Europese openbare aanbesteding 'Postdiensten'

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Europese openbare aanbesteding 'Postdiensten' Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Europese openbare aanbesteding 'Postdiensten' Gemeente Meppel AD/15009 Omschrijving: Opdrachtgever zoekt één of meerdere professionele en betrouwbare partners die fysieke postdiensten voor opdrachtgever gaat c.q. gaan verzorgen. Toelichting: Betreft G2 - Registratie poststukken 1 Vraag Uit gunningscriterium G2 Registratie poststukken blijkt duidelijk dat aanbestedende dienst dit gunningscriterium heeft geformuleerd vanuit het oogpunt van uw huidige dienstverlener; waar het noodzakelijk/verplicht is om alle dagelijkse post aan te melden middels een digitaal systeem. Bij nagenoeg alle overige postbedrijven, en dus ook bij inschrijver, is er geen sprake van het vooraf aanmelden van dagelijkse (gemengde) post, buitenlandsepost en aangetekende post. Kunt u, gezien de wijze waarop u dit gunningscriterium heeft geformuleerd, uitleggen hoe wij hier mee om moeten gaan? Eis 7 onder paragraaf komt hierbij te vervallen. Het is geen vereiste dat opdrachtgever deze gegevens dagelijks registreert. Het doel van gunningscriterium G2 'Registratie poststukken' is om inzicht te verkrijgen in werkwijze van inschrijver. Een andere werkwijze in dezen is daarmee toegestaan. Betreft Bijlag G Prijsopgaveformulier 2 Vraag In het prijsopgaveformulier vraagt u tarieven uit op basis van productsoort Port Betaald Gemengd. Dit is een standaard product van de Universele Postdienst waarbij het tarief wordt berekend nav het gemiddelde gewicht in grammen van een aangeleverde partij post. Dit product wordt niet door alle postpartijen aangeboden, zeker niet door partijen uit het MKB. Wij stellen voor om tarieven per gewichtsklasse uit te vragen zonder daar bij uit te gaan van een gemiddeld gewicht zodat alle partijen een prijs op maat kunnen maken. Dit zou meer in lijn zijn met de wens van de Aanbestedende Dienst om een MKB-toegankelijke aanbesteding uit te schrijven en zorgt in onze ogen voor een veel eerlijker tarief uitvraag die niet gebaseerd is op een product van één postaanbieder. Dit wordt niet aangepast. De gemeente vraagt één tarief uit per gewichtsklasse per soort post met daarbij een indicatie van het gemiddelde gewicht. Betreft 2.4.3, pagina Vraag Uit het beschrijvend document wordt niet duidelijk onder welk perceel de gemeentebelastingen vallen, kan de aanbestedende dienst dit toelichten Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 16

2 Het bezorgen van gemeentelijke belastingaanslagen kan onder zowel perceel 1 als perceel 2 vallen. Echter zal een ruime meerderheid onder perceel 1 vallen. Betreft 2.4.1, pagina Vraag In het beschrijvend document geeft de aanbestedende dienst aan dat het misschien zelf de gemeentebelasting zal uitvoeren. Kan de aanbestedende dienst aangeven wanneer zij weet of zij de gemeentebelasting wel/niet zelf gaat uitvoeren? Het is niet bekend of en per wanneer deze dienstverlening beëindigd zal worden. De gemeente zal dit uiterlijk drie maanden voor het eind van het kalenderjaar aan opdrachtnemer meedelen. Betreft 2.4.1, pagina Vraag Kan de aanbestedende dienst aangeven wat is de omvang van het werk m.b.t. de gemeentebelasting? Het gaat naar schatting om ongeveer aanslagen op jaarbasis. Betreft 4.1, pagina 6 6 Vraag Wat verstaat de aanbestedende dienst onder zelf doen? Let wel, de gemeente Meppel onderzoekt nog of zij de werkzaamheden rondom belastingaanslagen nog zelf wil uitvoeren... pagina 6, beschrijvend document Gemeente gaat er vanuit dat u verwijst naar paragraaf van het beschrijvend document. Op dit moment maakt, print en int de gemeente belastingaanslagen zelf. Zoals aangegeven in het antwoord op vraag en is de gemeente aan het onderzoeken of deze dienstverlening (inclusief verzending) door een derde uitgevoerd kan worden. Betreft 2.4.1, pagina Vraag In het beschrijvend document geeft de aanbestedende dienst aan dat het de gemeentebelasting misschien door een derde partij wil laten uitvoeren. Waarom en wanneer zou de aanbestedende dienst hiervoor kiezen? Dit gezien het feit dat er nu een aanbesteding post door de gemeente in de markt gezet wordt. De gemeente onderzoekt de mogelijkheid om het gehele proces gemeentelijke belastingaanslagen samen met een aantal andere gemeenten uit te besteden aan een derde partij. Dit is inclusief maken, printen, verzenden, innen. Om die reden wordt de dienstverlening nu wel meegenomen, maar steeds voor één kalenderjaar. Betreft 2.4.1, pagina 6+7 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 16

