Feitelijke onjuistheden De Inspectie heeft voor de afgesproken datum een reactie van u ontvangen. Naar aanleiding hiervan bericht ik u.

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus GR Utrecht Medcellpharma B.V. T.a.v. Flevoweg 9 E 2318 BZ LEIDEN Datum 18 augustus 2015 Onderwerp GMP inspectie Farmaceutische bedrijven Stadsplateau AZ Utrecht Postbus GR Utrecht T F Inlichtingen bij Geachte, In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport vroeg ik u uiterlijk 24 augustus 2015 om een reactie als u in paragraaf 1 t/m 14 van het rapport feitelijke onjuistheden aantrof. Daarnaast was er vanwege het resultaat van de inspectie geen sprake van het opvragen van een plan van aanpak. Ons kenmerk V Uw kenmerk Uw brief Feitelijke onjuistheden De Inspectie heeft voor de afgesproken datum een reactie van u ontvangen. Naar aanleiding hiervan bericht ik u. Aangezien door u geen feitelijke onjuistheden in het conceptrapport zijn vastgesteld, stelt de Inspectie dit rapport nu definitief vast. Eindrapport Omdat er geen wijzigingen als gevolg van feitelijke onjuistheden waren en paragraaf 16 in het rapport geen nadere invulling behoeft, vindt u bijgevoegd het eindrapport 1. Het GMP certificaat heeft u reeds eerder ontvangen. Volgende inspectie Tijdens een volgend inspectiebezoek zal de effectiviteit van het kwaliteitssysteem beoordeeld worden en zal tevens gekeken worden of de tekortkomingen voldoende zijn gecorrigeerd en geïmplementeerd. 1 Eindrapport: rapport waarin feitelijke onjuistheden zijn gecorrigeerd en waarin de reactie van de Inspectie op uw plan van aanpak, mits dit is gevraagd, is opgenomen. F143/01 Pagina 1 van 2

2 Afsluiten inspectie Met deze brief sluit de Inspectie het inspectiebezoek van 13 mei 2015 af. In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport is vermeld dat de Inspectie naast het eindrapport ook de afsluitingsbrief van dit inspectiebezoek op haar site zal zetten. Op die manier zal alle informatie over deze inspectielocatie in het kader van dit inspectietraject via internet beschikbaar zijn. Ons kenmerk V Datum 18 augustus 2015 Hoogachtend, Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur F143/01 Pagina 2 van 2

3 Eindrapport van het GMP inspectiebezoek aan Medcellpharma B.V. te Leiden op 13 mei 2015 Utrecht, 2015

4 Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): diversen 1. Geïnspecteerde site(s): Medcellpharma B.V. Flevoweg 9 E 2318 BZ LEIDEN 2. Activiteiten: Humaan Veterinair IMP 3. Datum van inspectie: 13 mei 2015 Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren Vrijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: 4. Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en) Farmatec aanvraagnummer 6139 F Farmatec-BMC/JZ- Registratie API Importeur EMA referentienummer 6. Datum vorige inspectie: 2 mei 2014 met een vervolginspectie op 20 mei 2014 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Medcellpharma B.V. (hierna te noemen: Medcell) is registratiehouder van 33 in Nederland geregistreerde generieke geneesmiddelen. Deze geneesmiddelen worden gemaakt bij bedrijven in de EU en worden daar op aangeven van Medcell geproduceerd. Voor een klein deel van de registraties (thans 5) is Medcell batch release site. Medcell is bezig ook voor andere registraties batch release site te worden. De geneesmiddelen worden nu niet op de Nederlandse markt afgezet, maar op markten buiten de EU. Naast fabrikant is Medcell ook geregistreerd als bemiddelaar. Op die basis kunnen geneesmiddelen direct van de producent in de EU naar de afnemer gestuurd worden. De rol van Medcell is die van bemiddelaar en registratiehouder. De activiteiten als bemiddelaar zijn niet apart geïnspecteerd tijdens onderhavige inspectie. Het kwaliteitssysteem dat in gebruik is voor de fabrikantenvergunning voldoet aan de vereisen voor een bemiddelaar, zoals vastgelegd in het EU GDP-richtsnoer (hoofdstuk 10). Veranderingen sinds de vorige inspectie: Onder de fabrikantenvergunning zijn thans daadwerkelijk in beperkte mate activiteiten uitgevoerd. batches zijn vrijgegeven. Internationale samenwerking: F129/01 Bladzijde 2 van 8

