Het betreft hier ritten van een Aventus-locatie naar een locatie van inschrijver.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Briefpost Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Briefpost Stichting Regionaal Opleidingen Centrum Aventus BVO/GA/2016/EA02 Omschrijving: Aventus is op zoek naar één dienstverlener voor de briefpostdiensten voor al haar locaties. De werkzaamheden zullen bestaan uit het brengen en halen, het verwerken en bezorgen van de externe post van Aventus. Toelichting: Bijgaand treft u de 1e nota van inlichtingen aan. Inmiddels heeft de aanbestedende dienst de termijnen aangepast en zo de mogelijkheid geboden tot het stellen van vragen naar aanleiding van deze nota. De vragen dienen dan wel uiterlijk 20 mei a.s. te zijn ingediend. De geplande data voor publicatie van de 2e nota is 26 mei Betreft Overeenkomst art. 7 1 Vraag Aanbestedende dienst geeft aan dat tariefswijzigingen goedgekeurd moeten worden; kunt u aangeven welke tariefswijzigingen wel of niet goedgekeurd zullen worden door Aanbestedende dienst? Alle prijsaanpassingen dienen goedgekeurd te worden door de aanbestedende dienst. Betreft Prijsformulier 2 Vraag U vraagt naar een tarief voor extra ritten. Is dit gewoon een extra transport van uw adres in Apeldoorn naar een locatie van inschrijver? Zo niet, dan horen wij graag wat u hiermee bedoelt. Het betreft hier ritten van een Aventus-locatie naar een locatie van inschrijver. Betreft Prijsformulier 3 Vraag Van welke zone moet inschrijver uitgaan bij het offreren van tarieven voor pakketpost buitenland? De aanbestedende dienst vraagt hierbij een opgave ingeval het pakket voor één van de volgende landen wordt aangeboden. {België, Luxemburg, Denemarken (excl. Faeröer Eilanden en Groenland), Duitsland, Frankrijk (incl. Corsica en Monaco), Italië (excl. San Marino en Vaticaanstad), Oostenrijk, Spanje (incl. Balearen, excl. Canarische eilanden), Verenigd Koninkrijk (excl. Gibraltar en Kanaaleilanden), Zweden}. Overige bestemmingen maken geen deel uit van de aanbesteding en zullen dan ook voor de dan geldende tarieven worden aangeboden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 18

2 Betreft Prijsformulier 4 Vraag Tarieven voor partijenpost worden gebaseerd op een partijgrootte. Van welke partijgrootte moet inschrijver uitgaan bij het invullen van het prijsformulier? U dient hierbij uit te gaan van meer dan 250 stuks. Betreft Prijsformulier 5 Vraag Aanbestedende dienst wenst tarieven te ontvangen voor partijenpost, bij partijenpost is altijd sprake van een onderscheidt tussen klein, groot en bijzonder. Wij verzoeken aanbestedende dienst dit onderscheidt op te nemen in haar prijsformulier, inclusief bijbehorende gewichten. Akkoord? De aanbestedende dienst kiest voor een uitvraag per gewichtsklasse en niet voor bijzonder, klein of groot. Betreft Prijsformulier 6 Vraag Aanbestedende dienst wenst tarieven te ontvangen voor losse post (regio, binnenland en buitenland). Tarieven voor gemengde (losse) post zijn niet af te geven middels een gewichtsstaffel (namelijk 0-20 gram), hier is namelijk sprake van een tarief per gemiddeld gewicht. Voorbeeld: een zending van gemiddeld 13 gram kent een ander tarief dan een zending van gemiddeld 15 gram. Aanbestedende dienst zal haar prijsformulier hier op aan moeten passen, u zou dan enkele gewichten kunnen uitvragen (bijvoorbeeld 20, 50, 100, 250, 500 en 1000 gram) en inschrijvers daarbij verzoeken hun volledige tarievenbijlage gemengde post toe te voegen. Graag uw aanpassing? De aanbestedende dienst past haar uitvraag niet aan en hanteert het prijzenformulier. Vrijblijvend kan een volledige tarievenbijlage worden bijgesloten. Betreft Prijsformulier 7 Vraag Aanbestedende dienst vraagt naar tarieven voor Regionale Post, betreft dit losse gemengde post? Ja, dat is correct. Betreft Vraag 11 8 Vraag Aanbestedende dienst vraagt naar specifiek materiaal, het is inschrijver niet geheel duidelijk wat u precies van ons verwacht. Kunt u dit verduidelijken? Hoe ondersteunt u de aanbestedende dienst bij specifiek verpakkingsmateriaal, zoals bijvoorbeeld kokers, luchtkussenenveloppen etc. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 18

