EERSTE NOTA VAN INLICHTINGEN EUROPESE AANBESTEDING MEDIAPLANNING EN -INKOOP, COMMUNICATIESTRATEGIE EN VORMGEVING TEN BEHOEVE VAN ONDERWIJSGROEP NOORD

Transcriptie

1 EERSTE NOTA VAN INLICHTINGEN EUROPESE AANBESTEDING MEDIAPLANNING EN -INKOOP, COMMUNICATIESTRATEGIE EN VORMGEVING TEN BEHOEVE VAN ONDERWIJSGROEP NOORD AANBESTEDINGSNUMMER: 2012/S Aanbestedende diensten, afdeling Inkoop Groningen, 22 november 2012

2 1. Inleiding Deze eerste Nota van Inlichtingen geeft antwoord op de vragen die gesteld zijn op de informatiebijeenkomsten op 19 oktober 2012 en 7 november 2012, in het kader van de Europese aanbesteding mediaplanning en -inkoop, communicatiestrategie en vormgeving ten behoeve van Onderwijsgroep Noord, publicatienummer 2012/S De vragen zijn voor en tijdens de bijeenkomsten gesteld, per en mondeling tijdens de bijeenkomst. Deze eerste Nota van Inlichtingen maakt deel uit van de aanbestedingsdocumenten in het kader van deze aanbesteding.

3 2. De vragen en antwoorden Onderstaand treft u de geanonimiseerd vragen en de daarbij horende antwoorden aan. Vraag 1 Antwoord 1 Vraag 2 Bereikbaarheid In uw offerteaanvraag stelt u op bladzijde 6 de volgende eis: Is met eigen vervoer dan wel openbaar vervoer binnen een uur bereikbaar vanaf het bestuursbureau in Groningen. Door middel van de postcode (...) van uw standplaats en de postcode van het bestuursbureau (9721 AA, 101) wordt deze eis met de routeplanner van de ANWB door ons geverifieerd. Gezien het feit dat het hier om een Europese aanbesteding gaat, vraag ik u het volgende: 1. Kunt u gemotiveerd aangeven waarom volgens u deze eis proportioneel is? 2. Kunt u gemotiveerd aangeven waarom volgens u deze eis niet discriminerend is? Ons inziens is dit een proportionele eis die wij kunnen stellen bij deze vorm van dienstverlening, waarbij korte lijnen en persoonlijk contact van belang zijn voor de kwaliteit van de dienstverlening. Daarnaast zou de reisafstand een opdrijvend effect kunnen hebben op de kosten. Volgens ons wordt niet uitgesloten van deze aanbesteding, aangezien ieder bureau een steunpunt kan starten binnen de door ons gestelde straal van 1 uur reisafstand. Ons inziens behandelen we elke inschrijver hiermee op dezelfde en transparante wijze. Hoe belangrijk is de factor reistijd als aan alle andere voorwaarden is voldaan? Antwoord 2 Zie ook vraag en antwoord 1. De reistijd is als harde eis genoemd. De relatie / samenwerking met het nieuwe bureau is voor ons belangrijk. De ervaring leert ons dat hiervoor korte en snelle overleglijnen nodig zijn. Lange reistijd zal een prijsopdrijvend effect hebben. Vraag 3 Prijs Ik heb het document doorzocht op het begrip prijs en kom dan 10 verschillende termen tegen, waaronder de term prijs als losstaand woord. Zou er een verklarende woordenlijst kunnen komen met de uitleg van de prijs-termen die er gebruikt worden? Verder vermoed ik dat de prijs-termen zo hier en daar onjuist worden gebruikt. Bijvoorbeeld in paragraaf Prijs-kwaliteitswaarde staat: De inschrijfprijs is de inschrijfprijs... plus de score op de kwaliteitscriteria... In een wiskundige formule staat hier dus A = A + B, logisch kan dit niet. Antwoord 3 Prijsmodel Met het origineel (innovatief) prijsmodel bedoelt opdrachtgever een transparante omschrijving waarbij inschrijver laat zien dat hij in staat is de optimale prijskwaliteit verhouding te kunnen leveren, zowel voor dienstverlening als voor inkoop. Plafondprijs Onder plafondprijs wordt verstaan de tarieven die de aanbestedende dienst op het moment van publicatie per jaar bij de inschrijver betaalt. De plafondprijs is, zoals uit bijlage A van het aanbestedingsdocument valt af te leiden, vastgesteld op ,- per jaar en bestaat alleen uit de tarieven voor mediaplanning en inkoop en vormgeving. Voor communicatiestrategie zal extra budget beschikbaar worden gesteld; dit is afhankelijk van de gewenst strategieverandering. 3

