Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor het leveren van

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor het leveren van postdiensten Aanbesteding Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor het leveren van postdiensten Aanbestedende Dienst: Waterschap Scheldestromen Referentie: Omschrijving: De aanbesteding betreft: *De bezorging van binnenlandse en buitenlandse losse post en partijen post; *Aangetekende brieven; *Pakketpost Toelichting: Betreft prijzenblad 1 Vraag In het bestek geeft u aan dat er partijgrootten zullen zijn van ( min afname 22,- ) en stuks. Wij kunnen dit alleen niet terug vinden op het prijzenblad. Kunt u en kolom toevoegen waar u de splitsing in volume bij aanlevering aangeeft? Het prijzenblad zal niet aangepast worden. De tekst in het blok onder paragraaf 1.3 Perceel 1 van het beschrijvend document (hoeveelheidsklasse) is niet van toepassing en komt derhalve te vervallen. In het beschrijvend document wordt niet gesproken over een min afname van 22,-. Betreft prijzenblad 2 Vraag De gewichtsklassen zoals nu uitgevraag bij perceel 2 kunnen wij niet invullen. Wij werken namelijk met onderstaande klassen Daarnaast is deze prijsopgave afhankelijk van het formaat klein, Groot of bijzonder. Wij dienen naar al onze klanten non discriminatoir en transparant te handelen. Wij zijn dan ook gebonden aan ons beleid. Kunt u deze overnemen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 7

2 Gewichtklasse worden als volgt aangepast: gram gram Betreft: tijdschriften Formaat: 22 x 28,5 cm Verpakking: in folie De aanbestedende dienst behoud het recht om tijdens de looptijd van de overeenkomst het formaat en verpakking te wijzigen. Indien u met beleid bedoelt de verschillende gewichtskalssen dan geldt bovenstaande voor perceel 2. Betreft prijzenblad 3 Vraag gemengd wordt berekend op basis van een stuksprijs + gewicht. Op het prijzenblad vraagt u bijvoorbeeld 0-20 gram. Dit kunnen wij niet invullen, aangezien er een andere prijs geldt voor bijvoorbeeld 15 of 19 gram. Om u een transparante aanbiedingen te doen zouden wij willen voorstellen om op het prijzenblad de grammage aan te houden van het historische gemiddelde in plaats van de hoogste grammage en via aparte bijlage alle prijzen te geven voor alle grammages. Zo komt u nooit voor een verrassing te staan. Bent u hiermee akkoord? Niet akkoord, het prijzenblad blijft gehandhaafd. Betreft Eis 29 4 Vraag Wij doen de aanname dat u bij : contactpersoon/besteller de naam van het bedrijf bedoeld. Klopt deze aanname? Aanbestedende dienst gaat ervan uit dat u Eis 30 bedoeld. Nee, deze aanname klopt niet. Opdrachtgever wenst dat inschrijver op de factuur "Team informatisering vermeld. Betreft Eis 23 5 Vraag Normaliter wordt de NEA index ( postbezorging) gehanteerd in plaats van de CBS. Daarnaast wordt altijd de nieuwe indexatie genomen en niet nog eens gedeeld door het vorige jaar. Wij stellen voor om de NEA in deze te hanteren. Kunt u dit overnemen Akkoord Betreft Eis 22 6 Vraag Wij doen de aanname dat u 2016 als prijspeil jaar wilt weten ( contract is voor 2016). Klopt deze aanname? Ja, dat klopt. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 7

3 Betreft Eis 13 7 Vraag Voor aangetekende post hebben wij een inspanningsverplichting van 24 uur, Onze bezorgingpercentage is hier ruim boven de wettelijk vereiste 95 %. Indien de geadresseerde bijvoorbeeld verhuisd is, kunnen wij deze niet afleveren en komt deze retour. Bent u hiermee akkoord voor eis 13? Akkoord Betreft Eis 12 8 Vraag Onze overkomstzekerheid is wettelijk vastgesteld op 95 %. Wij hebben een zekerheid van ongeveer 98.5 %. Ondanks deze cijfers kunnen wij u geen garantie afgeven (dit zou geen enkele partij kunnen) en vragen u om garandeert aan te passen naar spant zich in. Kunt u dit aanpassen? Akkoord. Tekst wordt aangepast naar "spant zich in" Betreft Eis 5 9 Vraag Wij kunnen niet akkoord gaan met het crediteren van poststukken die opnieuw gedrukt cq verzonden moeten worden. Dit valt onder onze wettelijk bepaalde? aansprakelijkheid. Kunt u deze eis verwijderen? Akkoord Betreft Eis 2 10 Vraag Kunt u toelichten wat u met deze eis bedoelt? Hiermee wordt bedoeld, het digitaal beschikbaar stellen van de gevraagde gegevens. Perceelnummer, aanbieder en besteleenheid vervalt. Bezorgdatum wordt vervangen door aanleverdatum. Betreft bestek (volumes) 11 Vraag U geeft aan dat wij geen rechten kunnen ontlenen aan de volume informatie. Ons korting stelsel bestaat onder andere uit een prognose van volume wat u jaarlijks bij ons afneemt met de mogelijkheid tot verrekenen indien u boven of onder de grens van deze klasse komt. In het bestek geeft u een geschat volume aan van ruim stuks voor perceel 2. Indien wij hier in ons prijsvoorstel rekening mee kunnen houden, dan kan aanbestedende dienst het meest gunstige tarief krijgen. Onze suggestie is uit te gaan van de staffel van stuks voor perceel 2. Het betreft in uw geval een risicoloze afspraak gezien het feit dat om niet aan deze afspraak te kunnen voldoen u stukken voor perceel 2 zou moeten dalen om onder deze grens te komen. Indien u deze suggestie niet wilt overnemen, kunnen wij u geen extra kortingen geven. Bent u bereid deze over te nemen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 7

