Nota van inlichtingen

Transcriptie

1 Aanbesteding postdiensten Nota van inlichtingen Kenmerk: Status: Definitief Aantal pagina s: 8 Datum:

2 Deze nota van inlichtingen behoort bij en maakt integraal onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. Vragen en antwoorden: Nr. Categorie Betreft Vraag Antwoord 1 Contractvoorwaarden AIV 25.1 Kunt u toevoegen geen ontbinding bij interne gelegenheden? 2 Contractvoorwaarden AIV 14.1 Wij accepteren geen vrijwaring van derden. Wij weten namelijk de inhoud van de brief niet. Kunt u deze verwijderen? 3 Contractvoorwaarden OVK 3.2 Wij doen de aanname dat er een dringende reden dient te zijn met een tijd van herstel voordat het contract wordt opgezegd. Klopt deze aanname? 4 Contractvoorwaarden OVK 3.1 Bedoelt u hier 2 jaar ipv 2 maanden? Ja. 5 Bestek/beschrijvend 6 Bestek/beschrijvend Onze grammage voor de partijenpost gemengd wijken af van wat u vraagt. Deze zijn namelijk bij inschrijver:0-20,20-30,30-40,40-50,50-100, en gram. kunt u dit overnemen? Bent u zich ervan bewust dat de prijs van de haalen brengservice een zeer groet invloed uitoefent op het totale. Omdat dit een geheel andere dienst is dan postbezorging, hoort hier ook een andere prijs bij. Voor u beeldvorming : een poststuk is meestal onder de 1 euro terwijl de haal en brengservice beide ongeveer 6 euro per dag kosten. Een inschrijver kan deze aanbesteding dus winnen door een zeer lage prijs te geven voor de haal en brengservice. Wij verzoeken u deze dienst uit de beoordeling te halen. Bent u hiermee akkoord? Nee, dat lijkt geen logische toevoeging gezien de gronden die in 25 lid 1 van de Algemene inkoopvoorwaarden zijn opgesomd. Die bepaling geldt al niet meer, zie artikel 9 van de conceptovereenkomst. Artikel 3 lid 2 gaat niet over opzegging, alleen op beëindiging met wederzijds goedvinden. Zie artikel 12 van de Algemene inkoopvoorwaarden inzake ontbinding. Ja, het tarievenformulier wordt aangepast, zie bijlage. Het aangepast tarievenformulier vervangt het aanvankelijk gepubliceerde tarievenformulier. Nee. De door u genoemde bedragen leiden niet tot een grote invloed op de prijzensheet. Ten overvloede: er wordt een jaarprijs gevraagd voor de haal en brengservice. 7 Bestek/beschrijvend Onze grammage voor de stempassen wijken af van wat u vraagt. Deze zijn namelijk bij inschrijver: 0-30 gram. kunt u dit overnemen? Akkoord, wordt aangepast. 2

3 8 Bestek/beschrijvend Onze grammage voor de kandidatenlijsten wijken af van wat u vraagt. Deze zijn namelijk bij inschrijver:0-10,11-15,16-20,21-25,etc. kunt u dit overnemen? Uit ervaring weten wij dat de gewicht ongeveer 16 gram is van een kandidatenlijst. De gemeente kan de hoeveelheden bij de verschillende grammages niet inschatten. Daarom hanteert de gemeente een grotere bandbreedte. Deze wordt aangepast naar 0-50 gr. 9 Bestek/beschrijvend Om u toch een zo n voordelig tarief te kunnen geven, zouden wij u in willen delen in de staffel t/m stuk per jaar. Mocht u hier boven dan wel onder komen, zullen wij de korting verrekenen. Dit kan dus ook een plus bedrag zijn indien u boven deze staffel komt. De kans dat u onder de gaat komen is zeer gering tot nihil. Bent u hiermee akkoord? Aan het tarievenformulier is de mogelijkheid toegevoegd om korting te geven voor het geval meer dan poststukken in een jaar worden aangeboden. Mocht het aantal postukken onder de komen dan mag hetzelfde percentage als toeslag op de omzet worden gefactureerd. 10 Bestek/beschrijvend 11 Bestek/beschrijvend bijlage D U geeft aan dat de fictieve volume wel een realistisch beeld geeft van de werkelijkheid, maar dit hier geen rechten aan ontleent kunnen worden. Om u toch een goede offerte te geven zouden wij graag willen weten wat de verwachtingen zijn omtrent het volume gedurende de contractperiode. Kunt u hier een inschatting van maken, rekening houdend met digitalisering en eventueel toename van het volume vanwege sluiting loketpunten? Wij vinden 2 A4 tjes voor de gunningscriteria wel zeer beperkt. Wij willen u graag een compleet en duidelijk beeld geven van onze kwaliteit en ontwikkelingen. Bent u bereidt dit uit te breiden naar 4 stuks? Het is heel moeilijk om een goede inschatting te maken, maar 10 tot 15% afname gedurende de komende 4 jaar afname acht de gemeente realistisch. Nee, maar het aantal pagina s wordt uitgebreid naar Eisen en criteria AB 5 pag 2 Wij doen de aanname dat u hier bedoeld aan de bewoners van en dat deze wel een postcode huisnummer combinatie hebben. Dit wordt bevestigd door de product omschrijving (partijenpost). Mocht u hier het product ongeadresseerde post bedoelen, willen wij u vragen deze ook apart uit te vragen op het waarbij u rekening houdt met de minimale hoeveelheid van 2000 stuks en een aanmeldingsperiode en aanleveringsperiode van 2 en 1 week. De gemeente hanteert alleen geadresseerde post (m.u.v. verkiezingen). 3

