Wagenpark lease SW-bedrijven & Gelieerde organisaties Aanbestedende Dienst: Cedris Referentie: , review 9

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Wagenpark lease SW-bedrijven & Gelieerde organisaties Aanbesteding Wagenpark lease SW-bedrijven & Gelieerde organisaties Aanbestedende Dienst: Cedris Referentie: , review 9 Omschrijving: De Opdracht betreft het leasen van wagens aan de SW-bedrijven en Gelieerde organisaties volgens de in het Bestek beschreven voorwaarden. Toelichting: Betreft Vraag Nr Vraag Door vast te houden aan de oorspronkelijke planning zal Cedris niet de maximale kortingen voor deze raamovereenkomst kunnen realiseren. Importeurs zijn namelijk niet bereid om voordat de koop-aanbesteding is gesloten, additionele kortingen voor de lease-aanbesteding af te geven. Dit zou immers hun concurrentiepositie bij de koop-aanbesteding kunnen schaden. Om een optimale marktwerking te bewerkstelligen zou de deadline voor inschrijving op de lease-aanbesteding circa 2 weken na de deadline voor inschrijving op de koop-aanbesteding moeten liggen. Wij verzoeken u dan ook om de planning hierop aan te passen. De planning wordt met enkele dagen verlengd: Fase Datum Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen 31 oktober 2016 voor uur Analyse Inschrijvingen 01 november 8 november 2016 Voornemen tot Gunning 09 november 2016 Laatste datum bezwaar tegen voornemen tot Gunning 29 november 2016 Gunning 30 november 2016 Ondertekening Raamovereenkomst Voor 15 december 2016 Informatievoorziening aan SW-bedrijven December 2016 Betreft Vraag Nr Vraag In uw antwoord op deze vraag geeft u aan dat per klasse-indeling dezelfde condities voor ROB en gegarandeerde restwaarden voor alle voertuigen dienen te gelden. Voor elektrische en CNG voertuigen is dit wel degelijk problematisch. ROB cijfers en restwaardes wijken namelijk significant af van de overige voertuigen. Wij willen u dan ook verzoeken elektrische en CNG voertuigen buiten de klasse-indeling te houden en hier na gunning met de winnende partij nadere afspraken over te maken. Voor elektrische en CNG wagens kunnen aparte condities voor Kortingen, ROB en Gegarandeerde restwaarden worden afgegeven. Deze maken geen onderdeel uit van subgunningscriterium 1 Leaseprijs. Betreft Vraag Nr Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 Mag Opdrachtnemer 11.2 laatste punt zo opvatten dat de daarin vervatte volgorde tevens geldt als rangorde omtrent wie de zeggenschap heeft waar een Wagen hersteld wordt? Indien de verzekering voor de wagen is afgesloten door Opdrachtnemer dan bepaalt de Opdrachtnemer welk erkend schade- en herstelbedrijf de schade hersteld. Indien de verzekering voor de wagen is afgesloten door het SW-bedrijf of Gelieerde organisatie dan bepaalt de verzekeraar welk erkend schade- en herstelbedrijf de schade hersteld. Als de verzekeraar geen verplichting aan het SW-bedrijf of Gelieerde organisatie oplegt waar de schade hersteld dient te worden, dan beslist het SW-bedrijf of Gelieerde organisatie waar de schade wordt hersteld. Betreft Vraag Nr Vraag Is de commissie bereid artikel 20.6 aan te passen in die zin dat kosten voor de in het ongelijk gestelde partij zijn? Artikel 20.6 van de raamovereenkomst blijft gehandhaafd. De kosten voor taxatie worden door Opdrachtnemer en het SW-bedrijf of Gelieerde organisatie gedeeld. Betreft Vraag Nr Vraag Cedris, SW-bedrijven en Gelieerde ondernemingen in het algemeen vrijwaren, ook voor eigen foutief handelen, gaat naar opvatting van Inschrijver wel erg ver. Is de commissie bereid artikel 4.5 van de Algemene Inkoopvoorwaarden m.b.t. eigen foutief handelen uit te sluiten? De algemene inkoopvoorwaarden van de VNG blijven gehandhaafd. Betreft Vraag Nr. 13 en Vraag Artikelen 9.3 en 5.3 van de Raamovereenkomst kunnen de suggestie wekken dat gunstigere prijzen/offertes tevens met terugwerkende kracht voor reeds gesloten contracten dienen te gelden. Is de commissie bereid artikel 5.3 van de Raamovereenkomst in