Eind rapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Euro Registratie Collectief B.V. te Krimpen aan de IJssel, op 4 februari 2015.

Transcriptie

1 Eind rapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Euro Registratie Collectief B.. te Krimpen aan de IJssel, op 4 februari 2015 Utrecht, 2015

2 Documentnummer: Eindrapport Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): 1. Geïnspecteerde locatie(s): Diverse geneesmiddelen Euro Registratie Collectief B.. an der Giessenweg LP Krimpen aan de IJssel 2. GMP activiteiten: Humaan eterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren rijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 4 februari Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning(en) Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing F ; G 6. Datum vorige inspectie: 10 april 2012 Naam van inspecteur(s) betrokken bij de vorige inspectie: F138/01 Bladzijde 2 van 10

3 Documentnummer: Eindrapport 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. F-vergunning: Het Euro Registratie Collectief is een samenwerkingsverband van drie parallel groothandelaren. Het regelt en beheert de parallel registraties en notificaties en coördineert kwaliteitszaken. Op dit moment zijn er diverse nationale registraties en diverse notificaties. Contractueel is het ompakken uitbesteed aan de samenwerkende bedrijven. G-vergunning: De inkoop van geneesmiddelen bij groothandelaren in de EU is contractueel uitbesteed aan de bedrijven die deel uit maken van het ERC. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: - en het dochterbedrijf zal verkocht worden aan... Dit heeft ook consequenties voor het Euro Registratie Collectief B... Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Anders: Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: * Overzicht registraties * Inhoudsopgave kwaliteitshandboek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP) Anders: F138/01 Bladzijde 3 van 10

4 Documentnummer: Eindrapport 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: N Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1 Kwaliteitsbeheer 9 Uitbestede activiteiten Personeel Bedrijfsruimte en uitrusting. Documentatie Productie Kwaliteitsbewaking Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten N X N Klachten Retouren ervalsingen Recalls Zelfinspecties ervoer N Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Directeur, Qualified Person / Responsible Person 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Er is voldoende follow-up gegeven aan de minor opmerkingen die bij het vorige inspectiebezoek zijn gemaakt Kwaliteitsbeheer Er is een kwaliteitshandboek waarin de relevante GMP en GDP procedures zijn opgenomen. Een procedure voor het bijhouden en bewaken van Correctieve en Preventieve Acties (CAPA) ontbreekt. Er is een management review uitgevoerd over Belangrijke kwaliteit parameters zijn daarin geëvalueerd en vervolgens met de directie besproken. Er zijn geen verbeterdoelstellingen voor 2015 opgenomen. De werkwijze is beschreven in SOP ERC/MR01. De wijze waarop een risico inventarisatie moet plaatsvinden is vastgelegd in procedure ERC/KRM01. De genoemde procedures zijn nog in concept en nog niet goedgekeurd door het apothekers overleg van de partners dat zo n 6 keer per jaar wordt gehouden. Er zijn geen wijzigingen geweest in de basale contracten tussen ERC en de deelnemende bedrijven. F138/01 Bladzijde 4 van 10

5 Documentnummer: Eindrapport Het technical agreement wordt in principe jaarlijks geactualiseerd Personeel ERC B.. heeft geen medewerkers in vaste dienst. Er zijn twee afdelingen waar werkzaamheden voor ERC plaatsvinden. In Krimpen aan de IJssel worden bij een van de partners administratieve werkzaamheden uitgevoerd. In Groningen vinden bij een andere partner ondersteunende activiteiten plaats voor de registratie en notificatie van geneesmiddelen. De QP/RP wordt ingehuurd als zelfstandig ondernemer voor het uitvoeren van QP en RP werkzaamheden. Dit is vastgelegd in een overeenkomst. Hij heeft recent GDP opleiding over de nieuwe GDP Richtsnoer gevolgd. In 2015 zal een cursus m.b.t. het voorkomen van fouten worden bijgewoond Bedrijfsruimten en uitrusting Het bedrijf beschikt alleen over kantoorfaciliteiten, die een goede indruk maken. Productiewerkzaamheden worden niet uitgevoerd Documentatie Zoals genoemd is er een kwaliteitshandboek waarin relevante procedures zijn opgenomen. Een CAPA procedure en een systeem voor het bijhouden daarvan zijn niet aanwezig. De inkoop procedure is niet volledig wat betreft de voorwaarden voor goedkeuring van leveranciers. De procedures worden elektronisch bijgehouden en zijn op papier beschikbaar. Tenminste iedere 3 jaar worden de procedures gereviseerd. Hierover zijn geen opmerkingen Productie Niet van toepassing Kwaliteitsbewaking Periodiek worden er audits uitgevoerd bij de deelnemende bedrijven. De verslagen van de audits die in 2014 zijn uitgevoerd zijn ingezien en akkoord bevonden. Bij alle audits zijn een aantal tekortkomingen geconstateerd. De follow- up hiervan was niet in het dossier aanwezig. Er zijn geen CAPA s geregistreerd en bewaakt. Er is een algemene Product Quality Review uitgevoerd. Het document is ingezien en akkoord bevonden Activiteiten GDP Leveranciers worden gecontroleerd op hun bevoegdheden en op basis van een aantal kwaliteit parameters. Groothandelaarvergunningen worden opgevraagd en er wordt verzocht een questionnaire met een aantal vragen over het kwaliteitssysteem en de inspecties die zijn uitgevoerd,in te vullen. erder wordt er met iedere leverancier een overeenkomst opgesteld. Willekeurig zijn de dossiers van een aantal bedrijven gecontroleerd, waarbij is gebleken dat er ingevulde questionnaires, ondertekende overeenkomsten en afschriften van vergunningen in een leesbare taal aanwezig zijn. Er is een lijst met door ERC goedgekeurde leveranciers. Op deze lijst staan ook nog bedrijven waar al langer transacties mee plaatsvinden maar die nog niet de questionnaire hebben geretourneerd. Opgemerkt is dat alleen bedrijven die aan de genoemde voorwaarden hebben voldaan op de lijst zouden mogen staan. In de betreffende SOP ( ERC/INKO1) is niet vermeld dat een volledig ingevulde en goedgekeurde vragenlijst een voorwaarde is om een leverancier op de lijst van goedgekeurde leveranciers te plaatsen. In de dossiers van de leveranciers is de goedkeuring van de Responsible Person niet vermeld. F138/01 Bladzijde 5 van 10

