Plan van aanpak Verder vroeg ik u in de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport om een plan van aanpak.

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus GR Utrecht Sanquin Bloedvoorzieningen T.a.v. Plesmanlaan CX AMSTERDAM Datum 9 maart 2015 Onderwerp GDP inspectie Farmaceutische bedrijven Stadsplateau AZ Utrecht Postbus GR Utrecht T F Inlichtingen bij Ons kenmerk V / Uw kenmerk Geachte mevrouw, In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport vroeg ik u uiterlijk 5 januari 2015 om een schriftelijke reactie als u in paragraaf 1 t/m 14 van het rapport feitelijke onjuistheden aantrof. Daarnaast vroeg ik u om een plan van aanpak welke ik tevens heb ontvangen. Uw brief Feitelijke onjuistheden De Inspectie heeft voor de afgesproken datum geen reactie van u ontvangen. Ik ga ervan uit dat het conceptrapport geen feitelijke onjuistheden bevat. Ik stel het conceptrapport nu als definitief rapport vast. Plan van aanpak Verder vroeg ik u in de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport om een plan van aanpak. Onze reactie op uw plan van aanpak vindt u in hoofdstuk 16 van het bijgevoegde eindrapport. Uw reactie is voldoende. Bijgevoegd is het GDP certificaat. Wanneer u extra getekende certificaten wilt ontvangen: dient u dit aan te vragen bij Farmatec via moet u rekening houden met een verwerkingstijd van ong. 2½ week en zijn de kosten hiervan 62 per extra verstrekt certificaat die door Farmatec in rekening gebracht worden Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of uw plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. F143/01 Pagina 1 van 2

2 Afsluiten inspectie Met deze brief sluit ik het inspectiebezoek van 29 oktober 2014 af. In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport is vermeld dat de Inspectie naast het eindrapport ook de afsluitingsbrief van dit inspectiebezoek op haar site zal zetten. Op die manier zal alle informatie over deze inspectielocatie in het kader van dit inspectietraject via internet beschikbaar zijn. Ons kenmerk V / Datum Hoogachtend, Inspecteur F143/01 Pagina 2 van 2

3 Eind rapport van het GDP inspectiebezoek aan Stichting Sanquin Bloedvoorziening te Amsterdam, op 29 oktober 2014 Den Haag, 2015

4 1. Geïnspecteerde locatie(s): Sanquin Bloedvoorziening Plesmanlaan CX AMSTERDAM Documentnummer: V Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 29 oktober 2014 onaangekondigd aangekondigd 4. Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing G 4855 Farmatec aanvraagnummer Registratie API Distributeur 6. Datum vorige inspectie: 23 april 2014 GDP inspectie divisie Plasmaproducten Naam van inspecteur(s) betrokken bij de vorige inspectie: 7. Introductie: 25 en 26 september 2012 in het kader van de Wet inzake Bloedvoorziening (wibv), senior inspecteur en, MSc. inspecteur, senior inspecteur (aanwezig 25 september 2012) Stichting Sanquin Bloedvoorziening (hierna Sanquin) bereidt lang houdbare bloedproducten (geneesmiddelen) uit bevroren plasma. Sanquin bestaat uit verschillende divisies. De inspectie is uitgevoerd bij de divisie Bloedbank. Deze divisie heeft een rol aan het begin en het einde van de keten. Zo levert de bloedbank de grondstof plasma aan voor bewerking aan divisie Plasmaproducten en distribueert Bloedbank het eindproduct in opdracht van divisie Plasmaproducten aan de ziekenhuizen. Deze GDP inspectie is gericht op het product. is op advies van de Medische Adviesraad (MAR) in het assortiment opgenomen om quarantaineplasma als het standaard plasmageneesmiddel voor transfusie te vervangen. is in tegenstelling tot andere bloedproducten een bloedproduct dat als geneesmiddel op de markt wordt gebracht. Het huidige distributiekanaal van de bloedproducten is gehandhaafd, via de bloedbank aan het Klinisch Chemisch Laboratorium (KCL) van het ziekenhuis. De apotheker is hierbij wel betrokken. Pas als apotheker en KCL een overeenkomst hebben getekend levert Sanquin uit. is een geregistreerd geneesmiddel, het plasma gaat via een overslagcentrum in Buggenhout (BE) naar Stockholm voor bewerking. wordt ontvangen vanuit Buggenhout in Groningen en Nijmegen (palletlocaties). Vanuit deze locaties worden de tien uitgiftelocaties (Utrecht, Maastricht, Eindhoven, Leiden, Dordrecht, Rotterdam, Deventer, Groningen, Nijmegen en Amsterdam) bevoorraad. Binnenkort zullen dit zeven uitgiftelocaties worden. De vergunning wordt hierop aangepast. De KCL s van de ziekenhuizen bestellen momenteel nog per fax, dit zal een webbased systeem worden. Tijdens deze inspectie worden ook de zogenoemde HAWA s (handelswaren) bekeken in het magazijn. Het gaat hierbij enkel om vaccins voor de divisie Bloedbank. F132/01 Bladzijde 2 van 9

