Software Doelgroepenvervoer Aanbestedende Dienst: Gemeente Hoorn Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Software Doelgroepenvervoer Aanbesteding Software Doelgroepenvervoer Aanbestedende Dienst: Gemeente Hoorn Referentie: Omschrijving: Software voor het gebundelde Doelgroepenvervoer wordt via deze Europese aanbesteding aanbesteed om per 1 augustus 2016 Team Doelgroepenvervoer als beheerorganisatie voor de regio uitvoering te kunnen geven aan de noodzakelijke werkzaamheden. Toelichting: Betreft Eisen software E 1.4 Intake vervoer 1 Vraag U stelt dat gemeenten bij de aanmelding moeten kunnen aangeven dat de beschikking is toegekend. Is het niet zo dat leerlingen pas worden aangemeld nadat de beschikking is afgegeven; dat er dus altijd sprake is van een afgegeven beschikking bij aanmelding? Nee, de scholen melden aan bij de gemeente, de gemeente plant voorlopig in en geeft daarna een beschikking aan de vervoerder. Betreft Subgunningscriteria W 5.4 Informatiebeveiliging 2 Vraag Wat u vraagt (automatisch inloggen) kan maar willen wij u ontraden. Om de informatiebeveiliging van ons systeem optimaal te laten zijn, genereren wij liefst zelf de wachtwoorden die gebruikers nodig hebben. Dit omdat het veiligheidsniveau van door medewerkers zelf gekozen wachtwoorden soms te wensen overlaat. Om de score van 4 punten te verzilveren zullen wij tegen ons eigen advies in ja moeten antwoorden. Kunt u dit criterium anders invullen? Dit subgunningcriterium gaat over single sign on vanuit het beveiligde netwerk van de gemeenten en WerkSaam. Dit zijn erkende gebruikers. En gaat niet over het inloggen van gebruikers van buiten het beveiligde netwerk, dit betreft scholen en ouders. Betreft Subgunningscriteria W 3.1 Financiele afhandeling 3 Vraag Terugkoppeling met uitval geeft de hoogste score. Wij bieden een systeem waarbij afwijkingen direct worden verwerkt in de administratie, zodat er na afloop van de maand geen verschillen bestaan. De vervoerder en de opdrachtgever zien beiden exact wat er te declareren is. Wil u de afwijkingen dan nog apart zichtbaar hebben? Als er geen uitval is om terug te koppelen, verdient de inschrijver dan toch de maximale score? In deze fase van de aanbesteding kunnen wij daar geen uitspraak over doen, dit zal in de beoordeling aan de orde komen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 8

