Het kan zijn dat gedurende de looptijd van het contract het aantal locaties van de gemeente wijzigt door het afstoten of uitbreiden van locaties.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Blusmiddelen Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Blusmiddelen Gemeente Utrecht 14.GU.098 Omschrijving: Het doel van deze aanbesteding is om de brandveiligheid van alle locaties (zie document locatieoverzicht) van de gemeente te waarborgen conform vigerende wet- en regelgeving en de eigen eisen van de gemeente aan brandveiligheid. Daarnaast wil de gemeente is een goed overzicht krijgen van de staat van onderhoud van alle blusmiddelen. Dit kan inhouden dat op verschillende locaties de blusmiddelen nog in de vereiste onderhoudsstaat, volgens wetgeving, gebracht moeten worden. Van de nieuwe leverancier wordt meedenken en advies verwacht hoe de gemeente Utrecht deze doelstellingen kan verwezenlijken. De volgende organisatieonderdelen zullen vooralsnog gebruik gaan maken van deze nieuwe raamovereenkomst: - Gemeente Utrecht Interne Bedrijven Facilitair & Huisvesting - Stadswerken - Utrechtse Vastgoed Organisatie Binnen deze organisatieonderdelen zal de nieuwe leverancier gaan samenwerken met meerdere contactpersonen tevens opdrachtgevers voor de verschillende organisatieonderdelen. In de implementatiefase, na gunning opdracht, zal de gemeente deze gegevens beschikbaar stellen. De opdracht bevat de volgende hoofdtaken: - Het actualiseren en actueel houden van de locatieoverzichten; - Het uitvoeren van inventarisaties van nieuwe locaties; - Het onderhouden en controleren van blusmiddelen; - Het vervangen en afvoeren van blusmiddelen. De gemeente wil het onderhoud én vervanging van alle blusmiddelen onderbrengen bij één leverancier. Het kan voorkomen dat op enkele locaties hiervan afgeweken moeten worden in verband met het specifieke karakter van de omgevingsfactoren. Onder blusmiddelen wordt verstaan (naamsduiding conform Bouwbesluit): - Gebouwgebonden middelen (watervoerende armatuur, nader te noemen brandslanghaspels); - Draagbare blustoestellen (handblussers zoals CO2, schuim, poeder); - Droge blusleidingen; - Blusdekens. Het kan zijn dat gedurende de looptijd van het contract het aantal locaties van de gemeente wijzigt door het afstoten of uitbreiden van locaties. Toelichting: Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 Categorie Planning 1 Vraag De datum om de aanbesteding in te leveren betreft 6 april 2015, tweede Paasdag. Dient deze datum gehandhaafd te blijven? Antwoord Vrijgegeven: Deze datum is aangepast naar dinsdag 7 april. Categorie Planning 2 Vraag Uiterlijk 6 dagen voor indienen ontvangen wij de nota van inlichtingen. Dit betekent uiterlijk woensdag 1 april. Tussen 1 april en 7 april (datum van indienen) zit 1 werkdag. Om een kwalitatief hoogwaardige inschrijving te kunnen doen verzoeken wij u de datum van indienen uit te stellen tot 15 april. Stemt u hiermee in? De planning wordt aangepast naar 14 april. Zie de aangepaste planning in tenderned. Vraag met kenmerk is niet correct. De planning is hierbij aangepast. 3 Vraag In het document Eisen aan de opdracht geeft u bij eis 26 aan dat bij vervanging de blustoestellen vervangen dienen te worden door blustoestellen met minimaal dezelfde rating als het oude blustoestel. In het document Gunningscriteria bij aanschaf blusmiddelen worden blussers met minimale rating genoemd. Dit is in strijd met eis 26. Wij gaan ervan uit dat de rating van nieuw te leveren blusmiddelen minimaal gelijk is aan de rating van het oude blustoestel. Is dit correct? Dit is correct. 4 Vraag n uw locatieoverzicht blusmiddelen staan vervangingen genoemd in jaren welke reeds achter ons liggen. Zijn die blusmiddelen vervangen? Uw huidige onderhoudspartij beschikt over deze gegevens. Gemeente Utrecht gaat uit van de gegevens van de huidige leverancier en verzoekt u dan ook de aangeleverde gegevens te gebruiken bij uw berekeningen/inschrijving. Bij de implementatie van deze aanbesteding zal dit verder uitgezocht worden. 