Offerteaanvraag Budgetbeheer ten behoeve van gemeente Heerenveen ref. PV/E/D/ Nota van inlichtingen 2 van 21 november 2012

Transcriptie

1 Offerteaanvraag Budgetbeheer ten behoeve van gemeente Heerenveen ref. PV/E/D/ Nota van inlichtingen 2 van 21 november 2012 Vraag 1. Offerteaanvraag, pagina 4 Het viel ons op dat u al een eerste nota van inlichtingen heeft verzonden. Hartelijk dank daarvoor. Is het mogelijk een tweede nota van inlichtingen ook op korte termijn al uit te brengen? De beantwoording van onze vragen zijn voor een deel bepalend voor de inhoud van onze offerte en kan mogelijk bepalend zijn voor inschrijving of niet. Ja, dit is mogelijk, bij deze. Vragen kunnen uiterlijk tot 27 november 2012 worden gesteld. Zie tevens paragraaf 2.12 van de offerteaanvraag. Vraag 2. Offerteaanvraag, paragraaf 2.1, pagina 5. In paragraaf 2.1 omschrijft u het indienen en ondertekenen van de offerte. U vraagt hier om de offerte in tweevoud in te dienen in een dubbele gesloten enveloppe, waarvan de binnenste enveloppe blanco is. a. Wenst u beide exemplaren in één binnenste enveloppe aan te treffen of mag elk exemplaar ook in een eigen binnenste enveloppe gevoegd worden? b. Wenst u dat inschrijver de CD-ROM in (één van) de binnenste enveloppe(n) bijvoegt? c. Mogen wij de digitale versie ook op usb stick aanleveren in plaats van op CD-ROM? a. Beide opties zijn mogelijk. b. Voorkeur is om de CD-ROM in een van de enveloppe toe te voegen. c. Het is inderdaad mogelijk om de digitale versie via een usb stick aan te leveren in plaats van op CD-ROM. Vraag 3. Offerteaanvraag, paragraaf 2.11 pagina 7. In paragraaf 2.11 staan de bijlagen die in elk geval in de offerte opgenomen moeten worden. a. Mogen (of moeten) wij de volgorde aanhouden zoals hier staat (A t/m E)? b. Bij deze aanbesteding is de enige offertevraag de prijs. Onderdeel A en C van paragraaf 2.11 is daarmee hetzelfde. Wij nemen aan dat we de prijsstelling maar één keer hoeven op te nemen? Zo ja, waar wenst u dat wij dit plaatsen? Zo nee, kunt u dit toelichten? c. Onder E vraagt u naar Documentatie als bijlage bij de beantwoording van de offertevragen. Bedoeld u met de bewijsstukken alle bewijsstukken die gevraagd worden in bijlage 1? a. Graag de aangegeven volgorde aanhouden rekeninghoudend met het antwoord op vraag b. Nota van inlichtingen <kenmerk> Bladzijde 1 van

2 b. Zie antwoord op vraag 2 van de nota van inlichtingen 1 van 16 november c. Nee, bijlage 1 bevat het inschrijfformulier, bijlage behorend bij het inschrijfformulier kunt u toevoegen bij het inschrijfformulier of als bijlage B. Bijlage E zijn de bewijsstukken voortvloeiend uit de vragen gesteld in het pakket van eisen. Vraag 4. Offerteaanvraag, paragraaf 4.2, pagina 13 Begrijpen wij hier goed dat het product budgetbeheer Basis geen onderdeel is van deze opdracht? Met andere woorden: zal dit product niet ingezet worden? Ja, dat klopt. Vraag 5. Offerteaanvraag, paragraaf 4.2.1, pagina 14 In de opdracht staat indicatief aangegeven hoe lang het budgetbeheer gaat duren. a. Dient dit ook te worden opgenomen in de overeenkomst met cliënt en stopt het budgetbeheer dan van rechtswege? Of dient de overeenkomst voor onbepaalde tijd te zijn totdat de opdrachtgever het signaal geeft aan de opdrachtnemer dat het budgetbeheer gestopt kan worden? b. Op welke momenten zal dit door opdrachtgever worden beoordeeld? a. Bij de start van het budgetbeheer maakt de klantmanager een schatting van de duur van het budgetbeheer. Mogelijk is dan de gehele situatie van de klant nog niet duidelijk, vandaar dat het woord indicatief wordt gebruikt. Het budgetbeheer wordt in principe voor de aangegeven, indicatieve duur aangegaan. De duur kan verlengd worden of eerder stoppen, afhankelijk van de situatie van de klant. In beide gevallen geeft de klantmanager (opdrachtgever) hiervoor de opdracht aan opdrachtnemer. Na niet verlengen van de overeenkomst stopt ook het budgetbeheer. Bij van rechtswege eindigen van de overeenkomst, maken wij nadere afspraken met de opdrachtnemer. b. Hiervoor zijn geen vaste momenten aangewezen. Voor het schuldhulpverleningstraject wordt met de klant een plan van aanpak opgesteld. Budgetbeheer kan een onderdeel zijn van het plan. In dit plan zijn ook momenten van evaluatie opgenomen, maar niet volgens een vast schema. Het plan van aanpak is namelijk maatwerk. Onderdeel van de evaluatiemomenten is ook het budgetbeheer. Bij stabilisatie spreekt de klantmanager met de klant af hoe de situatie het best gestabiliseerd kan worden. Budgetbeheer kan daarvan een onderdeel zijn. Ook hier geldt dat bij de start van de stabilisatie de situatie van de klant mogelijk nog niet geheel duidelijk is, zodat ook hier een indicatieve duur wordt aangegeven. Ook bij stabilisatie is er sprake van evaluatie van de gemaakte afspraken, zonder dat hiervoor vaste momenten zijn vastgelegd. In beide gevallen worden de evaluatiemomenten wel vastgelegd in het plan van aanpak c.q. de afspraken over stabilisatie. Het plan van aanpak en de afspraken kunnen overigens gedurende de looptijd aangepast worden en dit geldt ook voor de evaluatiemomenten. Nota van inlichtingen Bladzijde 2 van