5 In het kader van de reorganisatie Bloedbank 2015 worden de uitgiftelocaties teruggebracht van tien naar zeven. Op de locatie Rotterdam is ook de afdeling Uitgifte gesloten. Deze locatie wordt verbouwd, in de tussentijd neemt de uitgiftelocatie in Dordrecht de activiteiten over. Op den duur zal de uitgifte in Dordrecht weer overgeplaatst worden naar de verbouwde locatie te Rotterdam. Deze maand zullen de locaties in Leiden en Utrecht sluiten. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GDP routine Melding Aanvraag Farmatec Anders, Ontvangen documenten: * Site Master File 2014 Sanquin Bloedbank Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Kwaliteitsbeheer V 8 Klachten V V V V V V Personeel/Responsible Person (RP) V Bedrijfsruimte en uitrusting N Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen X V V V Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: F132/01 Bladzijde 3 van 9

6 , Verantwoordelijk Persoon/Responsible Person Bloedbank, Manager Uitgifte & Klantenservice Bloedbank, Manager QA Bloedbank, manager QA, Unitdirecteur QRA Bloedbank, Lead auditor, Compliance Officer, Medewerker Releasemanagement, Medewerker QA, Unitdirecteur Productie Bloedbank..., Teamleider Uitgifte & Klantenservice, Teamleider Uitgifte & Klantenservice, Stafmedewerker Productie, Stafmedewerker Productie, Stafmedewerker Productie QA manager FB, Hoofd Magazijn, FB, Manager Logistiek, FB, Hoofd Transport, FB, Medewerker Magazijn, FB, Manager Bewerking, Teamleider Bewerking, Teamleider Bewerking, Staffunctionaris Productie. 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Er heeft niet eerder een GDP inspectie plaatsgevonden Kwaliteitsbeheer [GDP Hoofdstuk 1] De bloedbank werkt onder GMP condities. Er is een kwaliteitshandboek waarin de GDP-aspecten zijn opgenomen. Men is bezig alle documenten landelijk te uniformeren. Voor zijn landelijk aparte procedures en formulieren aangemaakt omdat dit een specifiek proces is op de afdeling Uitgifte. De managementreview van 2014 is ingezien, dit ziet er volledig en adequaat uit. Hierover geen opmerkingen. Binnen de uitvoering van Bloedbank 2015 past ook het uitbesteden van activiteiten aan concern diensten zoals transport, inkoop, IT en magazijn. Hierbij is het van belang dat de verantwoordelijkheden en taken helder worden vastgelegd evenals dat vastligt op welke wijze getoetst wordt hoe de dienstverlening wordt nagekomen. Momenteel is Sanquin bezig met een inhaalslag om dit vast te leggen in SLA s en SLS en en bestaande contracten te herzien. Begin 2015 zullen de GMP kritische processen bekeken worden, waaronder het apparatuurbeheer. In 2012, dus voor de huidige situatie, is een template Service Level Agreement opgesteld waarna Service Level Specifications voor de specifieke invulling van de afspraken moeten worden opgesteld. Dit is recent uitgewerkt voor transport Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Op de groothandelsvergunning van Sanquin worden drie gekwalificeerde personen vermeld. Hiervan zijn twee personen QP voor de divisie Plasmaproducten. De derde persoon is gekwalificeerd persoon voor de Bloedbank. De opleidingen van de medewerkers worden per afdeling van Facilitair Bedrijf bijgehouden. Chauffeurs en externe koeriers hebben digitaal een GDP module gevolgd (). De status hiervan wordt in een digitaal overzicht bijgehouden. Dit overzicht van alle chauffeurs is gezien. Andere modules zijn GMP en koude keten. Voor de chauffeurs is gekozen voor het volgen van digitale modules omdat een klassikale F132/01 Bladzijde 4 van 9