4 Vraag 4 Antwoord 4 Vraag 5 Antwoord 5 Prijsdeel Hiermee wordt bedoeld het orgineel (innovatief) prijsmodel + de plafondprijs. Beide worden in envelop 1 aangeboden aan de opdrachtgever. Inschrijfprijs is een synoniem voor prijsdeel, dus bij inschrijfprijs moet in het aanbestedingsdocument worden gelezen: prijsdeel. Prijs-kwaliteitswaarde Om verwarring te voorkomen wordt in paragraaf de eerste zin als volgt opnieuw beschreven: Totaalscore wordt bepaald door de score op het prijsmodel van de inschrijver plus de score op de kwaliteitscriteria (scope, risicoen kansendossier, planning, interviews sleutelfunctionarissen en pitch). Indien de kwaliteitswaarde van de interviews en pitch onvoldoende is bestaat de totaalscore uit de score op het prijsmodel plus de score van de kwalitatieve documenten min de score vanuit de interviews en pitch. De te sluiten raamovereenkomst kent een contractperiode van 2 jaar en met een optie tot een verlenging van 2 maal 12 maanden. In Bijlage A staat een kolom met plafondprijs is dit de totale plafondprijs (2 jaar) of jaarlijks? Uit de tabellen in bijlage A valt af te leiden dat de plafondprijs een prijs per jaar is. Het origineel (innovatief) prijsmodel wordt gewogen en niet de plafondprijs. De offerte mag de plafondprijs echter niet overschrijden. Telt de prijs wel of niet mee in de eerste beoordeling? In de eerste fase wordt alleen het prijsmodel beoordeeld. Het gaat om de innovatie van het model, het is dus geen offerte. Dit oordeel wordt nog niet meegewogen in de eerste fase. Om door te gaan naar fase twee, worden alleen de scores van risicoen kansendossier, scope en planning bij elkaar opgeteld. In de tweede fase wordt bekeken of, en zo ja in hoeverre, de prijs afwijkt van de gegeven plafondprijs. Vervolgens wordt de score op het prijsmodel (uit fase 1) meegewogen in de totaalscore van de beoordeling. Vraag 6 Antwoord 6 Zie vraag 5. Vraag 7 Op welk moment wordt de plafondprijs beoordeeld en wanneer het orginele prijsmodel? Het is lastig om een offerte te maken voor de middelen, als niet bekend is wat het budget voor communicatiestrategie is. Antwoord 7 Vraag 8 Antwoord 8 Deze offerte is bedoeld om vast te stellen of het bureau zich al dan niet conformeert aan de plafondprijs. Als handvat voor het bureau zullen we in de casus een begroting specifiek voor de casus meegeven. Deze wordt niet meegewogen bij de beoordeling, maar is bedoeld als richtinggevend voor de casus. Strategie Uit bijlage A blijkt dat er geen (nihil) budget is voor strategie. Mijn vraag is dan wat is de huidige communicatiestrategie? Binnen die strategie moet de inschrijver het beoogde doel duurzame maximale bekendheid van de merken realiseren met als instrumenten mediaplanning- en inkoop en vormgeving. In vervolg daarop: waarom is er sprake van communicatiestrategie als deze toch op nihil staat? Ik ben geen aanbesteding jurist maar iets vragen waar nihil budget voor is kan volgens mij niet. Uit concurrentieoogpunt wordt de huidige strategie nu niet prijsgegeven. Het bedrag voor strategie is geheel afhankelijk van de soort en grootte van de opdracht. Jaarlijks 4