die zin aan te passen dat de nieuwe geoffreerde prijs alleen voor nieuwe contracten geldt? De eventueel gunstigere financiële condities gelden vanaf het moment dat Opdrachtnemer de offerte heeft uitgebracht. De gunstigere financiële condities gelden alleen voor nieuwe contracten vanaf de datum van de uitgebrachte offerte met gunstigere financiële condities. Betreft Vraag Nr. 16 en Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 Het is de contractanten op grond van artikel 19.1 van de Raamovereenkomst toegestaan wagens tussentijds terug te leveren zonder verdere verplichtingen aan Opdrachtnemer. Hoewel het betreffende artikel vervolgt met de regel dat maximaal 5% van het aantal leasecontracten vroegtijdig mogen worden beëindigd, zonder dat contractant aan Opdrachtnemer vergoeding is verschuldigd, zegt de eerste zin in feite reeds dat alle wagens zonder verplichtingen (en dus ook vergoedingsplicht) ingeleverd mogen worden. Dit zal niet bedoeld zijn. Om misverstanden in de toekomst te voorkomen, is de commissie bereid om aan artikel 9.1 toe te voegen: Indien voormelde percentage wordt overschreden, is het betreffende SW-bedrijf of Gelieerde organisatie met betrekking tot de overige beëindigde een in onderling overleg te bepalen redelijke vergoeding aan Opdrachtnemer verschuldigd.? In artikel 19.1 van de raamovereenkomst zal onderstaande tekst worden toegevoegd: Indien in enig jaar de maximale 5% wordt overschreden, is het betreffende SW-bedrijf of Gelieerde organisatie met betrekking tot de overige beëindigde contracten een in onderling overleg te bepalen redelijke vergoeding aan Opdrachtnemer verschuldigd. Betreft Vraag Nr. 5, 11 en Vraag Kunnen thans niet deelnemende SW-bedrijven en Gelieerde organisaties in een later stadium alsnog deelnemen aan de Raamovereenkomst? En betreft het dan een recht voor thans niet deelnemenede SW-bedrijven en Gelieerde organisaties om later alsnog deel te nemen of een recht voor Opdrachtnemer om deelname te weigeren? In aansluiting hierop is naar opvatting van Inschrijver in de beschrijving van SW-bedrijven en Gelieerde organisaties bij de gebruikte begrippen van de Raamovereenkomst onvoldoende expliciet bepaald dat het de deelnemende bedrijven en organisaties van Bijlage 1 betreffen (en dat derhalve in beginsel enkel zij rechten aan de overeenkomst kunnen ontlenen). Is de commissie bereid dit te expliciteren? Alleen de in Bijlage 8 van het bestek vermelde SW-bedrijven en Gelieerde organisaties die deelnemen aan het project Wagenpark lease kunnen gebruik maken van de voorwaarden zoals vast te leggen in de raamovereenkomst. De thans niet deelnemende SW-bedrijven en Gelieerde organisaties kunnen in een later stadium niet deelnemen aan de raamovereenkomst. Betreft Vraag 29 uit NVI deel Vraag Verzekering: Het is voor ons niet acceptabel dat door ons assurantiepremies gegarandeerd en gecalculeerd moeten worden zonder dat er schade overzichten beschikbaar zijn. In het uiterste geval wordt er nu van ons verwacht om assurantiepremies vast te zetten voor 12 jaren zonder voorbehoud of periodieke aanpassingen. Onze verzekeringsmaatschappij wil hier niet aan voldoen. Een dergelijk knock-out criterium dwingt ons om af te zien van inschrijving op de aanbesteding. Wij verzoek u om dit punt te heroverwegen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 Het merendeel van de SW-bedrijven heeft een collectieve wagenparkparkverzekering afgesloten. Enkele SW-bedrijven hebben een individuele overeenkomst. De SW-bedrijven kunnen deelnemen aan het collectief van Cedris of andere collectieven. Daarnaast kunnen zij individueel een overeenkomst afsluiten met een verzekeringsmaatschappij of de leasemaatschappij. Voor de verzekeringen dienen inschrijvers een premie af te geven die voor twee jaar vaststaat. Na deze twee jaar bestaat de mogelijkheid voor Opdrachtnemer om de premie jaarlijks te indexeren conform de prijsindex voor Motorrijtuigverzekeringen: CPI, prijsindex 2015=100 Bestedingscategorie