Nota van Inlichtingen. Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen E-Hrm Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: E-Hrm Stichting ROC Midden Nederland Omschrijving: Doel van deze openbare aanbesteding is het sluiten van een Overeenkomst met een dienstverlener die beschikt over ruime ervaring in het leveren, implementeren en beheren van e-hrm systemen en het verwerken van salarissen. ROC MN beoogt met deze aanbesteding haar focus op duurzame inzetbaarheid te kunnen versterken, het zelfredzaamheidsniveau (op het gebied van HR) van de medewerkers verder te vergroten en de ontwikkeling van integraal HR-management naar een hoger plan te tillen. Het te leveren e-hrm systeem dient de HR-afdeling zowel inhoudelijk te ondersteunen om deze doelen te bereiken, alsmede HR-medewerkers zodanig te ontlasten dat zij binnen hun taakstelling meer aandacht kunnen geven aan de beoogde doelen. Toelichting: 12 Vraag Kunt u bijlage 3, akkoordverklaring Proof of Concept, in Word ter beschikking stellen? Dit om een gemakkelijker verwerking in onze inschrijving mogelijk te maken. De Word-versie van de POC akkoordverklaring is toegevoegd in Tenderned. 13 Vraag Bijlage 8, Verklaring acceptatie overeenkomst, ontbreekt bij de aanbestedingsdocumenten. Kunt u deze alsnog ter beschikking stellen? Door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de conformiteitenlijst (bijlage 7), verklaart inschrijver zich akkoord met de overeenkomst. De vermelding van bijlage 8 in de opsomming in hoofdstuk is een omissie, in de plaats daarvan had de conformiteitenlijst benoemd moeten zijn. Betreft Bijlage 4, tab 2 14 Vraag Wij dienen slechts de blauw gekleurde cellen in te vullen. Echter de cel achter onderdeel B is grijs in plaats van blauw, terwijl een toelichting hier wel vereist is. Kunt u een aangepaste bijlage ter beschikking stellen of kunnen/mogen wij dit zelf aanpassen? De opmerking over de blauw gekleurde cellen is abusievelijk blijven staan. Daar waar in kolom E een "J" is vermeld dient een toelichting te worden verstrekt door de inschrijver. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 Betreft Bijlage 4, tab 1a 15 Vraag Cel F6 (blauwe cel achter onderdeel A) bevat geen keuzelijst zoals de andere blauwe cellen. Wij dienen deze wel in te vullen. Kunt u een aangepaste bijlage ter beschikking stellen of kunnen/mogen wij dit zelf aanpassen? Het staat inschrijver vrij deze aanpassing zelf uit te voeren. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf 5.5, beoordeling tarieven exploitatiefase 16 Vraag De uurtarieven worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door drie om tot een gemiddeld tarief te komen. Ervan uitgaande (zie onze vorige vraag) dat de tarieven exploitatiefase gelijk zijn aan de meerwerktarieven, dan kunnen wij het delen door drie niet plaatsen. U vraagt om vier meerwerktarieven voor vier typen rollen. Is het niet logischer om door vier te delen? Er is inderdaad sprake van vier verschillende rollen, derhalve dient door vier gedeeld te worden om te komen tot een gemiddeld tarief. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf 5.3, gunningscriterium 6 Prijs 17 Vraag Er moet een opgave worden gedaan in bijlage 4 van de tarieven exploitatiefase. De tarieven exploitatiefase zijn echter niet letterlijk in deze bijlage terug te vinden. Om misverstanden te voorkomen: is dit hetzelfde als de tarieven meerwerk? Nee dit is niet per definitie gelijk aan de meerwerk tarieven. Het gaat hier om de jaarlijks terugkerende kosten voor het operationeel in bedrijf houden van de geboden oplossing en de aanvullende diensten, zoals omschreven in bijlage 4, tab 5. