Daarnaast vroeg de Inspectie u om een plan van aanpak welke zij tevens heeft ontvangen.

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus GR Utrecht Fagron B.V. T.a.v. Venkelbaan KE CAPELLE AAN DEN IJSSEL Datum 29 juni 2015 Onderwerp GDP inspectie Geachte In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport vroeg de Inspectie u uiterlijk 21 mei 2015 om een reactie als u in paragraaf 1 t/m 14 van het rapport feitelijke onjuistheden aantrof. Farmaceutische bedrijven Stadsplateau AZ Utrecht Postbus GR Utrecht T F Inlichtingen bij Ons kenmerk V Uw kenmerk Uw brief Daarnaast vroeg de Inspectie u om een plan van aanpak welke zij tevens heeft ontvangen. Feitelijke onjuistheden De Inspectie heeft voor de afgesproken datum een reactie van u ontvangen. U gaf aan geen feitelijke onjuistheden te hebben aangetroffen. Plan van aanpak Verder vroeg de Inspectie u in de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport om een plan van aanpak. De reactie van de Inspectie op uw plan van aanpak vindt u in hoofdstuk 16 van het bijgevoegde eindrapport. Op grond van uw plan van aanpak is geconcludeerd dat het GDP niveau, voor wat betreft de geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen, in uw bedrijf voldoende is Bijgevoegd is het GDP certificaat. Wanneer u extra getekende certificaten wilt ontvangen: dient u dit aan te vragen bij Farmatec via moet u rekening houden met een verwerkingstijd van ong. 2½ week en zijn hier per extra verstrekt certificaat kosten aan verbonden die door Farmatec in rekening gebracht worden Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of uw plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Afsluiten inspectie Met deze brief sluit ik het inspectiebezoek van 31 maart 2015 af. In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport is vermeld dat de Inspectie naast het F143/01 Pagina 1 van 2

2 eindrapport ook de afsluitingsbrief van dit inspectiebezoek op haar site zal zetten. Op die manier zal alle informatie over deze inspectielocatie in het kader van dit inspectietraject via internet beschikbaar zijn. Hoogachtend, Ons kenmerk V Datum 29 juni 2015 Senior Inspecteur F143/01 Pagina 2 van 2

3 Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Fagron B.V. te Capelle aan den IJssel, op 31 maart 2015 Utrecht, 2015

4 1. Geïnspecteerde locatie(s): Fagron B.V. Venkelbaan KE CAPELLE AAN DEN IJSSEL Documentnummer: V Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 31 maart Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Distributeur Opiumontheffing Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing G Datum vorige inspectie: 31 januari 2012 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Fagron B.V. is een groothandel in grondstoffen en geneesmiddelen. Het bedrijf is gericht op het optimaliseren en innoveren van farmaceutische bereidingen. Het grootse deel van het product assortiment bestaat uit grondstoffen, basiscremes en basiszalven. Slechts een deel van het assortiment omvat niet geregistreerde farmaceutische eindproducten en geregistreerde humane geneesmiddelen. Geneesmiddelen worden betrokken van GMP gecertificeerde loonfabrikanten. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. F132/01 Bladzijde 2 van 9

5 8. Doel en reden van de inspectie: GDP routine Melding Aanvraag Farmatec Anders, Ontvangen documenten: * Site Master File * Inhoudsopgave KHB * Inhoudsopgave Werkinstructies Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V V V V V V Personeel/Responsible Person (RP) V Bedrijfsruimte en uitrusting V Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V V V V Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: General Manager Quality Assurance Manager, Responsible Person (RP) Quality Control Supervisor 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Niet van toepassing F132/01 Bladzijde 3 van 9