3 Betreft Vraag De pagina s die u ter beschikking stelt per vraag zijn summier. Hoe staat u er tegenover per vraag 1 extra A4 toe te staan en/of de lettergrootte aan te passen naar 10 punten? De aanbestedende dienst kiest er juist voor om inschrijvers kort en bondig te laten antwoorden en juist de kernpunten te vermelden. Betreft Vraag 5 10 Vraag Verwacht Aanbestedende dienst bij het antwoord op vraag 5 verbetervoorstellen van inschrijver, zo ja op welke gebied? Wij kunnen de vraag niet helderder stellen. Het betreft hier uiteraard postdienstverlening in de meest brede zin. Betreft Vraag 2 (Social Return) 11 Vraag Kijkt Aanbestedende dienst ook naar de hoogte van het Social Return-percentage in verhouding tot de door inschrijver aangeboden bezorgkwaliteit? Nee. Betreft Vraag 2 (Social Return) 12 Vraag Beoordeelt u deze vraag zuiver kwalitatief of enkel aan de hand van de hoogte van het percentage Social Return of via een combinatie van beide, en in het laatste geval, hoe dan? Het antwoord dat de aanbestedende dienst het meest aanspreekt ontvangt de hoogste score. Het gaat hierbij om de kwalitatieve aspecten, waarbij wel aan de gestelde randvoorwaarden dient te worden voldaan. Betreft Vraag 2 (Social Return) 13 Vraag Dient inschrijver voor de opdracht van Aanbestedende dienst nieuwe arbeidsplekken te creëren of wenst u enkel een beschrijving van het persoon dat ingezet zal worden op onderhavige opdracht? U dient aan de eisen te voldoen. Het is hierbij geen noodzaak om nieuwe arbeidsplekken te creëren. U dient de functies te benoemen en geen beschrijving van personen te verstrekken. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 18

4 Betreft sub 1 14 Vraag Op welke wijze dient inschrijver aan te tonen dat aan de 20% eis bij de referentie is voldaan? Het is aan de inschrijver om de aanbestedende dienst hiervan te overtuigen. Betreft sub 1 15 Vraag Om (grote) diversiteit in (de tekst van) de verklaringen te voorkomen, graag uw model verklaring opdat wij deze kunnen ondertekenen? Het is niet aan de aanbestedende dienst om deze verklaring op te stellen. U dient zelf de verklaring op te stellen. Betreft Haal- en brengservice 16 Vraag Is het correct dat Aanbestedende dienst zelf de interne transport verzorgt van uitgaande post richting de locatie in Apeldoorn? De uitgaande post van alle locaties wordt u aan de Laan van de Mensenrechten aangeboden. Betreft 2e NvI 17 Vraag Uit ervaring is gebleken dat antwoorden in de 1e Nota van Inlichtingen in sommige gevallen aanleiding geven tot het stellen van aanvullende vragen nu er danwel nieuwe informatie wordt gedeeld danwel dat de beantwoording niet helder is. We verzoeken u derhalve een (korte) tweede vragenronde te overwegen om onvolkomenheden in het verdere verloop van de procedure te voorkomen. Hoe staat u daar tegenover? Dat is akkoord. De termijnen zullen dus worden aangepast. Betreft OVK Vraag Kunt u aangeven wanneer aanbestedende dienst over gaat tot verlening? Waarschijnlijk bedoelt u hier verlenging en niet verlening. De aanbestedende dienst is bereid de overeenkomst te verlengen indien de dienstverlening naar tevredenheid wordt uitgevoerd, zulks ter beoordeling van de aanbestedende dienst. Gedurende de looptijd zullen evaluatiemomenten worden ingebouwd om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 18

5 Betreft AIV Vraag Inschrijver kan niet akkoord gaan met de cessie. Kunt u dit laten vervallen? Wij garanderen dat wij goed verzekerd zijn voor onze aansprakelijkheid. Artikel 5.13 is niet van toepassing op deze aanbesteding Betreft AIV Vraag Inschrijver kan niet akkoord gaan met een vrijwaring voor schade die derden lijden als gevolg van onze dienstverlening, immers wij zijn niet op de hoogte van de inhoud van de brief. Graag vernemen wij van u of deze vrijwaring hierop toeziet en/of dat u bereid bent deze vrijwaring te laten vervallen? Het is uiteraard altijd mogelijk dat derden schade bij u claimen als gevolg van ondeugdelijk geleverde diensten. Dit staat o.i. los van de inhoud van het bezorgde poststuk. Indien uw dienstverlening ondeugdelijk is wenst Aventus gevrijwaard te worden van aanspraken op vergoeding door derden. U kunt hierover indien wenselijk nader op ingaan in de tweede vragenronde voor de nota van inlichtingen. Betreft AIV Vraag Wij doen de aanname dat de schade alleen betrekking heeft op directe schade conform de postwet en BW 8 zoals ook is aangegeven in het bestek. Klopt deze aanname? Uw aanname klopt. Betreft AIV Vraag bent u bereid de fase van ingebrekestelling toe te voegen alvorens u tot ontbinding overgaat Ja, dat is akkoord. Betreft AIV Vraag Inschrijver kan maar een beperkte termijn terug zoeken. Bent u bereid de 24 maanden aan te passen naar 6 maanden? Ja, dat is akkoord. Betreft AIV Vraag Wij kunnen niet akkoord gaan met de verrekenen van schulden /vorderingen. Bent u bereid dit artikel te laten vervallen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 18

