Nota van Inlichtingen II Openbare Europese Aanbesteding Sanitaire voorzieningen ten behoeve het Albeda College 2016

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen II Openbare Europese Aanbesteding Sanitaire voorzieningen ten behoeve het Albeda College 2016

2 Algemeen Voor u ligt de nota van inlichtingen deel II behorend bij de Aanbesteding Sanitaire voorzieningen Albeda College 2016 In deze laatste nota zijn de vragen geanonimiseerd beantwoord welke de leveranciers aan het ROC Albeda College hebben gesteld in het kader van deze aanbesteding. Tevens kunnen er door het Albeda College aanpassingen ten aanzien van de aanbestedingsdocumenten en planning worden aangegeven. Deze nota van inlichtingen maken integraal onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten. U dient dan ook deze nota van inlichtingen goed door te lezen en bent er zelf verantwoordelijk voor dat u de antwoorden en wijzigingen opneemt in uw offerte. Planning: U dient tevens rekening te houden met onderstaande planning: Fase (Eind-) datum Publicatie opdracht en bestek 11 december 2015 Indienen vragen t.b.v. de opdracht, bestek en tekstsuggesties overeenkomst 18 december 2015, 9.00 uur Verzenden nota van inlichtingen I 8 januari januari 2016 uiterlijk Indienen vragen n.a.v. Nota van Inlichtingen I uur Verzenden laatste nota van inlichtingen II 13 januari januari 2016, 8.00 Sluitingsdatum indiening inschrijvingen uur 21 januari Proefopstelling sanitaire voorzieningen uur Verzenden voornemen gunningbeslissing 1 februari 2016 Verificatie gesprekken 3 5 februari 2016 Afloop stand-still-periode 22 februari 2016 Opstart implementatie Februari 2016 Inschrijvers dienen hun offerte uiterlijk op 21 januari 2016 tot uur plaatselijke tijd op Tenderned te uploaden. De inschrijving dient tijdig en conform de vormvereisten te zijn aangeboden op de website TenderNed.

3 Beantwoording vragen t.b.v. de aanbesteding Sanitaire voorzieningen Albeda College 2016 Vraag nr. Hfdst, of bijlage Blz. Onderwerp Vraag van Inschrijver 1 NvI 1 vraag 2 en paragraaf NvI 1 vraag 11, 57 en Referenties Aantal A4 Plan van Aanpak (wens 5 en 6) In Nota van Inlichtingen 1 vraag en antwoord 2 geeft u aan dat Formulier F (referentiebeschrijvingen) binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit door de winnende inschrijver moet worden overlegt. In paragraaf van het bestek geeft u onder de beschrijving van de kerncompetenties aan, dat inschrijver een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren moet overleggen om zijn beroepsbekwaamheid aan te tonen. Kunt u bevestigen dat deze lijst met voornaamste diensten ook binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit moet worden overlegt door de winnende inschrijver en dus niet bij de offerte hoeft te worden ingediend? De Aanbestedende dienst bevestigd dit. Zie tevens nogmaals het antwoord op vraag 2,9 en 83 van de Nota van Inlichtingen I In Nota van Inlichtingen 1 vraag en antwoord 11 en 57 staat u 3 A4 toe voor het Plan van Aanpak (wens 5 en 6). Bij vraag en antwoord 69 gaat u akkoord met 6 A4. Kunt u bevestigen dat het Plan van Aanpak (wens 5 en 6) totaal uit maximaal 6 A4 mag bestaan? Is akkoord, wij willen in uw aanbieding een beknopte omschrijving van het PvA betreffende de implementatie van de overeenkomst In vraag 15 van Nota van Inlichtingen 1 is gesteld dat in hoofdstuk 4.2 van het bestek wordt aangegeven, dat het bedrag in de cel Total Cost of Ownership (TCO) het uitgangspunt vormt voor de beoordeling van de inschrijving. U heeft vervolgens een aangepast prijzenblad beschikbaar gesteld, waar in cel I24, K24 en cel I51 en K24 een totaalprijs wordt berekend voor standaard ABS kunststof en kunststof ABS metal / RVS look. Er ontbreekt echter nog steeds 1 totaalprijs, die u als uitgangspunt kunt nemen voor het toekennen van maximaal 600 punten. 