6 11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Fagron B.V. heeft een kwaliteitszorgsysteem, dat gebaseerd is onder andere op de huidige GDP richtsnoer. Er is een managementverklaring (beleidsverklaring GDP). Hierover zijn geen opmerkingen. De procedure voor het uitvoeren van een managementreview en de rapportage van de managementreview over 2014 zijn ingezien. Op basis van de review zijn acties gedefinieerd en de resultaten daarvan zijn gecommuniceerd met de medewerkers. Waar nodig zijn ook procedures aangepast. Er is een procedure voor kwaliteitsrisicomanagement, waarin een jaarlijkse risico-inventarisatie en evaluatie beschreven zijn. Recent is een risico-inventarisatie uitgevoerd en waar nodig zijn acties uitgevoerd Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Personeel wordt bij indiensttreding gescreend. Ook wordt een verklaring Omtrent het Gedrag gevraagd. Er is een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en er is een recent opleidingsplan per medewerker. Alle betrokken medewerkers zijn GDP opgeleid. De RP is voldoende voor GDP opgeleid. Wel wordt geadviseerd regelmatig een opfriscursus te volgen. Het personeelsdossier van de Quality Controller is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. In de functiebeschrijving van de RP staat dat deze verantwoordelijk is voor het onderhouden van het kwaliteitssysteem van loonfabrikanten, laboratoria en leveranciers vanuit het perspectief van de wettelijke RP verantwoordelijkheid. Dit is de verantwoordelijkheid van de RP van de loonfabrikant, laboratoria en leveranciers zelf en daarom niet juist Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Het magazijn is schoon en ordelijk. De beveiliging van de locatie is gebaseerd op drie verschillende systemen, die primair gericht zijn op de detectie van personen. Bij een alarm wordt doorgemeld naar een alarmcentrale. Toegang voor personeel is geregeld met. Toegang tot de verschillende ruimtes is op basis van individuele autorisatie. Toegangsgegevens worden bewaard. Chauffeurs van externe vervoerders hebben zonder toezicht geen toegang tot het bedrijf. In het magazijn is een systeem operationeel. Er is een temperatuurmapping uitgevoerd in het nog lege magazijn en in het in bedrijf zijnde magazijn. In de koelcel en andere van het magazijn afgescheiden opslagruimten zijn aparte mappings uitgevoerd. In de is een koelkast aanwezig waarin worden opgeslagen die koel bewaard moeten worden. De validatiedocumenten van het temperatuurbeheerssysteem, met daarin opgenomen de data van de verschillende mappings, zijn ingezien. In de resultaten wordt enkele keren een gemeten maximum temperatuur boven 25 C gerapporteerd zonder verdere opmerkingen over de relevantie daarvan of de consequenties die dit zou kunnen hebben. De gemiddelde temperatuur in de betreffende periode is wel tussen C gebleven. Temperatuurgegevens van de afgelopen periode zijn ingezien en in orde bevonden. Temperatuurloggers worden jaarlijks gekalibreerd. De RP ziet de kalibratierapporten en tekent die voor gezien af. Het kalibratierapport van één van de loggers is niet door de RP afgetekend. Schoonmaak wordt in eigen beheer uitgevoerd. De vloer van het magazijn wordt twee keer per week gereinigd, de stellingen een keer per week. In het schoonmaaklogboek worden uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden niet afgetekend door de medewerker die ze uitgevoerd heeft, maar door de supervisor. Ook is controle van het schoonmaaklogboek door de RP niet aantoonbaar. Ongediertebestrijding is uitbesteed aan een extern bedrijf. Dit voert maandelijks controles uit. In het gebouw zijn lokvallen met automatische detectie aanwezig. Zowel binnen als buiten het gebouw zijn vallen geplaatst. In het contract met de ongediertebestrijder zijn insecten niet genoemd als te bestrijden diergroep, maar in het bedrijf zijn wel vallen voor insecten aanwezig. Voor de bedrijfsadministratie wordt gebruik gemaakt van een systeem dat voor het hele Fagron concern beschikbaar is. Daarin zijn de administraties wel per onderneming (juridische entiteit) gescheiden. F132/01 Bladzijde 4 van 9