7 planning niet haalbaar bleek. De voortgang van opleidingen wordt bewaakt door de teamleider. Per individuele medewerker is een opleidingsdossier. Een dossier van een chauffeur Groot Materieel met daarin de certificaten van de opleidingen en de modules, is bekeken en in orde bevonden. Medewerkers van de afdeling Uitgifte&Klantenservice hebben een GDP training gehad volgens de nieuwe (toen nog concept)richtlijn begin Deze is vergeleken met de definitieve versie van de richtlijn. De training omvatte een presentatie zonder een toetsmoment. Het plan is om de training iedere twee jaar te herhalen, maar dan met behulp van de interactieve cd-rom Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] De afdeling Uitgifte is in vier maanden verbouwd, er is meer ruimte gecreëerd op de afdeling door een muur te verplaatsen. Ook is een nieuwe vriescel ingebouwd, met een koele voorruimte. Dit ter vervanging van de vrieskasten. Tijdens de verbouwing is gewoon doorgewerkt. Er is tijdens de verbouwing een scheidingswand geplaatst waarmee overlast van stof en dergelijke beperkt is gebleven. In de vriescel hangen twee verdampers, waarvan één werkzaam en de andere als back-up fungeert. Bij de verdamper in bedrijf is ijsvorming aan het plafond. Aandacht dient uit te gaan naar de afwisselfrequentie van de beide verdampers om ijsvorming tegen te gaan. De temperatuur van de vriescel en de bewaarkasten wordt geregistreerd door middel van een digitaal monitoringssysteem (). Wanneer de temperatuur buiten de ingestelde specificaties komt, ontstaat een alarmmelding. Het temperatuurverloop wordt geregistreerd evenals de alarmen. Een uitdraai van de afgelopen twee weken is gezien, hierover geen opmerkingen. De voeler die hiermee correspondeert, bestaat uit een gelgevulde afgesloten metalen cilinder die representatief is voor een plasmaeenheid. Buiten de vriescel maar zichtbaar op de afdeling uitgifte zijn drie temperatuurweergavemeters opgehangen die wanneer de temperatuur van de voelers in de vriezer boven -25 C komt, een akoestisch alarm geven. De temperatuurverlopen op basis van deze voelers worden niet vastgelegd, evenmin de alarmen. De voelers hangen in de lucht en zijn in dat opzicht te beschouwen als een soort vooralarmen voor de voeler die met gel gevuld is. De afdeling uitgifte is 24/7 bemand en kan daardoor ingrijpen indien nodig. De technische dienst is 24/7 bereikbaar. Het validatierapport van de nieuwe vriescel is bekeken. De vriescel wordt momenteel nog niet gebruikt voor... Uit het validatierapport is een worst-case positie bepaald, hier hangt op het moment nog geen voeler. Enkele extra voelers zijn in bestelling (besteld op 11 september 2014) en zullen op korte termijn worden geplaatst in de vriescel en in de koelruimte ervoor. In het magazijn aan de Singaporestraat te Lijnden waar de goederen worden opgeslagen, zijn temperatuurmappings uitgevoerd. Op korte termijn zal het magazijn verplaatst worden naar de Maroastraat in Lijnden. Een deel van de goederen is al verhuisd Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Op de afdeling Uitgifte zijn twee onbeheerde documenten aangetroffen: de indeling/plattegrond van de vriescel en een werkoverleg formulier Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Voor het transport in de koelboxen worden coolpacks bij het product in de box gelegd om de temperatuur laag te houden. Deze coolpacks wordt hergebruikt en vervangen wanneer ze een lek vertonen. Om lekkage te beperken wordt een omzak om de coolpacks gebruikt. Dit is echter nog niet bij het magazijn aan de Singaporestraat doorgevoerd, hier worden de coolpacks ook zonder omzak in gebruik genomen voor goederen Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van F132/01 Bladzijde 5 van 9