3 NvI 1 vraag 15, hoofdstuk 4.2 Prijzenblad 4 NvI 1, Algemeen Metal look / RVS look 5 NvI 1, Algemeen Handdoekdispensers 6 NvI 1 vraag 17 Plaatsen proefopstelling Wij verduidelijken dit met een voorbeeld: - Inschrijver 1 schrijft voor standaard ABS kunststof in met Euro en voor ABS kunststof metal / RVS look met ,- Euro. - Inschrijver 2 schrijft voor standaard ABS kunststof in met ,- Euro en voor ABS kunststof metal / RVS look met ,-. Inschrijver 2 is goedkoper op ABS kunststof en inschrijver 1 op metal / RVS look. Hoe beoordeelt u in dit geval de prijs? Hoeveel punten ontvangt inschrijver 1 en hoeveel punten ontvangt inschrijver 2? Aan wie gunt u in dit voorbeeld (onafhankelijk van de kwalitatieve gunningscriteria) de opdracht? Bij het berekenen van de prijs wordt rekening gehouden met de totaaltelling van de aangeboden prijzen, het rekenblad is aangepast als bijlage toegevoegd. U wenst bij productlijn 2 een ABS kunststof metal / RVS look. Wij beschikken niet over dispensers met een volledige metal / RVS look. We beschikken wel over dispensers met een font met een metal / RVS look. Gaat u ermee akkoord dat wij deze dispensers aanbieden? De aanbestedende dienst gaat hiermee akkoord. Echter is de uitdrukkelijke wens RVS metal look. Zie tevens nogmaals het antwoord op vraag 78 van de Nota van Inlichtingen I U heeft in Nota van Inlichtingen 1 en het prijzenblad (bijlage L) de duoautomaten vervangen door enkele automaten. Wij zijn echter wel in staat om duoautomaten te leveren. Is het toegestaan om in het prijzenblad in plaats van de prijs voor 242 enkele automaten per productlijn, een prijs in te vullen in rij 7 en rij 34 voor 60 enkele automaten en 91 duo automaten per productlijn? De aanbestedende dienst staat dit niet toe. U dient in het prijzenblad de enkele automaat te offreren. Indien u alternatieven en/of innovaties heeft kunt u deze kenbaar maken door gebruik te maken van de mogelijkheden in de wensen/vragen ten aanzien van de opdracht. U geeft aan, dat de proefopstelling op 21 januari tussen 8.00 en 9.00 uur geplaatst dient te worden op de Albeda locatie Haastrechtstraat 3 in Rotterdam. Dit is voor inschrijvers een zeer kort moment om de proefopstelling aan te leveren. Wij verzoeken u het aanleveren van de proefopstelling

4 mogelijk te maken vanaf 20 januari en het aanmelden voor de proefopstelling vanaf 19 januari te laten plaatsvinden. Gaat u hiermee akkoord? De aanbestedende dienst gaat hiermee akkoord. 7 NvI 1 vraag 19, bijlage 8 6 Proefopstelling 8 NvI 1 vraag 63 Afname dispensers De inschrijvers kunnen de proefopstelling op 20 januari 2016 tussen en uur en 21 januari 2016 tussen 8.00 en 9.00 plaatsen op de Albeda locatie Haastrechtstraat 3, 3079 DC te Rotterdam. U heeft tot uiterlijk 21 januari 9.00 uur de mogelijkheid de proefopstelling volgens de in bijlage 8 van dit bestek beschreven voorwaarden te plaatsen. Vanaf 19 januari 2016 krijgt u de mogelijkheid per mail aanbesteden@albeda.nl aan te kondigen dat u een proefopstelling wilt plaatsen. Op basis hiervan wordt voor uw organisatie één parkeerplaats op het parkeerterrein gereserveerd en heeft u de mogelijkheid de proefopstelling via de goederenontvangst ingang naar een afgesloten ruimte (HSS 0.13) te vervoeren. Voor verdere afleverinformatie kunt u contact opnemen met onderstaand contactpersoon. Wij willen u erop wijzen dat dit alleen bedoelt is voor het aanleveren van de proefopstelling, andere aanbesteding gerelateerde vragen/informatie dient u via de geldende procedure te verkrijgen. Contactpersoon: Dhr. A. Armindo Cardoso Albeda College Locatie Haastrechtstraat DC Rotterdam U geeft in vraag en antwoord 19 van Nota van Inlichtingen 1 aan, dat geen mondelinge toelichting / uitleg moet worden gegeven bij de proefopstelling. In bijlage 8 geeft u bij het criterium functionaliteit aan, dat de beoordelaars d.m.v. een korte instructie bij