3 8 Vraag Wat zou een reden zijn van het beëindigen van de bezorging van de gemeentelijke belastingaanslagen? Wanneer is het bekend of de gemeente dit gaat beëindigen? Het bezorgen van de gemeentelijke belastingaanslagen kan na afloop van ieder kalenderjaar uit de overeenkomst verwijderd worden. De gemeente onderzoekt de mogelijkheid om het gehele proces rondom gemeentelijke belastingaanslagen samen met een aantal andere gemeenten aan een derde partij. Dit is inclusief maken, printen, verzenden, innen. Het is niet bekend of en per wanneer deze dienstverlening beëindigd zal worden. De gemeente zal dit uiterlijk drie maanden voor het eind van het kalenderjaar aan opdrachtnemer meedelen. Betreft 7.3, pagina 11 9 Vraag Kunt u aangeven op welke wijze de gemeente de gemaakte beloftes van de aanbesteders tijdens de uitvoering gaat controleren? De precieze wijze waarop het contract gemanaged gaat worden kan de gemeente nog niet aangeven. Met betrekking tot het aspect Social Return zal de gegunde opdrachtnemer gehouden worden aan het door hem opgegeven percentage Social Return en het door hem ingediende plan van aanpak. Deze maakt onlosmakelijk deel uit van de te sluiten overeenkomst. Betreft 7.3, pagina Vraag Hecht de gemeente, in het kader van de SROI, geen waarde aan zachte criteria? Er wordt op dit moment geen rekening gehouden met bv de toegevoegde waarde voor begeleiding e.d. terwijl dit juist bij de SROI een niet- te onderschatten aspect is. Graag uw mening. De gemeente is het niet eens met uw situatieschets. De gemeente acht zachte criteria wel degelijk van belang, maar heeft ervoor gekozen om inschrijver zelf een plan van aanpak voor Social Return uit te laten werken en deze niet te scoren als onderdeel van de subgunningscriteria. Zie verder het antwoord op vraag en Betreft 7.3, pagina Vraag U geeft aan dat inschrijver moet aangeven welk percentage van de werkzaamheden ingevuld kunnen worden met medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Is onze aanname correct dat u met deze werkzaamheden specifiek de opdracht van de gemeente Meppel bedoelt? Dat is juist. Betreft 7.2, pagina Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 16

4 Voor het gunningscriterium registratie poststukken worden 10 van de 15 punten toegekend aan het inzetten van een web-based systeem. Het inzetten van een dergelijk systeem is gemeengoed in de postwereld en naar onze mening kunnen alle inschrijvers hieraan voldoen. Daardoor is dit geen onderscheidend criterium. Wij stellen een herverdeling van punten voor, bijvoorbeeld door de punten toe te kennen aan het Plan van aanpak. Niet akkoord. Het is geen gegeven dat potentiele opdrachtnemers hier over beschikken. Dit is dan ook een wens van opdrachtgever en blijft ook als dusdanig bestaan. Betreft 4.7, pagina Vraag Er zit een verschil in het prijzenblad ten op zichte van het beschrijvend document. Kunnen wij er van uitgaan dat het prijzenblad leidend is en klopt? Het is niet duidelijk waar uw opmerking betrekking op heeft. Uw vraag heeft betrekking op paragraaf 4.7 op pagina 14. Deze paragraaf gaat echter over geschiktheidseisen. Het is niet duidelijk wat de relatie is tot het prijzenblad. Graag ontvangen wij in dezen van u een verduidelijkingsvraag voor de tweede nota van inlichtingen. Betreft 5.1.4, pagina Vraag Zin 2 is hierbij onduidelijk; Opdrachtnemer verstrekt om niet zegels aan opdrachtnemer die gebruikt kunnen worden voor het verzenden van aangetekende post. Klopt het dat er 2x over opdrachtnemer gesproken wordt? Kunt u aangeven wat u precies bedoeld met deze zin? Paragraaf 5.1.3, eis 2 dienst als volgt gelezen te worden: "Opdrachtnemer verstrekt om niet zegels of een gelijksoortig kenmerk aan opdrachtgever die gebruikt kunnen worden voor het verzenden van aangetekende post." Betreft 5.1.4, pagina Vraag Opdrachtgever geeft aan zelf zegels te verstrekken voor het verzenden van pakketpost. Wij hebben hiervoor een gelijkwaardig systeem waarmee wij de aanbestedende dienst nog meer kunnen ontzorgen, gaat u hiermee ook akkoord? Paragraaf 5.1.3, eis 3 spreekt per abuis over opdrachtgever. Hier moet staan opdrachtnemer. Paragraaf 5.1.3, eis 2 dienst als volgt gelezen te worden: "Opdrachtnemer verstrekt om niet zegels of een gelijksoortig kenmerk aan opdrachtgever die gebruikt kunnen worden voor het verzenden van aangetekende post." Betreft 1.2, pagina Vraag Eis 1 staat hier anders omschreven dan in de tekst op pagina 5/6 waar staat dat het verzenden van post aan antwoordnummers buiten de scope valt. Wilt u aangeven of het verzenden van post naar antwoordnummers wel of niet buiten de scope van deze opdracht valt? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 16

