Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Biogen Netherlands B.V. te Badhoevedorp, op 12 juli Utrecht, 2016

Transcriptie

1 Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Biogen Netherlands B.V. te Badhoevedorp, op 12 juli 2016 Utrecht, 2016

2 1. Geïnspecteerde locatie(s): Biogen Netherlands B.V. Prins Mauritslaan LP Badhoevedorp Documentnummer: V Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 12 juli Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en) G 6391 Farmatec aanvraagnummer nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer wijziging bestaande vergunning API registratie Meldingnummer importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 26 november 2014 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Biogen Netherlands B.V. is een biotechnologisch bedrijf dat onderdeel is van het Biogen Idec International concern. Biogen Idec International richt zich op onderzoek, ontwikkeling en productie van innovatieve therapieën en geneesmiddelen voor neurologische, auto-immuun en zeldzame ziekten. Biogen Idec International is leidend in de ontwikkeling van middelen voor de behandeling van multiple sclerose. Biogen Netherlands B.V. is betrokken bij de distributie van geneesmiddelen van Biogen Idec International in Nederland. Daartoe is er een marketing & sales afdeling. Ook is er een medisch team dat zich bezighoudt met uitwisseling van informatie, coördinatie van klinische studies en basic research. F013/03 Bladzijde 2 van 9

3 Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: G-vergunning: 1. De naam van het bedrijf is veranderd in Biogen Netherlands B.V. 2. is niet meer vermeld als RP Bedrijfsactiviteiten: Documentnummer: V Eindrapport 1. Biogen Idec International maakt gebruik van een extra opslagfaciliteit bij 2. Er is gestart met de distributie van biosimilars 3. Biogen Netherlands B.V. heeft een nieuwe General Manager 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GMP-API GDP-API Ontvangen documenten: * Quality Manual Biogen Netherlands BV * Index local procedures of Biogen Netherlands BV * Index international procedures implemented at Biogen Netherlands B.V. Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V N V V N N Personeel/Responsible Person (RP) V Bedrijfsruimte en uitrusting V Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V N V N Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. F013/03 Bladzijde 3 van 9

4 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Managing Director, International Affiliate Quality, Responsible Person (RP), Head of Finance (notulen) 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 26 november 2014 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 12 juli Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. Er waren geen kritisch en belangrijke tekortkomingen. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Biogen Netherlands B.V. maakt gebruik van het Global Quality System van Biogen Idec International, aangevuld met zaken die specifiek voor Biogen Netherlands B.V. zijn. Er is een Global Quality Manual. In zogenaamde Affiliate Implementation Plans is vastgelegd hoe corporate procedures en documenten lokaal worden gebruikt. Het kwaliteitssysteem bevat een managementverklaring met een duidelijk kwaliteitsbeleid. Twee keer per jaar wordt een Quality Management Review uitgevoerd. Daarnaast zijn er maandelijks kwaliteitsoverleggen op lokaal niveau. Kwaliteitsrisicobeheer is beschreven in een corporate procedure. Bij een change wordt een risk management procedure gevolgd waarin risico s benoemd en gemanaged worden. De grootste risico s zijn benoemd en deze zijn naar behoren gemanaged Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Opleiding en training van medewerkers van Biogen Netherlands B.V. is vastgelegd in een matrix. In deze matrix zijn modules gedefinieerd met bijbehorende trainingseisen. Voor elke functie is er een curriculum, dat automatisch gepresenteerd wordt aan de medewerker. Er is een module voor GDP voor bij GDP betrokken medewerkers. In een apart computersysteem registreert elke medewerker de trainingsactiviteiten. Medewerkers hebben 30 dagen tijd om zich nieuwe documenten eigen te maken. Het management monitort de vorderingen in de trainingsprogramma s Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] 11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Alle documenten binnen het kwaliteitssysteem worden in één enkel gevalideerde digitale opslagruimte opgeslagen. Alle documenten met betrekking tot GDP worden niet alleen geautoriseerd door Biogen Netherlands B.V., maar ook door het Biogen Idec International kantoor in Zug. Opstellen en bewerken van procedures, CAPA s en Change Control documenten gebeurt in een digitaal werkgebied. Na afronding worden documenten geprint, getekend en opgeslagen door de RP. GDP procedures worden eens per twee jaar gereviewd, niet-gdp procedures eens per drie jaar. F013/03 Bladzijde 4 van 9

