor Tramedico als voor TLS. Maandelijks wordt door de QA medewerker een GDP training gegeven voor alle personeel van het magazijn. oor aanwezigheid bij deze training wordt afgetekend. Overige personeelsleden krijgen per kwartaal een overzicht van nieuwe documenten, die ze zelf moeten doornemen. oor het lezen en begrijpen van elke procedure wordt door elke betreffende medewerker afgetekend. Eenmaal per twee jaar wordt een opleidingsactiviteit georganiseerd door een extern auditbedrijf, waarin ook GDP aspecten behandeld worden. De externe RP heeft een contract met Tramedico en TLS, waarin taken en verantwoordelijkheden beschreven zijn. Beide RP s zijn voldoende GDP opgeleid. Certificaten van GDP opleidingen zijn ingezien Bedrijfsruimten en uitrusting Toegang tot de locatie is mogelijk met. Inpandig is de locatie beveiligd met behulp van... Aan de buitenzijde is rondom het gebouw aanwezig. De beelden worden bewaard. Het magazijn maakt een schone en ordelijke indruk. Inkomende en uitgaande goederenstromen zijn volledig gescheiden. oor retourgoederen en goederen die in quarantaine moeten is een afgesloten gedeelte van het magazijn beschikbaar. Koelboxen voor het vervoer van producten bij 2-8 C hebben een gemeten temperatuurhoudbaarheid van 24 uur. Dit is voldoende voor spoedvervoer in Nederland. Overig koeltransport vindt plaats per gekoelde vrachtauto. Opgemerkt is dat de registratie van de tijd dat de koelelementen zich in de vriezer bevinden geen onderdeel uitmaakt van het kwaliteitssysteem. In de koelcel zijn aparte afgesloten compartimenten aanwezig voor quarantaine en retourgoederen. Het logboek voor de koelinstallatie van de koelcel is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. Wel wordt aangeraden de temperatuurgrenzen waarbij alarmering optreedt te heroverwegen, opdat een mogelijke temperatuursoverschrijding eerder opgemerkt wordt. De temperatuurmapping van het magazijn en de monitoring van de temperatuur over langere periode zijn bij de vorige inspectie al aan de orde geweest en zijn nu niet bekeken. De procedure Temperatuurbewaking en de gegevens van de temperatuurmeters van de laatste weken zijn ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. De kalibratiegegevens van de temperatuurmeters (15-25 C) en de kalibratiecertificaten voor 2015 zijn ingezien en in orde bevonden. Tijdens kalibratie worden meters vervangen door meters, die ook gekalibreerd zijn. Het contract voor het onderhoud van de installatie voor temperatuurbeheersing, facturen van de halfjaarlijkse controles ervan en het onderhoudscontract voor de koelcel zijn ingezien en in orde bevonden. F138/01 Bladzijde 5 van 12