5 Gemeente gaat er vanuit dat u verwijst naar paragraaf van het beschrijvend document. Het verzenden van post aan antwoordnummers is een taak die alleen door de Universeel Postdienstverlener uitgevoerd mag worden. Om die reden is onder paragraaf 2.3 van het beschrijvend document ook aangegeven dat deze dienst buiten de scope van onderhavige opdracht valt. Wel vraagt de gemeente van de nieuwe opdrachtnemer voor zowel perceel 1 als perceel 2 om post gericht aan antwoordnummers af te leveren bij de Universeel Postdienstverlener, zodat deze de poststukken kan verzenden. Betreft 5.1.5, pagina Vraag In de eisen is op dit moment een tijdsraam van 07:00 tot 07:30 aangehouden voor het brengen van de poststukken. Postbuslocaties zijn echter nog niet open op deze tijd, daarom stellen wij voor om het tijdsraam aan te passen naar 07:30 tot 08:00. Graag uw akkoord. De huidige postbuslocatie zal gaan wijzigen. Het is nog niet bekend waar de postbuslocatie zal komen. Daarom wordt eis 16 onder paragraaf als volgt aangepast: "Opdrachtnemer brengt poststukken op werkdagen binnen een half uur na opening van de postbuslocatie." Zodra bekend is waar de nieuwe postbuslocatie komt zal hiervoor na gunning een tijdstip afgesproken worden. Betreft 1.6, pagina Vraag (Eis 2) Opdrachtnemer kan alle poststukken aanbieden bij alle adressen en postbussen. Hiermee wordt er gesuggereerd dat de opdrachtnemer zelf overal moet bezorgen, bijvoorbeeld ook in het buitenland, en daarmee dus ook aansprakelijk is. Wij verzoeken u deze formulering als volgt aan te passen: Opdrachtnemer zal er voor zorgen dat alle post in de juiste goederenstromen terecht komt. Graag uw akkoord. Akkoord. Betreft 1.6, pagina Vraag (Eis 5) Opdrachtgever geeft aan postzegels te willen ontvangen tegen de geldende tarieven van Post NL. Wat is de reden dat de opdrachtgever postzegels wil ontvangen terwijl zij een aanbesteding uitschrijft voor het uitbesteden van de postdiensten? Mocht de aanbestedende dienst toch postzegels willen ontvangen, hoeveel postzegels willen zij ontvangen en in welke regelmaat? Eis 5 onder paragraaf komt hierbij te vervallen. Betreft 2.4, pagina Vraag Opdrachtgever geeft aan: wanneer uit evaluatie van de geleverde diensten blijkt dat opdrachtnemer onvoldoende presteert Wat is de definitie van onvoldoende presteren? Kunt u aangeven aan de hand van welke criteria dat wordt dat bepaald? Contractuele afspraken die niet worden nageleefd. Dit wordt naar redelijkheid en billijkheid bepaald. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 16

6 Betreft Algemene Inkoopvoorwaarden, artikel Vraag U stelt in dit artikel dat opdrachtnemer verantwoordelijk is voor alle schade, direct en indirect en ongelimiteerd. De gids proportionaliteit geeft aan, dat dit niet gevraagd mag worden en dat de schade alleen de directe schade betreft en gelimiteerd moet zijn. Graag uw reactie en aanpassing van dit artikel. Zie vraag en het antwoord daarop. Betreft Vraag Hier geeft u aan dat bij een onvoldoende inschrijver niet in aanmerking komt voor gunning van de opdracht. 1. Begrijpen wij het goed, dat hier of 0 of 5 punten voor gehaald kan worden? En dat 0 punten een onvoldoende is? Kunt u aangeven wat de criteria zijn voor het behalen van een 5? Waaraan moet de tekst dan concreet aan voldoen? 2. Kunt u aangeven of dit aspect relatief of absoluut beoordeeld wordt? 3. Wij maken bezwaar tegen deze wijze van beoordeling; dit is het enige aspect wat beoordeeld wordt; van de 100 te behalen punten zijn dit er slechts 5. Wij vinden dit niet proportioneel en verzoeken u de zin dat bij een onvoldoende de inschrijver niet in aanmerking komt voor de opdracht, te schrappen. 1) Ja, dat is juist. Voor dit subgunningscriterium kunt u of 0 of 5 punten scoren. Een 0 is inderdaad onvoldoende. De (cumulatieve) criteria voor het behalen van een 5 zijn beschreven in paragraaf van het beschrijvend document op pagina 11. 2) Absoluut, de inschrijvingen worden niet in relatie tot elkaar beoordeeld. 3) Zoals ook aangegeven als antwoord op vraag is de gemeente het oneens met hetgeen u stelt. Er is sprake van een EMVI-aanbesteding, waarbij 55 punten te behalen zijn op kwalitatieve aspecten en 45 punten op prijs. Het feit dat bepaalde subgunningscriteria binair gescoord worden doet hier niet aan af. De gemeente acht dit onderdeel dermate belangrijk dat zij verwacht van een potentiele opdrachtnemer dat de werkwijze in ieder geval voldoende gescoord is. Dit wordt dan ook niet aangepast. Betreft 3.7.2, beoordeling 23 Vraag U heeft het in deze stukken over een EMVI aanbesteding. Echter bij de gunningscriteria is slecht 1 onderdeel wat echt beoordeeld wordt en waar 5 punten (van de 100) op de halen valt. De overige punten (10 voor web based systeem, 30 voor SROI en 10 voor duurzaamheid) kan door alle inschrijvers aan voldaan worden. Dat heeft tot gevolg dat de prijs dus niet voor 45 punten meetelt maar voor 95. Daarmee is het een inschrijving op laagste prijs. 1. Is de gemeente Meppel zich hiervan bewust? 2. Realiseert de gemeente Meppel zich dat een aanbesteding op laagste prijs vanuit de aanbestedingswet niet meer toegestaan is? 3. Gaat de gemeente Meppel akkoord met de verschillen voorstellen om het beoordelen van de gunningscriteria anders vorm te geven, waarmee het wel degelijk een EMVI aanbesteding is? 4. Als uw antwoord op de derde vraag NEE is, kunt u dan gemotiveerd aangeven wat de reden daarvoor is? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 16