6 Ja, dat is akkoord. Betreft AIV Vraag Kunt u bevestigen dat opschorten alleen plaats vindt over het gedeelte dat ter discussie staat? Ja, dat is correct. 26 Vraag Wij kunnen nergens achterhalen hoe u tot de factor 50 komt voor de bewaarservice. Wij tellen 19 postbussen. Kunt u dit motiveren? Factor 50 heeft geen betrekking op het aantal postbussen. Het tarief dat u opgeeft per postbus wordt vermenigvuldigt met factor 50. Het resultaat telt mee in het rekenbedrag. 27 Vraag Kunt u in plaats van een uurtarief bij de extra ritten ook een kilometer prijs vragen? Sommige ritten zijn bijvoorbeeld maar 40 minuten en dan betaald u voor een uur. Kilometer prijs geeft u een exacte prijsvergelijking die het voordeligst is voor u als klant Het uurtarief telt slechts in beperkte mate mee in het uiteindelijke rekenbedrag. In het aanbestedingsdocument is bovendien indicatief aangegeven dat maximaal 5 maal per jaar een dergelijke rit zal worden gevraagd. Een uurtarief acht de aanbestedende dienst dan ook het meest passend. De aanbestedende dienst wijst uw verzoek dan ook af. De aanbestedende eist tevens dat ingeval er slechts 40 minuten wordt gereden ook slechts 40 minuten in rekening wordt gebracht en geen volledig uur. 28 Vraag Voor pakketten buitenland maakt inschrijver onderscheid in Euro 1, Euro 2, Euro 3 en rest of the World. Wij doen de aanname dat u de prijs wilt weten van Euro 1. Klopt deze aanname? Zo niet, kunt u dan een onderscheid maken in het prijzenblad? De aanbestedende dienst vraagt hierbij een opgave ingeval het pakket voor één van de volgende landen wordt aangeboden. {België, Luxemburg, Denemarken (excl. Faeröer Eilanden en Groenland), Duitsland, Frankrijk (incl. Corsica en Monaco), Italië (excl. San Marino en Vaticaanstad), Oostenrijk, Spanje (incl. Balearen, excl. Canarische eilanden), Verenigd Koninkrijk (excl. Gibraltar en Kanaaleilanden), Zweden}. Overige bestemmingen maken geen deel uit van de aanbesteding en zullen dan ook voor de dan geldende tarieven worden aangeboden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 18

7 29 Vraag Stuur aanbestedende dienst naast pakketten ook buspakjes (pakjes die door de brievenbus kunnen)? Zo ja, Kunt u dit ook uitvragen op het prijzenblad? De aanbestedende dienst zal deze tarieven niet opvragen. 30 Vraag Wilt u de prijzen van onze pakketten weten incl. Track en Trace of excl.? De aanbestedende dienst is er niet van overtuigd dat alle inschrijvers deze dienst leveren en derhalve vraagt de aanbestedende dienst deze tarieven uit exclusief track&trace. 31 Vraag Voor losse post (regionale) heeft inschrijver een minimale aanlevering van 22,-. Bent u er mee akkoord dat wij hiervan uitgaan voor de prijsopgave? De aanbestedende dienst gaat hiermee niet akkoord. 32 Vraag Ons korting stelsel bestaat onder andere uit een prognose van volume wat u jaarlijks bij ons afneemt en de mogelijkheid tot een planningsschema. Voor beide geldt de mogelijkheid tot verrekenen indien u boven of onder de grens van deze klasse komt. In het prijzenblad geeft u een geschat volume aan van ongeveer stuks. Indien wij hier in ons prijsvoorstel rekening mee kunnen houden, dan kan aanbestedende dienst het meest gunstige tarief krijgen. Onze suggestie is uit te gaan van de staffel van stuks voor beide percelen. Indien u deze suggestie niet wilt overnemen, kunnen wij u geen extra kortingen geven. Bent u bereid deze over te nemen? De aanbestedende dienst begrijpt niet wat u met beide percelen bedoeld. Er is slechts één perceel (zie paragraaf 1.11). Uw suggestie nemen wij niet over. U dient de tarieven op te geven zoals deze zijn uitgevraagd. Indien u geen kortingen door kunt berekenen heeft dit effect op uw prijzen en dus op de te behalen score voor dit gunningscriterium. 33 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 18

