Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan B.V. Handelsonderneming Drogisterij en Chemicaliënhandel Vriesia te Alkmaar op 24 mei 2018.

Transcriptie

1 Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan B.V. Handelsonderneming Drogisterij en Chemicaliënhandel Vriesia te Alkmaar op 24 mei 2018 Utrecht, 2018

2 1. Geïnspecteerde locatie (s): Wolvenkoog 1 en BE ALKMAAR 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 24 mei Inspecteur (s): Expert (s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning (en) G 6422 Farmatec aanvraagnummer Nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer Wijziging bestaande vergunning API registratie Meldingnummer 6. Datum vorige inspectie 20 juni 2017 Naam van inspecteur(s) Introductie Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. B.V. Handelsonderneming Drogisterij en Chemicaliënhandel Vriesia (hierna Vriesia) is een groothandel in geneesmiddelen (AV en UAD) en warenwetartikelen met circa... werknemers. Ongeveer... van de producten betreft geneesmiddelen. De activiteiten omvatten zowel finepicking, grofpicking als cross docking. Afnemers van Vriesia zijn drogisterijen en andere Pagina 2 van 12

3 groothandels. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: De externe RP is niet meer verbonden aan het bedrijf. Er zijn twee nieuwe interne RP s, die de taken hebben verdeeld. 8. Doel en reden van de inspectie Good Distribution Practice GDP. Toelichting: Onaangekondigde inspectie in verband met het niet opvolgen van de tekortkomingen geconstateerd tijden de laatste inspectie van 20 juni Ontvangen documenten: Van te voren geen documenten ontvangen in verband met onaangekondigde inspectie. Naar aanleiding van de inspectie zijn het audit rapport... (transporteur) en Aangepast calibratierapport van de logger nagestuurd. Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Tijdens deze inspectie is er gefocust op de opvolging van de tekortkomingen die geconstateerd waren tijdens de inspectie van 20 januari 2015 en 20 juni Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem 8 Klachten 11.1 (kwaliteitsbeheersing) Personeel/Responsible Person (RP) Bedrijfsruimte en uitrusting Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer Pagina 3 van 12

4 De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die niet zijn aangevinkt, zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers... Operationeel directeur... Responsible Person 11. Observaties en bevindingen en tekortkomingen (cursief) van de inspecteur(s) 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 20 juni 2017 herhaald in het cursief met een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 24 mei Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. Er waren geen kritische tekortkomingen. De belangrijke tekortkomingen waren: 1. Tekortkomingen geconstateerd tijdens het vorige inspectiebezoek zijn niet teniet gedaan. Hierdoor blijkt Vriesia niet in staat verbeteringen door te voeren ten aanzien van het kwaliteitssysteem. [GDP 1.2 en hoofdstuk 4] Het kwaliteitshandboek is geheel gereviewd en gereviseerd. De belangrijke en overige tekortkomingen van de inspecties van 20 januari 2015 en van 20 juni 2017 zijn nu wel in voldoende mate opgevolgd. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming voldoende is gecorrigeerd. 2. Er worden geen zelfinspecties uitgevoerd. [GDP hoofdstuk 8] Er is een zelfinspectie uitgevoerd op 16 januari 2018 en er staat een zelfinspectie gepland voor september Er is geconstateerd dat deze tekortkoming voldoende is gecorrigeerd. 3. Het is onduidelijk of de geneesmiddelen onder de juiste condities worden vervoerd. [GDP hoofdstuk 9] Het vervoer is uitbesteed aan... Vriesia heeft in augustus 2017 een audit bij de vervoerder uitgevoerd. De vervoerder heeft een eigen G-vergunning en voldoet aan GDP. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over het uitvoeren van het vervoer. Zie verder onder Er is geconstateerd dat deze tekortkoming voldoende is gecorrigeerd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitsbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Besproken/Bekeken: Kwaliteitshandboek (papieren versie). GDP systeembeschrijving d.d. 1 december SOP CAPA A6 v1.0 d.d. 31 oktober CAPA formulier D4 v1.0 d.d. 31 oktober CAPA n.a.v. ongediertecheck d.d. 25 juli 2017; afgerond 8 augustus Change Aanpassing procedures d.d. 16 januari 2018; afgerond d.d. 19 maart Afwijking Temperatuur afwijking d.d. 17 januari Pagina 4 van 12