7 1) Gemeente is het oneens met hetgeen door u gesteld. Er zijn vier subgunningscriteria, waarvan slechts 1 op het gebied van tarieven/prijs. Het merendeel van de punten valt te behalen op andere, kwalitatieve zaken. Er is dus sprake van een EMVI-aanbesteding. Dat bepaalde subgunningscriteria binair gescoord worden doet hier niet aan af. 2) Zie 1. 3) Nee, zie 1. 4) Zie 1. Betreft G4 Duurzaamheid 24 Vraag Voor gunningscriterium Duurzaamheid stelt u slechts voorwaarden aan de voertuigen. Zeker voor perceel 1 hoeven er door ons nauwelijks voertuigen ingezet te worden voor uitvoer van de opdracht. Bent u bereid om duurzaamheid binnen het kader van deze opdracht gespecificeerder uit te vragen? U kunt bijvoorbeeld eisen om de postbezorging binnen de gemeente Meppel te laten uitvoeren op de fiets of hier extra punten aan toe te kennen binnen dit gunningscriterium. Ook het beschrijven van een milieubeleid of aanleveren van een milieumanagement plan kan voor de gemeente Meppel toegevoegde waarde creëren wat bijdraagt aan de ambitie van de Gemeente om CO2 neutraal te worden. Graag uw reactie. Nee, indien u zoals u aangeeft post per fiets bezorgt voldoet u ons inziens aan dit criterium en kunt u in totaal 10 punten behalen. Betreft G3 Social Return 25 Vraag Bij gunningscriterium Social Return geeft u aan dat het plan van aanpak niet meegenomen wordt in de beoordeling. Kunt u toelichten waarom u dit niet beoordeelt? Een percentage is in dezen eenvoudig en objectief te beoordelen. Let wel, er moet wel een plan van aanpak Social Return ingediend worden bij inschrijving dat de elementen bevat als weergegeven onder paragraaf van het beschrijvend document. Dit plan van aanpak dient concreet en realistisch te zijn en maakt onlosmakelijk deel uit van de uitvoering in geval inschrijver de opdracht gegund krijgt. Betreft bestek 26 Vraag Staat de gemeente garant voor het schouwburg "Ogterop"? Nee, ook voor Ogterop geldt dat de aantallen af zullen nemen door toenemende digitalisering. Betreft AIV Vraag Bent u bereid hiervan af te zien aangezien wij dit ziet als een uitbreiding op de aansprakelijkheid? Artikel 5 is niet van toepassing. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 16

8 Betreft AIV Vraag bent u bereid van verrekening af te zien, zo nee: dan uitsluitend voor vorderingen tussen aanbestedende dienst en opdrachtnemer? Ja. Betreft Vraag Wij kunnen niet akkoord gaan met de bankgarantstelling. Kunt u deze verwijderen? Akkoord. Betreft AIV 9 en Vraag Kunt u bevestigen dat volgende artikelen niet van toepassing zijn op deze dienst? Ja. Betreft AIV Vraag bent u bereid hier de fase van ingebrekestelling toe te voegen waardoor opdrachtnemer nog in de gelegenheid wordt gesteld de verplichting na te komen? Ja. Betreft AIV Vraag wordt onder overmacht wel staking gerekend? Nee. Betreft AIV Vraag Wij zijn wettelijk gehouden aan de post gebruikelijke regelgeving tav UD de postwet en voor Niet UD bij Boek 8 BW. Daarnaast uitsluitend directe schade (en dus niet schade voortvloeiend uit de inhoud van de brief) Kunt u dit overnemen? Akkoord. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 16

