Nota van Inlichtingen Bestek riooladvies & -Onderhoud

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Bestek riooladvies & -Onderhoud Aanbesteding Bestek riooladvies & -Onderhoud Aanbestedende Dienst: Gemeente Hellevoetsluis Referentie: Omschrijving: Data: Verwerken en bewerken van bestaande en nieuwe data. Advies: Kerntaak binnen het bestek, met data als bron. Voorbereiding: Het vertalen van de adviesresultaten in voor de uitvoerende partijen eenduidige instructies. Uitvoering: Rioolreiniging, rioolinspectie, onderzoek, inmeten, lokaliseren persleiding, verwijderen wortels/bezonken afzettingen etc. Toelichting: Categorie Eisen en criteria Betreft Aankondiging III.2.3) Vakbekwaamheid 1 Vraag U heeft hier geen verwijzing gegeven naar de minimale gunningscriteria t.a.v. de vakbekwaamheid van de inschrijver; bedoelt u dat ieder Midden en Klein Bedrijf in de gelegenheid wordt gesteld in te schrijven, gezien u hier geen minimum voorwaarden stelt aan gegadigde? Ja, de eisen die aan partijen gesteld worden staan omschreven in het bestek. Betreft Bestek hoofdstuk 3 Uitwerken vier werkvelden Data 2 Vraag U geeft aan dat de afgelopen jaren veel gegevens zijn verzameld over de ligging en de toestandsaspecten van de riolering. Mag gegadigde er van uit gaan dat alle data verwerkt is in de database en deze voor 100% gevuld is? Zo niet, met welke mutatie-achterstand dient rekening gehouden te worden? Geldt dit voor zowel de beschikbare database als de verwerking op digitale tekening ondergrond? Na opdrachtverlening wordt de beschikbare data gedeeld. Categorie Eisen en criteria Betreft Bestek hoofdstuk 4 certificaten 3 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 U geeft aan dat om te beoordelen of de inschrijver zijn processen op orde heeft en gecertificeerd is om bepaalde werkzaamheden uit te mogen voeren zijn certificaten een belangrijke informatiebron. Bedoelt u dat inschrijver zelf gecertificeerd moet zijn of een gecertificeerde partij aan zich moet binden om te kunnen beschikken over alle door u opgesomde vernoemde certificeringen? Of mag gegadigde er van uit gaan dat hij aan uw gunningscriteria voldoet als hij in zijn Prestatieplan vastlegt dat hij enkel gebruik zal maken van de marktpartijen die voldoen aan de vernoemde certificeringen? Zo niet, bent u zich dan bewust dat u het aantal concurrerende aanbiedingen tot een minimum beperkt zal worden als de specialisten in deze branche elkaar t.b.v. deze inschrijving opzoeken en een combinatie gaan vormen? We hebben slechts een overzicht gegeven van de meest gangbare certificaten. Het is aan de inschrijver om in het prestatieplan aan te geven hoe hij de kwaliteit van de producten en processen borgt en over welke certificaten hij daarvoor beschikt. Betreft Bestek pag. 17 Formele eisen inschrijving 4 Vraag U geeft aan dat met uitzondering van de Aanbiedingsbrief en Prijzenblad, elke vermelding van namen of andere kenmerken waaruit de identiteit van de inschrijver herleidt kan worden. Geldt de regel t.a.v. anoniem inzenden van documenten enkel voor de documenten 6 t/m 9 en niet voor de documenten 1 t/m 5 waar dat niet te voorkomen is? De documenten 6 tot en met 9 dienen anoniem ingediend worden. Dit geldt niet voor de documenten 1 tot en met 5. Betreft Bestek pag. 17 Formele eisen inschrijving op TenderNed 5 Vraag Op het TenderNed dashboard van deze inschrijving dienen onder GUNNINGSCRITERIA onder 1. de CV s sleutelfunctionarissen, 2. Prestatieplan, 3 Risicodossier en 4. Kansendossier te worden ge-upload. Het TenderNed dashboard is niet eenduidig ingericht om de volgende genummerde documenten 1 t/m 5 (Aanbiedingsbrief, referenties, Bewijsstukken, Eigen Verklaring en Prijzenblad) te uploaden, dienen deze derhalve als overige documenten te worden geüpload? Akkoord. Betreft Bestel pag. 19 Prestatieplan 6 Vraag Is het aantal te gebruiken pagina s voor het Prestatieplan vrij? Zo niet, op welk aantal te gebruiken A4 pagina s lettertype Arial 10 wordt het gemaximaliseerd? Ons voorstel is om de impact op uw tijd te beperken het aantal te gebruiken A4 pagina s te maximaliseren op 5 om de visie van de gegadigde te verwoorden in zijn Prestatieplan. Het aantal te gebruiken pagina's is vrij. We gaan niet in op uw voorstel. Zoals aangegeven in het bestek zijn de vorm en de omvang van het plan ondergeschikt aan de inhoud. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft TenderNed dashboard Gunningscriteria 7 Vraag Onder Gunningscriteria nummer 5 dient inschrijver een antwoord in te vullen, echter is het niet duidelijk wat de gegadigde hier moet antwoorden of als document moet uploaden, wetende dat het interview pas na inschrijving wordt gehouden. Met welk antwoord op Gunningscriterium 5 is de inschrijving volledig en juist? Er worden hier geen documenten verwacht. Zoals blijkt uit de aanbestedingsdocumenten is de beoordeling van het interview onderdeel van de gunningscriteria. Betreft projectdoelstellingen 8 Vraag Om tot een onderscheidende aanbieding te komen ter realisatie van uw projectdoelstellingen, zouden wij graag inzicht krijgen in uw projectdoelstellingen. Zou u ons deze ter beschikking willen stellen? Onze projectdoelsteling staat verwoord in onze aanbestedingsdocumenten. Betreft Bestek pag. 17 Eigen Verklaring 9 Vraag Dienen eventuele in te zetten onderaannemers na eerste verzoek daartoe door opdrachtgever een Eigen verklaring in te dienen of dienen deze bij inschrijving overlegt te worden? Na eerste verzoek door opdrachtgever. Betreft Bestek pag Uittreksel Kamer van Koophandel 10 Vraag In Aanbestedingsprocedures is het gebruikelijk dat het in te leveren Uittreksel van kamer van Koophandel niet ouder is dan drie maanden. Hierop zijn onze processen t.a.v. documentbewaking ook op afgestemd. De door u gestelde eis van max. 30 dagen heeft hierdoor een impact op tijd en kosten voor gegadigde. Kunt u de eis met betrekking tot de 30 dagen in verband met beperking administratieve last inschrijvers wijzigen naar de reguliere 3 maanden? Zo niet, om welke reden mogen de te overleggen documenten niet ouder zijn dan 30 dagen? Het uittreksel van KvK dient niet ouder te zijn dan 3 maanden. Betreft Projectdoelstelling Opdrachtgever 11 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 De gegadigde wordt uitgedaagd in zijn Prestatieplan te omschrijven hoe hij de Opdrachtgever mee neemt naar een hoger niveau. Om deze weg (zonder omwegen) goed vast te kunnen leggen moeten de inschrijvers kennis kunnen nemen van de expliciete projectdoelstellingen van de opdrachtgever. Deze doelstellingen ontbreken vooralsnog in de aangeleverde aanbestedingsdocumenten. De partner die het aflopende contract heeft ingevuld, heeft hierdoor nu een voordeel. Kunt u uw expliciete projectdoelstellingen toevoegen aan de aanbestedingsdocumenten en de planning van de aanbestedingsprocedure op de vrijgave van de nieuwe aanbestedingsdocumenten afstemmen zodat de gegadigden voldoende mogelijkheid hebben deze te kunnen verwerken in hun Prestatieplan? We stellen voor de inschrijvingsdatum met een week te verschuiven naar 9 november uur. Onze projectdoelsteling staat verwoord in onze aanbestedingsdocumenten. Zo geven we o.a. in de aanleiding aan dat de omstandigheden een vernieuwende aanpak vragen