5 Afwijking Afwijkende temperatuur logger d.d. 2 maart 2018; afgerond d.d. 2 maart Management review d.d. 20 maart SOP Kwaliteitsbeheer A3 v oktober 2017 (onderdeel management review). Klachten/manco analyse 2017 & 2018 (KPI op manco s). SOP Risicoanalyse A9 v1.0 d.d. 31 oktober Bijlage D7 Risicoanalyses. Op CAPA formulier is het mogelijk om correctieve en preventieve acties te noteren. Er zijn voorbeelden van operationele CAPA, change en afwijkingen bekeken. Er zijn risicoanalyses uitgevoerd, waarbij de risico s per processtap zijn geïdentificeerd, en er zijn voorzorgsmaatregelen genomen. Onderwerpen van de risicoanalyse waren o.a. opslag, orderpick, uitbestede activiteiten waaronder transport en kwaliteit (retouren, recall en training). Tekortkomingen: - Er is geen overzicht van de uitvoering en afronding van openstaande CAPA s, change controls en afwijkingen met due dates. - In zowel de procedure als de rapportage ontbreekt de waarborging van de opvolging van de acties die voortkomen uit het management review. Tevens vindt er geen toekenning van een due date aan de acties plaats. - De ondertekening van risicoanalyses is onvolledig (zie ). - De ondertekening van de afwijking d.d. 17 januari 2018 is onvolledig (zie ) Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Er is in november 2017 een GDP training gegeven aan de medewerkers betreft het nieuwe kwaliteitshandboek. Tijdens een vorig inspectiebezoek is al geconstateerd dat de beide responsible persons voldoende zijn opgeleid voor GDP Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Besproken/Bekeken: SOP Schoonmaken magazijn C1 v1.1 d.d. 20 maart 2018 en SOP Ongediertebestrijding. Logboek schoonmaak. Ongediertebestrijdingsrapport d.d. 24 juli Ongediertebestrijdingsrapport d.d. 1 december CAPA d.d. 25 juli 2017; afgerond 8 augustus SOP Opslagcondities C4 v1.0 d.d. 1 december Overzicht locatie van de loggers. Kalibratiecertificaten temperatuurloggers d.d. 5 december Retour/klachten/opmerkingenformulier D11/0. Er is een rondgang gemaakt door het magazijn, welke uit verschillende hallen bestaat. Er worden zowel geneesmiddelen (AV en UAD) als waren opgeslagen. Grotendeels zijn deze fysiek van elkaar gescheiden; echter in sommige gevallen is het voor het orderpicken praktischer om deze wel naast elkaar te bewaren. Elektronisch (administratief) zijn deze producten wel van elkaar gescheiden. Bij de ontvangst staan redelijk veel producten en pallets, waarbij de geneesmiddelen vooraan staan, deze zullen allemaal in één dag worden verwerkt. De geneesmiddelen worden hier gecontroleerd en vervolgens verplaatst naar een vaste locatie in een andere hal. Afwijkende of beschadigde artikelen worden opgeslagen in een afgesloten kast, welke erg vol stond. Eén keer per jaar wordt de hele voorraad geteld. De fysieke telling uitgevoerd door één medewerker, wordt door een andere medewerker gecontroleerd met de administratieve voorraad. Het retouren magazijn, welke afgesloten kan worden, is erg vol in verband met een warencampagne. De status van de producten is duidelijk (nog behandelen, in behandeling, gereed). De responsible person controleert de retouren en tekent af op het retour/klachten formulier. Retour gekomen geneesmiddelen worden vernietigd. Orderpicking wordt met behulp van een polsscanner gedaan. Beveiliging Pagina 5 van 12