8 Inschrijver heeft voor de servicekader 48 uurs verschillende mogelijkheden : Aanbieddag Bezorgdag per Servicekader 24 uur Basic 48 uur Basic 72 uur Maandag Dinsdag Dinsdag Woensdag Donderdag Woensdag Donderdag Zaterdag Donderdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Vrijdag Zaterdag Dinsdag Voorbeeld : u levert de post (met de haalservice) aan op maandag : verzending geschiedt met de 72 uurs service. U levert de post op dinsdag aan : verzending geschiedt met de 48 uurs service. Wij kunnen niet elke dag 48 uurs bezorging garanderen aan aanbestedende partij. Bent u er mee akkoord dat wij voor het prijzenblad uitgaan van de aanleverdagen ; Maandag, Dinsdag of Vrijdag en het 72 uur mogen verzenden? De aanbestedende dienst wenst dagelijks gebruik te kunnen maken van de 48 uurs-service. De aanbestedende dienst kan derhalve niet akkoord gaan met uw verzoek. 34 Vraag boven de 50 gram. Dit kan door geen enkele inschrijver ingevuld worden. De postverzending kan tot 2 kg. U begrijpt dat er een degelijk verschil zit tussen 60 gram en 1,8 kg. Wij verzoeken u dit aan te passen naar gram indien het partijenpost betreft en indien dit gemengd betreft een exact gewicht. Kunt u hier gehoor aan geven? De aanbestedende dienst begrijpt uw vraag niet. Op het prijzenblad zijn "boven de 50 gram" meerdere gewichtsklassen benoemd. 35 Vraag U geeft een gemiddeld gewicht op voor de pakketten. Hier vraagt u echter geen tabel bij zoals bij gemengd. Kunt u het exacte gewicht uitvragen of dan wel de volgende staffels aanhouden?: 0-2 kg 2-5 kg 5-10 kg De aanbestedende dienst begrijpt uw vraag niet. Op het prijzenblad worden meerdere staffels uitgevraagd. 36 Vraag U spreekt over de producten losse post (zowel binnen als buitland) en regionale post. Wij doen de aanname dat dit heterogene post betreft. Heterogene post werkt met een exact gewicht (zo betaalt u voor 15 gram een andere prijs dan voor 18 gram) en niet met staffels. Kunt u het prijzenblad aanpassen met het uitvragen van een exact gewicht en geen staffels? Bijvoorbeeld : Voor de staffel 0-20 wilt u het gewicht weten van 11 gram, voor wilt u het gewicht weten van 35 gram, etc. Voor de overige gewichten kan elke inschrijver een aparte tariefsbijlage opleveren zodat u dit altijd kunt controleren. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 18

9 De losse post kan diverse afmetingen bevatten. Overige gegadigden stellen geen vragen met betrekking tot deze indeling. De aanbestedende dienst gaat er derhalve van uit dat uw vraag specifiek uw dienstenpakket betreft. Mocht deze aanname niet juist zijn dan kunnen gegadigden in de tweede nota van inlichtingen hier nader vragen over stellen. Voorlopig blijft de aanbestedende dienst de bestaande indeling handhaven; op basis waarvan de beoordeling zal plaatsvinden. 37 Vraag Indien u op het prijzenblad een onder verdeeldheid maakt tussen de formaten, willen wij u graag attenderen op de maximale gewichten. Klein = 50 gram, Groot = 350 gram en Bijzonder 2000 gram. Indien u een voorbeeld wilt zien verwijzen wij u graag naar het algemene tariefwijzer van PostNL, te vinden op Wij maken op het prijzenblad geen onderscheid tussen formaten. Overige gegadigden stellen geen vragen met betrekking tot deze indeling. De aanbestedende dienst gaat er derhalve van uit dat uw vraag specifiek uw dienstenpakket betreft. Mocht deze aanname niet juist zijn dan kunnen gegadigden in de tweede nota van inlichtingen hier nader vragen over stellen. Voorlopig blijft de aanbestedende dienst de bestaande indeling handhaven; op basis waarvan de beoordeling zal plaatsvinden. 38 Vraag Kunt u tevens aangeven of het gaat om het formaat Klein, Groot of Bijzonder per categorie? Wij maken op het prijzenblad geen onderscheid tussen formaten. Overige gegadigden stellen geen vragen met betrekking tot deze indeling. De aanbestedende dienst gaat er derhalve van uit dat uw vraag specifiek uw dienstenpakket betreft. Mocht deze aanname niet juist zijn dan kunnen gegadigden in de tweede nota van inlichtingen hier nader vragen over stellen. Voorlopig blijft de aanbestedende dienst de bestaande indeling handhaven; op basis waarvan de beoordeling zal plaatsvinden. 39 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 18

10 U wilt de prijzen van partijenpost ( 24 en 48 uurs) weten. Wij willen aanbestedende dienst er graag op attenderen dat er een verschil is in onze postproducten. Onderstaand geven wij deze graag weer ; 1. Brieven: Type communicatie: Poststukken die een persoonlijke, schriftelijke mededeling bevatten Partijsamenstelling: Identiek qua uiterlijk, formaat en gewicht - één afzenderadres Minimumaantal/bedrag: 250 stuks per partij Formaat en gewicht: o Klein: Max. C5 (140x90x0,5 mm - 162x229x5mm) en max. 50 gram o Groot: Max. C4 (140x90x0,5 mm - 229x324x10mm) en max. 350 gram o Bijzonder: Max. Brievenbusformaat (140x90x0,5 mm - 380x265x32 mm) en max. 2 kg Verpakking, inhoud en vorm: o Klein: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Groot: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Bijzonder: Alle verpakkingen, Alle Inhoud, Rechthoekig/Vierkant 2. Direct Mail: Type communicatie: Poststukken uit reclame-, marketing- of publiciteitsmateriaal bestaan en die dezelfde boodschappen bevatten, met uitzondering van de naam, het adres en het identificatienummer van de geadresseerde, alsmede andere veranderingen die de aard van de boodschap niet wijzigen. Partijsamenstelling: Identiek qua uiterlijk, formaat en gewicht - één afzenderadres Minimumaantal/bedrag: 250 stuks per partij Formaat en gewicht o Klein: Max. C5 (140x90x0,5 mm - 162x229x5mm) en max. 50 gram o Groot: Max. C4 (140x90x0,5 mm - 229x324x10mm) en max. 350 gram o Bijzonder: Max. Brievenbusformaat (140x90x0,5 mm - 380x265x32 mm) en max. 2 kg Verpakking, inhoud en vorm: o Klein: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Groot: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Bijzonder: Alle verpakkingen, Alle Inhoud, Rechthoekig/Vierkant Kunt u aangeven : Van welk(e)product(en) u gebruik maakt? Mocht dit beide zijn, verzoeken wij u graag om ook op het prijzenblad hier een verdeling in te maken. Wij maken op het prijzenblad geen onderscheid tussen formaten. Overige gegadigden stellen geen vragen met betrekking tot deze indeling. De aanbestedende dienst gaat er derhalve van uit dat uw vraag specifiek uw dienstenpakket betreft. Mocht deze aanname niet juist zijn dan kunnen gegadigden in de tweede nota van inlichtingen hier nader vragen over stellen. Voorlopig blijft de aanbestedende dienst de bestaande indeling handhaven; op basis waarvan de beoordeling zal plaatsvinden. 40 Vraag Kunt u aangeven hoe de post momenteel gefrankeerd wordt (er vanuit gaande dat dit continueert na deze aanbesteding)? De enveloppen zijn voorzien van de opdruk port betaald. De post wordt ongefrankeerd aangeleverd. Betreft OVK 7 41 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 18