Motorrijtuigverzekeringen met als peildatum september. Artikel 15.2 van de raamovereenkomst wordt als volgt aangepast. De premie staat vast voor een looptijd van twee jaar, tot en met 31 december Na deze twee jaar bestaat de mogelijkheid voor Opdrachtnemer om de premie jaarlijks te indexeren conform de prijsindex voor Motorrijtuigverzekeringen: CPI, prijsindex 2015=100 Bestedingscategorie Motorrijtuigverzekeringen met als peildatum september. Betreft Vraag 19 uit NVI deel Vraag Leasecontract per wagen: U eist dat de looptijd van de raamovereenkomst eenzijdig vanuit de opdrachtgever met 2 keer 1 jaar verlengd kan worden. Dit geldt ook voor het leasecontract per wagen. Aangezien opdrachtnemer risicodrager is over alle financiële condities is verlenging op basis van wederzijds goedvinden een reële eis. Wilt u deze eis heroverwegen? Indien u vast blijft houden aan dit criterium zijn wij genoodzaakt om ons terug te trekken uit deze aanbesteding. Ja, akkoord. De looptijd van de raamovereenkomst is 4 jaar en kan worden verlengd met twee keer een jaar indien zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer akkoord zijn. Het besluit omtrent verlenging dient minimaal 1 jaar voor einde contractdatum (voor het eerst voor 1 januari 2020) vastgelegd te worden door Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Het SW-bedrijf of Gelieerde organisatie bepaalt de looptijd van het contract per wagen. De maximale looptijd van het contract per wagen is 8 jaar. Conform paragraaf hebben de SW-bedrijven en Gelieerde organisaties de mogelijkheid om de wagens langer door te rijden en het contract per wagen te verlengen. Betreft Vraag 13 uit NVI deel Vraag Kortingen: U geeft aan dat extra kortingen vastgelegd in de raamovereenkomst niet verlaagd kunnen worden. Indien een fabrikant besluit om de kortingsstructuur aan te passen heeft dit forse gevolgen. Hier kunnen we niet mee akkoord gaan. we kunnen niet anders dan het hanteren van de kortingen zoals deze vanuit de fabrikanten of importeurs worden verstrekt. Wilt u deze eis heroverwegen? Indien u vast blijft houden aan dit criterium zijn wij genoodzaakt om ons terug te trekken uit deze aanbesteding. Alle kortingen (fleetownerkorting en extra korting) die in de inschrijving worden afgegeven staan vast. De fleetownerkorting blijft de door de importeur vastgelegde fleetownerkorting. De extra korting kan alleen na overleg en met toestemming van Opdrachtgever worden aangepast. Opdrachtnemer dient aan Opdrachtgever aan te tonen dat de extra kortingsstructuur dusdanig is gewijzigd dat handhaven van de afgesproken extra korting niet reëel is. Dit kan bijvoorbeeld doordat Opdrachtnemer de correspondentie met de importeur overlegt. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 Betreft Planning 105 Vraag Kan de uiterste indieningstermijn verlengd worden naar 31 oktober 2016? Ja, akkoord. De planning wordt aangepast, zie onderstaand: Fase Datum Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen 31 oktober 2016 voor uur Analyse Inschrijvingen 01 november 8 november 2016 Voornemen tot Gunning 09 november 2016 Laatste datum bezwaar tegen voornemen tot Gunning 29 november 2016 Gunning 30 november 2016 Ondertekening Raamovereenkomst Voor 15 december 2016 Informatievoorziening aan SW-bedrijven December 2016 Betreft Bijlage 5 Kolommen aanpassen bij ROB en Restwaarden 106 Vraag In Bijlage 5 bij zowel ROB als de Gegarandeerde restwaarden zijn de kolommen ingedeeld per km. Er is echter een kolom aanwezig van km tot km. Dient deze kolom niet aangepast te worden naar twee kolommen, te weten: Kolom km en kolom km? Ja, abusievelijk is bij zowel de ROB als de gegarandeerde restwaarde de kolom opgenomen in plaats van de twee kolommen: Kolom km en kolom km. In de documenten van deze aanbesteding is een nieuwe bijlage 5 'Inschrijving leaseprijs gecorrigeerd ' opgenomen. Gelieve bij de inschrijving dit excel-bestand te gebruiken! Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5