6 ... Schoonmaak De hallen zien er schoon uit. De schoonmaak wordt uitgevoerd door één medewerker, die elke ochtend en middag schoonmaakt en controleert op breuken. In het logboek wordt er afgetekend als de schoonmaak is uitgevoerd. In de functiebeschrijving van de schoonmaker staat uitgebreid omschreven wat de taken van de schoonmaker zijn, echter in het logboek schoonmaak staat niet specifiek vermeld wat er is schoongemaakt. Ongediertebestrijding De ongediertebestrijding is uitbesteed aan... Er zijn lokdozen voor muizen en ratten, welke periodiek gecontroleerd worden (elke 6 weken). Naar aanleiding van opmerking/advies in rapport deuren zoveel mogelijk dicht van 24 juli 2017 is er een CAPA geopend. Temperatuurbeheersing De geneesmiddelen moeten worden opgeslagen tussen de 15 en 25 graden Celsius. De alarmgrenzen zijn gezet op 16 en 24 graden Celsius. Er is een aircosysteem. In totaal zijn er in het magazijn en... in de expeditie ruimte. De locaties van de loggers zijn bepaald op basis van de koudste en warmste plekken in het magazijn, zoals bepaald door het uitvoeren van een temperatuurmapping. Er is een zomermapping uitgevoerd op 29 juni 2015 en een wintermapping op 28 januari De recente kalibratiecertificaten van de temperatuurloggers zijn gezien. Een aanvankelijk onjuiste vermelding als niet gekalibreerd bij een van de temperatuurloggers is na het inspectiebezoek gecorrigeerd door het bedrijf dat de kalibraties heeft uitgevoerd. Een nieuw kalibratierapport is verstrekt en door Vriesia gedocumenteerd. Tekortkomingen: - Het is niet aantoonbaar dat de schoonmaakwerkzaamheden volgens de functieomschrijving uitgevoerd worden; de schoonmaakwerkzaamheden worden niet in voldoende detail genoteerd in het schoonmaaklogboek. - De responsible person tekent niet af voor de controle van de schoonmaakwerkzaamheden. - Er is naar aanleiding van een opmerking/advies uit het rapport van het ongediertebestrijdingsbedrijf (d.d. 1 december 2017) eenmalig geen CAPA geopend, zoals wel in de procedure is omschreven. - De frequentie van de controle ongediertebestrijding in de procedure en de afspraken met het ongediertebestrijdingsbedrijf komen niet met elkaar overeen Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Besproken/bekeken: SOP Documentatiebeheer A4 v1.0 d.d. 31 oktober Het kwaliteitshandboek is gereviewd en gereviseerd sinds 1 december De digitale versie op de desktop op kantoor komt overeen met de papieren versie, welke aanwezig is in het magazijn. Er wordt gebruik gemaakt van versiebeheer en in de procedure is aangegeven wat er is veranderd. De revisie termijn van de procedures is 3 jaar. Er wordt nu gebruik gemaakt van het softwarepakket..., welke niet gevalideerd is. Men gaat over naar..., welke nu in test- en validatiefase is. De verwachting is dat eind juni 2018 de acceptatietest uitgevoerd zal worden. Het systeem wordt dan geïmplementeerd in oktober 2018 via een change control. Tekortkoming: Procedures en documentatie zijn niet allen goedgekeurd, getekend en gedateerd door de responsible person en de directeur, voorbeelden hiervan zijn: - Afwijking temperatuur d.d. 17 januari 2018 (datum en handtekening RP ontbreekt). - Risicoanalyses (datum en handtekening RP en directeur ontbreekt). - Zelfinspectierapport (datum en handtekening RP ontbreekt). Pagina 6 van 12

