lus+ De klachtencommissie en de rol van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen

Transcriptie

1 De klachtencommsse en de rol van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen Op het moment dat emand te maken krjgt met ongewenst gedrag zjn er verschllende mogeljkheden om dat ongewenst gedrag te stoppen. De gang naar een klachtencommsse s er een van. In deze nformatekaart schetsen we de hoofdljnen van de procedure bj het ndenen van een klacht bj een klachtencommsse en de rol van de vertrouwenspersoon daarbj. rocedure Klachtencommsses zjn er n allerle soorten en maten, van zeer professoneel tot mnder professoneel. In haar werkwjze heeft een klachtencommsse zch altjd te houden aan wat er n de klachtenregelng staat. Het s dus van groot belang dat de klachtenregelng goed n elkaar steekt. Ook ten aanzen van klachtenregelngen bestaan grote verschllen. Er s mmers geen algemeen wetteljk voorschrft hoe een klachtenregelng erut moet zen. Wel zjn er n sommge sectoren afspraken gemaakt over de klachtenregelng, zoals bjvoorbeeld n het onderwjs. De vertrouwenspersoon kan, als advseur van het management, een belangrjke rol spelen n het tot stand komen van de klachtenregelng. Er zjn verschllende fasen te onderscheden bj het ndenen van een klacht. Deze fasen worden heronder toegelcht waarbj telkens de rol van de vertrouwenspersoon wordt benoemd.

2 Fase 1: nformatefase: Naar de vertrouwenspersoon of rechtstreeks naar de klachtencommsse? Een klager heeft altjd het recht een klacht rechtstreeks bj de klachtencommsse n te denen, tenzj de klachtenregelng daar ets anders over vermeldt. Sommge klachtenregelngen schrjven voor dat een klager eerst n gesprek gaat met de vertrouwenspersoon. Deze kan met de klager bespreken of er alternateve routes mogeljk zjn. De klager en de klachtencommsse Als een klager zch rechtstreeks tot de klachtencommsse wendt, kan deze commsse de klager wjzen op het bestaan van ondersteunng door de vertrouwenspersoon. Inden de klager om moverende redenen geen beroep wl doen op de vertrouwenspersoon, heeft de vertrouwenspersoon voor wat betreft de ondersteunng van een klager geen rol meer n het verdere proces. Komt een klager wél naar de vertrouwenspersoon, dan heeft de vertrouwenspersoon tot taak de klager voor te lchten over de verschllende mogeljkheden de er zjn om het ongewenst gedrag te stoppen. De vertrouwenspersoon lcht daarbj toe wat de procedure s om een klacht n te denen bj de klachtencommsse en hoe lang een degeljke procedure duurt. De vertrouwenspersoon geeft ook aan ook wat de voors en tegens zjn van het ndenen van een klacht bj een klachtencommsse. De voordelen hervan zjn: de klachtencommsse s onafhankeljk de klachtencommsse onderzoekt de klacht op een transparante wjze de klachtencommsse geeft een adves aan het bestuur de klachtencommsse spreekt geen recht maar probeert n de regel tegemoet te komen aan alle belangen De nadelen hervan zjn: de procedure duurt n de regel lang de utkomsten zjn onzeker en net altjd (volledg) n het voordeel van de klager hoewel alle partjen gehouden zjn aan gehemhoudng over wat er wordt besproken, betekent een procedure bj de klachtencommsse n de regel dat meer mensen n de organsate op de hoogte zjn van wat er speelt het ndenen van een klacht kan de verhoudngen voorgoed verstoren

3 Fase 2: het ndenen van een klacht Het ndenen van een klacht zal n de meeste gevallen schrfteljk moeten gebeuren. In een klachtenregelng staat meestal beschreven aan we men de klachtbref moet rchten en wat er op hoofdljnen n de bref moet staan. Een vertrouwenspersoon kan een klager helpen bj het opstellen van de klachtbref als de klager daar zelf net of onvoldoende toe n staat s. Bj het opstellen van een klachtbref hoort ook het nzamelen van eventuele relevante documentate. De vertrouwenspersoon kan helpen her ordenng n aan te brengen. De vertrouwenspersoon s n deze fase ook belangrjk omdat klagers kunnen gaan twjfelen over het ndenen van een klacht. De vertrouwenspersoon s dan een sparrngpartner van de klager. Samen bespreken zj of de klager wel de juste beslssng neemt. Fase 3: ontvankeljkhed en de start van de procedure De klachtencommsse zal na het ontvangen van de klachtbref als eerste bepalen of ze de klacht ontvankeljk verklaart. Dt zal ze doen aan de hand van de klachtenregelng. Daar staat nameljk n beschreven we een klacht mag ndenen, over elke onderwerpen emand een klacht mag ndenen en bnnen welke termjn dat kan gebeuren. Ook herut komt naar voren dat het van groot belang s dat er een goede klachtenregelng bestaat. Bj het ontbreken ervan kan de klachtencommsse mmers haar werk net goed doen. Als de klacht net-ontvankeljk wordt verklaard, laat de commsse dt bnnen de geldende termjnen met redenen omkleed aan de klager weten. De rol van de vertrouwenspersoon s dan om het beslut zo mogeljk toe te lchten en samen met de klager te onderzoeken welke stappen de klager nog kan en wl zetten. Als de klacht wel ontvankeljk wordt verklaard, zal de klachtencommsse dt aan de klager laten weten. Herbj wordt tevens aangegeven wat de vervolgstap s en bnnen welke termjn de vervolgstap zal plaatsvnden. De commsse zal na de ontvankeljkhedsverklarng ook de aangeklaagde op de hoogte stellen van het fet dat er een klacht tegen hem of haar s ngedend en wat de klacht behelst. De klachtenbref wordt ook naar de aangeklaagde gestuurd. De aangeklaagde wordt tevens gewezen op de mogeljkhed zch te laten ondersteunen door een vertrouwenspersoon. Dt s vanzelfsprekend een andere dan degene de de klager ondersteunt. Is er bnnen de organsate slechts één (nterne) vertrouwenspersoon aanwezg, dan kan gebruk worden gemaakt van een externe vertrouwenspersoon.