6 Documentnummer: Eindrapport Control reports worden niet opgevraagd. Er is geen administratie aanwezig waaruit blijkt dat dit gebeurd. Hoewel de praktijk weerbarstig is, is er op basis van de nieuwe GDP Richtsnoer een inspanningsverplichting om ze op te vragen Uitbestede activiteiten De daadwerkelijke activiteiten (ompakken / inkoop) zijn uitbesteed aan de bedrijven die partner zijn van ERC. Uitbesteding van ompak werkzaamheden aan andere bedrijven vindt momenteel niet meer plaats. Er is naar aanleiding van een opmerking bij de vorige inspectie een SOP ontwikkeld waarin de werkwijze en de criteria voor uitbesteding zijn beschreven. Over deze procedure zijn geen opmerkingen Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen Klachten worden behandeld door de deelnemende bedrijven en geëvalueerd door ERC. Er is een overzicht van de klachten over 2014 ingezien. In totaal gaat het om 63 klachten. Een aantal klachten zijn vaker voorgekomen. Het betreft met name productklachten, bijvoorbeeld over kromme naalden bij en het niet goed werken van de spray Over deze klachten is communicatie geweest met de originele fabrikanten. Er zijn geen trends geïdentificeerd. De recall procedure (ERC/ALG02) is ingezien en in grote lijnen in orde bevonden. Opgemerkt is dat de inspectiegegevens niet meer up to date zijn vanwege een recente organisatiewijziging en de verhuizing naar een centrale locatie in Utrecht. In 2014 zijn er 5 recalls geweest waarbij er twee recall s zijn veroorzaakt door fouten in het ompak proces. De recall verslagen van en. zijn ingezien en in orde bevonden. Opgemerkt is dat ook de respons op de recall vermeld moet worden in de eindrapportage en dat er bij onvoldoende respons een herhaalbericht gestuurd moet worden Zelfinspectie Dit onderdeel is niet geïnspecteerd ervoer Dit onderdeel is niet geïnspecteerd omdat ERC hierbij geen relevante rol heeft Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar, nummer, gedateerd. Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende/onvoldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning. F138/01 Bladzijde 6 van 10

7 Documentnummer: Eindrapport 12.4 Monstername door inspecteur 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd Er is geen risico inventarisatie uitgevoerd. (EU GMP 1.4; EU GDP1.5) Een systeem en een procedure voor het bijhouden en opvolgen van CAPA s zijn niet aanwezig.( EU GMP 1.4 ;GDP 1.2) Control reports worden in de praktijk niet opgevraagd.(eu GDP 5.4) Op de lijst van goedgekeurde leveranciers staan ook bedrijven waarvan de kwaliteit status niet is beoordeeld en is geaccordeerd.(eu GDP 5.2) In de SOP voor de kwalificatie van leveranciers is niet vermeld dat de kwaliteit status via een ingevulde questionnaire moet worden beoordeeld.(eu GDP 5.2) De follow up van audits die bij de deelnemende bedrijven zijn uitgevoerd over 2014 is onvolledig. (EU GDP 7.1) Er is geen Site Master File beschikbaar. (EU GMP 4 Principle) Bij de evaluatie van een recall behoort ook de respons te worden beoordeeld.(eu GMP 8.15 en 16; EU GDP 6.5) F138/01 Bladzijde 7 van 10

8 Documentnummer: Eindrapport Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Uw schriftelijke reactie op de overige tekortkomingen is adequaat. Naar aanleiding van uw antwoord op geef ik u nog de volgende toelichting. Het is correct dat nieuwe leveranciers goedgekeurd worden als zij bijvoorbeeld over een vergunning beschikken en positief beoordeeld zijn op grond van kwaliteitsinformatie die via de questionnaire of anderszins is verkregen. Daarnaast moeten ook bestaande leveranciers op dezelfde wijze ( volgens de nieuwe GDP Richtsnoer) worden beoordeeld. Omdat dit nog niet het geval was is er een opmerking gemaakt. Aanbevelingen voor verdere acties: Corrigeren van de minor tekortkomingen. 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat het bedrijf Euro Registratie Collectief B.., locatie an der Giessenweg 5 te Krimpen aan de IJssel, wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: GMP voldoet aan GMP. voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. GDP voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F138/01 Bladzijde 8 van 10

9 Documentnummer: Eindrapport Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or 3. Other Deficiency: a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F138/01 Bladzijde 9 van 10

10 Documentnummer: Eindrapport Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F138/01 Bladzijde 10 van 10