11 U geeft aan dat de prijsaanpassing altijd in overleg gaat met aanbestedende dienst. Normaliter wordt er bij aanbestedingen altijd een indexering toegestaan per 1-1 van het eerst volgende jaar. Bent u akkoord om de procentuele verhoging van de postzegel toestaan? Indien u dit niet toestaan is inschrijver genoodzaakt om de verwachte tariefsverhoging van de looptijd (incl. verlenging) alvast door te berekenen in de huidige tarieven waardoor u nu al betaald voor de aanpassing. Prijsaanpassingen zullen conform de tariefswijzigingen van het postzegeltarief worden toegestaan en wel per datum waarop deze wijziging van kracht wordt. Hierover dient de aanbestedende dienst goedkeuring te verlenen en u dient hiervoor tijdig het initiatief te nemen. Betreft 5.3 pag Vraag Wanneer is een antwoord passend voor aanbestedende partij? Het antwoord dat in totaliteit het meest aansluit op de wensen van de aanbestedende dienst. Betreft 4.2 pag 17/18 43 Vraag U geeft aan dat de kwaliteit voor u belangrijk is. Maar als wij het maximale A-4tjes zien voor beantwoorden, kunnen wij niet goed onze kwaliteit omschreven. Wij zouden graag meer ruimte hiervoor krijgen om u een duidelijk beeld te geven van ons kwaliteitsbeleid (ook gezien de punten die inschrijver ontvangt op basis van de verschillende punten). Wij stellen onderstaand voor : Punt 1 : max. 2 Punt 2 : max. 2 Punt 3 : max. 4 Punt 4 : max. 2 Punt 5 : max. 3 Punt 6 : max. 2 Punt 7 : max. 2 Punt 8 : max. 3 Punt 9 : max. 3 Punt 10 : max. 2 Punt 11 : max. 1 Bent u hiermee akkoord? De aanbestedende dienst kiest er juist voor om inschrijvers kort en bondig te laten antwoorden en juist de kernpunten te vermelden. De aanbestedende dienst gaat niet akkoord met uw voorstel. Betreft pag Vraag Punt 11 : Kunt u aangeven binnen welke tijdskader inschrijver te horen krijgt wanneer wij naar een ander locatie de postbus dienen te brengen( wij doen de aanname dat dit gelijk bij de aanvraag begin het jaar zal zijn als alle vakanties en bewaarservices worden doorgegeven)? Dit gebeurt na vaststelling van het Aventus vakantieschema. Dat is circa 1 a 2 keer per jaar. We zullen dit tijdig aangegeven. Het moment valt niet altijd samen met het begin van het kalenderjaar. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 11 of 18