4 13 Eisen en criteria AB 3 pag 2 Voor 48 uurs verzendingen hebben wij 2 bezorgdagen. Voor de overige 3 geldt de 72 uurs levering. Bent u hiermee akkoord? 14 Eisen en criteria AB -1 pag 2 U geeft aan dat u voor zowel de haal als ook de brengservice een tijdsvenster eist van 0.30 uur. Indien u ons een ruimer tijdvak geeft, kunnen wij u een veel voordeliger tarief bieden. Bent u bereid om het tijdskader uit te breiden met 1 of 2 uur? Akkoord. Nee. 15 Bestek/beschrijvend 8.2 pag 12 Referentie nummer 2 dient te bestaan uit het servicekader 48 uurs. In de offerte vraagt u ook 72 uurs uit. Mag de referentie van 2 ook bestaan uit een klant die 72 uurs doet in combinatie met 48 uurs? Ja, mits aan gestelde eisen wordt voldaan. 16 Planning 3 pag 6 Ter bevestiging; de offerte moet donderdag 1 december voor uur ingediend worden. 17 Planning 3 pag 6 Bent u bereid om nog een korte 2e vragenronde toe te staan? Correct. Ja, tot 15 november 12:00 is er nog gelegenheid tot het stellen van vragen. De nota van inlichtingen wordt uiterlijk 17 november gepubliceerd. 18 Bestek/beschrijvend 19 Bestek/beschrijvend 2.2 pag 5 Klopt het dat de gemeente geen partijenpost Direct Mail verstuurd (boodschap is gelijk aan elkaar, alleen geadresseerde wijkt af)? Indien dit wel het geval is, kunt u deze dan ook uitvragen op het? 2.2 pag 5 U geeft bij de beschrijving van de aanbesteding een aantal hoofdzaken weer. Op het zien wij alleen ook een haal- en brengservice terugkomen. Deze staat niet bij de opdracht. Indien deze geen deel uitmaakt van de opdracht, Kunt u deze dan verwijderen uit het? Dat klopt. De gemeente gebruikt voor dat geval partijenpost. De haal- en brengservice maakt onderdeel uit van de opdracht. 20 Planning 2e NvI De Nota van Inlichtingen bij aanbestedingen voor postdienstverlening zijn in de meeste gevallen een aanleiding voor de noodzaak tot het stellen van extra vragen. Bent u bereid om de mogelijkheid tot het stellen van vragen voor een 2e Nota van Inlichtingen toe te voegen aan uw procedure? Ja, tot 15 november 12:00 is er nog gelegenheid tot het stellen van vragen. De nota van inlichtingen wordt uiterlijk 17 november gepubliceerd. 4

5 21 Bestek/beschrijvend Beoordeling Het is inschrijver niet geheel duidelijk hoe Aanbestedende dienst tot de uiteindelijke winner van de aanbesteding komt. Wordt de behaalde waarde op kwaliteit in minder gebracht met fictieve inschrijfsom om zo de beste prijs/kwaliteitsverhouding te bepalen? Ja, zie paragraaf 9 van de aanbestedingsleidraad. 22 Bestek/beschrijvend 23 Bestek/beschrijvend 24 Bestek/beschrijvend 25 Bestek/beschrijvend Prijsformulier Prijsformulier Prijsformulier Prijsformulier Kandidatenlijsten Hoe ver voor de matdatum levert Aanbestedende dienst de kandidatenlijsten aan bij inschrijver? Kandidatenlijsten Is er voor de kandidaatlijsten ook een servicekader van 72 uur van toepassing? Partijenpost groot; wenst aanbestedende dienst geen tarief te ontvangen voor partijen in de staffel 0-20 gram? De staffels die Aanbestedende dienst hanteert voor gemengde post komen niet overeen met hetgeen gangbaar is binnen de markt. Kunt u dit aanpassen naar: Minimaal 1 week voor de matdatum. Ja, zie ook aangepaste tarievenformulier. Dit komt zelden voor; de categorie is toegevoegd op het gewijzigde tarievenformulier. De grammages worden aangepast op het tarievenformulier, zie bijlage gram gram gram gram gram gram gram gram gram 26 Bestek/beschrijvend 27 Bestek/beschrijvend Ongeadresseerd Ab-6 Welk servicekader is van toepassing voor ongeadresseerde post? Indien Aanbestedende dienst naast verkiezingspost nog andere ongeadresseerde post wenst te verspreiden; waar moet inschrijver haar tarieven invullen voor ongeadresseerde post? Zie het antwoord op vraag 29. Zie het antwoord op vraag 29. 5

