Eindrapport van het GMP en GDP inspectiebezoek aan AUV Groothandel B.V. te Cuijk, op 20 december Utrecht, 2017

Transcriptie

1 Eindrapport van het GMP en GDP inspectiebezoek aan AU Groothandel B.. te Cuijk, op 20 december 2016 Utrecht, 2017

2 Documentnummer: Eindrapport Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): 1. Geïnspecteerde locatie(s): AU Groothandel B.. Beversestraat SL CUIJK 2. GMP activiteiten: Humaan eterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren rijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 20 december Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraag nummer API Registratie EMA referentienummer Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 4584 G; 445 FGLDR importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 24 juli 2014 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: F138/02 Bladzijde 2 van 11

3 Documentnummer: Eindrapport 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. AU groothandel B.. (AU) is onderdeel van de Henry Schein groep. AU verzorgt naast distributie van (dier)geneesmiddelen ook de magazijnfunctie voor andere bedrijven en biedt in dat kader de mogelijkheid om diergeneesmiddelen om te pakken of te verpakken. Deze werkzaamheden komen sporadisch voor en betreffen slechts in opdracht van een derde het verwijderen en vervolgens toevoegen van een bijsluiter of bijplakken van etiketten. De omgepakte producten worden altijd gecertificeerd/vrijgegeven door de derde partij. De bedrukte materialen worden meegeleverd door de opdrachtgever. AU levert in een aantal gevallen humane geneesmiddelen (slechts van de omzet) af aan dierenartspraktijken op verantwoording van de dierenarts. AU levert alleen af aan dierenartspraktijken en eindgebruikers van diergeneesmiddelen, en dus niet aan andere groothandels. Op het moment van de inspectie werkten er in totaal voor AU. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Reorganisatie, waardoor nu een gedeelte van het management wordt gedeeld met AU België. De bezetting van de QA afdeling is niet veranderd. De koude opslag (8-15 C) is aangepast naar een koelcel (2-8 C). Overgang naar actief gekoeld transport per 1 januari Update van per maart De naam AU verandert naar Henri Schein (ook op de vergunning). Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GMP-API GDP-API Toelichting: AU is op GDP niveau beoordeeld wat betreft de GDP activiteiten met humane geneesmiddelen. Ontvangen documenten: * SMF * Inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit diergeneesmiddelen, Regeling diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX olume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use. Anders: F138/02 Bladzijde 3 van 11

4 Documentnummer: Eindrapport 9. Geïnspecteerde activiteiten: N Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1 Farmaceutisch 9 Uitbestede activiteiten 11.1 kwaliteitssysteem Personeel Bedrijfsruimte en uitrusting. Documentatie Productie Kwaliteitsbewaking Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Klachten Retouren ervalsingen Recalls Zelfinspecties ervoer Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen Site Master File De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: Managing Director Benelux (alleen afsluiting) Director Supply Chain & Operations Manager Quality & SHE Team Leader Warehouse indirect 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Er waren geen kritische en/of belangrijke tekortkomingen geconstateerd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Farmaceutisch kwaliteitssysteem Binnen AU worden changes, CAPA s en andere veranderingen vastgelegd in project charters. Alle project charters worden vastgelegd en gevolgd door QA. QA is ook betrokken bij changes bij IT. Het overzicht van project charters sinds de vorige inspectie is bekeken en een tweetal project charters is nader beoordeeld: P 15/012: upgrade van versie 5 naar versie 6. Het formulier, het projectplan en het validatieplan zijn bekeken. oor het opstellen van het validatieplan en voor de uitvoer van de upgrade zijn externe partijen ingehuurd. De partij die de upgrade gaat uitvoeren is geaudit door AU. Bij het IT gedeelte van het projectteam is GDP F138/02 Bladzijde 4 van 11