12 Betreft pag Vraag Punt 6 : U geeft aan dat de post gehaald dient te worden om uur. Geen enkele partij kan garanderen dat hij exact om uur bij u is. Daarom hanteren wij een minimale tijdskader van 30 minuten (mocht er ergens een obstakel zijn). Bij inschrijver kunt u kiezen voor een tijdskader van 30 minuten, een uur en 2 uur. Hoe langer u ons de tijd geeft, hoe goedkoper het tarief (dit geld overigens ook voor de brengservice). Bent u bereid om het tijdstip van de haalservice (en eventueel de brengservice) aan te passen met een tijdskader zoals hier boven omschreven? De post dient te worden opgehaald tussen uur en uur. Betreft pag Vraag Voor inschrijver is het bijna onmogelijk om 20 % expliciet voor deze opdracht aan te tonen. Onze medewerkers doen voor bijna alle klanten in de regio Apeldoorn de postverzending. Wij proberen onze medewerkers zo productief mogelijk in te zetten en dit kunnen wij doordat wij meerdere opdrachtgevers hebben. Wij gaan graag in gesprek met de aanbestedende partij om te kijken hoe wij dit kunnen aantonen aan hun. Wij voldoen ruim aan de 20 %. Is aanbestedende dienst hiermee akkoord? De aanbestedende dienst gaat akkoord met uw voorstel indien het personeelsbestand van uw organisatie bestaat uit tenminste 20% van de doelgroep. In het verificatiegesprek dient u dit nader aan te tonen Betreft pag Vraag Inschrijver heeft al verschillende samenwerkingsverbanden met landelijke SW bedrijven. Specifiek voor Apeldoorn zijn wij actief in dit project : Hier zijn nu bijna 100 medewerkers uit een uitkering gehaald. Mogen wij deze mee tellen voor de opdracht of verwacht de aanbestedende dienst dat dit nieuwe inzet betreft en wij deze medewerkers eerst moeten ontslaan om ze vervolgens weer aan te nemen voor deze opdracht? De aanbestedende dienst eist dat 20% van het huidige personeelsbestand bij indiensttreding/tewerkstelling voldeed aan de definitie zoals bedoeld in het aanbestedingsdocument. In het verificatiegesprek dient u dit aan te tonen. Betreft pag Vraag Kunt u het volgende bevestigen : Inschrijver dient een referent op te geven die minimaal voldoet aan euro jaarlijks met een inzet van 20 % personeel behorende tot de SR doelgroep en voor deze opdracht dient minimaal 20 % van de medewerkers uit deze groep te bestaan die ingezet gaat worden voor deze opdracht? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 12 of 18

13 De aanbestedende dienst kan bevestigen dat inschrijver een referentproject dient op te geven die een minimale waarde vertegenwoordigt van euro jaarlijks met een inzet van 20 % personeel behorende tot de SR doelgroep. De aanbestedende dienst eist verder dat 20% van het huidige personeelsbestand bij indiensttreding/tewerkstelling voldeed aan de definitie zoals bedoeld in het aanbestedingsdocument. In het verificatiegesprek dient u dit aan te tonen. Betreft pag Vraag Punt 1 : Inschrijver kan, door middel van hun jaarverslag en de daarbij gemotiveerde argumenten, aantonen dat zij een stabiele onderneming is. Voldoet dit aan de eis van punt 1? Ja, dit volstaat. U dient dit na een eventuele gunning in het verificatiegesprek aan te tonen. Betreft 2.4 pag 9 50 Vraag Bent u bereid om een korte 2e vragenronde op te nemen in de planning? De aanbestedende dienst zal een tweede ronde toestaan voor het stellen vragen n.a.v. deze. nota van inlichtingen Betreft 1.12 pag 8 51 Vraag Kunt u de doorlooptijd van het contract verlengen naar ? Dit in verband met het afsluiten van het boekjaar en indexering. Hiermee gaat de aanbestedende dienst niet akkoord. Betreft 12.2, pagina 7 52 Vraag Een G-rekening is een gebruikelijke werkwijze in bijvoorbeeld de bouwwereld, echter niet in de postwereld. Gezien de aard en de omvang van de opdracht is een G-rekening ons inziens ook niet noodzakelijk. Kan Aanbestedende Dienst dit artikel als niet-van toepassing verklaren? U behoeft geen G-rekening nummer te verstrekken aan de aanbestedende dienst. Betreft 1.13 pagina 8 53 Vraag Kan Aanbestedende Dienst de bepalingen omtrent de toepasselijkheid van de Algemene Inkoopvoorwaarden en beperking t.a.v. de postdienstverlening opnemen in de Raamovereenkomst? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 13 of 18

14 Het aanbestedingsdocument maakt onlosmakend deel uit van de overeenkomst. Hierin is uw wens reeds vastgelegd. 54 Vraag Is het toegestaan om 0,- als tarief voor een postsoort of dienst op te geven? Het is niet toegestaan 0-tarieven te verstrekken op het prijzenformulier. 55 Vraag Bij postaanbestedingen is het gebruikelijk dat de aanbestedende dienst aangeeft dat de inschrijvers marktconform en/of reële prijzen opgeeft. Kunt u aangeven of dit ook voor deze aanbesteding geldt en aan welke voorwaarden volgens u een marktconforme en reële prijs voldoet? Ja, de aanbestedende dienst verwacht marktconforme prijzen. De aanbestedende dienst zal de verstrekte prijzen vergelijken en daar waar grote verschillen ontstaan deze beschouwen als niet marktconform. 56 Vraag Kunnen wij er vanuit gaan dat de partijenpost 48uur dagelijks kan worden aangeleverd en vanaf moment van aanlevering binnen 48 uur bezorgd moet worden? Ja, dat is correct. 57 Vraag Bedoeld u met de postsoort losse post op post van alle maten en gewichten geadresseerd buiten de postcodegebieden zoals aangegeven bij regionale post? Ja dat is correct. Betreft 5.3, p Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 14 of 18