3 Vraag 6. Offerteaanvraag, paragraaf 4.2, pagina 14 Onder f geeft u aan dat binnen 10 dagen na ontvangst van het budgetplan gestart moet worden met de uitvoering van dit budgetplan. Dit begint altijd met een gesprek en ondertekening van benodigde volmachten enz. Daarna dienen de inkomensverstrekkers te worden aangeschreven, en als dit inkomen binnen is kan daadwerkelijk gestart worden met de betalingen. a. Kunt u bevestigen dat u dit bedoelt met 'starten met de uitvoering van het budgetplan?' b. Heeft u beleid over hoe lang een klant budgetbeheer maximaal mag/kan genieten? c. Is dit gedurende de gehele schuldregeling, indien die ingezet wordt? a. Ja, maar wij verwachten wel een voortvarende, proactieve en pragmatische aanpak zodat het daadwerkelijke budgetbeheer zo snel mogelijk kan starten. b. Zie antwoord vraag 5. c. Zie antwoord vraag 5. Vraag 7: Offerteaanvraag, paragraaf 4.2.2c, pagina 15 Onder punt c geeft u aan dat er 2 dagdelen inloopspreekuur moet worden uitgevoerd. U geeft hierbij nog geen exacte duur van het inloopspreekuur aan en geen mogelijkheid in bijlage 1 (tarieven) om hier een tarief voor te offreren. Als het de bedoeling is om dit in het tarief te verwerken van budgetbeheer per maand, dan is het noodzakelijk de exacte uurinspanning te vernemen. Kunt u dit aangeven? De gevraagde prijs is een totaalprijs (all-in prijs), waarin ook het inloopspreekuur dient te worden opgenomen. Het inloopspreekuur duurt minimaal drie uren per dagdeel. Vraag 8: Offerteaanvraag, paragraaf 4.3, pagina 16 Onder punt 3 : onze organisatie is lid van zowel de NVVK als de BpBI. Kunt u bevestigen dat dit door u als voldoende wordt gezien voor de uitvoering van deze opdracht? Ja, u dient hiervan echter wel bewijsstukken van toe te voegen, zie ook het antwoord op vraag 18 van deze nota van inlichtingen. Vraag 9: Offerteaanvraag, paragraaf 5.1, pagina 17 Een aantal vragen over gunningscriteria prijs : a. U vraagt 2 verschillende pakketten budgetbeheer. U geeft echter de gelegenheid tot het offreren van 1 prijs. Is er een mogelijkheid om een tarief per pakket te offreren? b. Daarnaast geeft u geen mogelijkheid een opstarttarief te rekenen. Mogen wij hier een apart tarief voor rekenen? c. Ook het inloopspreekuur wordt in de prijzentabel niet vermeld? Kan dit spreekuur apart worden geoffreerd? Nota van inlichtingen Bladzijde 3 van