9 Betreft AIV Vraag Bent u bereid om een ingebrekestelling toe voegen? Ja. Betreft OVK Vraag Kunt u bevestigen dat voor de tussentijdse beëindiging inschrijver wel eerst in gelegenheid zijn gesteld om alsnog aan de verplichtingen te voldoen? Ja. Betreft OVK Vraag U spreekt in het bestek over een verlening van een jaar. Wij gaan er van uit dat dit leidend is en dat in de OVK 1 jaar wordt bedoeld in plaats van 6 maanden. Klopt deze aanname? Artikel 2.7 van de concept overeenkomst komt hierbij te vervallen. De vaste looptijd van de overeenkomst is drie jaar met een mogelijkheid tot maximaal tweemaal één jaar verlenging zoals ook aangegeven is in artikel 2.1 en 2.2 van de concept overeenkomst. Categorie Planning Betreft Pag Vraag U geeft aan dat de inschrijving dient te gebeuren op maandag 23 november en dat de gunning in dezelfde week zal plaatsvinden. Volgens ons is dit een omissie. Kunt u dit bevestigen en de juiste planning doorgeven? Er is geen sprake van een omissie. Betreft Pag Vraag U geeft aan dat de partijenpost van de Ogterop in perceel 2 valt en dat de hah in perceel 1 valt. In het prijzenblad vallen allebei in perceel 1. Wij doen de aanname dat het gedeelte van de Ogterop ( de 90 % geadresseerd) in perceel 2 hoort en de hah ( 10 %) in perceel 1. Kunt u dit aanpassen op het prijzenblad? De bedoelde partijenpost in perceel 1 is huis-aan-huis post. De grote partijenpost van schouwburg Ogterop valt volledig in perceel 2. Zie ook het antwoord op vraag Het prijsopgaveformulier is gewijzigd en toegevoegd op TenderNed. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 16

10 Betreft Pag Vraag U geeft aan dat de percelen naast 24 uurs ook 48 en 72 uurs post betreft. Ons proces is zo ingericht dat 48 en 72 afhankelijk is van de dag van aanlevering. Wij doen de aanname dat dit akkoord is mits 48 uurs minimaal 2 dagen en 72 uurs 3 dagen in de week bezorgt wordt. Klopt deze aanname? Ja, mits u bedoelt dat 48-uurs post minimaal 3 dagen in de week bezorgd wordt en 72-uurs post minimaal 2 dagen in de week bezorgd wordt. Betreft Pag Vraag Kunt u aangeven wat het formaat ( klein C5,groot C4)van de partijen van de schouwburg zijn en hoe de verpakking hiervan is ( seal of enveloppe)? De verpakking is niet geseald. Verder kan het om zowel C5 als C4 of een ander formaat gaan. Betreft Pag Vraag Kwaliteit telt voor 55 % mee in de gunning. Kunt u aangeven waarom u gekozen heeft voor dit percentage en geen hogere percentage? Deze keuze is in onderling overleg binnen de gemeente gemaakt. Betreft Pag Vraag U geeft aan dat inschrijver 10 punten ontvangt indien ze een web based systeem heeft. Hoe kan inschrijver de overige 5 punten behalen? Is dit door een voldoende te behalen op de omschreven criteria? Dat is juist. Betreft Pag Vraag Ter bevestiging; Inschrijver dient alleen aan te geven voor welk percentage hij SROI zal inzetten om de 30 punten te ontvangen? Daarnaast wordt er niet beoordeeld op het plan van aanpak. Wat weerhoudt een inschrijver er dan van om gewoon te zeggen dat er meer dan 16 % wordt ingezet? Uw veronderstelling is niet juist. Er worden niet automatisch 30 punten gescoord op dit subgunningscriterium, dit is afhankelijk van het aangeboden percentage. De gemeente gaat er van uit dat een inschrijver in dezen handelt zoals van een eerlijk inschrijver verwacht mag worden. Daarbij komt ook dat het aangeboden percentage Social Return niet op zichzelf staat. Inschrijver dient ook een concreet en realistisch plan van aanpak in te dienen welke de elementen bevat als weergegeven onder paragraaf van het beschrijvend document. Dit plan maakt onlosmakelijk deel uit van de uitvoering in geval inschrijver de opdracht gegund krijgt. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 16