15 U geeft aan dat bij de beoordelingsmethode de te behalen punten op de kwaliteitsvragen procentueel verdeeld worden over het meest tot het minst aansprekende antwoord. Het aantal inschrijvingen bij postaanbestedingen varieert doorgaans van 1 tot 5. Dit betekent dat alle inschrijvers, ongeacht hun antwoord, tenminste 20% van de punten voor een kwaliteitsvraag krijgen. En bij minder dan 5 inschrijvers zelfs een hoger percentage. Dit heeft tot gevolg dat bij het negatief of minimaal beantwoorden van een vraag de inschrijver volgens deze beoordelingsmethode nog punten ontvangt. Met de keuze voor 300 punten voor de kwaliteit en 200 voor de prijs geeft u aan de kwaliteit van de dienstverlening erg belangrijk te vinden. Deze beoordelingsmethode staat daar echter haaks op. Deze methode kan zelfs tot gevolg hebben dat bij bijvoorbeeld maar 2 inschrijvers (wat niet ongebruikelijk is bij postaanbestedingen), een inschrijver die op het gebied van kwaliteit absoluut niets toevoegt aan uw organisatie en de kwaliteitsvragen minimaal beantwoord toch 80% van de punten voor kwaliteit krijgt. Met een iets scherpere inschrijfprijs wint deze inschrijver uw opdracht en bent u voor tenminste 2 jaar verbonden aan een postpartij die u op het gebied van kwaliteit niets brengt. Dit kan aangezien uw brede wensen t.a.v. kwaliteit zoals uitgevraagd in paragraaf 4.2 en de opzet van uw aanbesteding (300 punten kwaliteit, 200 punten prijs) niet wenselijk zijn voor u als opdrachtgever. Wij willen u daarom vragen de beoordelingsmethode aan te passen naar een methode waarbij de antwoorden van de inschrijvers worden beoordeeld. Bijvoorbeeld worden ingedeeld in categorieën zeer aansprekend =100% tot niet aansprekend =0% van de punten. Op deze manier van beoordelen waarborgt u dat de winnaar van uw aanbesteding daadwerkelijk op de gevraagde punten in paragraaf 4.2 kwaliteit gaat leveren. De aanbestedende herkent uw stellingen niet en heeft niet de ervaringen dat ten aanzien van de kwaliteit antwoorden worden verstrekt zoals u aangeeft in uw vraagstelling. Daarnaast verwachten wij dat de prijzen geen grote verschillen met zich mee zullen brengen; temeer daar wij marktconforme prijzen vragen. De kwaliteitsvragen zullen dus aannemelijk doorslaggevend kunnen zijn. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft 5.3, p Vraag Kunt u aangeven uit welke personen (expertises, achtergrond en functie) het aanbestedingsteam bestaat? Het aanbestedingsteam bestaat tenminste uit de contractbeheerder, een managementassistente van een der sectoren en een vertegenwoordiger van de afdeling inkoop Betreft 4.2, punt 11, p Vraag Het maximaal aantal pagina s ontbreekt. Kunnen we van één pagina uitgaan? Ja, dit is correct. Betreft 4.2, punt 10, p Vraag Het maximaal aantal pagina s ontbreekt. Kunnen we van één pagina uitgaan? Ja, dit is correct. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 15 of 18

16 Betreft 4.2, punt 9, p Vraag Het maximaal aantal pagina s ontbreekt. Kunnen we van één pagina uitgaan? Dit is formatvrij, zoals aangegeven in het aanbestedingsdocument. Betreft 4.2, punt 9, p Vraag U geeft aan dat het format voor het beantwoorden van deze vraag vrij is. Daarnaast wordt er geen beperking aan de omvang van het antwoord gegeven (zoals bijvoorbeeld een maximaal aantal pagina s). Betekent dit dat de inschrijver voor het beantwoorden eventueel een bedrijfsfilm met daarin interviews van reeds gecontracteerde stagiaires kan indienen als antwoord op deze vraag ipv een A4 met daarop de beschrijving hoe stageplaatsen worden ingevuld? Indien dit mogelijk is, kan dit leiden tot een grote variëteit aan vorm en inhoud van de beantwoording van deze vraag door de verschillende inschrijvers. Bij $5.3 geeft u aan de antwoorden onderling te gaan vergelijken. Hoe gaat u deze vergelijking en beoordeling vormgeven en op basis van welke criteria? Het format is vrij dus de creativiteit mag wat de aanbestedende dienst geen beperkingen kennen. De antwoorden welke de aanbestedende het meest aanspreekt en of toevoegt zullen het best worden gewaardeerd. Betreft 4.2, punt 2, p Vraag Het maximaal aantal pagina s ontbreekt. Kunnen we van twee pagina s uitgaan? De aanbestedende dienst heeft verzuimd hier het maximum van één pagina toe te voegen. Betreft $3.3.2, punt 3, p Vraag Aanbestedende dienst geeft aan dat voorstellen tot prijsaanpassingen ter beoordeling zijn van de opdrachtgever. Kunt u voorafgaand aan de opdracht aangeven op basis van welke voorwaarden deze beoordeling wordt gedaan? Prijzen van postbedrijven worden namelijk gebaseerd op de postzegelprijs, welke jaarlijks wijzigt. Deze stijgingen worden tevens gecontroleerd door de Autoriteit Consument & Markt en goedgekeurd door het Ministerie van Economische Zaken. Wij vragen u om opdrachtnemer jaarlijks de mogelijkheid te bieden om prijzen te indexeren volgens de procentuele stijging van het postzegeltarief. Kunt u daarnaast aangeven op welke termijn de opdrachtnemer een voorstel voor prijsaanpassing kan doen? Prijsaanpassingen zullen conform de tariefswijzigingen van het postzegeltarief worden toegestaan en wel per datum waarop deze wijziging van kracht wordt. Hierover dient de aanbestedende dienst goedkeuring te verlenen en u dient hiervoor tijdig het initiatief te nemen. Betreft $2.11 punt 6, p.10/$3.3.2 punt 2, p Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 16 of 18