5 Vraag Document Gunningscriteria 3, aanschaf blusmiddelen. Schuimblussers met brandklasse C bestaan niet. Hier is een logische keus om de schuimblussers te eisen met klasse A,B. Stemt u hiermee in? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 Akkoord 6 Vraag Document Raamovereenkomst blusmiddelen, pagina 5 van 6 artikel 7.2: genoemde prijzen en tarieven zijn vast tot 01 juni 2016 dit is in strijd met het document Eisen aan de opdracht blusmiddelen, pagina 9 van 15 art. Eis 65, 66. Wij gaan uit van de raamovereenkomst blusmiddelen, dus tarieven zijn vast tot 1 juni Gaat u hiermee akkoord? Gemeente Utrecht gaat uit van één keer per jaar indexeren in januari. Voor het eerst indexeren kan op 1 januari Zoals omschreven in Eis 65 en Eis 66. De raamovereenkomst wordt hierop aangepast. 7 Vraag Document Eisen aan de opdracht blusmiddelen, pagina 12 van 15 art : Hoe moet worden aangetoond worden dat aan deze eisen wordt voldaan? De gemeente Utrecht schrijft geen bewijsmiddelen voor. U dient op verzoek van de gemeente zelf met afdoende bewijsmiddelen komen die aantonen dat wordt voldaan aan de eisen uit Bijvoorbeeld door het overleggen van een Milieukeur. De gemeente kan deze bewijsmiddelen vervolgens beoordelen. 8 Vraag Document Eisen aan de opdracht blusmiddelen, pagina 7 van 15 Eis 35: Er mogen geen blusdekens meer op de markt worden gebracht met een EN 1869 codering, door geen enkele producent of leverancier. Inmiddels zijn nieuwe blusdekens voorzien van een waarschuwingstekst. Blusdekens zijn NIET geschikt voor vetbranden, hiervoor zijn speciale vetblussers op de markt. Ons verzoek aan u is om alleen de maatvoeringen te noemen en de eis van de NEN te verwijderen. Voldoet u aan dit verzoek? Akkoord, mitst in overleg de juiste deken bepaald wordt. Betreft informatie 9 Vraag Alle partijen dienen over dezelfde informatie te beschikken. U stelt het document locatieoverzicht blusmiddelen beschikbaar. Is dit alle informatie welke beschikbaar is, of heeft u of uw huidige onderhoudspartij meer informatie beschikbaar? Zo ja dan willen wij hier graag vroegtijdig over beschikken (bijvoorbeeld onderhoudsrapportages/ merken/ typen/ staat van onderhoud etc.) Op dit moment heeft gemeente Utrecht niet meer gegevens beschikbaar. Daarnaast is gemeente Utrecht van mening dat het Document Locatieoverzicht voldoende gegevens bevat om een geschikte inschrijving te kunnen doen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 Betreft Eisen aan de opdracht 'Blusmiddelen' Eis Vraag Eis 22 spreekt over jaarlijks onderhoud van de blusmiddelen op de vaartuigen. In de scheepvaart is het echter gebruikelijk dat dergelijk onderhoud eens per 2 jaar plaatsvindt. Houdt de Aanbestedende Dienst vast aan jaarlijks onderhoud van de vaartuigen? Ja, gemeente Utrecht houdt vast aan jaarlijks onderhoud zoals omschreven in Eis 22. Betreft Inschrijvingsleidraad Blusmiddelen p. 3 van Vraag In paragraaf 1.3 op pagina 3 wordt verwezen naar "onderhoudsstaat, volgens wetgeving". Welke wetgeving wordt hier bedoeld? Onderhoud volgens de wet is voor brandblussers namelijk eenmaal per 2 jaar en voor haspels eenmaal per jaar, terwijl dit volgens de NEN2559 voor beiden eenmaal per jaar is. Hiermee wordt bedoeld de wetgeving zoals deze in het document Eisen aan de Opdracht (zie bijvoorbeeld EIS 18) staat aangegeven. Onderhoud aan blustoestellen en brandslanghaspels dient jaarlijks te worden uitgevoerd, zie EIS 14 Betreft Inschrijvingsleidraad Blusmiddelen pag. 8 van Vraag De Aanbestedende Dienst geeft aan dat referenties per zullen worden gecheckt en dat referenten hierop binnen 7 dagen dienen te reageren. Uiteraard zal Inschrijver de door haar voorgedragen referenten hiervan vooraf op de hoogte stellen. Echter zou Inschrijver graag van de Aanbestedende Dienst vernemen zodra de referenten per benaderd zijn, zodat zij actief kan monitoren dat er binnen 7 dagen geantwoord wordt. Anders heeft Inschrijver geen enkele manier om hier een bijdrage aan te leveren, terwijl het uitblijven van een reactie