2 Betreft Subgunningscriteria. W 2.1 Beheren vervoer 4 Vraag U vraagt om een makkelijk bereikbare digitale ingang van het systeem, dat wel veilig moet zijn. Met veiligheidseisen geeft de maximale score van 9 punten. De vraag is hoe veilig u het systeem wil hebben in relatie tot de gebruikersvriendelijkheid ervan. Daar zit een omgekeerd verband. Kunt u dit nader specificeren? Dit rekening houdend met het doel van de digitale toegang (ziek- en betermeldingen), die wellicht geen erg hoge eisen noodzakelijk maakt. In deze fase van de aanbesteding kunnen wij daar geen uitspraak over doen, dit zal in de beoordeling aan de orde komen. Categorie Bijlage SROI pag 2 Betreft Bijlage SROI pag. 2 5 Vraag U stelt dat bij niet nakoming van onze SROI-verplichting een inhouding plaatsvindt ter hoogte van het niet gerealiseerde bedrag social return, vermeerderd met een boete van 50% van het totale SROI bedrag. Inschrijver kan zich vinden in het feit dat er een sanctie staat op het niet realiseren van social return. Echter de bepaling dat de boete 50% van het totale SROI bedrag bedraagt kan erg onredelijk uitpakken. Indien bijvoorbeeld van een SROI-verplichting van ,- euro de laatste 500 niet gerealiseerd is, zou dat betekenen dat er 500,- wordt ingehouden en 5000,- euro als boete wordt opgelegd. Dit doet geen recht aan de inspanningen die de opdrachtnemer - ondanks het manco van 500,- euro - heeft gedaan. Wij verzoeken u daarom de boete te matigen tot bijvoorbeeld 50% van het niet-gerealiseerde gedeelte van de SROI-verplichting. Bent u hiertoe bereid? De beredenering klopt. Er had moeten staan vermeerderd met een boete van maximaal 50% van het nog openstaande SROI bedrag. Het andere antwoord op de dezelfde vraag met referentienummer: komt daarmee te vervallen. Betreft Bijlage SROI, pag. 1 6 Vraag Door het hooggeschoolde werk binnen een IT bedrijf is het realiseren van plaatsen voor de doelgroep die valt onder de participatiewet niet altijd mogelijk. Inschrijver zou daarom graag, naast reguliere plaatsingen op andere creatieve wijze invulling willen geven aan Social Return en wel door het geven opleidingen, ook los van eventuele plaatsingen. De inzet van opleidingen vergroot immers de kansen op de arbeidsmarkt van mensen uit de Social Return doelgroep. Inschrijver heeft dit al meerdere malen en naar tevredenheid van gemeenten uitgevoerd. Is het geven van opleidingen als invulling van Social Return toegestaan en kan dat in de bouwblokmethode ingepast worden? Een boete wordt gehanteerd indien een leverancier niet bereid is om aan de invulling van SROI te werken. Na gunning dient de leverancier contact op te nemen met de coördinator SROI. Dan zal in overleg met elkaar over de concrete invulling- en mogelijkheden op het gebied van SROI worden gesproken. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Conceptovereenkomst, artikel Betaling 7 Vraag Kunt u akkoord gaan met het volgende betalingsschema: 45% bij opdracht, 45% na installatie, 10% na acceptatie danwel ingebruikname voor operationele doeleinden, afhankelijk welke gebeurtenis zich het eerste voordoet. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 8

3 Nee, wij wijken niet af van het betalingsschema. Categorie Contractvoorwaarden Betreft ARBIT, artikel Vraag Wij verzoeken u het aantal kopieën te beperken tot 3 om zo het risico te beperken van ongelimiteerde aantallen kopieën. Ja, indien de oplossing een on-premise installatie is, dan is het beperken tot max. 3 akkoord. Categorie Contractvoorwaarden Betreft ARBIT, artikel Vraag Voor zover Opdrachtnemer zelf niet rechthebbende is van de Programmatuur (bijvoorbeeld Microsoft of Oracle licenties) kan zij de broncode niet deponeren een onafhankelijke derde. Daarom verzoeken wij Opdrachtgever aan dit artikel 42.1 te voegen: "Het deponeren van de Broncode wordt beperkt tot de Programmatuur waarvan Opdrachtnemer ook daadwerkelijk eigenaar is." Ja, dat is akkoord. 10 Vraag Kunt u toelichten wat u onder support verstaat; mogen we aannemen dat hier alleen de 2e en 3e lijns support aan de functioneel/applicatiebeheerders wordt bedoeld? Zo nee, kunt u dit toelichten? Nee dit is niet juist, dit dient inclusief 1e lijns hulp te zijn. 11 Vraag Hoeveel functioneel/applicatiebeheerders moeten worden opgeleid? 3 functioneel beheerders. 12 Vraag Hoeveel gebruikers moeten worden opgeleid? Alleen de functioneel beheerders worden opgeleid. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 8