17 In $2.11 wordt aangegeven dat de Inschrijver dient te beschikken over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een verzekerde som van te minste ,- per gebeurtenis. In $3.3.2 wordt bij punt 2 gesproken over een (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering. In de postwereld is het zeer ongebruikelijk dat verzekeraars een beroepsaansprakelijkheidsverzekering aan postbedrijven afgeven. Ivm met de niet te voorspellen gevolgen van het niet of niet tijdig bezorgen van een brief. Wanneer een verzekeraar een dergelijk verzekering toch afgeeft is dat op basis van de algemene voorwaarden van de verzekerde partij (de Inschrijver in dit geval). De Aanbestedende Dienst eist echter dat de Inschrijver akkoord gaat met de voorwaarden van de Aanbestedende Dienst en haar eigen voorwaarden laat vervallen. Daarnaast zijn de kleinere postbedrijven voor een landelijke dekking voor postbezorging afhankelijk van de Universele Postdienstverlener. Een dergelijke beroepsaansprakelijkheidsverzekering stelt echter dat de Inschrijver zich verzekerd voor schade die opdrachtgever lijdt ten gevolge van beroepsfouten van opdrachtnemer, dan wel één of meerdere van zijn werknemers of door hem ingeschakelde derden. We willen u vragen of de inschrijver kan volstaan met een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van minimaal ,-, zoals geëist? Ja, dat is akkoord. Betreft $1.13, p.8 67 Vraag De bepalingen in art. 29 in de Postwet hebben betrekking op de aansprakelijkheid van de verlener van de universele postdienst. De universele postdienst in Nederland is PostNL. Kunt u bevestigen dat de bepalingen zoals opgesteld in art 29 van de Postwet in het kader van deze opdracht ook gelden voor andere postdienstverleners dan PostNL gelden? De bedoelde bepalingen gelden in het kader van deze opdracht ook voor andere postdienstverleners dan PostNL. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft $2.4, p.9 68 Vraag Uit ervaring weten wij dat antwoorden in de eerste Nota van Inlichtingen in een aanbesteding omtrent Postdiensten in veel gevallen aanvullende vragen oproepen nu er in sommige gevallen nieuwe informatie wordt gedeeld die gegadigde nog niet eerder kon beschouwen. Hoe staat u er tegenover om, zoals reeds redelijk gebruikelijk is binnen de (Rijks)overheid, een (korte) tweede vragenronde in te lassen opdat deze zaken tijdig voorgelegd kunnen worden om eventuele onvolkomenheden later te voorkomen? Dat is akkoord. De termijnen zullen dus worden aangepast. Betreft $1.6.1, p.6 69 Vraag Uw spreekt van ontwikkelingen die zich voor kunnen en mogelijk invloed hebben op de omvang van de opdracht. Kunt u toelichten op welke of het soort ontwikkelingen u hier doelt en of er mogelijk als concrete ontwikkelingen in de planning staan? Of beperken deze ontwikkelingen zich tot mutaties in de huisvesting en het mogelijk vervallen van postbussen? Het betreft hier met name huisvestingszaken en mutaties in het aantal postbussen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 17 of 18

18 Betreft $1.12, p.8/ raamovereenkomst 70 Vraag In het aanbestedingsdocument staat als startdatum van de opdracht 1 augustus In de raamovereenkomst staat echter 1 juli Welke startdatum is juist? De ontstane vertraging leidt er toe dat de ingangsdatum nog nader bepaald moet worden. Betreft $1.6, p.5 71 Vraag Binnen de opdracht valt de bezorging van aangetekende stukken. De definitie van aangetekend stukken ontbreekt echter in het aanbestedingsdocument. De standaard voorwaarden voor aangetekende stukken zijn: verzendbewijs voor de verzender, de geadresseerde tekent voor ontvangst (om te voorkomend dat het poststuk kan worden afgeleverd bij de buren), het aangetekende poststuk is te volgen met Track & Trace en het poststuk is verzekerd tot een bepaald bedrag. Kunt u bevestigen dat de bezorging van uw aangetekende stukken ook aan deze voorwaarden moet voldoen? Zo niet, aan welke voorwaarden moet de bezorging van uw aangetekende stukken voldoen? De aanbestedende dienst verstaat onder een aangetekende brief een poststuk waarvan de aanbestedende dienst een bewijs van verzending krijgt van het postbedrijf. Het postbedrijf dient het aangetekende stuk alleen uit te reiken aan geadresseerde als deze tekent voor ontvangst. Betreft $1.6, p.5/prijzenblad 72 Vraag Voor de brengservice moeten er per locatie van het ROC meerdere postbussen worden geleegd. In het prijzenblad wordt er een prijs per locatie gevraagd. Betreft dit de prijs per postbus? De aanbestedende bedoelt hier de prijs per dag voor alle postbussen voor de betreffende locatie. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 18 of 18