Eindrapport van het BCLA inspectiebezoek aan het Catharina Ziekenhuis te Eindhoven, op 9 juni Utrecht, 2015

Transcriptie

1 Eindrapport van het BCLA inspectiebezoek aan het Catharina Ziekenhuis te Eindhoven, op 9 juni 2015 Utrecht, 2015

2 1. Geïnspecteerde site(s): Catharina Ziekenhuis Michelangelo ZA EINDHOVEN Documentnummer: V Eindrapport 2. Activiteiten: Steriele voorraadbereiding Niet steriele voorraadbereiding Aseptische individuele bereiding (cytostatica/tpv/overig) Aseptische individuele bereiding van radiofarmaca Niet steriele individuele bereiding Anders: bereiden en collegiaal doorleveren van ongeregistreerde geneesmiddelen 3. Datum van inspectie: 9 juni Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Inschrijving Apothekersregister van de Inspectie voor de Gezondheidszorg Ja Nee 6. Datum vorige inspectie: 23 augustus 2012 Naam van inspecteur(s) betrokken bij de vorige inspectie: 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. De apotheek is een bereidende en collegiaal leverende apotheek. Het ziekenhuis maakt deel uit van de Santeon groep, een verband van grotere opleidingsziekenhuizen door heel Nederland. Binnen Santeon wordt samengewerkt op gebied van klinisch onderzoek, inkoop en farmacie. Collegiale levering van met name steriele bereidingen (, ) vindt plaats aan.. Nederlandse ziekenhuizen. Afspraken met de afnemers worden contractueel vastgelegd. Binnen de bereidingsafdeling van de ziekenhuisapotheek worden geneesmiddelen bereid en voor toediening gereed gemaakt voor interne klanten, bestaande uit de verschillende afdelingen en specialismen van het Catharina ziekenhuis. Ook bereidt de apotheek geneesmiddelen op voorraad voor een groot aantal externe klanten. Tevens bereidt de apotheek producten voor openbare apotheken in de regio. Ten behoeve van de verpleegafdelingen vinden individuele aseptische bereidingen plaats van kant en klare spuiten met geneesmiddel. De volgende typen producten worden bereid: Steriele producten: Niet-steriele producten: -. Veranderingen sinds de vorige inspectie: F140/01 Bladzijde 2 van 10

3 Niet van toepassing Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was niet geïnformeerd en nam niet deel aan de inspectie. Niet van toepassing 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GMP-Z GDP GcLP Circulaire collegiaal doorleveren door apothekers IGZ (GMP/FA/FT/PD) Routine Melding Op verzoek van: Productspecifiek: Ontvangen documenten: * Organigram * Inhoudsopgave kwaliteitshandboek * Site Master File * Assortiment (voorraad, gestandaardiseerd individueel, niet gestandaardiseerd individueel, collegiale leveringen) * Plattegrond Toetsingskader: Geneesmiddelenwet, Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX Volume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use GMP-Z Veldnorm voorschrijven, klaarmaken, ter hand stellen en toedienen van cytostatica Circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten en belangrijkste stappen van de inspectie: Onderdeel Onderdeel V 1 Kwaliteitsbeheersing X 5.5 Productie - niet steriele individuele bereiding V 2 Personeel V 6 Kwaliteitsbewaking (kwaliteitscontrole) V 3 Gebouwen (ruimten) en V 7 Uitbestede activiteiten Apparatuur V 4 Documentatie V 8 Klachten en recall V 5.1 Productie steriele voorraadbereiding X 5.2 Productie niet steriele voorraadbereiding V 9 Zelfinspectie V 10 Productdossiers F140/01 Bladzijde 3 van 10