5 Documentnummer: Eindrapport kennis aanwezig. De aanpak van dit project zag er gedegen uit. P 14/021: Aanpassing koude opslag (8-15 C) naar een koelcel (2-8 C). Het formulier en het projectplan zijn gezien en akkoord. Er zijn een aantal aanpassingen aan de temperatuurregulatie gedaan, waarna er tussen 18 en 25 april 2016 een nieuwe mapping voor het bereik 2-8 C is gedaan. Het rapport voor deze mapping (M030) is gezien. Uit de mapping is gebleken dat de oorspronkelijke routine T-loggers op de correcte plaatsen in het magazijn hingen. Advies van de studie was wel om de instelling een halve graad lager in te stellen. Dit is gebeurd. Er is een procedure voor de afhandeling van afwijkingen beschikbaar. De scope van deze procedure beperkt zich tot die afwijkingen waarvan de afhandeling niet beschreven is in andere procedures. Hierdoor worden de afwijkingen tijdens standaard GDP activiteiten niet vastgelegd en geëvalueerd op trends. Afwijkingen tijdens GMP activiteiten worden wel afgehandeld volgens de procedure, maar hebben niet plaatsgevonden sinds de vorige inspectie. De management review over 2016 is ingezien. Deze is besproken in het management team overleg. Dit overleg wordt genotuleerd. Er zijn geen opmerkingen gemaakt over de management review Personeel Het kennisniveau van de QP/RP is voldoende. De scholings- en trainingsactiviteiten van de QP/RP worden echter niet vastgelegd. De QP/RP traint twee teamleiders op het gebied van GMP. De medewerkers die ompakken moeten de opleiding Farmaceutisch akman hebben afgerond. Omdat ompakken zeer onregelmatig plaatsvindt, wordt er voorafgaande aan een ompak activiteit een opfristraining aan de betrokken medewerkers gegeven door één van de bovengenoemde teamleiders. Deze opfristraining wordt vastgelegd in de batch documentatie. De magazijnmedewerkers ontvangen periodiek een online GDP cursus die toegespitst is voor AU. Deze cursus bevat een toets waarvan de resultaten van de medewerkers digitaal zijn in te zien door QA Bedrijfsruimten en uitrusting Er is een rondgang gemaakt door alle magazijnen en de ompakruimte. Alle ruimtes zagen er netjes, schoon en georganiseerd uit. De ruimtes waren geschikt voor de beoogde activiteiten. De magazijnen zijn kamertemperatuur (15 25 C) of koud (2 8 C). De temperatuur in de ruimtes en die van de vrieskasten worden continue bewaakt. De sensoren zijn verbonden met een alarmcentrale. Deze stelt relevante medewerkers op de hoogte van de temperatuurexcursies. Een temperatuurexcursie in een magazijn op kamertemperatuur van minder dan twaalf uur tot maximaal 26 C wordt niet gezien en afgehandeld als afwijking, ondanks dat de specificatie C is. AU heeft de ongediertebestrijding uitbesteed aan de firma Er wordt gecontroleerd op zowel kruipende als vliegende insecten middels lokdozen en vliegenlampen. Middels het inloggen in een digitaal systeem zijn alle gegevens inzichtelijk, incl. plattegrond en getekend contract met de firma AU heeft afgelopen jaar veel last gehad van muizen en hiervoor zijn de nodige maatregelen door de firma getroffen om de overlast zoveel mogelijk te minimaliseren. Controle door vindt per jaar plaatst en wanneer nodig vaker. Akkoord bevonden Documentatie AU maakt in het algemeen gebruik van het elektronisch documentatiesysteem. Dit functioneert goed. Onderliggende documentatie wordt opgeslagen op een schijf in mappen waar slechts twee personen schrijfrechten voor hebben. Daar waar nodig zijn er fysieke procedures op de werkplek aanwezig (bijvoorbeeld bij ompakken). Batchrecords zijn gezien voor omgepakte producten sinds de vorige inspectie ( ). Alle ompakactiviteiten betroffen het plakken van een label ter correctie van informatie op een verpakking. Alle materialen (product en labels) zijn geleverd door de opdrachtgever. is een koelkastproduct. Daarom is het ompakken in delen gedaan zodat de maximale tijd buiten F138/02 Bladzijde 5 van 11