5 wordt bekeken welk bedrag voor strategie in de begroting moet worden meegenomen. Vraag 9 Antwoord 9 Vraag 10 Antwoord 10 Vraag 11 Antwoord 11 Vraag 12 Antwoord 12 Vormgeving Is er in de plafondprijs al een bedrag aan vormgeving contractueel toegezegd aan de huidige vormgevers en zo, hoeveel? Ook wil ik graag weten wat de afspraken zijn met de huidige vormgevers, dit is nodig ivm het beoogde doel duurzame maximale bekendheid van de merken te realiseren, omdat het vooralsnog van belang is dat de opdrachtnemer kan samenwerken met de huidige vormgevers. We hebben geen raamcontract met de huidige vormgevers. In overleg met de nieuwe dienstverlener zal bekeken worden welk deel van de vormgeving vooralsnog aan de huidige vormgevers wordt toegewezen. Wanneer lopen de contracten met de huidige vormgevers af? De samenwerking met de huidige vormgevers wordt ieder jaar (stilzwijgend) verlengd. Er ligt geen contract aan ten grondslag. Pitch / casus Waarop ligt de nadruk tijdens de pitch? Gaat het om mediaplanning- en inkoop (dit is namelijk 80% van de plafondprijs) of ligt de nadruk ergens anders? Of Is in staat in een presentatie/pitch de klik te krijgen met de beoordelingscommissie waarbij een goede samenwerking hoog wordt gewaardeerd de essentie? Die klik haal je ook wel uit de interviews, dan vraag ik me dus af wat het nut is van de pitch. Aan de hand van de pitch wordt gekeken of de dienstverlener de casus kan doorgronden en welke creatieve invulling daaraan wordt gegeven. In het interview wordt getoetst wat de inschrijver heeft ingediend. Uiteraard telt in beide gevallen de klik. Tijdens de pitch wordt ook bekeken of er ook een creatieve klik is. Wordt de uitwerking van de casus beoordeeld op strategie of creativiteit? Beide aspecten, strategie en creatie, wegen mee. Creativiteit niet alleen in creatie/vormgeving, maar ook als manier van denken. Planning Vraag Nadere inlichtingen/stellen van vragen: 19 oktober 2012 t/m 30 november 2012 voor uur. 2. Beantwoorden vragen 29 oktober 2012 t/m vrijdag 7 december 2012 Hoe vindt de communicatie over de vragen en antwoorden plaats? Zijn er meerdere NvI, de eerste op 16 november en de laatste op 7 december? Ik neem aan dat iedereen gelijktijdig op hetzelfde informatie niveau wordt gehouden. Antwoord 13 Communicatie vindt plaats via Tendernet. Inschrijvers worden geacht om de informatie zelf van Tendernet te halen. De eerste nota van inlichtingen wordt gepubliceerd voor zaterdag 24 november. Mocht er een tweede nota van inlichtingen komen dan zal deze uiterlijk voor vrijdag 7 december 2012 worden gepubliceerd. 5

6 Vraag 14 Wanneer wordt bekendgemaakt wat de opdracht is voor de pitch. Antwoord 14 In 2.5 planning staat dat de pitch wordt verstuurd op maandag 14 januari Vraag 15 Op welke termijn worden de vragen beantwoord. Antwoord 15 Uw vragen zullen worden beantwoord in de nota van inlichtingen die voor 24 november wordt gepubliceerd. Zie ook vraag/antwoord 13. Vraag 16 Antwoord 16 Vraag 17 Antwoord 17 Vraag 18 Antwoord 18 Vraag 19 Antwoord 19 Vraag 20 Antwoord 20 Vraag 21 Antwoord 21 In de tweede fase wordt gekeken naar de planning. Welke planning wordt bedoeld? Het gaat om de planning van de transitiefase, dus de overgang van het werken met de huidige bureaus naar het werken met het nieuwe bureau. Hoe kun je zo snel mogelijk onze dienstverlener worden en wat is hiervoor nodig. Hiermee wordt dus niet bedoeld de planning van de casus. Conflicting account Wat is voor Onderwijsgroep Noord een conflicting account? Hiervan is voor ons sprake als het bureau ook werkt voor een onderwijsinstelling in het voedingsgebied van een van de vestigingen van Onderwijsgroep Noord. Wat is de meerwaarde van aangesloten zijn bij een (branche)organisatie? Dat is voor ons: gemakkelijk expertise kunnen vragen c.q. delen en een kwaliteitskenmerk. Anonimiteit Hoe kan ik de anonimiteit waarborgen bij de omschrijving van de structuur, de USP s en de succesvolle projecten van mijn bureau? Het moet volgens ons mogelijk zijn om te laten zien wat het bureau te bieden heeft, zonder in details te treden. Namen noemen kan creatief worden omzeild; bovendien kent Onderwijsgroep Noord de klanten van de bureaus niet en kan die koppeling dus niet maken. Procedure In de inschrijvingsleidraad en/of offerte-aanvraag wordt aanbestedingsnummer: 19/10/2012 S076 gebruikt terwijl in de publicatie en/of aankondiging van opdracht op TED aanbestedingsnummer: 2012/S wordt gebruikt. Wat is het juiste nummer. Beide nummers mogen worden gebruikt bij het indienen van de offerte. Graag ontvang ik de presentatie van de informatiebijeenkomst(en). De sheets van de informatiebijeenkomsten op 19 oktober en 7 november zijn te vinden op