4 V 5.3 Productie - aseptische individuele bereiding van cytostatica/tpv/overig X 5.4 Productie - aseptische individuele bereiding van radiofarmaca X 11 Medicinale gassen N 12 Overig Toelichting geïnspecteerde onderdelen De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: - Gevestigd apotheker (begin, lunch, einde) en lid RvB (begin en einde) - Productie apotheker - QC/lab apotheker - QA apotheker - Ziekenhuisapotheker in opleiding 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie. In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 23 augustus 2012 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 9 juni Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven Belangrijke De productdossiers bevatten op het punt van farmacotherapeutische rationaliteit en vervangbaarheid door geregistreerde producten onvoldoende onderbouwing van de beslissing om een product zelf te bereiden. In de dossiers wordt niet op rationele farmacotherapie volgens de geldende richtlijnen getoetst. (IGZ Circulaire ) Zie voor de bevindingen onderdeel De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Kwaliteitsbeheersing De apotheek heeft een kwaliteitssysteem wat is vastgelegd in een kwaliteitshandboek. De procedures zijn opgezet volgens de ISO principes. De titel van de procedure die de change control beschrijft luidt dan ook: Beheersen kwaliteitsplannen. Deze procedure is overigens niet integraal toegepast bij de implementatie van 2 grote veranderingen, namelijk de implementatie van het lighthouse systeem en de modificatie van het leidingwerk van het 50 liter en 500 liter bereidingsvat. Deel modificaties binnen deze projecten zijn wel volgens de aangegeven procedure afgehandeld. Het systeem voor het behandelen van deviaties is gefragmenteerd. Deviaties worden gegenereerd en verzameld per proces/systeem. Er is geen geïntegreerd systeem en er wordt geen trending uitgevoerd naar bijvoorbeeld de onderliggende oorzaken van de afwijking. Dit biedt onvoldoende basis om continue verbetering te bewerkstelligen Personeel Opleidingsdossiers zijn ingezien van een medewerker die recent in dienst is getreden en waarvan de opleiding nog gaande is en van een medewerker die al enkele jaren in dienst is. Werknemers worden zowel initieel getraind als jaarlijks geherkwalificeerd. Dit heeft niet geleid tot opmerkingen. Veranderingen in GMP en andere kwaliteitsrichtlijnen worden op regelmatige basis gecheckt op veranderingen en in de staf besproken en beoordeeld op mogelijke implicaties voor het eigen kwaliteitssysteem. Hier wordt echter niets van vastgelegd. F140/01 Bladzijde 4 van 10

5 11.3 Gebouwen (ruimten) en apparatuur Tijdens de inspectie is een rondgang gemaakt langs de productieruimtes. De apotheek maakt voor doorlevering een breed assortiment aan steriele geneesmiddelen, waarvan de meeste een hitte sterilisatie stap ondergaan in de primaire verpakking. Slechts.. steriele producten ( oogdruppel en middel voor desinfectie vanuit huid rondom het oog) worden aseptisch bereid. Deze laatste bereiding vindt plaats onder een gedeelte van het plafond in de afvulruimte, wat klasse A gekwalificeerd is. De achtergrond is klasse C, terwijl GMP Annex 1 klasse B voorschrijft. Media simulatie afvullingen worden niet uitgevoerd ter ondersteuning van de aseptische bereiding. Tijdens uitvullen worden geen lucht monsters genomen voor microbiologische of deeltjes contaminatie. Ook wordt niet gecontroleerd of tijdens de kleed procedure kleding mogelijk microbiologisch gecontamineerd wordt. Tijdens het afvullen wordt één keer een contact plaat genomen van de handschoenen van de operators. Bij een excursie wordt de QP daar onmiddellijk van op de hoogte gebracht en worden de mogelijke consequenties besproken. Hier wordt echter niets van vastgelegd. De laatste validatie van de autoclaaf is ingezien. Dit heeft niet geleid tot opmerkingen Documentatie Verschillende documenten zijn ingezien tijdens de inspectie. Documenten zagen er in het algemeen accuraat en volledig uit. In de archiefruimte, waar de documenten zijn opgeslagen zijn geen brandwerende maatregelen getroffen Productie steriele voorraadbereiding Tijdens het bezoek vonden er geen bereidingen plaats. De procedure voor leveranciersbeoordeling is ingezien. De apotheek heeft een tiental kritische leveranciers geselecteerd, welke gemonitord worden op klachten, afwijkingen, leveringsproblemen etc. Van grondstoffen die betrokken worden uit een niet EU land wordt niet gecontroleerd of er een zogenaamde written confirmation aanwezig is Productie niet steriele voorraadbereiding Dit onderwerp is niet specifiek aan de orde geweest Productie - aseptische individuele bereiding van /TPV/overig Enkele batchrecords van aseptische individuele bereiding van zijn ingezien. Het inzien van de batchdocumentatie heeft niet geleid tot opmerkingen Productie - aseptische individuele bereiding van Dit onderwerp is niet aan de orde geweest Productie - niet steriele individuele bereiding Dit onderwerp is niet specifiek aan de orde geweest Kwaliteitsbewaking (kwaliteitscontrole) Het QC laboratorium is bezocht tijdens de inspectie. Gekeken is naar onderhoud en kalibratie van apparatuur, monster management, locatie van monsters voor houdbaarheidstudies en retentiemonsters. Dit heeft niet geleid tot observaties Uitbestede activiteiten Op alle steriele producten wordt een gevalideerde steriliteit test uitgevoerd door. Met deze apotheek is geen kwaliteitsovereenkomst afgesloten. Microbiologisch specificering is uitbesteed aan het. Ook met dit laboratorium is geen kwaliteitsovereenkomst afgesloten. F140/01 Bladzijde 5 van 10