6 Documentnummer: Eindrapport 11.4 Documentatie Het documentatie systeem bevat verschillende typen documenten, waaronder SOP s, formulieren en policies. ersiebeheer van de verschillende documenten is geregeld. De procedure Documentbeheer is ingezien. De bewaartermijn van een aantal documenttypen is niet gedefinieerd, maar dit moet zijn minimaal 5 jaar. Op de vrieskast voor koelelementen is een werkinstructie met een wisselschema voor koelelementen geplakt met een datum, maar zonder versienummer. Een dergelijke werkinstructie is niet structureel in het kwaliteitssysteem opgenomen Productie Tramedico heeft geen productiefaciliteiten. Productie wordt uitbesteed aan loonfabrikanten in de EU. De batch records van de volgende geneesmiddelen zijn ingezien en beoordeeld:, poeder in sachet, augustus 2015, poeder in sachet, november 2014, poeder in sachet, april 2014 De dossiers maken over het algemeen een goede indruk. Bij de vrijgifte wordt gebruik gemaakt van een checklist, waarop is aangegeven welke documenten aanwezig moeten zijn. Als door de producent de code DRF is aangegeven dan is er een deviatie geweest en wordt deze opgevraagd. Opgemerkt is dat deviaties standaard meegestuurd moeten worden. De vrijgifte in het computersysteem wordt gedaan door de QP. Procedureel is dit echter ook toegestaan aan QA zodra het batchrelease certificaat is getekend door de QP. In het dossier van ( bewaarconditie beneden de 25 graden) en zijn geen temperatuurgegevens van het transport vanaf de loonproducent aanwezig. Er is niet temperatuur gecontroleerd vervoerd. De reden is dat het op basis van de stabiliteitsdata niet nodig zou zijn. Er is geen document waarin dit is onderbouwd. In het verleden zijn weleens loggers meegestuurd om het temperatuurverloop te zien. Deze gegevens waren niet beschikbaar Kwaliteitsbewaking n.v.t Activiteiten Geneesmiddelen zijn bij laden en lossen voldoende beschermd tegen weersinvloeden door middel van een luifel boven de laad- en losplaats. Bij binnenkomst van geneesmiddelen wordt een controle van het vervoermiddel en de vervoerscondities uitgevoerd. Een temperatuurstrookje wordt opgevraagd. Bulkproducten worden hier ook gecontroleerd en daarna eventueel opgeslagen bij een loongroothandelaar. Goederenontvangst controleert binnenkomende goederen op een aantal punten. Bij controle van een formulier Controle binnenkomende goederen bleken 2 relevante items niet ingevuld te zijn en ook de controle door een derde was niet aantoonbaar uitgevoerd. Goederen worden in het magazijn geplaatst op locaties aangewezen door een geautomatiseerd administratiesysteem. Het orderpicking proces is gezien. Hierover zijn geen opmerkingen. De procedure Supplier management beschrijft een uitgebreide autorisatieprocedure met audits en checks op contracten en certificaten/vergunningen. Er is in 2015 gestart met het toesturen en beoordelen van een questionnaire om kwaliteitsparameters van de leveranciers ook bij de goedkeuring te betrekken. Bij controle van de map met certificaten/vergunningen bleek de bevoegdheid van een apotheek om geneesmiddelen te ontvangen niet op de juiste wijze (d.w.z. aan de hand van het IGZ register van gevestigd apothekers) gecontroleerd te zijn. F138/01 Bladzijde 6 van 12

7 Documentnummer: Eindrapport 11.8 Uitbestede activiteiten Er is een risico gestuurd systeem voor het auditen en beoordelen van de uitbestede activiteiten. Het betreft o.a. productie, opslag en vervoer. De belangrijkste loonproducent wordt jaarlijks bezocht. Audit rapporten van mei 2015 en november 2013, alsmede de follow up, zijn ingezien en akkoord bevonden. Het Servicelevel Agreement met de loongroothandelaar waar goederen opgeslagen worden is ingezien en in orde bevonden. TLS verzorgt ook de opslag en distributie voor een aantal andere bedrijven Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. Er wordt onderscheid gemaakt in product klachten en logistieke klachten. De procedure Logistieke klachten is ingezien en in orde bevonden. Het overzicht van zowel logistieke als product klachten wordt in de management review meegenomen. De procedure Recall is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. Er zijn de laatste jaren geen recalls geweest. Er hebben testen plaatsgevonden om na te gaan of de procedure goed verloopt. De procedure Afhandeling retourgoederen is ingezien en in orde bevonden. Uit de documentatie van een geaccepteerde retourzending bleek dat deze pas 14 dagen na levering teruggekomen is zonder dat dit verantwoord is. In de procedure is een termijn van maximaal 5 dagen genoemd Zelfinspecties Zelfinspecties worden uitgevoerd zowel door eigen auditors als door auditors van een ingehuurd auditbedrijf. Het verslag van de door een externe auditor in 2014 uitgevoerde uitgebreide audit is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. Bevindingen uit zelfinspecties worden goed en adequaat opgevolgd ervoer Er vindt transport van geneesmiddelen plaats vanaf de producent /leverancier en naar de afnemers. Het eerstgenoemde transport wordt deels door de leverancier en deels door TLS georganiseerd. De vervoerders die worden ingeschakeld moeten gekwalificeerd zijn. ervoerstrajecten zijn in kaart gebracht, er zijn questionnaires uitgestuurd en ingevuld, er zijn audits uitgevoerd en overeenkomsten afgesloten. Een aantal dossiers van vervoerders, inclusief de audit rapporten zijn ingezien en akkoord bevonden. ervoerders worden periodiek geaudit waarbij de frequentie risico gestuurd is bepaald. Opgemerkt is dat er al van een vervoerder gebruik wordt gemaakt terwijl er nog geen overeenstemming is over de kwaliteitafspraken en er nog geen ondertekend contract (TA) is. Een SLA was wel aanwezig. Het vervoer vindt in principe temperatuur gecontroleerd plaats voor koel te bewaren geneesmiddelen en voor de ambient geneesmiddelen. Spoedorders met koel te bewaren geneesmiddelen worden in koelboxen, voorzien van koelelementen vervoerd naar de klant. Er zijn validatie werkzaamheden uitgevoerd. Deze zijn niet beoordeeld. Het systeem voor het voldoende invriezen van de koelelementen maakt een goede indruk. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Niet van toepassing Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning. Niet van toepassing. F138/01 Bladzijde 7 van 12

