Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Symbio Farma B.V. te Hoofddorp, op 8 april en 9 juni Utrecht, 2015

Transcriptie

1 Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Symbio Farma B.V. te Hoofddorp, op 8 april en 9 juni 2015 Utrecht, 2015

2 1. Geïnspecteerde locatie(s): Symbio Farma B.V. Diamantlaan WV HOOFDDORP Documentnummer: V Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 8 april en 9 juni Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Distributeur Opiumontheffing Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing G 5482 Registratie API distributeur 6. Datum vorige inspectie: 6 november 2012 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Symbio Pharma BV (hierna: Symbio) is een dochteronderneming van de Symbio Holding. Het is een inen verkoopkantoor van geneesmiddelen met eigen opslag. Leveranciers zijn andere vergunninghouders in de EER en afnemers zijn paralleldistributeurs (vergunninghouders) in de EER die de geneesmiddelen ompakken voor de lokale markt. Daarnaast zijn zij logistiek dienstverlener voor één vergunninghouder. Doorgaans wordt er vraaggestuurd ingekocht waardoor voorraden beperkt zijn. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: - Er is een nieuwe RP. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GDP routine Meldingen en Aanvraag Farmatec Anders, Ontvangen documenten: Niet van toepassing F132/01 Bladzijde 2 van 9

3 Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem X 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V V V V V V Personeel/Responsible Person (RP) V Bedrijfsruimte en uitrusting V Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V V V V Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: *, RP en directeur *, Consultant 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Dit is een eerste GDP routine inspectiebezoek na de vergunningverlening. F132/01 Bladzijde 3 van 9

4 1.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Symbio beschikt over een kwaliteitssysteem waarin de nieuwe GDP richtsnoer is geïmplementeerd. Het systeem bestaat uit SOP s, werkinstructies en formulieren en oogde volledig. Er is een handboek en het documentenbeheer is in handen van de RP. De SOP s worden elk jaar gereviewd. Hiervan wordt een overzicht bijgehouden, die is ingezien en geen aanleiding gaf tot opmerkingen. Managementreview Er is een SOP management review die nog niet operationeel is. Kwalititeitsrisicobeheer Er is een SOP voor Quality risk management. Er wordt onderscheid gemaakt in proactive en een retrospective assesment. De SOP is ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Er was geen overzicht van de processen en gebruikte apparatuur waarop proactive riskassesments was uitgevoerd. Met het beschrijven van de procedures is wel rekening gehouden met mogelijke risico s. Een retrospective assesment was als onderdeel van de change control uitgevoerd op het in gebruik nemen van de nieuwe koelcel. Wijzigingen, CAPA, changecontrol en PDCA systeem Er zijn SOP s voor deviations, CAPA s en change control. Ingezien is een ingevuld deviation & corrective and preventive report van een stroomonderbreking dit jaar die geen aanleiding tot opmerkingen gaf. Daarnaast is een change control formulier van de ingebruikname van de koelcel bekeken en ook die gaf geen aanleiding tot opmerkingen. De wijzigingen naar aanleiding van twee meldingen zijn in praktijk gebracht (zie paragraaf 11.5), maar nog niet in een SOP en werkinstructie in het kwaliteitssysteem opgenomen Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Bij Symbio zijn vier personen werkzaam. Dit zijn de directeur en tevens RP, een kantoormedewerker en twee magazijnmedewerkers. RP Er zijn twee RP s. Dit zijn de directeur en een consultant die wordt ingehuurd voor de implementatie en handhaving van het kwaliteitssysteem. Beide RP s hebben een GDP training gehad. Beide staan als zodanig op de vergunning bijgeschreven. Er is een functiebeschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de RP. Die is ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. In verband met toekomstige plannen (ompakken en labellen) is men op zoek naar een QP/RP in Nederland. Overig personeel Er waren door de RP en medewerkers getekende functiebeschrijvingen (verantwoordelijkheden, kwalificatie eisen en vaardigheden) van de magazijn medewerkers aanwezig. Deze zijn ingezien en gaven geen aanleiding tot opmerkingen. De twee magazijnmedewerkers zijn GDP getraind. De training betrof een interne GDP cursus en een SOP training gegeven door de RP. De trainingsrecords van de SOP trainingen van beide personen zijn gezien en gaven geen aanleiding tot opmerkingen Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Bedrijfsruimten De bedrijfsruimte bestaat uit de volgende als zodanig gemarkeerde delen: - Los- en laadplaats bestaande uit een roldeur waar de goederen beschermd tegen weersinvloeden in- en uitgeladen kunnen worden. - Ontvangst met tafel voor de ingangscontrole. - Opslag bestaande uit een koelcel, extra koelkast en legbordstellingen met een quarantainedeel en een deel voor de retouren incl. recall producten. - Afkeur bestaande uit een afvalton voor vernietiging. - Verzend met tafel voor het gereed maken voor verzending.. Temperatuur- en omgevingscontrole Zowel het magazijn als de koelcel zijn in de zomer en winter qua temperatuur gemapt. In het mappingverslag ontbreekt de conclusie en een plattegrond met de hot- en coldspots die voorzien zijn van een logger. Alle aanwezige loggers waren gekalibreerd wat jaarlijks wordt herhaald. F132/01 Bladzijde 4 van 9