6 11.8 Klachten en recall Deze procedures zijn ingezien. Opgemerkt is dat de recall procedure geen instructie geeft over de evaluatie van het effectief zijn van de procedure en het eventueel inzetten van een mock-recall, zoals beschreven in H 8.30 van de EU GMP Zelfinspectie De procedure en de toegepaste werkwijze is beoordeeld. Er bestaat uitvoerige ervaring met zelfinspecties. De QA afdeling is nog niet geaudit. Verder zijn er geen opmerkingen Productdossiers Resultaten farmacotherapeutisch alternatief De resultaten van dit onderzoek worden door de apotheker vastgelegd. Aan de hand van een steekproef is vastgesteld dat dit onderzoek wordt uitgevoerd conform de diverse professionele standaarden en landelijke richtlijnen. Het beleid is dat er geen producten worden gemaakt waarvoor een geregistreerd farmacotherapeutisch alternatief op de markt is. De tekortkoming van het vorige inspectiebezoek van 23 augustus 2012 is voldoende gecorrigeerd Resultaten Farmacotherapeutische rationale Er is vastgelegd dat producten collegiaal worden geleverd en aan de D4 eis dienen te voldoen. Aan de hand van de steekproef is gebleken dat de procedure voldoende worden nageleefd in de apotheek. Bij een mogelijk verschil van mening over de rationaliteit wordt contact gezocht met de voorschrijvers, alvorens de producten worden geleverd. De tekortkoming van het vorige inspectiebezoek van 23 augustus 2012 is voldoende gecorrigeerd Resultaten productdossiers De procedure is ingezien en getoetst aan de hand van een aantal geselecteerde producten. De inhoud van de productdossiers is beoordeeld. Hierover zijn geen opmerkingen gemaakt Beoordeling kwaliteit productdossiers en productdossiers voorraad bereidingen De productdossiers worden beoordeeld op basis van de procedure en getekend door meerdere apothekers. De QP tekent voor het eindoordeel voordat de producten worden toegepast of collegiaal worden geleverd Medicinale gassen Dit onderwerp is niet specifiek aan de orde geweest Overig Niet van toepassing Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar Er was een Site Master File beschikbaar, versie 2015/01. Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken F140/01 Bladzijde 6 van 10

7 12.2 Wettelijke bepalingen 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) 12.4 Monstername door inspecteur Niet van toepassing 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Raad van Bestuur Gevestigd apotheker Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Bijlage: Definitie van Significante GMP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Het bereiden van aseptisch steriele oogdruppels voldoet niet aan Annex 1 van de EU GMP 1. De aseptische bereiding vindt plaats onder een gedeelte van het plafond in de afvulruimte, wat klasse A gekwalificeerd is. De achtergrond is klasse C, terwijl GMP Annex 1 klasse B voorschrijft. 2. Media simulatie afvullingen worden niet uitgevoerd ter ondersteuning van de aseptische bereiding. 3. Tijdens uitvullen worden geen lucht monsters genomen voor microbiologische of deeltjes contaminatie. 4. Er wordt niet gecontroleerd of tijdens de kleed procedure kleding mogelijk microbiologisch gecontamineerd wordt. 5. Tijdens het afvullen wordt één keer een contact plaat genomen van de handschoenen van de operators. Bij een excursie wordt de QP daar onmiddellijk van op de hoogte gebracht en worden de mogelijke consequenties besproken. Dit wordt echter niet vastgelegd. (EU GMP Annex 1, H 3;33;35;66;67;68;69 en 70) Met de laboratoria waar diensten zijn uitbesteed is geen kwaliteitsovereenkomst afgesloten (EU GMP, H 7, principle). Van grondstoffen die betrokken worden uit een niet EU land wordt niet gecontroleerd of er een zogenaamde written confirmation aanwezig is (EU GMP, H5, 5.29) F140/01 Bladzijde 7 van 10

8 15.3 Overige Er zijn geen overige tekortkomingen geconstateerd. Verdere tekortkomingen circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ: 15.4 Farmacotherapeutisch alternatief, farmacotherapeutisch rationale en productdossiers Er zijn geen tekortkomingen geconstateerd. Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.5 Wettelijke 15.6 Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Op grond van uw plan van aanpak is geconcludeerd dat uw apotheek voldoet aan de Circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ. Aanbevelingen voor verdere acties door bedrijf: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat het Catharina Ziekenhuis locatie Michelangelo 2 te Eindhoven wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: Circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ.: voldoet aan de Circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ. voldoet aan de Circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ indien het plan van aanpak met betrekking tot de t/m als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan de Circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ. <Het niet voldoen aan de Circulaire grootschalig bereiden door apothekers IGZ is een overtreding van artikel 18 en/of 40 van de Geneesmiddelenwet.> Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 9 juni 2015 afgesloten. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F140/01 Bladzijde 8 van 10

9 Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F140/01 Bladzijde 9 van 10

10 Definition of Significant Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; 3. Other Deficiency: A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F140/01 Bladzijde 10 van 10