6 Documentnummer: Eindrapport de koelkast van een individuele omdoos 1-2 uur was. De temperatuur op de dozen in de ompakruimte is gelogd en de gegeneerde data is toegevoegd aan de batchrecords. Batch certificatie wordt gedaan door de opdrachtgever De omgepakte batches zijn echter in de verkoopvoorraad gezet door AU zonder een bericht van de QP van. De andere omgepakte producten ( ) zijn wel in verkoopvoorraad gezet na bericht van de QP van de opdrachtgever Productie De ompakprocedure is niet veranderd sinds de vorige inspectie. Ompakken vindt zeer onregelmatig en weinig plaats ( producten sinds de vorige inspectie). De algemene ompakprocedure (CK-P-IK0018 versie 6) is gezien en akkoord. Deze procedure geeft aan dat er altijd een QA agreement aan de ompak ten grondslag moet liggen. AU voert alleen de ompakactiviteit uit; verpakkingsmaterialen, batch certificatie en transport worden geregeld door de opdrachtgever. Een lijst met ompakproducten wordt aangemeld bij BD. Als een opdracht voor ompakken wordt aangenomen, dan wordt een protocol opgesteld op basis van een generieke template door één van de getrainde teamleiders. Deze geeft de medewerker die de ompakactiviteit gaat uitvoeren een opfristraining en een specifieke training voor de activiteit. Waarna de activiteit wordt uitgevoerd. De omgepakte producten worden onder quarantaine geplaatst in het magazijn totdat de QP van de opdrachtgever de batch heeft gecertificeerd Kwaliteitsbewaking 11.7 Activiteiten GDP De temperatuur van een zending wordt gecontroleerd bij ontvangst. Na lossen worden de goederen gecontroleerd en ingeslagen. Koelkastproducten worden als eerste afgehandeld en staan maximaal twee uur buiten de koeling. Andere producten staan maximaal 24 uur in de ontvangstruimte. Locatiebeheer, picken en transportroutes worden gestuurd met behulp van computersystemen en scanners. Steekproefsgewijs worden gepickte orders manueel nagekeken. Humane geneesmiddelen worden alleen betrokken van één grote volgesorteerde groothandel. Deze wordt eens per jaar gecontroleerd op de vergunningen. De bevoegdheid van de afnemers is recent nagelopen met behulp van het CIBG register voor dierenartsen en lijst met veterinaire vergunninghouders. anaf dit moment zal de lijst met afnemers jaarlijks worden gecontroleerd Uitbestede activiteiten De QA agreements met opdrachtgevers voor ompakken sinds de vorige inspectie zijn gezien ( okt. 2015, dec en okt en zijn akkoord bevonden Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen Het recall-formulier CK-F KM versie 4 is bekeken. Dit jaar heeft AU keer een recall ontvangen. Het overzicht is bekeken en alle recall s zijn goed afgesloten met de bijbehorende documentatie. Inmiddels is er een recall-melding ontvangen welke momenteel nog loopt. Tijdens de inspectie werd opgemerkt dat in de SOP van de recall-procedure geen verwijzing is opgenomen over het melden van kwaliteitsdefecten/recall s aan het acbg, afdeling Bureau Diergeneesmiddelen. In het geval dat AU meldingen ontvangt van afnemers over mogelijke productdefecten en de leverancier/fabrikant deze niet (voldoende) oppakt, kan er melding worden gedaan bij de Overheid om dit verder in gang te zetten. Deze meldingen kunnen worden gedaan via het acbg, afdeling Bureau Diergeneesmiddelen (zie informatie website: F138/02 Bladzijde 6 van 11