4 Nee, wij nemen uw suggestie niet over. U dient de kortingspercentage te verekenen in het tarief zoals gevraagd op het prijzenblad. Betreft pag 23 en Vraag Wij zijn van mening dat de kwaliteitsaspecten belangrijke factoren zijn voor het waterschap en zouden ons proces daarin ook graag duidelijk en volledig willen omschrijven aan u. Kunt u het max. aantal pagina s verhoging naar 5 stuks ipv 3 voor het accountmanagement? Akkoord met 5 pagina's. Dit is inclusief eventuele bijlagen en visuele ondersteuning van uw tekst, exclusief inhoudsopgave en voorblad. Eventuele extra pagina's worden niet inhoudelijk beoordeeld. Betreft pag 9 13 Vraag Bij formaat geeft u diversen aan. Wij maken onderscheid tussen onderstaande partijen. Brieven: Type communicatie: Poststukken die een persoonlijke, schriftelijke mededeling bevatten Partijsamenstelling: Identiek qua uiterlijk, formaat en gewicht - één afzenderadres Minimumaantal/bedrag: 250 stuks per partij Formaat en gewicht: o Klein: Max. C5 (140x90x0,5 mm - 162x229x5mm) en max. 50 gram o Groot: Max. C4 (140x90x0,5 mm - 229x324x10mm) en max. 350 gram o Bijzonder: Max. Brievenbusformaat (140x90x0,5 mm - 380x265x32 mm) en max. 2 kg Verpakking, inhoud en vorm: o Klein: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Groot: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Bijzonder: Alle verpakkingen, Alle Inhoud, Rechthoekig/Vierkant Direct Mail: Type communicatie: Poststukken uit reclame-, marketing- of publiciteitsmateriaal bestaan en die dezelfde boodschappen bevatten, met uitzondering van de naam, het adres en het identificatienummer van de geadresseerde, alsmede andere veranderingen die de aard van de boodschap niet wijzigen. Partijsamenstelling: Identiek qua uiterlijk, formaat en gewicht - één afzenderadres Minimumaantal/bedrag: 250 stuks per partij Formaat en gewicht o Klein: Max. C5 (140x90x0,5 mm - 162x229x5mm) en max. 50 gram o Groot: Max. C4 (140x90x0,5 mm - 229x324x10mm) en max. 350 gram o Bijzonder: Max. Brievenbusformaat (140x90x0,5 mm - 380x265x32 mm) en max. 2 kg Verpakking, inhoud en vorm: o Klein: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Groot: Papieren verpakking, Papieren inhoud, Rechthoekig/Vierkant o Bijzonder: Alle verpakkingen, Alle Inhoud, Rechthoekig/Vierkant Kunt u aangeven welke post dit betreft? (brieven of DM) en of dit formaat groot, klein of Bijzonder is? Het betreft tijdschriften van het formaat: 22 x 28,5 cm, welke verpakt worden in folie. De aanbestedende dienst behoud het recht om tijdens de looptijd van de overeenkomst het formaat en verpakking te wijzigen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 7