aanvang van de beoordeling de handdoekautomaat / toiletpapierdispenser / zeepdispenser vullen. Kunt u bevestigen, dat - de beoordelaars de 6 dispensers vullen aan de hand van de door inschrijver meegeleverde vulinstructie? - de 6 dispensers op de proefopstelling niet gevuld dienen te worden en dat de supplies dus los aangeleverd moeten worden? Ja, de dispensers dienen gevuld te zijn, indien de beoordelaar, met meegeleverde vul instructie, dit wenst, kan men de vulling uit en in de dispenser plaatsen. In Nota van Inlichtingen 1 vraag en antwoord 63 geeft u als verwachting aan, dat de komende vijf jaar een geleidelijke afname (tussen de 10% en 15%) van de dispensers plaatsvindt. Heeft de afname van het aantal dispensers betrekking op het sluiten van panden en een gelijkblijvend aantal studenten die op andere locaties worden ondergebracht? Zo ja, dan concludeert inschrijver dat het gebruik per dispenser toeneemt. Indien het gebruik per dispenser toeneemt, stelt inschrijver voor na gunning de verbruiken met u blijvend te monitoren en bij een bandbreedte van 10% meer of minder verbruik een aanpassing van het tarief door te voeren voor een nader te bepalen datum. Gaat u hiermee akkoord? Ja, het heeft betrekking op het sluiten van panden en nee, het aantal studenten krimpt naar verwachting. Nee, de aanbestedende dienst gaat niet akkoord met aanpassing van tarieven. 9 NvI 1 vraag 63 Afname dispensers In Nota van Inlichtingen 1 vraag en antwoord 63 geeft u als verwachting aan, dat de komende vijf jaar een geleidelijke afname (tussen de 10% en 15%) van de dispensers plaatsvindt. Heeft de afname van het aantal dispensers betrekking op een daling van het aantal studenten? Het betreft hier de sluiting van panden, echter moet er ook rekening gehouden worden met een daling van het aantal studenten. De aanbestedende dienst verwacht een daling van het aantal studenten van 1 a 2 % per jaar. Zie tevens het antwoord op vraag 8 10 Bijlage L Openstelling 42 weken U geeft in het prijzenblad aan, dat de huurprijs van de dispenser gerekend per week gebaseerd is

5 per jaar en facturatie op een openstelling van 42 weken per jaar. Kunt u bevestigen, dat de prijs (gebaseerd op 42 weken) mag worden gefactureerd over 52 weken? Dit kunnen wij bevestigen. 11 NvI 1 vraag 15 Gelijke prijsstelling Stel, inschrijver 1 en inschrijver 2 bieden dezelfde prijs aan en behalen hetzelfde aantal punten op de kwaliteitscriteria. De te scoren punten worden bij de beoordeling tot en met twee posities achter de komma vastgelegd. Indien blijkt dat er sprake is van een gelijke totaalscore zal door loting worden bepaald aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. 12 Vraag 26,27 NvI 1 Herzien prijzenblad Begrijpen wij het goed dat u uit het herziene prijzenblad de cellen I24 en I51 bij elkaar worden opgeteld en als prijs beoordeeld wordt? De totaalprijs op basis van TCO, inclusief BTW wordt beoordeeld (K24 en K51). Het prijzenblad is aangepast, zie bijlage L U vraagt inschrijvers de prijs op te geven per product inclusief btw. Tijdens de facturatie wordt de 13 Vraag 26,27 NvI Herzien prijzenblad btw berekend over het totaalbedrag van de factuur waardoor er in het totaal te factureren bedrag afrondingsverschillen zichtbaar zullen zijn. Begrijpen wij het goed dat u deze prijzen enkel gebruikt om inzicht te krijgen? Ja, bij deze rekenmethodiek geldt voor alle inschrijvers dat er afrondingsverschillen zijn. 14 Vraag 26,27 NVI Herzien prijzenblad Het is gebruikelijk dat er gezien de aard van het product en de bijbehorende service de luchtverfrissers geserviced worden door de leverancier. Staat u dit toe? De aanbestedende dienst staat toe dat de te contracteren partij de leverancier de luchtverfrissers laat servicen. 