wel tot ongeldigheid van haar Inschrijving kan leiden. Gaat de Aanbestedende Dienst hiermee akkoord? Akkoord Betreft Eis Vraag Bij eis 39 zegt u dat de inschrijver een kopie van het klachtenprotocol moet toevoegen aan de inschrijving. Waar mag de inschrijver deze in de digitale omgeving uploaden? Of wordt dit document ook na gunning opgevraagd? Deze kunt u downloaden onder het kopje 'Algemeen'. Betreft Gunningscriteria 3 document prijsinvulformulier 14 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 U schrijft bij onderhoud blustoestellen en onderhoud brandslanghaspels dat de tarieven inclusief alle werkzaamheden, hervullingen, reparaties en leveringen (bijvoorbeeld vervangen straalpijp, kogelafsluiter, haspelslang etc)' moet zijn. Dit betreft echter ook onderdelen die niet periodiek vervangen moeten worden, maar alleen bij defecten. Bent u bereid deze eis m.b.t. reparaties te herzien? Het tarief zal dan bestaan uit jaarlijks onderhoud en periodiek onderhoud zoals voorgeschreven in NEN 2559 en NEN-EN Nee, de gemeente Utrecht wil de eis m.b.t. reparaties niet herzien. Gezien de grote aantallen en de verschillende leeftijden van de blustoestellen wordt van u verwacht dat u een inschatting kunt maken welke defecten er gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen optreden. Er wordt van u verwacht dat u de kosten van deze defecten opneemt in het tarief van het onderhoud. Betreft unningscriteria 3 document prijsinvulformulier tarief overige kosten 15 Vraag Kunt u specificeren wat u precies verstaat onder calamiteiten op adhoc basis? Binnen hoeveel tijd verwacht u bijvoorbeeld opvolging vanuit de leverancier? Waarom vraagt u dit precies aangezien u onder de noemer onderhoud haspels vraagt dat de onderhoudsprijs alles moet bevatten, ook het vervangen van een straalpijp, kogelafsluiter en haspelslang etc. Dit suggereert dat de leverancier te allen tijde moet zorgen voor goed functionerende blusmiddelen en dit in de prijs dient te verwerken. Het is hierdoor niet duidelijk wanneer er overige kosten in rekening mogen worden gebracht. Kunt u dit verduidelijken? Gemeente Utrecht heeft met deze uitvraag de intentie om de uurlonen en prijzen voor voorrijkosten in kaart te brengen in geval van onvoorziene omstandigheden. Inderdaad moet de onderhoudsprijs alles bevatten. Echter, kunnen er omstandigheden zijn, zoals in Eis 59 en Eis 60 beschreven waarbij sprake is van onvoorziene kosten/ calamiteiten/ad hoc werkzaamheden. Betreft Document prijsformulier 16 Vraag U vraagt om een 6- en 9 liter schuimblusser voor de brandklassen A,B en F. Is het correct dat dit ook voor brandklasse F moet zijn? Gezien de aantallen en typen locaties lijkt het ons aannemelijk dat dit geschikt voor brandklasse A en B moet zijn. Daarnaast vraagt u onder het kopje aanschaf blusmiddelen dat dit schuimblussers moeten zijn voor brandklassen A,B en C. Moet dit ook niet A en B zijn, net als bij het onderhoud? De 6 en 9 liter schuimblusser dient geschikt te zijn voor brandklasse A en B en niet F. Schuimblussers moeten geschikt zijn voor brandklasse A en B en niet C. Betreft Paragraaf Vraag U geeft aan dat onder blusmiddelen ook blusdekens worden verstaan. Wij zien deze niet terug bij gunningscriteria 3 in het document prijsinvulformulier. Kunt u de aantallen blusdekens alsnog toevoegen, indien u hiervoor een onderhoudsprijs wenst te ontvangen? Het aantal blusdekens is verwaarloosbaar en zal niet worden toegevoegd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 18 Vraag De slangen van brandslanghaspels dienen voorzien te zijn van het woordmerk KIWA, zoals benoemd door KIWA in het document Kiwa-Informatieblad Zou u willen bevestigen dat uw haspelslangen daadwerkelijk voorzien zijn van het dit KIWA keurmerk? Uw huidige onderhoudspartij beschikt over deze gegevens. Onze huidige leveranciers beschikt niet over deze gegevens. Daarnaast is niet in de eisen van gemeente Utrecht opgenomen dat aan een KIWA keurmerk voldaan moet worden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6