4 13 Vraag Kunt u bevestigen dat de vervoerders, WerkSaam, gemeenten en/of derde partijen zelf verantwoordelijk zijn voor de koppelvlakken in hun systemen? Zo nee, op welke wijze wordt aan de inschrijver toegang verstrekt tot deze systemen en programmacodering? Ja, WerkSaam en de vervoerders zijn zelf verantwoordelijk voor hun koppelvlakken richting uw oplossing. Uw oplossing is verantwoordelijk voor de koppelvlakken richting derden (o.a. vervoerders). 14 Vraag Welke werkzaamheden of wat dienen we als eenmalige kosten koppelingen op te voeren en wat als jaarlijkse kosten koppelingen? Onder eenmalige kosten verstaan wij de kosten voor de inrichting. De jaarlijkse kosten zijn werkzaamheden die te maken hebben met het actueel houden van het koppelvlak. 15 Vraag Wenst na beëindiging van de overeenkomst nog toegang tot uw data via een viewer? Zo ja, waar dienen wij deze kosten te verdisconteren? Nee, na beëindiging van de overeenkomst moet de data overgeplaatst worden naar een ander systeem. Dit hoeft niet via een viewer beschikbaar te blijven. 16 Vraag Wat dienen we als eenmalige kosten software op te voeren en wat als jaarlijkse kosten software? Onder eenmalige kosten worden verstaan de implementatiekosten en onder de jaarlijkse kosten zoals licentiekosten etc. Betreft Sub-gunningcriteria - W Vraag Kunt u bevestigen dat de concept-sla/dvo niet wordt beoordeeld? Zo nee, welke inhoudelijke voorwaarden stelt u aan de concept SLA om de volledige score te behalen? Nee, de SLA wordt wel beoordeeld op aanwezigheid. De SLA moet wel toegespitst zijn op de gevraagde dienstverlening. In het concept SLA dienen in ieder geval de volgende 3 onderwerpen aanwezig te zijn: - de scope van de dienstverlening - de te leveren diensten voor beheer en onderhoud - de servicelevels voor beheer Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 8

5 Betreft Sub-gunningcriteria - W Vraag Kunt u bevestigen dat de inhoud van de aanvullende garantie niet wordt beoordeeld? Zo nee, wanneer kent u aan een aanvullende garantie 4 punten toe? Ja, er worden punten toegekend als het een aanvulling is op de basis garantie. Betreft Sub-gunningcriteria - W Vraag Kunt u toelichten hoe u de gevraagde beschrijving inzake de vastlegging uitval van de controle op declaraties gaat beoordelen; en wat bedoelt u exact onder terugkoppeling uitval in relatie tot een Excel-bestand met een vaste indeling? De gedeclareerde regels moeten matchen met de opdrachtregels. Daar waar niet verklaarbare afwijkingen zijn moet via een uitdraai een uitvallijst te genereren zijn. Hoe deze eruit ziet dient u aan te geven in uw offerte. Betreft Sub-gunningcriteria - W Vraag Kunt u toelichten wat u verstaat exact onder veiligheidseisen? Informatieveiligheid- en privacy eisen die door de Rijksoverheid zijn gegeven. Betreft Sub-gunningcriteria - algemeen 21 Vraag Krijgen we de volledige van een sub-gunningscriteria toegekend indien we de volledige wens met wel accorderen? Zo nee, kunt u toelichten hoe de aanvullende beschrijving gaat beoordelen? Nee, de antwoorden op de subgunningcriteria dient u te verwerken in een plan van aanpak. Zie hoofdstuk 5 in de offertevraag voor de beoordeling. Via de subgunningcriteria kunnen inschrijvers zich juist onderscheiden. Betreft Eisen - E Vraag Kunt u toelichten wat u met extra partijen bedoelt? Scholen en instellingen. Betreft Eisen - E1.4 en E1.5 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 8

6 23 Vraag Hoeveel gebruikers binnen de gemeenten moeten beschikkingen kunnen toekennen, en haal- en brengadressen kunnen toevoegen en welke (ICT) middelen hebben ze om toegang tot de applicatie te krijgen? 9 gebruikers moeten de beschikkingen kunnen aanvinken, en 3 gebruikers haal- en brengadressen kunnen toevoegen en wijzigen. Betreft Eisen - E Vraag Hoeveel scholen en gebruikers zullen de leerlingen aanmelden en welke (ICT) middelen hebben ze om toegang tot de applicatie te krijgen? Ongeveer 70 scholen. Het aantal gebruikers hiervan zal iets hoger liggen, bijvoorbeeld 2 accounts per school. Betreft Paragraaf Vraag Kunt u bevestigen dat met de 2e kerncompetentie (bullet point) in paragraaf wordt bedoeld dat in het formulier referentieproject de tevredenheidsverklaring aanwezig moet worden aangekruist? Zo nee, kunt u dit toelichten? Dat is juist. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Conceptovereenkomst 26 Vraag Kunt u bevestigen dat er een CBS indexering wordt toegepast op de jaarlijkse kosten? Zo nee, kunt u dit toelichten? Nee, dit kunnen wij niet bevestigen maar we gaan in de berekening van het Tarievenblad uit van gemiddeld 2,5%. Betreft Hoofdstuk 5 27 Vraag In hoofdstuk 5 wordt de beoordelingsmethodiek prijs per puntscore beschreven. Op basis van de formule in het grijs gemarkeerde vak onder alinea 5 wordt echter niet duidelijk hoe nu exact de laagste prijs per puntenscore wordt berekend. Kunt u aan de hand van een rekenvoorbeeld de beoordelingsmethodiek toelichten? Stel u heeft een inschrijfprijs van en een totale puntscore op kwaliteit van 58 punten. Uw tarief en score worden dan op de volgende wijze in de formule ingevuld: / ( )=2551 is de prijs per puntscore. Hoe lager de prijs per puntscore hoe beter u eindigt in de ranking. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 8

