Eindrapport van het GMP inspectiebezoek aan Kiwi Farm B.V. te Katwijk, op 17 mei Utrecht, 2016

Transcriptie

1 3 Eindrapport van het GMP inspectiebezoek aan Kiwi Farm B.V. te Katwijk, op 17 mei 2016 Utrecht, 2016

2 Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): Itch Care druppels 1. Geïnspecteerde site(s): Kiwi Farm B.V. Haven 215F 2225 BH KATWIJK 2. Activiteiten: Humaan Veterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren Vrijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: 3. Datum van inspectie: 17 mei Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en) 5239 F Farmatec aanvraagnummer nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer wijziging bestaande vergunning API Registratie Importeur EMA referentienummer Meldingnummer 6. Datum vorige inspectie: 20 november 2013 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Kiwi Farm B.V. is een klein zelfstandig bedrijf met vijf medewerkers. Kiwi Farm B.V. is registratiehouder van drie homeopathische geneesmiddelen. De eerste batch van een commercieel product is geproduceerd, maar nog niet op de markt gebracht. De activiteiten uitgevoerd bij Kiwi Farm B.V. betreffen Het uitvullen en verpakken is uitbesteed aan in. Het eindproduct zal worden opgeslagen en gedistribueerd door in. Sinds de vorige inspectie zijn geen nieuwe batches geproduceerd. De productie van de huidige batch is opgestart in juni Het etiketteren en secundair verpakken van deze batch heeft plaatsgevonden bij in mei Er heeft nog geen batch certificatie plaatsgevonden. Naast de productie van geneesmiddelen wordt de productieruimte net als voorheen ook gebruikt voor de productie van verschillende tabletten, die onder de warenwet vallen. Er is strikte afscheiding in tijd tussen de productie van waren en geneesmiddelen. F005/03 Bladzijde 2 van 8

3 Veranderingen sinds de vorige inspectie: is niet langer werkzaam als QP. De huidige QP s zijn. en.. wordt niet meer gebruikt als contractlaboratorium. De testen zullen ondergebracht worden bij van het ( ) en (.). Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. Niet van toepassing 8. Doel en reden van de inspectie: GMP API-GMP Toelichting: Ontvangen documenten: * SMF * Lijst met producten Toetsingskader: Geneesmiddelenwet, Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit diergeneesmiddelen, Regeling diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX Volume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use EU Guidelines for Good Manufacturing Practice: part II Basic requirements for active substances use as starting materials (EUDRALEX Volume 4). EU Guidelines for Good Distribution Practice of active substances for medicinal products for human use Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Farmaceutisch kwaliteitssysteem, productie- en laboratoriumruimtes, batchdocumentatie, uitbestede activiteiten, klachten en recall. Niet geïnspecteerde activiteiten: Personeel, productie en kwaliteitsbewaking. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:., Directeur / Hoofd Productie / plaatsvervangend QP, QA manager / laboratoriummedewerker, QP (QC, laboratoriummedewerker) / technisch adviseur 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie. Er waren geen kritische en belangrijke tekortkomingen. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd. F005/03 Bladzijde 3 van 8