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Vraag U vraagt om een ISAE 3402 type II certificaat en een ISO (of gelijkwaardig) certificaat. Aangezien deze documenten niet zijn opgenomen in de tabel Indeling van de inschrijving in paragraaf is het ons niet geheel duidelijk of deze documenten in de inschrijving dienen te worden opgenomen of naderhand bij verificatie moeten worden overlegd. Kunt u dit verduidelijken? Inschrijver verklaart in haar eigen verklaring (onder andere) te voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen in het aanbestedingsdocument e-hrm van ROC MN. Onder geschiktheidseisen vallen eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid en beroepsbevoegdheid. De certificering waarnaar u verwijst valt onder technische- en beroepsbekwaamheid. De documenten dienen tijdens het verificatieproces te worden overleg door inschrijver aan wie ROC MN voornemens is te gunnen. 19 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 In paragraaf geeft u aan dat (onder meer) de Verklaring procedure POC (bijlage 3) en de Verklaring acceptatie overeenkomst (bijlage 8) onderdeel dienen uit te maken van de inschrijving. Deze verklaringen zijn echter niet opgenomen in de tabel Indeling van de inschrijving in paragraaf Op welke plek in de inschrijving dienen wij deze bijlagen op te nemen? U merkt terecht op dat de tabel in hoofdstuk niet helemaal correct is. De gecorrigeerde tabel is als apart document toegevoegd op tenderned. De acceptatie van de overeenkomst is onderdeel van de conformiteitenlijst (bijlage 7). Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Vraag U geeft aan: Inschrijven in combinatie is toegestaan. Wij zijn voornemens in te schrijven in de constructie hoofdaannemer-onderaannemer, zoals wij vaker doen voor dit type dienstverlening. Over onderaanneming lezen wij niets in het bestek. Is deze constructie eveneens toegestaan? En zo ja, moet de onderaannemer dan eveneens de Eigen Verklaring indienen? Een eventuele onderaannemer hoeft geen Eigen Verklaring in te dienen. De hoofdaannemer dient te zeker te stellen dat onderaannemer(s) voldoet(n) aan de eisen en wensen die ROC MN stelt aan de te contracteren leverancier en de te bieden oplossing inclusief aanvullende diensten, en dat dit geborgd is tijdens de gehele contractperiode. Betreft Bijlage 5 formulier referenties 21 Vraag Op pagina 17 van het Aanbestedingsdocument worden drie kerncompetenties vermeld. Op het voorgeschreven referentieformulier van Bijlage 5 staan in de inleidende tekst dezelfde drie kerncompetenties vermeld, maar in de tabel zelf lijken vier kerncompetenties te kunnen worden aangekruist. Inschrijver neemt aan dat de als vierde genoemde kerncompetentie buiten beschouwing kan worden gelaten. Is deze aanname juist? Deze aanname is correct. Betreft Vraag 9 NvI1 22 Vraag Uit uw antwoord op vraag 9 van de eerste Nota van Inlichtingen maakt Inschrijver op dat de gehele toelichting die Inschrijver wenst te geven in het Excel document dient te worden opgegeven. Inschrijver acht dit onwenselijk, aangezien zij bij de eisen en wensen een uitgebreide toelichting wenst te geven, eventueel ondersteund door afbeeldingen, schema s of andere overzichten. Inschrijver zou derhalve graag bij de toelichting in het Excel document verwijzen naar een separaat toegevoegde bijlage. Staat de Aanbestedende Dienst dit toe, en zegt zij toe dat de separaat aangeleverde toelichting volledig in de beoordeling zal worden meegenomen? Inschrijver dient de beantwoording in Excel te doen en wordt geacht dit kort, bondig en specifiek te doen. Uitsluitend daar waar dit is aangegeven, zoals bijvoorbeeld in geval van Plan van Aanpak en SLA, mag hiervan worden afgeweken door een verwijzing in het Excel te plaatsen. Door leverancier addtioneel aangeleverde informatie zal niet bij de beoordeling worden meegenomen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 Betreft PVE SLA 23 Vraag U eist hier het volgende: Ondersteuning / Supportdesk aan daarvoor door ROC MN