5 Uitrusting Er is een onderhoudsplan voor de in gebruik zijnde apparatuur waarin het onderhoud aan de airco en koelkast in het magazijn ontbrak. Onderhoud op beide is op 14 oktober 2015 door een extern bedrijf uitgevoerd. Verder waren de in gebruik zijnde temperatuurloggers volgens schema gekalibreerd, de rapporten waren aanwezig. De koelcel en koelkast geven een alarm bij <2 C en >7. De koelcel is uitgerust met een dubbele compressor. Bij een out of spec gaat er een telefoonlijn in werking net zolang totdat er opgenomen wordt. De temperatuurmonitoringslijsten van de koelcel en het magazijn zijn ingezien en gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Ongediertebestrijding en schoonmaak Er is een programma voor ongedierte bestrijding actief. Diverse bezoek rapporten zijn ingezien en waren voor gezien afgetekend door Symbio. De rapporten gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Een schoonmaakplan is aanwezig. In het schoonmaakplan ontbreekt de wijze van schoonmaken nat of droog. Uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden worden in register genoteerd, die is ingezien en hierover waren geen opmerkingen Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Op de werkvloer zijn de SOP s en werkinstructies in te zien voor de magazijnmedewerkers. Tevens staan er twee computers waarop o.a. de foto catalogus voor de ingangscontrole is te raadplegen. Ingezien zijn registers van binnenkomende en uitgaande goederen. Te traceren is welk middel met welke batch naar welke afnemer wanneer is gegaan. Documentatie in de vorm van aan-/verkoopfacturen en leveringsbonnen was op orde Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Leveranciers/klant kwalificatie- en controle Er is een uitgebreide SOP voor validation of suppliers and customers. Voordat een leverancier gekwalificeerd wordt, vindt er een controle plaats op: reputatie en betrouwbaarheid, de vergunning (geldigheid) en de kredietwaardigheid, onrealistische prijzen en de grootte van de aanbiedingen. Gezien is een overzicht waaruit bleek dat elke drie maanden de vergunning wordt gecheckt. Niet gecheckt worden de non-compliances op de website van de EudraGMDP. Uit een steekproef onder de leveranciers bleken allen te beschikken over een geldige vergunning. Naar aanleiding van twee incidenten (zie 11.1 en 11.6) heeft Symbio maatregelen genomen richting de leverancier. Opslag Het magazijn en de koelcel zagen er netjes en overzichtelijk uit. De geneesmiddelen in eigendom van de opdrachtgever worden apart op naam van de opdrachtgever op de legbordstelling opgeslagen. Verzendklaar zetten en afleveren Er is een inpakinstructie met foto s van de wijze van inpakken. Bij koelproducten wordt aan de buitenzijde een sticker aangebracht met 2-8 C. Vernietigen Er is een contract gesloten met een afvalverwerker die op afroep de verzegelde ton met de te vernietigen geneesmiddelen ophaalt tegen een ontvangstbewijs. Van de vernietiging ontvangt Symbio een bewijs van vernietiging Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten Geen onderwerp van inspectie. F132/01 Bladzijde 5 van 9