11 Betreft Pag Vraag U geeft aan dat u wenst dat alle voertuigen voor de opdracht moeten voldoen aan Euro Norm VI/6. Deze normering is in sept 2014 ingevoerd en inschrijver is druk bezig om al onze voertuigen hieraan te laten voldoen. Helaas is dit bijna onmogelijk om ruim 2500 voertuigen in een keer te vervangen. Daarnaast willen wij aanbestedende dienst erop attenderen dat inschrijver door alle overige inschrijvers gebruikt gaat worden als onderaannemer om hun landelijke dekking en dat niemand aan deze wens kan voldoen (andere inschrijvers kunnen dit in ons jaarverslag terug vinden die op onze website staat). Kunt u de eis aanpassen naar Euro norm 5/V? Dit subgunningscriterium wordt niet aangepast. Overigens geldt PostNL in dezen niet als onderaannemer. Categorie Bewijslast Betreft Pag Vraag U vraagt aan inschrijvers aan te geven of zij onderdeel uitmaken van een concern (holding) dmv het invullen van bijlage B of C. Wij maken deel uit van een holding waar wij een beroep op doen ten aanzicht van de financiële en economische draagkracht waar normaliter een 403 verklaring voor wordt toegestaan. Kunt u deze verklaring toestaan in plaats van de Bijlage C? Indien u dit niet toestaat, kunt u dan toestaan dat de ondertekenaar een gemachtigde (volmacht) is van de rechtsgeldige vertegenwoordiger? Nee, een 403 verklaring is in dezen niet toegestaan. Inschrijver dient of bijlage B of bijlage C in te dienen. Het is wel toegestaan dat ondertekening door een gemachtigd ondertekenaar uitgevoerd wordt. In een dergelijk geval dient er wel een volmacht verklaring aan de inschrijving te worden toegevoegd waaruit de tekenbevoegdheid blijkt. Betreft pag. 16 PVE eis 1 46 Vraag Huis aan huis verspreiding omvat een complex proces en is voor inschrijver niet binnen 1 dag naar aanmelding te realiseren. Kunt u de eis aanpassen naar: de aanmelding, aanlevering en bezorging van ongeadresseerde post gebeurt in overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? De eis wordt niet aangepast. De gemeente is niet voornemens om deze termijn altijd te hanteren, maar wil dat opdrachtnemer deze termijn kan realiseren wanneer de situatie dit vraagt. Betreft pag. 16 PVE eis 2 47 Vraag Wij begrijpen niet exact wat aanbestedende dienst bedoeld met deze eis ( niet zegels. ) Kunt u deze toelichten? Paragraaf 5.1.3, eis 2 dienst als volgt gelezen te worden: "Opdrachtnemer verstrekt om niet zegels of een gelijksoortig kenmerk aan opdrachtgever die gebruikt kunnen worden voor het verzenden van aangetekende post." Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 11 of 16

12 Betreft pag. 17 PVE eis 2 48 Vraag U geeft aan dat indexatie is toegestaan met de procentuele verhoging van het postzegel tarief. Wij stellen voor om hier, de gebruikelijke, NEA indexatie van te maken. Dit is in vele gevallen ook goedkoper voor u. Kunt u dit overnemen? Akkoord, indexering vindt plaats conform de jaarlijkse NEA indexering voor transport en aanverwante activiteiten. Het staat opdrachtnemer vrij om minder of niet te indexeren. Betreft pag. 16 PVE eis 1 49 Vraag Onze tijdkaders betreffen een half uur, een uur of 2 uur. Kunt u de eis aanpassen naar bijvoorbeeld ; post dient afgehaald te worden op werkdagen tussen en uur? Akkoord, tussen en uur. Betreft pag. 16 PVE eis 1 50 Vraag Onze brengritten beginnen pas om 7.30 uur. Geen enkele inschrijver kan daarvoor u post leveren. Kunt u de eis aanpassen vanaf uur? De huidige postbuslocatie zal gaan wijzigen. Het is nog niet bekend waar de postbuslocatie zal komen. Daarom wordt eis 16 onder paragraaf als volgt aangepast: "Opdrachtnemer brengt poststukken op werkdagen binnen een half uur na opening van de postbuslocatie." Zodra bekend is waar de nieuwe postbuslocatie komt zal hiervoor na gunning een tijdstip afgesproken worden. Betreft prijzenblad 51 Vraag U geeft aan dat 85 % van Port Betaald Gemengd zich bevindt in de 24 uurs klasse. Indien de gemeente wil besparen op de kosten kan zij kiezen voor een andere (48/72 uur levering) Kunt u, indien hier de mogelijkheden toe zijn, de percentages herwaarderen? De gemeente heeft dit overwogen, maar de praktijk leert dat de meeste verzonden post binnen 24 uur bezorgd moet worden en dat praktische uitvoering intern voor het onderverdelen in 24-, 48-, 72-uurs post niet mogelijk is. Betreft Prijzenblad 52 Vraag Ter bevestiging : U geeft bij alle gewichtsklassen een gemiddeld gewicht aan. Voor Port Betaald Gemengd betaald u ook de prijs van het exacte gewicht en voor bijvoorbeeld 16 gram een andere. Kunt u bevestigen dat u hiervan op de hoogte bent en voor het prijsformulier alleen de gemiddelde gewichten wilt weten? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 12 of 16