aangewezen medewerkers over de applicatie en salarisinhoudelijke vragen. Inschrijver heeft een first Class team voor u beschikbaar, waar medewerkers werken met allemaal een eigen specialisme. U vraagt hier ook dat er vragen gesteld kunnen worden over Salarisinhoudelijke zaken, wat voor zaken bedoelt u hier? Wij refereren hierbij aan vragen die gerelateerd zijn aan de inrichting van salarismodule van inschrijver, de wijze waarop wettelijke regelingen worden doorgevoerd in de applicatie, vragen met betrekking tot specifieke individuele of collectieve berekeningen etc. Betreft PVE SLA performance vraag 9 tm Vraag Inschrijver heeft in haar SLA het volgende opgenomen over de performance: AFAS Online behoort een goede performance te hebben, gelijkwaardig aan een lokale- of netwerkinstallatie maar afhankelijk van de internetverbinding en inrichting van de omgeving van de klant. AFAS meet de responsetijden op basis van de vensters Eigenschappen Medewerker, Eigenschappen Verkooprelatie en Eigenschappen Inkooprelatie in AFAS Profit. De responsetijd van het openen van deze functies is in 95% van de gevallen maximaal 4 seconden. De responsetijden van deze en andere functies binnen AFAS Profit kunnen sterk variëren afhankelijk van de soort functie, hoeveelheid data, klantspecifieke inrichting en gebruikersinstellingen. Ter verbetering van de performance worden grote verwerkingstaken, zoals salarisruns, factureren, aanmanen en uitvoeren van analyses, in een wachtrij geplaatst en op de achtergrond uitgevoerd. Bij performancehinder kan contact gezocht worden met het Support Center. Gaat u hiermee akkoord en bent u bereidt, 2 seconden aan te passen naar 4 seconden? De vragen 19 tot en met 27 zijn wensen. ROC MN zal hierin geen aanpassingen doen. Bij de beantwoording van deze vragen kan een inschrijver desgewenst een toelichting geven in kolom G op de te realiseren performance. Betreft PVE Functioneel: Apps 92: U vraagt hier dat er een standaard APP beschikbaar het op vragen van Mangementrapportage 25 Vraag Inschrijver heeft een standaard MSS Portal, waarmee managers via Selfservice managementrapportages kunnen raadplegen. Echter dit is geen APP, maar gewoon via een internetbrowser benaderbaar. Is dit akkoord? Dat is geen antwoord op de vraag. De vraag is of de inschrijver een APP beschikbaar heeft om Managementrapportages op te kunnen vragen. Dat deze informatie ook via een internetbrowser te ontsluiten is doet in deze vraag niet ter zake. Betreft PVE functioneel: 219. U vraagt hier: Benchmark ziekteverzuimpercentage op team- en college/dienst niveau 26 Vraag Wat verstaat u onder benchmark? Bedoeld u hier benchmark ten opzichte van de onderwijsmarkt, of ten opzichte van de verschillende afdelingen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 ROC MN bedoelt hier een benchmark waarbij teams en afdelingen van ROC MN onderling vergeleken kunnen worden. Betreft PVE functioneel: Alle rapporten kunnen worden geexporteerd naar bestandsformaten PDF en CSV en formaten die worden ondersteund door Excel,Word 27 Vraag Inschrijver ondersteund het door u aangegeven als het gaat om het exporteren naar Exel, Deze vraag lijkt onvolledig. Alleen wanneer deze zin wordt verduidelijkt of aangevuld is het mogelijk te antwoorden. Betreft PVE Functioneel: U vraagt hier of het verlof in uren of FTE vastgelegd kan worden. 28 Vraag Bedoeld u hier beide, dus zowel in uren als in FTE? Of als het alleen in uren vastgelegd kan worden is dat ook akkoord? ROC MN bedoelt hier inderdaad beide mogelijkheden. Betreft PVE functioneel Persoonlijke professionele ontwikkeling: Vraag Hoe wenst u dat een medewerker een PPO maakt? Het PPO-document moet gekoppeld kunnen worden. De manier waarop een medewerker een PPO maakt is in deze aanbesteding niet van belang. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5