4 d. De tarieven mogen niet worden geïndexeerd. Geldt dit alleen voor het eerste contractjaar? Of bedoelt u hiermee ook de mogelijke verlengingstermijnen? e. In deze paragraaf geeft u aan dat de offertes dienen te worden opgebouwd in overeenstemming met de onderstaande vraag/vragen. U geeft hierbij alleen gunningscriterium prijs. Klopt het dat er geen ander gunningscriterium is? f. Klopt het dat u geen beschrijving verder wenst met betrekking tot de kwalitatieve dienstverlening? a. Nee, u dient een all-in prijs te offreren. b. Nee, zie antwoord bij a. c. Nee, zie antwoord bij a. d. Dit geldt inderdaad alleen voor het eerste contractjaar, na verlenging mag er geïndexeerd worden, conform de consumentenprijsindex cijfer van het CBS. e. Ja, dat klopt. f. Nee, dat klopt niet, zie het pakket van eisen en het inschrijfformulier. Vraag 10: Offerteaanvraag, paragraaf 1.4, pagina 23. In paragraaf 1.4 vraagt u onder punt 1 naar een bewijsstuk (kopie van een geldige verzekeringspolis). Is het bij punt 2 afdoende om de tabel in te vullen, of wenst u dat inschrijver hier ook nog een bewijsstuk toevoegt? U dient de tabel in te vullen, er hoeven in beginsel geen bewijsstukken van te worden toegevoegd (zie ook paragraaf 3.1.4, pagina 11 van de offerteaanvraag). Vraag 11: Offerteaanvraag, paragraaf en 1.5.3, pagina 24 en 25 Onder vraag en vraagt u om informatie met betrekking tot kwaliteit waarborging en het in te zetten personeel. Is de beschrijving van deze informatie een gunningscriteria? Zo ja? Hoe weegt u dit? Het is geen gunningscriterium, wij willen graag de beschrijvingen ontvangen ter informatie. Vraag 12: Offerteaanvraag, paragraaf 1.5.8, pagina 26 Wet financieel toezicht Onze organisatie is aangesloten bij de NVVK en BPBI (Branchevereniging voor Professionele Bewindvoerders en Inkomensbeheerders). Op basis van artikel 17 van de kwaliteitsverordening van de BPBI, waar wij als organisatie uitvoering aan geven, dient er een strikte scheiding te zijn tussen cliëntgelden en organisatiegelden. Dit houdt in dat de bankrekeningen van de cliënt op naam van de cliënt zelf staan. Hierbij geldt dat al het financiële verkeer van een cliënt te allen tijde via de individuele bankrekening van de cliënt dient te geschieden. Hiermee hebben wij geen direct opvorderbare gelden van de cliënt onder ons en valt onze werkwijze niet binnen de reikwijdte van de Wft. De Wft is hiermee niet van toepassing. Hoe ziet u dit in het licht van vraag ? Nota van inlichtingen Bladzijde 4 van

5 De werkwijze valt niet onder de reikwijdte, maar wettelijke regels dienen (indien van toepassing) gevolgd te worden. U werkwijze mag niet strijdig zijn met het geldig wet en/of regelgeving. Vraag 13: Algemene Inkoopvoorwaarden, artikel 20.1 pagina 8. In zowel artikel van de algemene voorwaarden als artikel 11 van het (concept) raamovereenkomst zijn boetebedingen opgenomen. Zijn deze beide geldig bij deze aanbesteding? Beide boetebedingen zijn van toepassing op deze opdracht. Vraag 14: Algemene Inkoopvoorwaarden, artikel 21 pagina 8. Onze organisatie heeft een aansprakelijkheidsverzekering van euro per gebeurtenis met een maximum van euro per jaar. Is deze verzekering afdoende voor deze opdracht? Wij gaan akkoord met deze afwijking van onze inkoopvoorwaarden. Deze afwijking van de aansprakelijkheid geldt dan voor een ieder die inschrijft. Vraag 15: Nota van Inlichtingen 1, pagina 1, vraag 2 Uit het antwoord op vraag 2 in de eerste NvI lijkt het er op dat u de volgorde voor de offerte die u in paragraaf 2.11 van het bestek voorschrijft, niet langer handhaaft. Als wij nu de volgende volgorde hanteren: B. Ingevuld inschrijfformulier C. Prijzenblad D. Conformiteitentabel E. Documentatie als bijlage bij de beantwoording van de offertevragen. Kunt u zich hier dan in vinden? Zo nee, kunt u aangeven welke volgorde u wel wenst terug te zien? Wij kunnen ons hier in vinden, maar zie ook het antwoord op vraag 3 van deze nota van inlichtingen. Bij E dient dus ook documentatie te worden toegevoegd van hetgeen vermeld in het pakket van eisen. Vraag 16: Nota van Inlichtingen, pagina 1, vraag 3 In het antwoord op vraag 3 uit de eerste NvI, geeft u aan dat wij naast het invullen van het inschrijfformulier, ook de vragen in het pakket van eisen (hoofdstuk 4) moeten beantwoorden? Nota van inlichtingen Bladzijde 5 van