5 Betreft pag 9 14 Vraag U vraagt voor perceel 2 / 6 bezorgdagen per week. Later spreekt u over 48 en/of 72 uur. Onze bezorgdagen zijn van dinsdag tot en met zaterdag en wij kunnen dus niet 6 dagen leveren. Wel kunnen we onderscheid maken met de 48/72 uurs leveringen zoals onderstaand omschreven : Aanleveringsdag : Dinsdag, donderdag = 48 uurs Maandag, woensdag, zaterdag = 72 uurs Mogen wij er vanuit gaan dat dit voldoende is om aan de bezorgtermijn te kunnen voldoen? Ja. Betreft pag 8 15 Vraag U geeft aan dat de hoeveelheidsklasse stuks of betreft. Wij hanteren een minimum orderbedrag van 22,- per aanlevering. Wij doen de aanname dat u dit ook bedoelt met de categorie van stuks en dat dit altijd minimaal wordt aangeboden. Klopt deze aanname? Nee, deze aanname klopt niet. De tekst in het blok onder paragraaf 1.3 perceel 1 van het beschrijvend document (hoeveelheidsklasse) is niet van toepassing en komt derhalve te vervallen. In het beschrijvend document wordt niet gesproken over een min. afname van 22,00. Betreft AIV Vraag Kunt u bevestigen dat de intellectuele eigendom niet van toepassing is? Akkoord. Betreft AIV 22.1 en Vraag Wij doen de aanname dat een ontbinding altijd in 1e instantie besproken wordt tussen beide partijen met inachtneming tot een redelijke termijn van herstel. Daarnaast willen wij de aanbestedende dienst graag er op wijze dat als er tussentijds ontbonden gaat worden er wel een verrekening plaatsvindt over de genoten kortingen. Voordat het besluit tot ontbinding wordt genomen zal inschrijver een redelijke termijn krijgen voor herstel. Betreft AIV Vraag Kunt u bevestigen dat er geen sprake is van ontbinding als inschrijver een intern fusie of splitsing heeft? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 7

6 Niet akkoord. Opdrachtgever wil de mogelijkheid tot ontbinding behouden in de in dit artikel genoemde gevallen. Betreft AIV Vraag wij zijn voor de aansprakelijkheid en vrijwaring geboden aan de wettelijke bepalingen zoals gesteld in postwet art 29 voor UD en het burgerlijk wetboek 8 voor niet UD. Wij kunnen dan ook niet akkoord gaan met deze. Kunt u dit overnemen? De aansprakelijkheid voor de postdienstverlening is beperkt conform het bepaalde in artikel 29 Postwet. Voor overige schade gelde de algemene inkoopvoorwaarden van de de opdrachtgever: AWVODI2012. Betreft AIV Vraag Wij zien dit als een uitbreiding van de aansprakelijkheid en kunnen hiermee niet akkoord gaan. Kunt u deze verwijderen? Niet akkoord. Betreft AIV Vraag Wij doen de aanname dat de voorschotbetalingen niet van toepassing zijn op deze aanvraag. Kunt u dit bevestigen? Akkoord. Niet van toepassing op deze opdracht. Betreft AIV Vraag "betaling na acceptatie van de verrichte diensten". Kunt u aangeven wat hiermee wordt bedoeld? Indien opdachtgever heeft geconstateerd dat de te verrichte diensten conform afspraak zijn uitgevoerd. Betreft AIV Vraag kunt u het volgende toevoegen :"onafhankelijke" functionarissen? Akkoord. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 7

7 Betreft art 8 ovk 24 Vraag wij zijn voor de aansprakelijkheid en vrijwaring geboden aan de wettelijke bepalingen zoals gesteld in postwet art 29 voor UD en het burgerlijk wetboek 8 voor niet UD. Wij kunnen dan ook niet akkoord gaan met deze. Kunt u dit overnemen? De aansprakelijkheid voor de postdienstverlening is beperkt conform het bepaald in artikel 29 Postwet. Voor overige schade gelden de algemene inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever: AWVODI2012. Betreft perceelindeleing 25 Vraag u stelt in dat de aanbesteding de onderdelen De bezorging van binnenlandse en buitenlandse losse post en partijen post; Aangetekende brieven; Pakketpost. betreft. Vervolgens stopt u de aangetekende stukken in een perceel met bezorging van binnen- en buitenlandse post. Allereerst is dat niet consequent en inhoudelijk is dat niet logisch. Voor het afleveren van zowel pakketten als aangetekende stukken moet worden aangebeld en een handtekening verkregen. Binnen en buitenlandse post gaat gewoon in de brievenbus. Functioneel is het logischer de aangetekende stukken in het perceel met de pakketten te plaatsen. Markttechnisch is dit ook logischer. Er zijn een beperkt aantal partijen die binnen en buitenlandse post verzorgen, er zijn velen die pakketten en aangetekende stukken kunnen bezorgen. In uw streven om het mkb een eerlijke kans te geven, past dan ook de aangetekende stukken samen met de pakketten in 1 perceel te plaatsen. Verzoek dit zo te doen, of anders te motiveren waarom u vindt dat het anders moet. De aanbestedende dienst is van mening dat de aangetekende stukken/post binnen perceel 1 valt en binnen 24 uur in het binnenland afgeleverd dient te worden. Perceel 3 bevat pakketpost welke binnen max. 2 werkdagen afgeleverd dienen te worden. Voor de aanbestedende dienst is het een bewuste keuze de aangetekende stukken/post binnen perceel 1 te laten i.v.m. het belang van urgentie van bepaalde stukken/post. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 7