6 28 Bestek/beschrijvend Ongeadresseerd Hoeveel dagen voor daadwerkelijke matdatum van de ongeadresseerde zending levert Aanbestedende dienst het drukwerk aan? Zie het antwoord op vraag Bestek/beschrijvend Ongeadresseerd Wenst Aanbestedende dienst naast de verkiezingspost nog overige ongeadresseerde post te verspreiden? Nee. 30 Bestek/beschrijvend Eis AB-3 Zo ja, kunt u ons voorzien van een overzicht van de volumes? U geeft aan dat zowel 48-uurs als 72-uurs minimaal 3 dagen per week bezorgd moet worden. De aanlever dag bepaalt altijd welk servicekader toegepast kan worden. Zo geldt het onderstaande schema: Akkoord. Aanleverdag Bezorgdag Maandag Donderdag (72-uurs) Dinsdag Donderdag (48-uurs) Woensdag Zaterdag (72-uurs) Donderdag Zaterdag (48-uurs) Vrijdag Dinsdag (72uurs) Is dit voor Aanbestedende dienst akkoord? 31 Bestek/beschrijvend Eis AB-2 Inschrijver voorziet voor al haar klanten in de behoefte van managementinformatie maar biedt dit voor nu niet aan via een webportal. Aangezien er slechts één marktpartij is die over deze mogelijkheid beschikt verzoeken wij u om toe te staan dat wij op een alternatieve manier in uw rapportage behoefte voorzien. Is dit voor u akkoord? Niet akkoord. Eis AB-2 wordt echter aangepast en komt te luiden als volgt: "AB-2 Digitaal aanbieden Opdrachtnemer biedt de mogelijkheid aan opdrachtgever om alle voorkomende poststukken in een digitale omgeving (webportals) te registreren en aan te melden in een aanbiedingsformulier. Tevens biedt de opdrachtnemer de mogelijkheid aan opdrachtgever om in een digitale omgeving (webportals) 24/7 inzicht te geven in alle door opdrachtgever aangeboden zendingen en verkregen facturaties per willekeurige periode." 6

7 32 Bestek/beschrijvend Eis AB-2 Aanbestedende dienst geeft aan dat alle voorkomende poststukken in een digitale omgeving aangeboden moeten kunnen worden. Inschrijver werkt op basis van ontzorging, waarbij het enkel noodzakelijk is om partijen van meer dan 250 stuks vooraf via een digitale omgeving aan te bieden. Wij gaan er vanuit dat dit akkoord is? Niet akkoord. Eis AB-2 wordt echter aangepast en komt te luiden als volgt: "AB-2 Digitaal aanbieden Opdrachtnemer biedt de mogelijkheid aan opdrachtgever om alle voorkomende poststukken in een digitale omgeving (webportals) te registreren en aan te melden in een aanbiedingsformulier. Tevens biedt de opdrachtnemer de mogelijkheid aan opdrachtgever om in een digitale omgeving (webportals) 24/7 inzicht te geven in alle door opdrachtgever aangeboden zendingen en verkregen facturaties per willekeurige periode." 33 Bestek/beschrijvend Eis AB-12 Opdrachtnemer toont jaarlijks aan door middel van objectieve steekproef dat 95% van de poststukken binnen de overkomstduur bezorgd zijn. Ja. Voor de volledigheid; moet dit onderzoek uitgevoerd worden door een onafhankelijk onderzoeksbureau? 34 Bestek/beschrijvend Eis MR-1 Aanbestedende dienst geeft aan dat inschrijver elk kwartaal managementinformatie dient aan te leveren. Onderdeel van de rapportage is de gevraagde gegevens met betrekking tot de 95%- norm. Correct. Het onderzoek naar de bezorgkwaliteit dient jaarlijks uitgevoerd te worden voor Aanbestedende dienst, wij gaan er dan ook vanuit dat dit gegevens slechts éénmaal per jaar gerapporteerd moet worden. Correct? 35 Bestek/beschrijvend Algemeen Ontvangt inschrijver een Proces verbaal van opening na inschrijving? Akkoord. 36 Bestek/beschrijvend Referenties Competentie 2: Aanbestedende dienst wenst dus een referentie van een partij die niet enkel streekpost bij opdrachtnemer heeft aangeboden. Correct? Ja. 7

8 37 Bestek/beschrijvend Referentie Competentie 1: Aanbestedende dienst wenst dus een referentie van een partij die niet enkel streekpost bij opdrachtnemer heeft aangeboden. Correct? Ja. 38 Bestek/beschrijvend Mailings Aanbestedende dienst spreekt over mailings. Bedoelt u hier Partijenpost brieven mee? Ja. Bijlage: Bijlage E tarievenformulier HERZIEN xlsx 8