5 De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was/was niet geïnformeerd en nam/nam niet deel aan de inspectie. Niet van toepassing 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GcLP Melding Routine Op verzoek van: Productspecifiek: Toetsingskader: Geneesmiddelenwet, Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit diergeneesmiddelen, Regeling diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX Volume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten en belangrijkste stappen van de inspectie: Kwaliteitssysteem, batch vrijgifte, uitbestede activiteiten. Niet geïnspecteerde activiteiten: Als gevolg van het beperkt aantal uitgevoerde activiteiten kon de uitvoering van kwaliteitssystemen, zoals deviaties, wijzigingen, klachten, zelfinspectie, PQR en management review niet geïnspecteerd worden. Daarnaast is het onderdeel personeel niet geïnspecteerd. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: director consultant, QP 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie. Na het inspectiebezoek van 20 mei 2014 zijn alleen overige tekortkomingen geconstateerd. Deze tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Farmaceutisch Kwaliteitssysteem Na toekenning van de fabrikantenvergunning is het aantal activiteiten, uitgevoerd op basis van de fabrikantenvergunning, beperkt gebleven. Deviaties en CAPAs zijn niet voorgekomen. De jaarevaluatie over 2014 heeft niet plaatsgevonden, omdat in 2014 geen activiteiten onder de fabrikantenvergunning zijn uitgevoerd. Over 2015 zal een jaarevaluatie opgesteld worden (in 2016). Voor de wijziging die verband houdt met de geplande ingebruikname van een opslaglocatie in is nog geen change opgesteld. De SOP PQR () is naar aanleiding van de vorige inspectie aangepast. Het aandachtspunt post marketing commitments is nu opgenomen in de tekst van de SOP, maar ontbreekt nog in het template. PQRs zijn ook nog niet gemaakt, omdat het aantal batches of de tijdspanne benodigd voor een PQR (zoals beschreven in de procedure) nog niet is bereikt Personeel Dit is geen onderdeel geweest van de inspectie. Er is geen nieuw personeel betrokken bij de activiteiten Gebouwen en apparatuur F129/01 Bladzijde 3 van 8

6 Dit is niet van toepassing Documentatie In het organogram dat opgenomen is in zowel de SMF als de SOP Organisatie/vervanging () wordt de IGZ vermeld als onderdeel van de organisatie waaraan gerapporteerd moet worden. De IGZ is toezichthouder en maakt nooit deel uit van een organisatie Productie De vrijgiftedocumentatie van de.. batches die tot nu toe door de QP van Medcell zijn vrijgegeven is ingezien. Getoond is dat de benodigde informatie (inclusief batch records) digitaal ontvangen zijn. Review door de Medcell QP heeft plaatsgevonden conform de checklist. Monsters zijn bekeken door de QP en worden (zodra mogelijk) opgeslagen op de nieuw in te richten locatie in Lelystad. De SOP Specificaties () is naar aanleiding van de vorige inspectie aangepast. Opgenomen is nu dat eindproducten aan de vereisten van het registratiedossier moeten voldoen. De SOP Vrijgifte () is ook aangepast naar aanleiding van de vorige inspectie. Ook de checklist is aangepast. De eerste drie batch records moeten nu bij ieder product beoordeeld worden, daarna periodiek. Batch record review kan ook tijdens een audit uitgevoerd worden Kwaliteitsbewaking 11.7 Uitbestede activiteiten De SOP Leveranciersbeoordeling () is naar aanleiding van de vorige inspectie aangepast. Ook transporteurs vallen nu onder de reikwijdte van de procedure. Het QA contract met de belangrijkste loonproducent is sinds de voorgaande inspectie 2x aangepast. Een overzicht van de wijzigingen maakt deel uit van de documentatie. Het contract is ingezien, hierover zijn geen opmerkingen. Deze loonproducent is in 2014 geaudit door de QP van Medcell. Het rapport is ingezien, evenals de opvolging. De tweede producent is nog niet geaudit, omdat hier de batch release site nog niet omgezet is naar Medcell (de producent draagt nog de volledige verantwoordelijkheid). Medcell maakt gebruik van 1 transportbedrijf, gevestigd in. Dit bedrijf is in januari 2015 geaudit door de directeur en de QP van Medcell. Het is een klein bedrijf dat gebruik maakt van vrachtwagens van een bedrijf in. Het bedrijf in heeft hiertoe een contract met de vervoerder in. De inhoud van dit contract is onbekend. Medcell heeft verzuimd te controleren of dit contract de vereisten met betrekking tot goede distributiepraktijken bevat. Hierbij valt o.a. te denken aan: niet uitbesteden aan derden, juiste bewaarcondities, geen groupage. Overigens is door Medcell wel aangegeven dat de vrachtwagens verzegeld worden. Tussen het transportbedrijf in en de groothandel in (waar Medcell de producten aan levert) is een technical agreement aanwezig. Medcell is hierbij supervisor, echter geen partij. Op dit moment vindt vervoer van de loonproducent naar de afnemer plaats onder verantwoordelijkheid van de loonproducent, deze maakt echter gebruik van de door Medcell aangegeven vervoerder. Voordat het vervoer volledig onder verantwoordelijkheid van Medcell gaat plaatsvinden, moet het contract met het transportbedrijf in aangepast zijn. Het technical agreement tussen het transportbedrijf in en de groothandel in bevat de benodigde vereisten met betrekking tot GDP, zoals bijvoorbeeld dat het transport geen risico voor het product mag opleveren, vervoer altijd beneden 25 C moet plaatsvinden en geen groupage mag plaatsvinden, ook niet als de vrachtwagen niet volledig gevuld is. In het contract ontbreekt echter dat het bedrijf in een ander bedrijf inhuurt voor het feitelijke transport. Tevens ontbreekt dat uitbesteding van activiteiten niet mogelijk is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Geneesmiddelen kunnen enkele dagen bij het transportbedrijf in staan, voordat de reis naar de afnemer begint. In het contract is geen maximale verblijftijd of opslagconditie in vastgelegd. Beveiliging van de producten tegen bijvoorbeeld diefstal is niet geregeld. Het bedrijf in beschikt niet over een groothandelsvergunning, dus de verblijftijd moet beperkt blijven tot maximaal 72 uur Klachtenbehandeling en terugroepen van producten De SOP Retouren () is naar aanleiding van de vorige inspectie aangepast, retourvoorwaarden zijn F129/01 Bladzijde 4 van 8