4 11.1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem De volgende elementen van het kwaliteitssysteem zijn besproken tijdens de inspecties: change control procedure, deviatie procedure en management review. Daarnaast is gesproken over het opstellen van product quality reviews (PQRs) en het vaststellen van de houdbaarheid. Change control procedure (SOP ) De change control procedure is ingezien. In de procedure wordt beschreven dat de gevolgen van de change voor het registratiedossier moet worden bekeken. Op het change control formulier staat de impact van de change op het registratiedossier echter niet vermeld. Sinds de vorige inspectie heeft één change plaatsgevonden, namelijk het vervangen van als contractlaboratorium. Deze change is ingezien. Twee laboratoria zijn geselecteerd om de betreffende testen te gaan uitvoeren. van het in voor en en voor, en en. Beide zijn geaudit door Kiwi Farm. Concepten van QA contracten waren beschikbaar. Deze zullen getekend worden voor de productie van nieuwe batches. Deviaties De deviatieprocedure is niet veranderd sinds de vorige inspectie. De procedure is bij de vorige inspectie akkoord bevonden. Sinds de vorige inspectie is één deviatie geregistreerd. Dit betrof een deviatie die tijdens de vorige inspectie al is besproken. Deze deviatie is alsnog via de deviatieprocedure geregistreerd. Management review (SOP ) De procedure voor management review (Directieoverzicht) is ingezien. Er is nog geen management review uitgevoerd. Aangezien er batch is geproduceerd die nog niet op de markt is gebracht, wordt dit niet als tekortkoming gezien. PQR De procedure voor het opstellen van een PQR is ingezien. Een PQR zal worden opgesteld zodra drie batches zijn geproduceerd. Aangezien er op het moment van de inspectie batch was geproduceerd, was er geen PQR beschikbaar. De procedure is akkoord. Beleidsdocument voor het vaststellen van de houdbaarheid Het beleidsdocument voor het vaststellen van de houdbaarheid en het uitvoeren on-going stabiliteitsonderzoeken is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen gemaakt Personeel De activiteiten met betrekking tot homeopathische geneesmiddelen worden uitgevoerd door de QPs en de QA manager. De overige medewerkers zijn niet betrokken bij de productie en de kwaliteitscontrole van geneesmiddelen Gebouwen en apparatuur Gebouw Tijdens de rondgang zijn de volgende ruimtes gezien: opslagruimtes, omkleedruimte, productieruimtes, weegkamer en twee laboratoriumruimtes. Er waren geen wijzigingen ten opzichte van de vorige inspectie. De ruimtes zagen er onderhouden uit en geschikt voor de beoogde werkzaamheden. In de productieruimte was roest aanwezig op twee ventilatieroosters. Dit was al opgemerkt door Kiwi Farm en nieuwe roosters zijn besteld. Apparatuur De apparatuur is voorzien van statuslabels en indien van toepassing kalibratie status. De apparatuur gebruikt voor de productie van de geneesmiddelen is beperkt namelijk een slagmolen en een kruidenpers. Een clean hold time voor deze apparatuur is niet bepaald. Maar in de relevante procedures is aangegeven dat productieapparatuur vlak voor productieaanvang (opnieuw) gereinigd moet worden Documentatie De batch documentatie van het etiketteren en secundair verpakken door is ingezien. controleert de verpakkingsmaterialen aan de hand van de specificaties van Kiwi Farm. Zie voor de afspraken rond de productie van de verpakkingsmaterialen sectie Er zijn geen opmerkingen gemaakt over de batchdocumentatie. F005/03 Bladzijde 4 van 8