7 11.5 Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Besproken/Bekeken: SOP Leveranciersselectie en afnemersselectie C7 v1.0 d.d. 1 december Documentatie goedgekeurde leveranciers. Documentatie goedgekeurde afnemers. In de procedure is opgenomen dat de responsible person uiteindelijk de beslissing neemt over kwalificatie van leveranciers en afnemers en daarvoor aftekent. Voor de controle van een GDP/GMP certificaat wordt EudraGMDP geraadpleegd. Tekortkomingen: De procedure leveranciers en afnemers selectie is deels onjuist en niet volledig: - De controle op de vergunning(en) en certificaten is niet geheel juist beschreven: een volledige controle omvat een controle van de G-vergunning én het GMP/GDP certificaat. - De periodieke herkwalificatie van leveranciers en afnemers wordt niet vermeld in de procedure en is ook niet aantoonbaar uitgevoerd. - De controle op de aanwezigheid van een gediplomeerd drogist in de drogisterij is niet sluitend: naast het diploma moet er ook bewijs zijn dat de drogist in dienst is van de drogisterij. - De aanduiding apotheek kan worden verwijderd. De initiële kwalificatie van de leveranciers is niet aantoonbaar afgetekend door de responsible person Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Besproken/Bekeken: SOP Klachten en recall B5 v maart Aangezien er in de praktijk een recall is uitgevoerd voor een product (niet-geneesmiddel), is er recent geen mock recall uitgevoerd. Tekortkoming: - In de procedure Klachten en recall ontbreekt de uitvoering van een mock recall Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Zie hoofdstuk 11.3 (ongediertebestrijding, schoonmaak en beveiliging) en hoofdstuk 11.9 (vervoer) Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Besproken/Bekeken: Rapport Zelfinspectie/interne audit d.d. 16 januari SOP Interne auditing C2 v1.0 d.d. 31 oktober Er is een zelfinspectie uitgevoerd en er staat een volgende gepland voor september Tekortkomingen: - In de procedure en de rapportage van de zelfinspectie/interne audit is niet duidelijk welke GDP onderwerpen worden/zijn geaudit. - De ondertekening van het zelfinspectierapport is onvolledig (zie ). - In zowel de procedure als de rapportage ontbreekt de waarborging van de opvolging van de acties die voortkomen uit de zelfinspectie. Tevens vindt er geen toekenning van een due date Pagina 7 van 12

8 aan de acties plaats (zie ) Vervoer Besproken/Bekeken: GDP compliance-overeenkomst Vriesia B.V. met... (ingangsdatum 1 augustus 2017). Audit uitbestede activiteit, augustus 2017 (nagezonden). Het vervoer is uitbesteed aan... De vervoersplannen beschreven in het plan van aanpak van 25 juli 2017 zijn inzichtelijk en realistisch. De beschreven procedure wordt gehanteerd in instructies aan... over het vervoer van elke zending. De GDP compliance-overeenkomst bevat alle benodigde afspraken die goed vervoer bewerkstelligen. Er is een duidelijke verwijzing naar het GDP richtsnoer.... wordt jaarlijks geauditeerd. De laatste audit is uitgevoerd op 22 augustus Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken (o.a. vergunning) Niet van toepassing Wettelijke bepalingen (bevindingen anders dan GDP) Niet van toepassing Vragen van inspecteur naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing. 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: acbg, afdeling Bureau Diergeneesmiddelen IGJ intern Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: Pagina 8 van 12