7 Betreft Paragraaf Vraag Mag de voorlopig gegunde partij zelf bepalen hoe de PoC wordt vormgegeven? Zo nee, op welke wijze wilt u de PoC gaan vormgeven opdat vooraf duidelijk is hoe dit moet worden uitgevoerd? Nee, het vormgeven van de PoC gebeurd in overleg met de gemeente en moet voldoen aan de eisen en subgunningcriteria. Betreft Algemeen 29 Vraag Hoeveel gelijktijdige gebruikers worden binnen Team Doelgroepenvervoer ingezet? Max 3 gebruikers. Betreft Algemeen 30 Vraag Kunt u bevestigen dat de software doelgroepenvervoer alleen wordt toegepast voor de 7 genoemde gemeenten? Ja dat is juist. Betreft n.a. 31 Vraag De door u gestelde inschrijvingsdeadline valt direct na de kerst/eindejaarsvakantie. Hierdoor komt mogelijk de kwaliteit van de offertes in het gedrang. Wat vindt u van ons voorstel om de inschrijvingsdeadline 1 week te verzetten om hiermee alle inschrijvers voldoende tijd te geven om een kwalitatief goede inschrijving uit te werken, nu de laatste NvI pas op 21 december verschijnt? akkoord, de inschrijvingstermijn voor het indienen van de offerte is met 1 week uitgesteld, naar 11 januari Betreft n.a. 32 Vraag Is het mogelijk om gelet op de korte periode tussen de geplande NvI op 21 december en de inschrijvingsdeadline (direct na het weekend van oud & nieuw) de antwoord op onze vragen eerder te ontvangen? Akkoord, de inschrijftermijn wordt met 1 week opgeschoven, naar 11 januari Betreft Formulier Akkoordverklaringen Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 8

8 33 Vraag Is onze aanname correct dat de moedermaatschappij zich niet garant hoeft te stellen als inschrijver voor het voldoen aan de eisen en het vervullen van de opdracht geen beroep hoeft te doen op de middelen van haar moedermaatschappij? Indien u niet zelfstandig kunt voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen, kunt u een beroep doen op een derde. U dient dit aan te geven op de Uniforme eigen verklaring. Onder een derde valt ook een moedermaatschappij. Betreft Offerteaanvraag Par Vraag Is onze aanname correct dat alleen de inschrijver die de opdracht gegund krijgt de verklaring van derde dient te overleggen? U verwijst naar een voorbeeld van een dergelijke verklaring die als bijlage zou zijn opgenomen. Deze bijlage ontbreekt volgens ons. Correct. Alleen de partij die gegund krijgt dient een verklaring van derde te overleggen. U geeft op de Uniforme eigen verklaring wel aan welk gedeelte van de opdracht u voornemens bent aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers u voorstelt. Betreft Offerteaanvraag Par Vraag U vraagt om twee contactpersonen die gemachtigd zijn om namens de Inschrijver op te treden. Dit is binnen ons bedrijf enkel de directie, en dit is niet een gangbare contactpersoon voor een project. Kunt u dit praktischer maken door deze eis aan te passen zodat bijvoorbeeld nog maar 1 contactpersoon met formele tekenbevoegdheid benodigd is? Akkoord. Één contactpersoon met tekenbevoegdheid is voldoende. Betreft Uitsluitingsgronden 36 Vraag Voor het aanvragen van de verklaring aanbesteden verwijst u naar de website: Dat moet zijn: Dat klopt, dit moet inderdaad zijn: Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 8