4 De aangeklaagde krjgt de utnodgng om n eerste nstante schrfteljk een verweer n te denen. Dt verweerschrft wordt weer doorgestuurd naar de klager. De rol van de vertrouwenspersoon s n deze fase om de klager te ondersteunen bj het lezen en verwerken van het verweer van de aangeklaagde. Het verweer kan n sommge gevallen mmers tot heftge emotes leden. De vertrouwenspersoon heeft n deze fase ook een montorende rol: het s van belang na te gaan of het ndenen van een klacht de klager problemen oplevert. Zeker als de klacht een drecte collega (of lednggevende) betreft s het zaak goed ut te zoeken of het n deze stuate wel wenseljk s als de betrokkenen met elkaar samenwerken. De vertrouwenspersoon kan (n overleg met de klager) het management het adves geven hern tjdeljk een passende oplossng te bedenken. Deze fase endgt op het moment dat de klachtencommsse de partjen oproept om gehoord te worden over de klacht. Fase 4: het horen van de partjen Een klachtencommsse kan twee wegen bewandelen bj het horen van de partjen: ze hoort de partjen n elkaars aanwezghed ze hoort de partjen horen n elkaars afwezghed Voor welke opte de commsse kest staat ook weer beschreven n de klachtenregelng. In alle gevallen kan de klager emand meenemen naar de hoorzttng. Dt kan een vertrouwenspersoon zjn, maar ook emand anders. De rol van de vertrouwenspersoon bestaat er n deze fase ut dat hj de klager ter voorberedng op de hoorzttng nformeert over de werkwjze van de klachtencommsse. Ook spreekt de vertrouwenspersoon met de klager van te voren af wat zjn eventuele rol s tjdens de hoorzttng. De centrale vraag daarbj s: op welke wjze voelt de klager zch door de vertrouwenspersoon het beste gesteund?

5 Fase 5: na de hoorzttng Drect na afloop van de hoorzttng bespreekt de vertrouwenspersoon deze met de klager na en zorgt voor opvang van de klager. In deze fase s het tevens de rol van de vertrouwenspersoon om contact te bljven houden met de klager. Een hoorzttng kan mmers een flnke mpact hebben op een klager. Bnnen de daarvoor geldende termjn ontvangt de klager het verslag van de hoorzttng. Zowel de klager als de aangeklaagde hebben nu nog de mogeljkhed om aanvullngen te geven. De vertrouwenspersoon kan de klager herbj weer ondersteunen. Adves Nadat de commsse de aanvullngen van klager en aangeklaagde heeft ontvangen, zal ze haar adves schrjven. Dt adves wordt vervolgens verstuurd naar zowel de klager, aangeklaagde als naar het bevoegd gezag. Fase 6: het adves en nazorg Een klachtencommsse doet zelf geen utspraak maar geeft een adves aan het bevoegd gezag (drecte, bestuur). Dt s n de regel geen bndend adves maar het bevoegd gezag moet natuurljk wel sterke argumenten hebben om het adves van een klachtencommsse net op te volgen. Utspraak Bnnen de termjn zoals de vermeld staat n de klachtenregelng, zal het bevoegd gezag vervolgens met een utspraak komen over wat ze met het adves van de commsse doet. In deze utspraak staan, naast de overwegngen om het adves wel of net, geheel of gedeelteljk, te volgen, n de regel ook de maatregelen de getroffen (moeten) worden om utvoerng te kunnen geven aan het adves. De rol van de vertrouwenspersoon n deze fase s het bespreken van de utspraak van het bevoegd gezag en de mogeljke consequentes daarvan voor de klager. Zo nodg worden eventuele vervolgstappen besproken en de rol van de vertrouwenspersoon daarbj. De vertrouwenspersoon heeft de taak om ook na afloop van de procedure te bljven montoren of de klager geen nadelge gevolgen ondervndt van het ndenen van een klacht. Het s dus zaak om regelmatg contact te bljven houden na afloop van een zaak.

6 Over CV CV-plus helpt organsates bj het creëren en behouden van een socaal velge werk-en leeromgevng n uw organsate. Dt doen we op een professonele en vakkundge maner. ersoonljke aandacht, enthousasme en zorgvuldghed staan herbj centraal. Opledng & nascholng Coachng & ntervse Externe vertrouwenspersonen Management adves Medaton Onafhankeljk klachtenonderzoek Vragen? Neem gerust contact met ons op: VOF CV-LUS Van omerenvaart WZ Den Haag Tel: / Emal: nfo@cvp-plus.nl Webste: Centrum