7 opgenomen. Ook de SOP Recall () is aangepast, de contactgegevens van de IGZ zijn nu correct. Er zijn nog geen klachten, retouren of recall geweest Zelfinspectie Een zelfinspectie is nog niet uitgevoerd, omdat er in 2014 nog geen activiteiten onder de F-vergunning uitgevoerd zijn. Voor 2015 staat een zelfinspectie op de planning, in combinatie met de nieuwe opslaglocatie in Distributie en verzending Er is een SOP (Her)kwalificatie afnemers (). De procedure is summier, maar bevat de hoogst noodzakelijke elementen. Gezien de geringe omvang van de organisatie is dit acceptabel Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar Er was een Site Master File beschikbaar, gedateerd April Ondergetekende beoordeelt deze SMF als voldoende, met de observatie zoals beschreven in Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) 12.4 Monstername door inspecteur Niet van toepassing 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies 15. Lijst van tekortkomingen: GMP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd. F129/01 Bladzijde 5 van 8

8 15.2 Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige In de SOP PQR is het aandachtspunt post marketing commitments in de tekst van de SOP opgenomen, maar ontbreekt nog in het template. (EU GMP 1.10) In het organogram dat opgenomen is in zowel de SMF als de SOP Organisatie/vervanging () wordt de IGZ vermeld als onderdeel van de organisatie waaraan gerapporteerd moet worden. De IGZ is toezichthouder en maakt nooit deel uit van een organisatie. (EU GMP 2.2 en 4.5) De afspraken met betrekking tot het uitbestede vervoer zijn onvoldoende op de volgende punten: - Het bedrijf in heeft een contract met de vervoerder in. De inhoud van dit contract is onbekend waarmee onbekend is of dit contract de vereisten met betrekking tot goede distributiepraktijken bevat. - In dit contract ontbreekt dat het bedrijf in een ander bedrijf inhuurt voor het feitelijke transport. Tevens ontbreekt dat uitbesteding van activiteiten niet mogelijk is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. - In het contract is geen maximale verblijftijd (72 uur) in vastgelegd. (EU GDP en 9.2) Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen Voordat het vervoer volledig onder verantwoordelijkheid van Medcell gaat plaatsvinden, moet het contract met het transportbedrijf in aangepast zijn. 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Aanbevelingen voor verdere acties door bedrijf: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concludeert ondergetekende dat Medcellpharma B.V., locatie Flevoweg 9 E te Leiden, wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GMP. voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. F129/01 Bladzijde 6 van 8

9 niet voldoet aan GMP. Handtekening: Datum: Naam: Mevr. drs. M.M. van der Meulen Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: IGZ F129/01 Bladzijde 7 van 8

10 Definition of Significant Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; 3. Other Deficiency: A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F129/01 Bladzijde 8 van 8