Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Brocacef B.V. te Eindhoven, op 7 juni Utrecht, 2016

Transcriptie

1 Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Brocacef B.V. te Eindhoven, op 7 juni 2016 Utrecht, 2016

2 1. Geïnspecteerde locatie(s): Brocacef B.V. Park Forum HK EINDHOVEN Documentnummer: V Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 7 juni Inspecteur(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Expert(s): 5. Nummer vergunning(en) G Farmatec aanvraagnummer nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer wijziging bestaande vergunning API registratie Meldingnummer importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 1 augustus 2014 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Brocacef is een volgesorteerde groothandel met vestigingen in Eindhoven, Maarssen en Amsterdam. Het bedrijf behoort gedeeltelijk tot de Phoenix groep en gedeeltelijk tot de Celesio groep. Er worden geneesmiddelen ingekocht van leveranciers uit de EER en geleverd aan afnemers binnen en buiten Nederland en buiten de EER. In Nederland wordt met name geleverd aan ziekenhuisapotheken, openbare apotheken, apotheekhoudende huisartsen en instellingen die een eigen apotheek hebben. Er is ook een central filling apotheek gevestigd. F013/03 Bladzijde 2 van 10

3 Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Documentnummer: V Eindrapport De consequenties van de overname van voor de organisatie en de logistiek zijn nog niet bekend. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GMP-API GDP-API Ontvangen documenten: * index SOP s en werkinstructies * index transport SOP s en instructies Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V V V V V V Personeel/Responsible Person (RP) V Bedrijfsruimte en uitrusting V Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen X V V V Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, manager logistiek, directeur logistiek, hoofd farmaceutische zaken / Responsible Person, teamleider UGS, manager transport F013/03 Bladzijde 3 van 10

4 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Niet van toepassing 11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Relevante SOP s zijn opgenomen in een kwaliteitshandboek, dat voor alle vestigingen van toepassing is. Daarnaast zijn er werkinstructies die voor een deel specifiek zijn voor een bepaalde vestiging. Er loopt een proces om ook werkinstructies zoveel mogelijk te harmoniseren. Er is geen SOP voor het opstellen van een management review en er waren geen verslagen van management reviews beschikbaar. Dit proces is afhankelijk gemaakt van de fusie met en daardoor sterk vertraagd. Er zijn wel kwaliteitsoverleggen waarbij op vestigingsniveau afwijkingen worden besproken en er acties worden afgesproken. Twee jaar geleden is met hulp van een externe partij een risicoanalyse gemaakt van de GDP processen. Het cold chain transport proces met gebruik van koelelementen is bijvoorbeeld als risicovol beoordeeld. Sindsdien is er meer focus op het vervoer in koelkasten in de transportauto s. Op dit moment wordt het merendeel op deze wijze vervoerd (circa 95%). Er is geen SOP waarin het uitvoeren van een risicoanalyse en het managen van risico s is beschreven. Interne deviaties worden niet geregistreerd en behandeld en er is ook geen systeem voor het bijhouden en verwerken van CAPA s. Deze systemen zijn in afwachting van de fusie niet ingevoerd Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Het GDP- opleidingsbeleid is beschreven in een procedure (SOP 1-2-E). Iedere medewerker volgt een interne GDP opleiding. In principe is de opleiding eenmalig. Leidinggevenden en managers kunnen daarnaast externe vervolgopleidingen volgen. Voor iedere medewerker is er een formulier waarop wordt afgetekend voor het lezen en begrijpen van SOP s. Dit formulier wordt echter niet voor akkoord geparafeerd door de leidinggevende Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Er is een rondgang gemaakt door de faciliteiten waarbij de goederenstroom is gevolgd. Inkomende en uitgaande goederenstromen zijn gescheiden in de tijd. Inkomende zendingen worden op werkdagen tot 12 uur geaccepteerd. Bij binnenkomst vinden er een aantal controles plaats. Van koel te bewaren middelen wordt met een infrarood meter de temperatuur gemeten. Ze worden na ontvangst in principe direct naar de koeling gebracht. Voor de verwerking van koel te bewaren geneesmiddelen is in e betreffende SOP maximaal 3 uur gepland. In de praktijk is deze periode in de meeste gevallen een stuk korter. Het criterium van 3 uur is gebaseerd op ervaringen uit het verleden waarbij er temperatuurexcursies waren en leveranciers zeiden dat het acceptabel was. Er is geen nadere onderbouwing en er is geen risicoanalyse en evaluatie van de meest kritische geneesmiddelen. De opslag is gedifferentieerd in opslag van overvoorraad en opslag op picklocaties. Het opslagproces en het pickproces zijn voor een belangrijk deel geautomatiseerd, waarbij van rollerbanen gebruik gemaakt wordt. Het proces maakt een goede indruk. Het logistieke proces wordt in zijn geheel gemonitord met behulp van camera s. Er is een systeem om te koelen en te verwarmen. De temperatuur wordt via twee onafhankelijke systemen gemeten. Bij temperaturen buiten de ranges 2-8 en C, gedurende minimaal 30/60 minuten, gaat er een alarm dat via een SMS wordt gecommuniceerd. De koelunits zijn van dubbele motoren voorzien en er is een generator voor het geval er een stroomonderbreking is. Het temperatuurgedrag van de magazijnen, koelunits, koelkasten en de vriezer is initieel bepaald en vervolgens in de winter en de zomer van 2015 bij het in gebruik zijn van de faciliteiten. Gedurende maximaal twee weken is de temperatuur op verschillende hoogtes en verdeeld over de faciliteiten gemeten. De resultaten illustreren dat de temperatuur grotendeels binnen specificatie was en dat er in units voor de koel te bewaren producten een aantal excursies waren. De hot en cold spots zijn F013/03 Bladzijde 4 van 10