6 Vervalsingen Er zijn van counterfeit verdachte batches.. en.. afkomstig uit Polen resp. Griekenland gemeld bij de Inspectie. Door de registratiehouders is vastgesteld dat de inhoud van de verpakkingen van de verdachte batches origineel product waren, maar dat: - De etikettering op de verpakkingen van de batches afweek van de retentie monsters. Deze verschillen qua etikettering waren klein en moeilijk te zien. - Bij de : de batchnummers op de buitenzijde van de verpakking en op de bijsluiter verschilden door het ontbreken van één cijfer op de bijsluiter. De bijsluiter leek te zijn gekopieerd omdat het papier dikker was. Omdat verpakkingen bij de ingangscontrole niet waren geopend waren deze verschillen niet opgevallen. In beide gevallen kan niet uitgesloten worden dat de oorzaak van deze verschillen bij de drukker van de buitenverpakkingen en bijsluiters ligt en daarbij bij de fabrikant. Ondanks de uitvoerige controles door Symbio op hun toeleveranciers (zie 11.5), heeft zij om het vertrouwen in de markt te herstellen, besloten de counterfeit SOP verder aan te scherpen met de reeds operationeel zijnde aanvullingen zoals: het opbouwen van een digitale foto catalogus met foto s van het oorspronkelijke product als referentie, het inhoudelijk checken van een deel van de ontvangen verpakkingen (o.a. bijsluiter met de verpakking), het ophangen van een lijst met risicoproducten bij de ontvangst tafel zodat de magazijnmedewerkers hierop continue gefocust worden en als laatste het in kaart brengen van risicomarkten voor verplichte extra checks, zoals het opvragen van extra supply chain informatie. Het reeds opgebouwde en in gebruikzijnde digitale fotoboek is ingezien. Retouren en Recall Er is een procedure returns nr. 15 en productrecalls nr. 16. Bekeken zijn de door Symbio uitgevoerde acties naar aanleiding van twee incidenten waarbij geneesmiddelen retour kwamen. Het retouren ontvangst boek en retourenregister zijn hierop ingezien. Redenen van het retour en de bestemming zijn hierin opgenomen. Hieruit bleek dat de retouren, naar aanleiding van de van counterfeit verdachte batches door Symbio ontvangen van haar afnemers, zijn terug gestuurd naar de leverancier van Symbio in Griekenland Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] De uitbestede activiteiten zijn: ongediertebestrijding, onderhoud aan apparatuur, vernietiging en vervoer. Van alle uitbestede activiteiten waren contracten aanwezig. Met de opdrachtgever waarvoor Symbio logistieke diensten (opslag)verleend was een Technical Aggreement aanwezig met de wederzijdse verantwoordelijkheden Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Zelfinspecties worden jaarlijks gehouden aan de hand van een GDP checklist. Een zelfinspectierapport van d.d was aanwezig. Van de tekortkomingen/verbeterpunten was geen CAPA overzicht met een bewaking op de uitvoering en aftekening bij voltooiing. De tekortkomingen waren wel opgelost Vervoer Vervoer wordt uitbesteed aan een vervoerder die zowel koel- als ambient vervoer uitvoert. Het contract met de vervoerder is ingezien en deze was summier. De GDP vervoerscriteria en communicatie bij afwijkingen conform GDP richtsnoer ontbraken hierin. Zij sturen Symbio de temperatuursoverzichten van het temperatuursverloop tijdens de ritten. Een aantal ritten zijn ingezien en die gaven geen aanleiding tot opmerkingen. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) F132/01 Bladzijde 6 van 9

7 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke De SOP management review is nog niet operationeel. [GDP 1.4] Er ontbreekt een overzicht van de processen en gebruikte apparatuur waarop een proactive riskassesments is uitgevoerd. [GDP 1.5] Het contract met de vervoerder is te summier. De GDP vervoerscriteria en communicatie bij afwijkingen conform GDP richtsnoer ontbreken. [GDP 9.2] 15.3 Overige Van de tekortkomingen/verbeterpunten uit de interne audit was geen CAPA overzicht met een bewaking op de uitvoering en aftekening bij voltooiing. [GDP 8.2] De aanscherpingen naar aanleiding van de van counterfeit verdachte batches zijn nog niet in een SOP en werkinstructie in het kwaliteitssysteem opgenomen. [GDP 4.2] In het mappingverslag ontbreekt de conclusie en een plattegrond met de hot- en coldspots die voorzien zijn van een logger. [GDP 3.2.1] In het onderhoudsplan ontbreken de airco en koelkast in het magazijn. [GDP 3.2] In het schoonmaakplan ontbreekt de wijze van schoonmaken nat of droog. [GDP 3.2] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. F132/01 Bladzijde 7 van 9

8 15.5 Aanbevelingen Het is aan te bevelen de GMP- en GDP non-compliances op EudraGDP regelmatig te raadplegen en deze controle in bijvoorbeeld de SOP validation of suppliers and customers op te nemen. 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het ontvangen Plan van Aanpak als reactie op de tekortkomingen in hoofdstuk 15 is voldoende bevonden. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Symbio Farma B.V., locatie Diamantlaan 89 te Hoofddorp wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F132/01 Bladzijde 8 van 9

9 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F132/01 Bladzijde 9 van 9