13 Uw vraag is de gemeente niet duidelijk. Er wordt één tarief per gewichtsklasse per postsoort gevraagd. Er kan geen sprake zijn van andere tarieven dan de in het prijsopgaveformulier in te vullen tarieven. Indien nodig ontvangen wij graag uw verduidelijkingsvraag voor de tweede nota van inlichtingen. Betreft prijzenblad 53 Vraag Ons korting stelsel bestaat onder andere uit een prognose van volume wat u jaarlijks bij ons afneemt met de mogelijkheid tot verrekenen indien u boven of onder de grens van deze klasse komt. In het bestek geeft u een geschat volume aan van stuks gemengde post voor perceel 1 en voor perceel 2. Indien wij hier in ons prijsvoorstel rekening mee kunnen houden, dan kan aanbestedende dienst het meest gunstige tarief krijgen. Onze suggestie is uit te gaan van de staffel van stuks voor beide percelen. Indien u deze suggestie niet wilt overnemen, kunnen wij u geen extra kortingen geven. Bent u bereid deze over te nemen? Nee, dit omdat de gemeente geen zekerheid kan bieden over de af te nemen volumes behalve de zekerheid dat deze gezien de verregaande digitalisering steeds verder terug zullen lopen. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Leveranciers 54 Vraag Aanbestedende dienst geeft aan dat er op dit moment gebruik wordt gemaakt van diverse leveranciers. Welke leveranciers zijn dit en welke dienstverlening neemt u bij de desbetreffende leverancier af? Op basis van de verdeling in percelen zoals nu opgenomen in het beschrijvend document kan gezegd worden dat voor de gemeentepost gebruik gemaakt wordt van de diensten van Cycloon Post en voor de overige post van de diensten van PostNL. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Perceel 1 55 Vraag Het valt inschrijver op dat u bij de beschrijving van perceel 1 op pagina 6 van het beschrijvend document geen haalservice noemt. Inschrijver gaat er vanuit dat er weldegelijk sprake is van een haalservice bij perceel 1. Correct? Dat is juist. Dit is wel opgenomen in het prijsopgaveformulier maar per abuis niet onder paragraaf Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Schouwburg Ogterop 56 Vraag Kunt u uitleggen waarom de partijen post van Schouwburg Ogterop volledig in perceel 2 valt, en de overige streekpost daarentegen in perceel 1 wordt aanbesteed? De partijenpost van schouwburg Ogterop is niet alleen streekpost, maar bestaat uit zowel streekpost als overige post. Deze partijenpost wordt separaat van de reguliere poststromen van de gemeente verzonden. Om deze reden is er voor gekozen om deze als zijnde één dienst onder perceel 2 te plaatsen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 13 of 16

14 Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft 2e Nota van Inlichtingen 57 Vraag Uit ervaring weten wij dat antwoorden in de eerste Nota van Inlichtingen in een aanbesteding omtrent Postdiensten in veel gevallen aanvullende vragen oproepen nu er in sommige gevallen nieuwe informatie wordt gedeeld die gegadigde nog niet eerder kon beschouwen. Hoe staat u er tegenover om, zoals reeds redelijk gebruikelijk is binnen de (Rijks)overheid, een (korte) tweede vragenronde in te lassen opdat deze zaken tijdig voorgelegd kunnen worden om eventuele onvolkomenheden later te voorkomen? Gezien de complexiteit van de materie gaat de gemeente akkoord met uw voorstel. Er mogen dan ook aanvullende vragen gesteld worden over de gegeven antwoorden in deze nota van inlichtingen. Deze aanvullende vragen mogen gesteld worden tot en met dinsdag 3 november a.s. via de module vragen en antwoorden op TenderNed. De gemeente zal de antwoorden op deze vragen omstreeks vrijdag 6 november a.s. verzenden. Betreft G2 - Registratie poststukken 58 Vraag Een digitale aanmelding van aangetekende post is enkel een mogelijkheid die PostNL biedt. Inschrijver dient gebruik te maken van aangetekend stickers. Wij verzoeken u hier rekening mee te houden in uw beoordeling van G2. Zoals aangegeven is het een vereiste dat aanmelding digitaal kan geschieden, dit mag dus ook zijn. Een web-based registratiesysteem is geen vereiste, maar wel gewenst. Betreft G3 - Social Return 59 Vraag Wat beoordeeld aanbestedende dienst bij gunningscriterium G3, het percentage of het Plan van Aanpak? Het percentage wordt beoordeeld om tot een score te komen op dit subgunningscriterium. Het plan van aanpak dient de elementen te bevatten als weergegeven onder paragraaf van het beschrijvend document. Dit plan van aanpak dient concreet en realistisch te zijn, ook op basis van het aangeboden percentage, en maakt onlosmakelijk deel uit van de uitvoering in geval inschrijver de opdracht gegund krijgt. Betreft G4 - Duurzaamheid 60 Vraag Bij gunningscriterium Duurzaamheid verzoekt u inschrijver om aan te geven hoe veel procent voldoet aan de Euro-6 norm. Voor de uitvoering van onderhavige opdracht dient inschrijver gebruik te maken van de dienstverlening van PostNL. Dienen wij bij het berekenen van het percentage Euro-6 voertuigen ook rekening te houden met het wagenpark van PostNL? Zo ja, dan wijzen wij u er graag op dat wij geen inzicht hebben in het wagenpark van PostNL en wij zodoende niet inzien hoe wij hier een percentage zouden kunnen opgeven. Graag uw uitleg. Zoals ook aangegeven onder paragraaf 4.4 van het beschrijvend document wordt PostNL in dezen niet als onderaannemer beschouwd. U dient dan ook geen rekening te houden met het wagenpark van PostNL. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor buitenlandse postbedrijven die in eenzelfde positie verkeren. Onderaannemers die door eigen keuze van inschrijver ingezet worden voor uitvoering van de opdracht moeten wel meegenomen worden in het antwoord op dit gunningscriterium. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 14 of 16