8 Documentnummer: Eindrapport 12.4 Monstername door inspecteur Niet van toepassing. 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd Deviaties tijdens het productieproces worden niet standaard meegestuurd door de producent ( GMP Annex 16) Elders geproduceerde geneesmiddelen worden vrijgegeven waarbij het transport zonder temperatuur controle / beheersing onvoldoende is onderbouwd.( GDP 9.2.) De vrijgifte in het computersysteem wordt door QA en niet door de QP gedaan ( GMP Annex 16) De bewaartermijn van een aantal documenttypen is gesteld op 3 jaar, maar dit moet zijn minmaal 5 jaar. [GDP 4.2] Op de vrieskast voor koelelementen is een werkinstructie met een wisselschema voor koelelementen geplakt met een datum, maar zonder versienummer. Een dergelijke werkinstructie is niet structureel in het kwaliteitssysteem opgenomen. [GDP 4.2] De controle op de bevoegdheid van een apotheek om geneesmiddelen te ontvangen is niet op de juiste wijze (d.w.z. aan de hand van het IGZ register van gevestigd apothekers) uitgevoerd. [GDP 5.2] Bij controle van een formulier Controle binnenkomende goederen bleken 2 relevante items niet ingevuld te zijn en ook de controle door een derde was niet aantoonbaar uitgevoerd.[gdp 5.4] Er wordt van een bepaalde vervoerder gebruik gemaakt terwijl er nog geen F138/01 Bladzijde 8 van 12

9 Documentnummer: Eindrapport overeenkomst is met vastgelegde kwaliteitsafspraken. (GDP 7.2 ;9.2) Uit de documentatie van een geaccepteerde retourzending bleek dat deze pas 14 dagen na levering teruggekomen is, terwijl in de procedure een termijn van maximaal 5 dagen genoemd staat. [GDP 6.3] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen Aanbevolen wordt de temperatuurgrenzen waarbij alarmering optreedt te heroverwegen, opdat een mogelijke temperatuursoverschrijding eerder opgemerkt wordt. 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het Plan van Aanpak illustreert dat de gemaakte opmerkingen voldoende zijn gecorrigeerd of nog worden gecorrigeerd. Aanbevelingen voor verdere acties: Niet van toepassing. 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Tramedico B.. en Tramedico Logistics B.. locatie Pampuslaan 186 te Weesp wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: GMP voldoet aan GMP (Tramedico B..) voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. Het niet voldoen aan GMP is een overtreding van artikel 27 lid 1 van de Geneesmiddelenwet. GDP voldoet aan GDP. ( Tramedico B.. en Tramedico Logistics B..) voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Het niet voldoen aan GDP is een overtreding van artikel 36 lid 1 van de Geneesmiddelenwet. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F138/01 Bladzijde 9 van 12

10 Documentnummer: Eindrapport Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F138/01 Bladzijde 10 van 12

11 Documentnummer: Eindrapport Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or 3. Other Deficiency: a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F138/01 Bladzijde 11 van 12

12 Documentnummer: Eindrapport Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F138/01 Bladzijde 12 van 12