5 Quality Agreements worden ook digitaal opgeslagen in het kwaliteitssysteem. Deze worden eens per twee jaar gereviewd. In het kwaliteitssysteem wordt voor elk document een document workflow bijgehouden, waarin wijzigingen van het document worden geregistreerd. Verlopen versies van documenten worden gearchiveerd. Voor GXP documenten geldt een onbeperkte bewaartermijn Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Goederenstroom De geneesmiddelen worden vrijgegeven in Denemarken en worden vervoerd naar verschillende opslaglocaties, waaronder de in Duitsland en Frankrijk en in Nederland. De geneesmiddelen worden van daaruit direct afgeleverd bij. Het vervoer naar valt onder de verantwoordelijkheid van Biogen Idec International. Op het moment van afleveren bij is Biogen Netherlands B.V. kort eigenaar van de geneesmiddelen (flash title ownership). De middelen komen daarna direct in eigendom van en Biogen Netherlands B.V. stuurt een invoice naar. Biosimilars worden opgeslagen bij, en vandaar direct vervoerd naar de afnemers (ziekenhuisapotheken). Kwalificatie leverancier Biogen Idec International is de enige leverancier. Kwalificatie van deze leverancier vindt plaats aan de hand van een Supplier Questionnaire. Daarbij wordt ook de groothandelsvergunning van de leverancier gecontroleerd. Autorisatie van de leverancier door de RP wordt vastgelegd op de Supplier Questionnaire. De samenwerking met Biogen Idec International is beschreven in een Quality Agreement. Deze is ingezien en in orde bevonden. Kwalificatie afnemer Jaarlijks wordt de bevoegdheid van tot het afnemen van geneesmiddelen gecontroleerd aan de hand van een procedure voor kwalificatie van klanten. De kwalificatie van klanten voor biosimilars wordt uitgevoerd door. Klanten die een tijd lang geen producten hebben afgenomen worden in het systeem geïnactiveerd en moeten opnieuw gekwalificeerd worden voordat er weer geneesmiddelen geleverd kunnen worden Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten Er is een digitaal systeem voor het vastleggen en afhandelen van klachten. voert ontvangen klachten in in het systeem. Biogen Idec International onderzoekt de klacht, vraagt eventueel een monster op, en schrijft een rapport over de afhandeling. De RP autoriseert dit rapport en informeert de klager over de afhandeling van de klacht. Logistieke klachten worden gedocumenteerd en behandeld als een deviatie, met een bijbehorende CAPA en onmiddellijke correctie. Maandelijks stuurt Biogen Idec International een trendrapport naar de RP. De RP volgt alle klachten die uit Nederland afkomstig zijn. Elk kwartaal is er een review meeting met, waarbij klachten en deviaties worden besproken. Retouren In het Quality Agreement met is vastgelegd dat geen middelen retour stuurt. Er zijn dan ook in de afgelopen anderhalf jaar geen retouren geweest, ook niet van biosimilars. Recall Er is een procedure voor het uitvoeren van recalls. Daarin zijn adequate bepalingen opgenomen over het informeren van de Inspectie voor de Gezondheidszorg in geval van (vermoedelijke) vervalsing van geneesmiddelen. In de afgelopen twee jaar is er geen recall uitgevoerd. Wel zijn mock recalls uitgevoerd, gemanaged vanuit het hoofdkantoor. Het rapport van de laatste mock recall is gezien, maar niet inhoudelijk beoordeeld. Hierover zijn geen opmerkingen. F013/03 Bladzijde 5 van 9

6 11.7 Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] 11.8 Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Op dit moment loopt een driejarig programma voor zelfinspecties. Auditors voor de audits van Biogen Netherlands B.V. komen van de Belgische vestiging van Biogen Idec International. Vanaf 2017 zullen zelfinspecties risicogestuurd uitgevoerd worden. Daarbij worden activiteiten met een hoog risico geïdentificeerd. Uit een zelfinspectie kunnen CAPA s voortkomen, die in detail worden beschreven. Een voorbeeld van een dergelijke CAPA is ingezien. Deze CAPA was goed gedocumenteerd en ter afluiting afgetekend Vervoer Transport van de central warehouses naar gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Biogen Idec International. Vervoer van biosimilars naar de afnemers wordt uitgevoerd door, maar valt onder de verantwoordelijkheid van Biogen International GmbH. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken In de procedure voor recalls staat, naast de juiste contactgegevens van de IGZ kantoor in uitrecht, nog een oud telefoonnummer van het vroegere kantoor in Den Haag Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. F013/03 Bladzijde 6 van 9

7 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige Er zijn geen overige tekortkomingen geconstateerd. Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen Aangeraden wordt in sectie 5.3 van de Quality Manual Biogen Netherlands B.V. (PRCD-27569) een verwijzing op te nemen naar het nieuwe Europese richtsnoer voor GDP, daar waar gewezen wordt op de kwalificaties waaraan de RP moet voldoen. 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Biogen Netherlands B.V., locatie Prins Mauritslaan te Badhoevedorp wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. F013/03 Bladzijde 7 van 9

8 Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de tekortkomingen door uw bedrijf voldoende zijn gecorrigeerd en de genomen maatregelen zijn geïmplementeerd en worden nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 12 juli 2016 afgesloten. Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F013/03 Bladzijde 8 van 9

9 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F013/03 Bladzijde 9 van 9