15 Betreft Huis-aan-huis 61 Vraag Aanbestedende dienst geeft aan dat u huis-aan-huis mailings uiterlijk één werkdag voor verzending aanmeldt. Kunt u aangeven welke omvang deze huis aan huis mailings doorgaans hebben? Nee, dit kan variëren van bijvoorbeeld 15 brieven tot een gehele wijk. Dit is situatie afhankelijk. Betreft Brengservice 62 Vraag Aanbestedende dienst eist voor de brengservice dat post tussen 7:00 uur en 7:30 uur wordt gebracht. Nagenoeg alle postbuslocaties openen pas om 8:00 uur en enkel PostNL kan uw post dus voor 8:00 uur afleveren. Wij verzoeken aanbestedende dienst dan ook om de brengtijd te wijzigen in tussen 8:00 en 08:30 uur. Indien Aanbestedende dienst de post niet later dan 8:00 uur wenst te ontvangen, dan dient u de brengservice buiten de scope van de onderhavige aanbesteding te houden. U koopt de brengservice dan rechtstreeks bij PostNL in, net zoals uw postbus- en antwoordnummers. De huidige postbuslocatie zal gaan wijzigen. Het is nog niet bekend waar de postbuslocatie zal komen. Daarom wordt eis 16 onder paragraaf als volgt aangepast: "Opdrachtnemer brengt poststukken op werkdagen binnen een half uur na opening van de postbuslocatie." Zodra bekend is waar de nieuwe postbuslocatie komt zal hiervoor na gunning een tijdstip afgesproken worden. Betreft Prijsformulier 63 Vraag Aanbestedende dienst vraagt in haar prijsformulier naar tarieven voor Port betaald gemengd. Bedoelt Aanbestedende dienst dat inschrijver de tarieven dient op te geven voor de genoemde gemiddelde tarieven en dat overige Port betaald gemengd tarieven als bijlage toegevoegd moeten worden? Er wordt één tarief per gewichtsklasse per postsoort gevraagd. Er kan geen sprake zijn van andere tarieven dan de in het prijsopgaveformulier in te vullen tarieven. Indien nodig ontvangen wij graag uw verduidelijkingsvraag voor de tweede nota van inlichtingen. Betreft Prijsformulier 64 Vraag Bij partijenpost wordt er onderscheid gemaakt tussen klein, groot en bijzonder. Kan Aanbestedende dienst aangeven welke tarieven u wenst te ontvangen? Daarbij verzoeken wij u tevens de gewichtsstaffels te hanteren van het Tarievenboekje van PostNL. Voor de staffel gram kunnen wij geen tarief offreren. De gemeente heeft voor deze gewichtsstaffels gekozen op basis van de ervaringscijfers van afgelopen jaren. Post van andere formaten, gewichten wordt als gemengde post aangeleverd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 15 of 16

16 Betreft Prijsformulier 65 Vraag Wenst Aanbestedende dienst gebruik te maken van het product Priority voor de buitenlandse post? Zo ja, dan gaan wij er vanuit dat wij het tarief voor het genoemde gemiddelde gewicht dienen te offreren en alle overige tarieven als bijlage moeten toevoegen. Correct? Nee. Bovendien kan er geen sprake zijn van andere tarieven dan de in het prijsopgaveformulier in te vullen tarieven. Betreft Aansprakelijkheid 66 Vraag Aanbestedende dienst hanteert voor de bepalingen omtrent aansprakelijkheid haar Algemene Inkoopvoorwaarden. Geen enkel postbedrijf kan deze vorm van aansprakelijkheid accepteren. Aanbestedende dienst dient de aansprakelijkheid te beperken tot hetgeen dat de postwet en boek 8 BW voorschrijven. Wij verwijzen u o.a. naar artikel 29 van de postwet. Ter verduidelijking: Het gaat hier alleen om het beperken van de aansprakelijkheid voor de postdienstverlening. Voor alle overige schade (bijv. chauffeur beschadigt uw pand) kunt u uw huidige voorwaarden hanteren. Akkoord. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Onderaanneming 67 Vraag Inschrijvende partij maakt voor een deel gebruik van de dienstverlening van de PostNL. Inschrijvende partij zal PostNL niet opgeven als onderaannemer omdat deze de wettelijke plicht heeft om de dienstverlening uit te voeren (Artikel 9 Postwet). Graag uw bevestiging dat dit akkoord is. Dit is akkoord, zoals reeds aangegeven onder paragraaf 4.4 van het beschrijvend document. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 16 of 16