6 Wij gaan er van uit dat wij met het invullen en ondertekenen van de conformiteitentabel hier aan voldoen en dat wij hier geen inhoudelijke toelichting meer op moeten geven. Kunt u aangeven of dit klopt? Dit klopt niet, in het pakket van eisen en bij het inschrijfformulier vragen wij nog bepaalde inhoudelijke toelichtingen dan wel bewijsstukken. Deze dient u toe te voegen aan uw offerte. Tot slot ondertekent u de conformiteitentabel waarin u aangeeft dat u voldoet aan alle gestelde specificaties en eisen zoals gesteld in de offerteaanvraag. Vraag 17: Offerteaanvraag, hoofdstuk 4, pagina 13, onder 4.2 Gewenste manier van werken U geeft aan dat de gemeente Heerenveen per 1 januari 2013 de schuldhulpverlening grotendeels zelf gaat uitvoeren. Wat doet de gemeente Heerenveen dan niet? En wie gaat dat dan wel doen? Een deel van het onderdeel budgetbeheer wil de gemeente uitbesteden. De inschrijver welke voldoet aan de gestelde specificaties en eisen en met de laagste prijs gaat dit voor de gemeente uitvoeren. Vraag 18: Offerteaanvraag, hoofdstuk 4, pagina 16, onder 4.3 Eisen aan de opdrachtnemer U geeft in de eisen aan de opdrachtnemer aan dat opdrachtnemer moet beschikken over een kwaliteitssysteem waarmee de uitvoering van het budgetbeheer wordt bewaakt. a. Voldoet de door de NVVK gestelde NEN8048 certificering hier aan? b. Volstaat een bewijs dat de NEN8048 certificering is aangevraagd? c. Is het in bezit hebben van een certificering een absolute voorwaarde c.q. eis? a. Ja, dat voldoet aan de eisen. b. Ja, als de aanvraag wordt bijgevoegd en een beschrijving waarmee de uitvoering van budgetbeheer wordt bewaakt. c. Er wordt aangegeven dat opdrachtnemer dient te beschikken over een kwaliteitssysteem of een vergelijkbaar certificaat dan wel kwaliteitssysteem of een beschrijving ervan. Zie ook vraag van het inschrijfformulier. U dient als bewijs een beschrijving toe te voegen en de eventuele certificeringen. Zie ook vraag 8 en 11 van deze nota van inlichtingen. Vraag 19: Offerteaanvraag, hoofdstuk 4, pagina 16, onder 4.3 Eisen aan de opdrachtnemer Opdrachtnemer verstrekt aan de gemeente Heerenveen een overzicht van organisaties waarvoor opdrachtnemer op dit moment het budgetbeheer uitvoert of heeft uitgevoerd. Bedoelt u hiermee de 2 referentieprojecten zoals beschreven in bijlage, inschrijfformulier onder 1.5, vraag 1.5.1? Of is het en-en? Nota van inlichtingen Bladzijde 6 van

7 Hiermee wordt inderdaad twee referentieprojecten bedoeld, zoals vermeld in het inschrijfformulier. Vraag 20: Offerteaanvraag, bijlage 1 inschrijfformulier, 1.4 Financiële en economische draagkracht Dient de verklaring betreffende de totale omzet een accountantsverklaring te zijn? Nee, zie antwoord op vraag 10. Vraag 21: Offerteaanvraag, bijlage 3 Prijzenblad In het pakket van eisen geeft u aan dat de gemeente Heerenveen de drie NVVK vormen van beheer overneemt: 1. Budgetbeheer basis (licht) 2. Budgetbeheer plus (gemiddeld) 3. Budgetbeheer totaal (zwaar) Dit betekent dat de opdrachtnemer 3 prijzen moet noemen voor iedere variant. Het prijzenblad (bijdrage 3) biedt maar de mogelijkheid om één prijs te noemen. Mag de opdrachtnemer het prijzenblad zelf aanpassen zodat er drie prijzen genoemd kunnen worden? Dit is onjuist, er wordt vermeld dat er drie gehanteerde begrippen zijn (paragraaf ). Bij paragraaf 4.2 wordt vermeld dat budgetbegeleiding en budgetbeheer basis geen onderdeel uitmaken van deze opdracht, zie ook het antwoord op vraag 7,8 en 9 van de nota van inlichtingen 1 van 16 november Voor het invullen van de prijs, verwijzen wij naar de antwoorden op vraag 6 en 8 van de nota van inlichtingen 1 van 16 november 2012 en de antwoorden op de vragen 7 en 9 van deze nota van inlichtingen. Nota van inlichtingen Bladzijde 7 van