5 geïdentificeerd en de aanbevelingen die zijn gedaan zijn in principe gevolgd. Wekelijks en maandelijks worden er uitdraaien gegenereerd van het temperatuur monitoring systeem en van de alarmen, die vervolgens worden gecontroleerd en afgetekend. De uitdraaien van de winter 2015 en de zomer 2015 zijn ingezien en in orde bevonden. Het schoonmaken wordt volgens een protocol deels uitgevoerd door eigen medewerkers en deels uitbesteed. Er is een weekschema met per dag uit te voeren werkzaamheden. Uitvoering van de werkzaamheden wordt afgetekend met vinkjes in plaats van met parafen, waarddoor niet duidelijk is wie voor de uitvoering getekend heeft. Er zijn hiernaast ook dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse schoonmaak werkzaamheden, deze zijn niet consequent afgetekend. Er zijn met hetzelfde externe bedrijf twee contracten voorongediertebestrijding afgesloten,een voor de bestrijding van vliegen en een voor de bestrijding van knaagdieren. Hierover zijn geen opmerkingen. De opvolging van acties die voortkomen uit de inspecties op ongedierte wordt wel digitaal geregistreerd, maar is niet afgetekend door de verantwoordelijke medewerker Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Er loopt een project om de GXP functies van de in gebruik zijnde computersystemen te valideren. Er is een inventarisatie gemaakt en een projectplan opgesteld. Daarbij zijn de kritische functies en systemen geïdentificeerd en is beschreven welke stappen er worden gezet om op het niveau te komen. Fase A, het beschrijven van de infrastructuur, systemen en functies, het regelen van het beheer, toekennen van eigenaars aan processen etc. is in 2015 gerealiseerd. Fase B loopt in 2016, waarbij met name wordt gekeken naar de ervaringen met de functies en systemen en waarbij SLA s en criteria worden opgesteld om te bepalen of er aanvullende testen moeten plaatsvinden. Updates worden vanaf dat moment als een change behandeld en protocollair verantwoord. Een validatie masterplan is nog niet opgesteld en de GXP functies zijn nog niet gevalideerd. Dit gebeurt in fase C waarbij o.a. de werking van de processen op basis van een risicoanalyse wordt aangetoond en er controles plaatsvinden Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie leveranciers Van nieuwe leveranciers wordt een kopie van de betreffende vergunningen opgevraagd en wordt een check op de bevoegdheden uitgevoerd met behulp van de EudraGMDP database. In het administratiesysteem is een bestand aanwezig met voor elke leverancier de vergunningen, de bronvermelding en een gedateerde beoordeling. Dit bestand is niet aantoonbaar geautoriseerd door de medewerker die de kwalificaties doet. Kwalificatie afnemers Voor kwalificaties van afnemers wordt o.a. gebruik gemaakt van het IGZ register van gevestigde apotheken. Dierenartsen worden ook gecheckt. De RP controleert de kwalificaties steekproefsgewijs Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten worden landelijk geregistreerd en behandeld. Afhandeling van kwaliteitsklachten is beschreven in SOP 8-2-E. De registratie van klachten is ingezien. Regelmatig voorkomende klachten zijn: manco s, verkeerd artikel, breuk en product gerelateerde afwijkingen. Er zijn geen toegankelijke overzichten over een bepaalde periode beschikbaar en trending vindt niet plaats. Klachten worden wel besproken in het overleg van de afdelingshoofden. In SOP 5-1-E is voldoende beschreven op welke wijze retouren worden beoordeeld en eventueel opnieuw in het assortiment worden opgenomen. Na toestemming van Support mag een geneesmiddel teruggestuurd worden. Bij de beoordeling en afhandeling zijn dagelijks in ieder geval twee medewerkers betrokken. Koel te bewaren retourproducten worden nauwelijks geaccepteerd behalve als er o.a. voldoende aantoonbaar is dat de cold chain is gehandhaafd (er dient een temperatuurprofiel geleverd te worden) en de RP een positieve beoordeling heeft gegeven. F013/03 Bladzijde 5 van 10