15 Vraag 20 NvI Jaarverbruik Hartelijk dank voor het aanvullen. Ons is enkel nog niet duidelijk welke eenheden de zeep betreffen: gaat het om 1240 dozen met 6 flacons van 500ml of gaat het om 1240 flacons van 500 ml? In de huidige situatie betreft dit 1240 flacons van 500 ml foam-zeep. 16 Vraag 29 NVI Beoordeling wensen Het is ons nog niet volledig duidelijk hoe u de meerwaarde bij de wens onderling gaat vergelijken en beoordelen? Bijvoorbeeld: Ontvangt de inschrijver met de meeste innovaties de hoogste puntenscore of de inschrijver met één innovatie die iets bijdraagt aan de opdracht? Ontvangt de inschrijver met de meeste directe kostenbesparing de hoogste puntscore of de inschrijver welke op lange termijn kostenbesparing genereert? Graag ontvangen wij een nadere toelichting per wensvraag hoe u objectief de wensvragen en de aangeboden meerwaarde onderling vergelijkt. Bijvoorbeeld: Ontvangt de inschrijver met de meeste innovaties de hoogste puntenscore of de inschrijver met één innovatie die iets bijdraagt aan de opdracht? De innovatie die daadwerkelijk iets bijdraagt aan de opdracht. Ontvangt de inschrijver met de meeste directe kostenbesparing de hoogste puntscore of de inschrijver welke op lange termijn kostenbesparing genereert? De besparing moet duurzaam zijn als deze op korte termijn direct tot een besparing leidt is deze meegenomen, echter wordt hier ook gekeken naar een besparing over de gehele contractduur. Graag ontvangen wij een nadere toelichting per wensvraag hoe u objectief de wensvragen en de aangeboden meerwaarde onderling vergelijkt. Uw antwoord op de wensen wordt tevens beoordeeld op onderstaande punten: 1. Geeft de Inschrijver volledig en compleet antwoord op de (meervoudige) vraag en is het antwoord concreet. 2. Spreekt uit het antwoord kennis en ervaring met de betreffende materie. 17 Vraag 53 NvI Dameshygienecontainer Zie nogmaals de beoordelingsmethodiek zoals opgenomen in het Bestek. Zie ter verduidelijking het antwoord op vraag 29 van de Nota van Inlichtingen I Wij hebben in lijn met de andere producten 2 maten damesverbandcontainers. Deze zijn ontwikkeld zodat deze breed inzetbaar zijn in vrijwel elke ruimte. We zetten deze dan ook naar tevredenheid in, in vrijwel alle branches. Echter wijken onze container enigszins af van de door u gestelde afmetingen. Staat u het toe dat wij damesverbandcontainers aanbieden welke afwijken van de door u gewenste eisen mits deze in de bepaalde ruimtes passen? Zo niet, kunt u nader

6 18 Vraag 27 Herzien prijzenblad 19 Vraag 5,17,418,19,45 Proefopstelling toelichten waarom u deze specifieke afmetingen nodig zou hebben? De aanbestedende dienst gaat akkoord. Over het algemeen worden de poetsroldispensers voor andere doeleinden gebruikt dan de overige dispensers. Hierdoor wijken deze enigszins af van de overige dispensers. Staat u dit toe? De aanbestedende dienst staat dit toe. U wilt beide lijnen beoordelen op uniformiteit en compleetheid echter vraagt u in de proefopstelling maar per productlijn 3 artikelen uit. Wij adviseren u voor een compleet beeld de inschrijvers minimaal de volgende artikelen op te laten nemen in de demo-wand: Papiervouwautomaat, handdoekautomaat, luchtverfrisser, toiletrolautomaat, zeepdispenser en de damesverbandcontainer. Zo kunt u gemakkelijker beoordelen of de gehele lijn aansluit bij de door u gewenste uitstraling. Gaat u hiermee akkoord? Zo niet, kunt u een nadere toelichting geven? 20 Vraag 5,17,418,19,45 Proefopstelling De aanbestedende dienst gaat hier niet mee akkoord. We hebben er voor gekozen de dispensers te kiezen die op 90 % van de toiletgroepen aanwezig zijn en welke door het schoonmaakbedrijf worden bijgevuld. Kunt u aangeven wanneer wij de demo-wand weer kunnen komen ophalen bij het Albeda college? De proefopstelling moet u op 21 januari tussen uur en ophalen en uiterlijk uur dient de ruimte leeg te zijn. De kosten van het aanleveren en ophalen van de proefopstelling is voor rekening van de Inschrijver.