8 geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Retourgekomen Omniplasma zal in een aparte ruimte worden ingenomen, waarna het in een aparte quarantainevriezer zal worden geplaatst. Deze vriezer is nieuw en moet nog gevalideerd worden. De RP wordt altijd ingelicht bij retourgekomen Omniplasma. Bij defecte verpakkingen neemt de magazijnmedewerker contact op met de afdeling Inkoop en indien nodig ook met de afdeling QA van de Bloedbank. De retourprocedure is bekeken en hierover zijn geen opmerkingen Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Het apparatuurbeheer valt onder de afdeling Facilitair Bedrijf (FB). Dit is nog niet in een contract vastgelegd. Concerndienst F&B is verantwoordelijk voor het transport in Nederland. Er is recent een overeenkomst met deze afdeling opgesteld in een SLS. De SLS tussen Bloedbank en FB op het gebied van transport is ingezien, hierover geen opmerkingen. De opslag van is in Buggenhout (Belgie) Deze locatie is geïnspecteerd door de Belgische autoriteit op 1-3 april De SLA en SLS met divisie Plasmaproducten is ingezien, hierover geen opmerkingen Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Veel activiteiten en verantwoordelijkheden vallen onder andere divisies binnen Sanquin Bloedvoorziening, zo valt het transport onder F&B en controle van testuitslagen en releasemanagement van het product onder divisie Plasmaproducten. In de SLS met FB is opgenomen dat FB toestemming geeft aan de Bloedbank voor het houden van audits Vervoer De distributie en opslag van vindt plaats bij -18 C of lager. Het transport van de producten vanuit de uitgiftelocaties richting ziekenhuizen wordt door eigen auto s en chauffeurs in eigen dienst uitgevoerd. De producten zijn opgeslagen in nieuwe koelboxen (10, 17 en 24 liter). Een extern bedrijf heeft deze methode gevalideerd, dit is ingezien tijdens de inspectie in Nijmegen en in orde bevonden. Voor worden de grote koelboxen gebruikt gevuld met droogijs. Deze boxen houden de temperatuur beneden de -18 C (tot 6 uur). 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur F132/01 Bladzijde 6 van 9

9 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Niet alle uitbestede activiteiten zijn vastgelegd in contracten (SLA, SLS en URL s) Wel is onlangs het transport vastgelegd in een SLS. [GDP 7.1] 15.3 Overige De temperatuurvoelers zijn nog niet op de juiste posities geplaatst in de nieuwe vriescel, deze zijn in bestelling. [GDP 3.2.1] De afwisselingsfrequentie van de verdampers in de vriescel is zodanig ingesteld dat er ijsvorming plaatsvindt voor één van de verdampers. [GDP 3.3] Op de afdeling Uitgifte zijn twee onbeheerde documenten aangetroffen: de indeling/plattegrond van de vriescel en een werkoverleg formulier. [GDP 4.1] Om lekkage te beperken wordt een omzak om de coolpacks gebruikt. Dit is echter nog niet bij het magazijn aan de Singaporestraat doorgevoerd, hier worden de coolpacks ook zonder omzak in gebruik genomen voor goederen. [GDP 4.2] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: De reactie die het bedrijf gegeven heeft op de tekortkomingen, wordt als adequaat beoordeeld. F132/01 Bladzijde 7 van 9

10 Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Stichting Sanquin Bloedvoorziening, locatie Plesmanlaan 125 te Amsterdam wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F132/01 Bladzijde 8 van 9

11 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaar- en transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F132/01 Bladzijde 9 van 9