9 GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd: Het is niet aantoonbaar dat de schoonmaakwerkzaamheden volgens de functieomschrijving uitgevoerd worden; de schoonmaakwerkzaamheden worden niet in voldoende detail genoteerd in het schoonmaaklogboek. [EU GDP 3.2] De responsible person tekent niet af voor controle van de schoonmaakwerkzaamheden. [EU GDP 2.2] De frequentie van de controle ongediertebestrijding in de procedure en de afspraken met het ongediertebestrijdingsbedrijf komen niet met elkaar overeen. [EU GDP 3.2] Er is naar aanleiding van een opmerking/advies uit het rapport van het ongediertebestrijdingsbedrijf (d.d. 1 december 2017) eenmalig geen CAPA geopend, zoals wel in de procedure is omschreven. [EU GDP 1.2 (vi)] Procedures en documentatie zijn niet allen goedgekeurd, getekend en gedateerd door de responsible person en de directeur, voorbeelden hiervan zijn: - Afwijking temperatuur d.d. 17 januari 2018 (datum en handtekening RP ontbreekt). - Risicoanalyses (datum en handtekening RP en directeur ontbreekt). - Zelfinspectierapport (datum en handtekening RP ontbreekt). [EU GDP 4.2] De procedure leveranciers en afnemers selectie is deels onjuist en niet volledig: - De controle op de vergunning(en) en certificaten is niet geheel juist beschreven: een volledige controle omvat een controle van de G-vergunning én het GMP/GDP certificaat. - De periodieke herkwalificatie van leveranciers en afnemers wordt niet vermeld in de procedure en is ook niet aantoonbaar uitgevoerd. - De controle op de aanwezigheid van een gediplomeerd drogist in de drogisterij is niet sluitend: naast het diploma moet er ook bewijs zijn dat de drogist in dienst is van de drogisterij. - De aanduiding apotheek kan worden verwijderd. De initiële kwalificatie van de leveranciers is niet aantoonbaar afgetekend door de responsible person. [EU GDP 5.2 en 5.3] In de procedure Klachten en recall ontbreekt de uitvoering van een mock recall. [EU GDP 6.5] Pagina 9 van 12

10 Er is geen overzicht van de uitvoering en afronding van openstaande CAPA s, change controls en afwijkingen met due dates. In zowel de procedure(s) als de rapportage(s) ontbreekt de waarborging van de opvolging van de acties die voortkomen uit het management review en de zelfinspectie. Tevens vindt er geen toekenning van een due date aan de acties plaats. [EU GDP 1.2 (vi), 1.4 en 8.2] In de procedure en de rapportage van de zelfinspectie/interne audit is niet duidelijk welke GDP onderwerpen worden/zijn geaudit. [EU GDP 8.2] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen (anders dan artikel 36, lid 1 Geneesmiddelenwet) Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen De inspectie heeft voor u de volgende aanbeveling: Voor het opvolgen van CAPA s, change controls en afwijkingen kan het gebruikersvriendelijk zijn om een numeriek systeem in te voeren. 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Niet van toepassing. Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: Niet van toepassing. 17. Conclusie: Op grond van bovenstaand concluderen de leden van het inspectieteam dat B.V. Handelsonderneming Drogisterij en Chemicaliënhandel Vriesia, locatie Wolvenkoog 1 en 3 te Alkmaar wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgevoegd is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Volgende inspectie Tijdens een volgend inspectiebezoek zal de effectiviteit van het kwaliteitssysteem beoordeeld worden en zal tevens gekeken worden of de tekortkomingen voldoende zijn gecorrigeerd en geïmplementeerd. Afsluiten inspectie Met dit rapport sluit de inspectie het inspectiebezoek van 24 mei 2018 af. In de aanbiedingsbrief bij Pagina 10 van 12

11 het conceptrapport is vermeld dat de inspectie het eindrapport van dit inspectiebezoek op haar site zal zetten. Handtekening: Datum: Naam:... Senior Inspecteur IGZ 1 Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd Handtekening: Datum: Naam... Senior Inspecteur IGZ 1 Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd 1 Bij ondertekening gebruiken wij de organisatienaam genoemd in de wetten op het terrein van de volksgezondheid en de jeugdhulp. Pagina 11 van 12

12 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaar- en transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). Pagina 12 van 12