7 11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Bedrijfsprocessen zijn beschreven in procedures, die in pdf format online ingezien kunnen worden door alle medewerkers. Procedures zijn 3 jaar geldig, waarna revisie volgt. Aftekenen voor het gelezen en begrepen hebben van een procedure gebeurt op een sticker die geplakt is op het plastic mapje waarin het origineel van de procedure wordt bewaard. Op de sticker staan geen gegevens (nummer, datum) van de betreffende procedure. Daardoor is er geen directe fysieke koppeling tussen de procedure en de parafen ter aftekening Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie van leveranciers wordt jaarlijks uitgevoerd aan de hand van de procedure Leveranciersbeoordeling. Kopieën van vergunningen en certificaten worden opgevraagd en met behulp van een beoordelingsformulier wordt voor elke leverancier een eindscore berekend. Geldige en actuele vergunningen staan in de EudraGMDP database. De status van de vergunningen worden niet gecheckt met behulp van deze database. Beoordeling van de bevoegdheid van afnemers gebeurt aan de hand van de procedure Nieuwe klanten. Van groothandels worden jaarlijks kopieën van de vergunningen gevraagd, apotheken worden gecheckt aan de hand van de IGZ lijst. Bij binnenkomst leveringen is er een ingangscontrole, waarna de pakbon wordt afgetekend. en koelproducten worden direct naar gebracht en daar gecontroleerd. Opslag vindt plaats in de bulkhal en/of in bakken in de geautomatiseerde opslagvoorziening (de robot). Geneesmiddelen worden door de magazijnmedewerker zelf op een beschikbare locatie gezet, die vervolgens geregistreerd wordt in het administratiesysteem voor het magazijn. Geneesmiddelen worden niet gescheiden van grondstoffen en andere producten opgeslagen. Orders worden gepickt uit de bulkopslag of de robot. Controllers controleren de bestelling in het repacking station. Controle vindt ook plaats door weging van de bakken waarin de bestelling is verzameld. Cycle counting wordt dagelijks uitgevoerd. Minimaal eenmaal per maand wordt de hele voorraad geteld. Bij geconstateerde voorraadverschillen wordt een onderzoek ingesteld. Te vernietigen geneesmiddelen worden in afvaltonnen gedaan en opgehaald door een extern bedrijf. Er wordt een bewijs van vernietiging bewaard Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Afhandeling van klachten is gedelegeerd aan de Quality Assurance afdeling, maar valt onder de verantwoordelijkheid van de RP. De procedure en de documentatie met betrekking tot het afhandelen van klachten is ingezien en in orde bevonden. De RP is voldoende betrokken bij de klachtenafhandeling. Medewerkers worden betrokken bij de opvolging van klachten. Een van de medewerkers is opgeleid voor het afhandelen van retouren. Deze controleert een retourzending, een QA medewerker doet een nacontrole (gedelegeerde taak van de RP). Na akkoord kunnen de goederen weer in de verkoopbare voorraad opgenomen worden. De beschrijving van het terugplaatsen van retourgoederen in de voorraad komt wat betreft de controle door een QA medewerker niet overeen met het formulier voor het afhandelen van retourgoederen. De procedure voor vervalsingen is gezien en in orde bevonden. De contactgegevens van de IGZ dienen geactualiseerd te worden. De procedure voor het uitvoeren van recalls en de rapportage van een recente recall zijn ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Ongediertebestrijding, zie onder 11.3 F132/01 Bladzijde 5 van 9