5 11.5 Productie Tijdens de inspectie vond er geen productie plaats. Het productieproces van het geproduceerde homeopathische geneesmiddel bestaat uit de volgende stappen:,,,...,,... Dit tussenproduct wordt door verwerkt tot het eindproduct. Batch certificatie gebeurt door de QP van Kiwi Farm. Sinds de vorige inspectie hebben geen productie activiteiten plaatsgevonden bij Kiwi Farm. Bij heeft etikettering en secundair verpakken plaatsgevonden sinds de vorige inspectie. Deze activiteit is door Kiwi Farm geaudit. Zie sectie Kwaliteitsbewaking Kiwi Farm voert een testen in twee eigen laboratoriumruimtes uit. In de kleine ruimte worden testen uitgevoerd, in de grote ruimte worden dichtheid en ph bepaald. De laboratoriumruimtes zijn eenvoudig van opzet maar voldoet voor de bepalingen die worden uitgevoerd Uitbestede activiteiten De volgende uitbestede activiteiten zijn besproken tijdens de inspectie: Potentiëring tot een sterkte, uitvullen en verpakken Productie en printen van verpakkingsmaterialen Opslag en distributie QC testen, uitvullen en verpakken Deze activiteiten zijn uitbesteed aan. Er is een Quality Agreement (QA) aanwezig tussen en Kiwi Farm. Deze is niet veranderd sinds de vorige inspectie. Het QA contract was akkoord. Het etiketteren en secundair verpakken is geaudit door de QA manager van Kiwi Farm. Het audit rapport is gezien en akkoord. Productie en printen van verpakkingsmaterialen Voor de etiketten en de bijsluiters is gebruik gemaakt van leveranciers van. De data, inclusief variabele data, zijn aangeleverd door Kiwi Farm aan Voor de doosjes heeft Kiwi Farm gebruik gemaakt van. De variabele data worden door geprint. is gekwalificeerd op basis van een beoordeling op papier. Er was geen audit uitgevoerd, en een QA contract is niet gezien tijdens de inspectie. Opslag en distributie Bij Kiwi Farm vindt geen opslag en distributie plaats. Materialen benodigd voor productie worden ingekocht en binnen 48 uur verwerkt. Bereide tussenproducten worden aan geleverd. Het eindproduct zal na vrijgifte worden opgeslagen en gedistribueerd door Een concept QA contract was aanwezig. Een audit is gepland op het moment dat het eerste transport door plaatsvindt. QC testen Loonanalyse van de microbiologie ( en ) vindt plaats bij Er is een QA contract waarin afspraken zijn belegd met betrekking tot deviaties en OOS. Het QA contract was akkoord. Kiwi Farm heeft voor het laatst geaudit in Loonanalyse van de en residuen zal plaats gaan vinden bij Dienst voor Geneesmiddelonderzoek (DGO) van het APB. Zie 11.1 voor deze change. Loonanalyse van,, en zal plaats gaan vinden bij TLR B.V. Zie 11.1 voor deze change Klachtenbehandeling, productdefecten en terugroepen van producten Omdat er nog geen product op de markt is gebracht zijn er geen klachten ontvangen en heeft er geen (mock) recall kunnen plaatsvinden. De klachtenprocedure is niet veranderd sinds de vorige inspectie. De procedure is bij de vorige inspectie akkoord bevonden. De recall procedure (SOP ) is aangepast naar aanleiding van de tekortkoming vanuit de vorige inspectie. De vernieuwde versie is akkoord. F005/03 Bladzijde 5 van 8

6 11.9 Zelfinspectie Zelfinspecties vinden jaarlijks plaats. De verslagen van de uitgevoerde zelfinspecties sinds de vorige inspecties zijn ingezien. Hier zijn geen opmerkingen over gemaakt Distributie en verzending Niet van toepassing. De opslag en distributie wordt uitbesteedt. Zie sectie Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar Er was een Site Master File beschikbaar, gedateerd April Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Niet van toepassing Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies 15. Lijst van tekortkomingen: GMP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. F005/03 Bladzijde 6 van 8

7 15.3 Overige Op het change control formulier wordt de impact van de change op het registratiedossier niet vermeld. Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Kiwi Farm is niet in bezit van een API-registratie voor het produceren van en 15.5 Aanbevelingen Kiwi Farm wordt aanbevolen de QA contracten te finaliseren voordat de uitbestede activiteiten worden afgenomen. Bovendien wordt aanbevolen het QA contract met na te lopen voor de productie van nieuwe batches Kiwi Farm wordt aanbevolen een audit uit te voeren bij de drukker van doosjes ( ). 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Niet van toepassing Aanbevelingen voor verdere acties door bedrijf: Niet van toepassing 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Kiwi Farm B.V., Haven 215F, 2225 BH Katwijk wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GMP voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de tekortkomingen door uw bedrijf voldoende zijn gecorrigeerd en de genomen maatregelen zijn geïmplementeerd en worden nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 17 mei 2016 afgesloten. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: IGZ Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: IGZ F005/03 Bladzijde 7 van 8

8 Definition of Significant Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; 3. Other Deficiency: A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F005/03 Bladzijde 8 van 8