6 Er is een procedure over namaakgeneesmiddelen (SOP 4-3-D). Medewerkers moeten alert zijn en de RP waarschuwen als er twijfels zijn over geneesmiddelen. Beschreven is ook dat de RP in voorkomende gevallen de directie en de inspectie informeert Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Diverse activiteiten en diensten zijn uitbesteed. Voorbeelden zijn een deel van de schoonmaakwerkzaamheden (zie 11.3), het transport (zie 11.9) en de ongediertebestrijding (zie 11.3) Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] In SOP 8-5-D zijn interne audits beschreven. Deze worden jaarlijks uitgevoerd door de RP. Per locatie worden de meldingen meegenomen in de audit. Van de laatstgehouden audits zijn verslagen aantoonbaar aanwezig. Geheel volgens de SOP geeft het management een reactie op het verslag in de vorm van een verbeterplan. Vervolgens laat de RP schriftelijk weten of de verbeteringen in voldoende mate zijn doorgevoerd Vervoer De organisatie van het transport vindt landelijk plaats. Er loopt een traject om ook ambient geneesmiddelen temperatuur gecontroleerd te vervoeren. Het is nu deels gerealiseerd en eind van dit jaar zal het voor al het vervoer zijn geregeld. Er is een zorgvuldige voorbereiding aan voorafgegaan waarbij in eerste instantie het aantal vervoerders is teruggebracht en er eisen zijn opgesteld voor de voertuigen waarmee het transport plaatsvindt. Er is een testprotocol voor voertuigen opgesteld en er hebben kwalificaties plaatsgevonden. Daarbij zijn behalve de buitentemperatuur en de temperatuur van de voertuigen, ook loggers gebruikt om de product temperatuur te meten. Vervolgens zijn er afspraken gemaakt met vervoerders over de te gebruiken equipement en het voldoen aan de eisen voor temperatuur gecontroleerd vervoer. De werkwijze maakt een goede indruk. Er zijn nog niet voor alle transporteurs ondertekende kwaliteitscontracten en audits uitgevoerd. Dit wordt de komende maanden gerealiseerd. Voor diverse onderdelen van het transport zijn landelijk van toepassing zijnde procedures opgesteld. Hierover zijn geen opmerkingen. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur F013/03 Bladzijde 6 van 10

7 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn de volgende belangrijke tekortkomingen geconstateerd Er is geen procedure voor het uitvoeren van een management review en er wordt niet periodiek een management review opgesteld. Er wordt geen trendanalyse gedaan van kwaliteitsinformatie en het principe van continu verbeteren is onvoldoende expliciet (EU GDP 1.4.) Er is geen systeem voor het registreren en managen van deviaties en CAPA s. De processen zijn niet in SOP s beschreven (EU GDP 1.2.) Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd Er is geen SOP voor het uitvoeren van een risicoanalyse en het managen van risico s (EU GDP 1.5 en 4.2.) Registratie van door een medewerker gelezen SOP s wordt niet voor akkoord geparafeerd door de leidinggevende (EU GDP 2.4) Uitvoering van wekelijkse schoonmaakwerkzaamheden wordt afgetekend met vinkjes in plaats van met parafen. Daarnaast zijn dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse schoonmaak werkzaamheden niet consequent afgetekend (EU GDP 3.2) De opvolging van acties die voortkomen uit de inspecties op ongedierte is niet afgetekend door de verantwoordelijke medewerker (EU GDP 3.2) De GXP functies van de gebruikte computersystemen zijn niet voldoende gevalideerd (EU GDP ) Het in het administratiesysteem aanwezige bestand met voor elke leverancier de vergunningen, de bronvermelding en een gedateerde beoordeling is niet aantoonbaar geautoriseerd door de medewerker die de kwalificaties doet (EU GDP 5.2) De tijd dat koel te bewaren geneesmiddelen tijdens het logistieke proces buiten de koeling mogen zijn is niet voldoende onderbouwd en de meest kritische geneesmiddelen zijn niet geïdentificeerd (EU GDP 5.5.) F013/03 Bladzijde 7 van 10

8 Er is niet met iedere transporteur een ondertekende kwaliteitsovereenkomst en audits hebben niet plaatsgevonden (EU GDP 7.1 en 9.2) Temperatuurbeheersing van het transport vindt plaats voor koel te bewaren producten maar slechts gedeeltelijk voor producten die bij kamertemperatuur bewaard moeten worden (EU GDP 9.1 en 9.2.). Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het plan van aanpak illustreert beschrijft dat een aantal zaken direct is verbeterd en dat voor de resterende tekortkomingen de verbeteringen nog moeten worden gerealiseerd. In sommige gevallen zijn de realisatietermijnen lang. Vanwege de bijzondere situatie is dit akkoord. Tenslotte vraag ik nogmaals uw aandacht voor de periode dat ook de risico geneesmiddelen bij ontvangst buiten de koelkast mogen zijn en deze periode ook in de betreffende SOP te verkorten. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: Volgt indien het plan van aanpak hiertoe aanleiding geeft. 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Brocacef B.V., locatie Park Forum 1129 te Eindhoven wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 7 juni 2016 afgesloten. F013/03 Bladzijde 8 van 10

9 Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F013/03 Bladzijde 9 van 10

10 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F013/03 Bladzijde 10 van 10