8 Vervoer, zie onder Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Er is een procedure voor zelfinspecties en een jaarplanning. Uit het verslag van een in 2014 uitgevoerde zelfinspectie blijkt dat het hier slechts ten dele een zelfinspectie betreft. Onvoldoende is gebleken dat zelfinspecties gericht zijn op controle van de implementatie en naleving van de GDP-beginselen in de bedrijfsprocessen. Review van een procedure kan het resultaat zijn van een zelfinspectie, maar is op zichzelf geen onderdeel van een zelfinspectie Vervoer Vervoer is uitbesteed aan een externe pakketdienst. Met deze vervoerder is een vervoersovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst zijn geen specifieke bepalingen opgenomen over vervoer van geneesmiddelen onder GDP condities. Incidenteel wordt gebruik gemaakt van andere vervoerders, en met deze vervoerders zijn geen service level agreements afgesloten met daarin specifieke GDP eisen voor vervoer. De pakketdienst levert binnen 16 uur de leveringen af. Koelproducten worden verzonden met gel-packs in de verzendboxen. Er worden veel koelproducten vervoerd die 3 dagen bij een temperatuur tot 25 C bewaard kunnen blijven. Er wordt uitgebreid getest of het vervoer zoals nu uitgevoerd onder de 25 C blijft. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische F132/01 Bladzijde 6 van 9

9 Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Onvoldoende is gebleken dat zelfinspecties gericht zijn op controle van de implementatie en naleving van de GDP-beginselen in de bedrijfsprocessen. (GDP 8.1) In de vervoersovereenkomst met de externe vervoerder zijn geen specifieke bepalingen opgenomen over vervoer van geneesmiddelen onder GDP condities. Incidenteel wordt gebruik gemaakt van andere vervoerders, en met deze vervoerders zijn geen service level agreements afgesloten met daarin specifieke GDP eisen voor vervoer. (GDP 9.2) 15.3 Overige In de functiebeschrijving van de RP staat een verantwoordelijkheid die niet aan de RP behoort te worden toegeschreven. (GDP 2.2) In de resultaten wordt enkele keren een gemeten maximum temperatuur boven 25 C gerapporteerd zonder verdere opmerkingen over de relevantie daarvan of de consequenties die dit zou kunnen hebben. (GDP 3.2.1) Het kalibratierapport van één van de temperatuurloggers is niet door de RP afgetekend. (GDP 3.3) In het schoonmaaklogboek worden uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden niet afgetekend door de medewerker die ze uitgevoerd heeft, maar door de supervisor. Ook is controle van het schoonmaaklogboek door de RP niet aantoonbaar. (GDP 3.2.1) In het contract met de ongediertebestrijder zijn insecten niet genoemd als te bestrijden diergroep, maar in het bedrijf zijn wel vallen voor insecten aanwezig. (GDP 3.2) Er is geen directe fysieke koppeling tussen de originele procedure en de parafen die medewerkers zetten om aan te geven dat de procedure gelezen en begrepen is. (GDP 4.2) De geldigheid van vergunningen wordt niet gecheckt met behulp van de EudraGMDP database. (GDP 5.2) De beschrijving van het terugplaatsen van retourgoederen in de voorraad komt wat betreft de controle door een QA medewerker niet overeen met het formulier voor het afhandelen van retourgoederen. (GDP 6.3) De contactgegevens van de IGZ in de procedure voor vervalsingen dienen geactualiseerd te worden. (GDP 6.4) Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen Op de groothandelsvergunning is onder Groothandelsactiviteiten optie 1.2 Zonder een handelsvergunning in de EER en bestemd voor de EER niet met ja aangekruist, terwijl wel ongeregistreerde middelen op doktersverklaring worden afgeleverd. Bij Farmatec dient een verzoek tot wijziging van de vergunning ingediend te worden. F132/01 Bladzijde 7 van 9

10 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het ontvangen Plan van Aanpak als reactie op de belangrijke tekortkomingen in hoofdstuk 15 en de later verkregen aanvullende informatie is voldoende bevonden. Voor zover mogelijk worden oplossingen voor de genoemde tekortkomingen op korte termijn geïmplementeerd. Tijdens een volgend inspectiebezoek zal uw plan van aanpak en de correcties van de overige bevindingen op uitvoeringsniveau worden beoordeeld. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Fagron B.V., locatie Venkelbaan 201 te Capelle aan den IJssel wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F132/01 Bladzijde 8 van 9

11 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F132/01 Bladzijde 9 van 9