7 Documentnummer: Eindrapport meb.nl/dieren/inhoud/handelsvergunning-diergeneesmiddelen/productdefecten-en-recall, incl. meldingsformulier). Dit dient te worden vermeld in de SOP. Klachten: de QP ontvangt dagelijks een interne mailing met klachten via de afdeling salesforce.com. Meestal betreft dit klachten m.b.t. kwaliteit en/of houdbaarheidstermijn. Alles wordt verwerkt in SAP, maar het is soms nog wel zoeken waar alle gegevens precies staan vermeld. De afhandeling verloopt vervolgens ook via de afdeling inkoop. De SOP voor klachten (CK-P-K0001) is ingezien en akkoord bevonden. Producten kunnen alleen teruggestuurd worden na goedkeuring van de klantenservice. Na aankomst gaan de producten pas terug in de verkoopvoorraad na controle en akkoord van de RP. AU beschikt over een procedure voor (mogelijk) vervalste geneesmiddelen Zelfinspectie De planning en de realisatie van zelfinspecties is gezien. Alle afdelingen worden tenminste 1x per jaar geaudit. De realisatie ligt op schema en de rapportages zijn binnen redelijke termijn opgesteld. Gedefinieerde CAPAs worden als project charter opgevolgd. Er zijn acht gekwalificeerde auditoren waarvan het merendeel buiten de QA afdeling werkzaam is ervoer De verantwoordelijkheid voor transport van de leverancier naar AU ligt bij de leveranciers. De verantwoordelijkheid voor transport naar de afnemers binnen de EU ligt bij AU. Bij uitvoer is AU verantwoordelijk tot de luchthaven. Het transport is uitbesteedt aan. Het transport van koelproducten zal vanaf 1 januari 2017 met actief gekoeld transport plaatsvinden. Op het moment van de inspectie werden koelproducten verpakt in koelboxen waarin periodiek een temperatuurlogger wordt meegestuurd. Zowel het oude als het nieuwe QA contract met de transporteur is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen gemaakt. Subcontractors zijn opgenomen in het contract. AU audit aan zowel de hoofdaannemer, de onderaannemers en de verschillende depots Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar, versie 5, gedateerd 29 november Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 ragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning Monstername door inspecteur F138/02 Bladzijde 7 van 11

8 Documentnummer: Eindrapport 13. erspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies. Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige Afwijkingen tijdens standaard GDP activiteiten worden niet vastgelegd en geëvalueerd. EU GDP De scholing- en trainingsactiviteiten van de QP/RP worden niet vastgelegd. EU GMP Een temperatuurexcursie in een magazijn op kamertemperatuur van minder dan twaalf uur tot maximaal 26 C wordt niet gezien en afgehandeld als afwijking, ondanks dat de specificatie C is. EU GDP 1.2, 3.1 en GMP De omgepakte batches zijn in de verkoopvoorraad gezet door AU zonder een bericht van de QP van. EU GMP Annex In de SOP voor recalls dient te worden vermeld dat mogelijke Q-defecten/recall ook gemeld kan worden bij het acbg, afdeling Bureau Diergeneesmiddelen (zie website: incl. meldingsformulier). EU GMP 8.9 vi, 8.15 en 8.26 Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. F138/02 Bladzijde 8 van 11

9 Documentnummer: Eindrapport 15.5 Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Aanbevelingen voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat AU Groothandel B.. locatie Beversestraat 23 te Cuijk wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: GMP voldoet aan GMP. voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. GDP voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. olgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de tekortkomingen door uw bedrijf voldoende zijn gecorrigeerd en de genomen maatregelen zijn geïmplementeerd en worden nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 20 december 2016 afgesloten. Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F138/02 Bladzijde 9 van 11

10 Documentnummer: Eindrapport Definition of Significant GMP Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or 3. Other Deficiency: a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F138/02 Bladzijde 10 van 11

11 Documentnummer: Eindrapport Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F138/02 Bladzijde 11 van 11