en dat de beoogde ontwikkeling is om het slimmer te doen, op een proffessionele wijze en binnen de beschikbare middelen. Ook bijvoorbeeld bij gevraagde dienstverlening op pag. 6 geven wij richting aan de doelstelling. Wij dagen juist de inschrijvers uit om hun visie te geven. Aangezien onze projectdoelstellingen al opgenomen zijn in de aanbestedingsdocumenten zien we geen aanleiding om de inschrijvingsdatum uit te stellen. Betreft Pagina 4, DATA 12 Vraag U spreekt over het verzamelen van van de ligging van de riolering. Bedoelt u hiermee dat de putten met GPS zijn ingemeten en verwerkt in een Autocad tekening? Voor de gevraagde dienstverlening voor het inmeten van inspectieputten en het localiseren van persleidingen verwijzen we naar pag. 25 van het bestek. Betreft Pagina 5 (onder afgelopen jaren) 13 Vraag Wat wordt bedoeld met gedetailleerd inspecteren 360 graden video inspectie zie verder pag. 24. onder kopje rioolinspectie Betreft Prijzenblad 14 Vraag Wat verwacht u van de data uitlevering? Onder data-uitlevering wordt verstaan het aan de opdrachtgever uitleveren van de verzamelde (inspectie-)data, waaronder beelden en maatregeladvies. Betreft Prijzenblad 15 Vraag Hoeveel data opslag (gigabyte) wordt bedoeld?, wat verwacht u nog meer van data opslag en back-up? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 De huidige omvang van de data bedraagt circa 3 terrabyte. Wij verwachten een betrouwbare wijze van dataopslag. De back-up is bedoeld voor het door de opdrachtnemer beschikbaar houden van bestaande en nieuwe data. Betreft Prijzenblad DATA 16 Vraag Zijn alle te inspecteren rioolleidingen (binnen dit bestek) in een autocad tekening verwerkt? Slechts een klein deel is nog niet digitaal verwerkt. Bij de opdracht wordt daar tussen opdrachtgever en opdrachtnemer nadere invulling aan gegeven. Betreft Pagina 23 Rioolreinigingsrapportage 17 Vraag U vraagt hier onder andere dat op een tekening wordt aangegeven waar de aan de riolering aanwezig zijn. Wij nemen aan dat de inspectie hier uitsluitsel over moet geven en niet de reinigingswerkzaamheden. Wat bedoelt u hier? De gevraagde informatie is hier bedoeld zoals op pagina 23 is aangegeven, dus de bijzonderheden van de rioolreiniging. Op pagina 24 staat de informatie die wij verwachten na inspectie. Betreft Pagina 10 Prestatieplan 18 Vraag U vraag dat het plan moet aansluiten op uw eerder gezette stappen in dit proces, Kunt u deze gezette stappen in uw proces aan ons doen toekomen? De eerder gezette stappen staan omschreven in het bestek onder "huidige werkwijze". Betreft Aanbesteding 19 Vraag Wat is het doel van het hanteren van een plafondbudget? e.e.a. is toch afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden welke voortvloeien uit de rapportage en de te nemen maatregelen? Het doel van het plafondbedrag is realistische en betaalbare oplossingen te verkrijgen om een juiste kwaliteit te realiseren. Omdat er ieder jaar een maximum aan het budget is, moeten Opdrachtnemer en Opdrachtgever keuzes maken en creatieve oplossingen bedenken. Betreft Aanbesteding 20 Vraag Wat is de reden dat aanbiedingen boven de ,- terzijde worden gelegd als blijkt dat de uit te voeren maatregelen vanuit de rapportage gerechtvaardigd zijn? Hoe dan om te gaan als het genoemde inschrijfbedrag boven het plafondbedrag uitkomt? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 Het plafondbedrag is gebaseerd op de fictieve hoeveelheden en maatregelen. Na opdracht worden in overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer de werkelijke hoeveelheden bepaald. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6