Vakbekwaamheids Management Systeem

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Vakbekwaamheids Management Systeem Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Vakbekwaamheids Management Systeem Veiligheidsregio Noord Holland Noord VMS-C1783 Omschrijving: VR NHN beoogt met deze aanbesteding met één partij een overeenkomst aan te gaan voor het leveren, implementeren, beheren en onderhouden van een web based Vakbekwaamheid Management Systeem (VMS) voor een maximale contractperiode van 8 jaar. Het VMS dient de processen rondom vakbekwaamheid (zoals opleiden, trainen, oefenen, vergoeden, roosteren en inzetregistratie) te ondersteunen, te koppelen aan andere systemen voor facilitaire en financiële doeleinden en in de behoefte aan managementinformatie te voorzien Toelichting: Betreft Bijlage A1 eis 34 1 Vraag Wordt met uitval van ziekte bedoelt een medewerker die voor een training/oefening uitgenodigd is en door ziekte afwezig is gemeld dit geregistreerd kan worden op deze training/oefenmoment? Dat is correct. Betreft Bijlage A1 Eis 40 3 Vraag Wat bedoelt met declaraties. Gaat het hier alleen om het verwerken van uren die door de vrijwilliger zelf worden ingediend? Met declaraties gaat het om: - Uren - Kilometers - Losse bedragen met mogelijkheid tot aanleveren van bewijslast (parkeerkaart, betaalbewijs etc.) Deze declaraties doorlopen dezelfde stappen van aanmaken, controleren en accorderen zoals beschreven in eis 38. Betreft Bijlage A1 Eis 39 4 Vraag Correctie op vraag 2: Zou u een paar voorbeelden kunnen geven van wat u hier exact bedoeld? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 "Het doel hiervan is het ook mogelijk te maken om gemaakte kosten (vergoedingstijden) op een andere kostenplaats te zetten dan de standplaats van de betreffende vrijwilliger. Op die manier kan de bevoegde persoon (bijvoorbeeld een ploegchef) deze kosten controleren. Een aantal voorbeelden: - Een vrijwilliger van post A draait een dienst voor post B. De vergoedingstijd voor de kazernering kan worden geboekt op post B. De ploegchef van post B keurt de vergoedingstijd goed. - Een vrijwilliger van post A voert werkzaamheden (zoals onderhoud of administratief) voor post B uit. Deze vergoedingsuren zijn te boeken op post B. De ploegchef van post B keurt de vergoedingstijd goed. - Een vrijwilliger wordt ingezet als figurant (tegenspel) tijdens een regionale opleiding of examen. De vergoedingsuren zijn te boeken op de regionale brandweer. De budgethouder van de regionale brandweer keurt de vergoedingstijden goed." Betreft Bijlage A1 Eis 26 5 Vraag Met betrekking tot het importeren gaat het dan over persoonsgegevens en incendentgegevens Het gaat onder andere over persoonsgegevens en incidentgegevens. Dit volgt uit de eisen 27, 30, 33 en bijlage B2. VR NHN wil mogelijkheden tot het importeren van gegevens om handmatige invoer van bijvoorbeeld functiebenamingen, voertuigen en diplomabenamingen, waarbij de koppelingen moeten te voldoen aan het gestelde in het PvE. Betreft Bijlage A1 Eis 27 6 Vraag Kunt u ons aangeven wat voor systeem/applicatie Plato is Plato staat voor PLatform Analyse en Toetsing Operationele prestaties. Plato is het QlikView managementinformatiesysteem van de veiligheidsregio. Plato wordt dagelijks gevoed vanuit andere systemen en bevat dashboards met kengetallen en prestaties op allerlei indicatoren. Voor meer informatie over het gebruik van Qlikview binnen VR NHN verwijzen wij u naar bijlage B2. Betreft Bijlage A1 Eis 38 7 Vraag Kunt u beschrijven wat u bedoelt met een "configureerbare Accordering Workflow" Kunt u een voorbeeld geven van zo'n workflow? En op welke punten dient het dan configureerbaar te zijn? Het gaat hier om de accordering van vergoedingen, bijvoorbeeld vergoedingstijden vanuit een uitruk. - Aanmaken uitruk inclusief invullen presentie: persoon A - Controleren presentie en vergoedingstijden: persoon B - Accorderen vergoeding en klaarzetten voor uitbetaling: Persoon C Hierbij is de bovenstaande functiescheiding configureerbaar. Dat wil zeggen dat het instelbaar is dat persoon B niet ook de uitruk kan aanmaken en/of accorderen. Deze workflow dient instelbaar te zijn voor alle soorten activiteiten registreerbaar in het Systeem waaruit vergoedingen voortvloeien. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 Betreft Bijlage A1 Eis 32 8 Vraag Vraag mbt Eis 32: Volstaat het om de waarnemingsformulieren op dezelfde wijze als een oefenkaart vast te leggen in het systeem? Mbt de werkkaarten: Wat is in uw ogen het verschil tussen werkkaarten en een bundeling van oefenkaarten? En hoe zou u dat terug willen zien in het systeem? Er worden hier meerdere vragen gesteld. Over het algemeen geldt dat VR NHN de oefenkaarten van de Leidraad Oefenen blijft hanteren voor brandweerzorg oefeningen. De waarnemingslijsten, systeemlijsten en werkkaarten zijn instrumenten aanvullend op de oefenkaarten. In de ideale situatie zouden de waarnemingsformulieren overlappend zijn voor oefenkaarten. Zoals aangegeven in bijlage B9 heeft VR NHN verschillende waarnemingslijsten gemaakt voor verschillende oefenkaarten. Zo kan de waarnemingslijst 'inzet brand' worden gebruikt voor zowel oefenkaart 501, 502, 503, 504, 505 als 700. Echter is dit ook realiseerbaar door de waarnemingslijst te registreren als zijnde oefenkaart. Dus ja, het volstaat om waarnemingsformulieren op dezelfde wijze vast te leggen als een oefenkaart. Een werkkaart is feitelijk ook een bundeling van oefenkaarten. Echter om op de (indivuele) voortgang van het beoefenen van oefenkaarten te kunnen rapporteren, vervangt de werkkaart niet de betreffende oefenkaart(en). Omdat in de oefenjaarplanningen wordt gewerkt met werkkaarten, wil VR NHN de herkbaarheid van deze systematiek voor medewerkers met het taakaccent 'Vakbekwaamheid' en deelnemers aan de oefening zo hoog mogelijk wil houden. Daarom is het de bedoeling dat bij het werken in het Systeem, de werkkaart kan worden ingepland en geregistreerd, zonder dat de betreffende medewerker de onderliggende oefenkaarten apart hoeft toe te voegen in het Systeem. Let wel dat een (1) oefening meerdere werkkaarten kan bevatten. Betreft Bijlage A1 Eis 19 9 Vraag Is het voldoende wanneer de registratie plaats vindt tijdens verbinding met internet? Ja, dat is voldoende. Betreft Bijlage A1 Eis Vraag Wat verstaan jullie in deze eis onder een team? Bijvoorbeeld een team binnen de organisatie (bijvoorbeeld cluster) Correct. VR NHN kent 4 geografische brandweerteams (clusters, zo u wilt) met binnen deze teams de brandweerposten (kazernes, fysieke locaties). Categorie Planning Betreft Voorgestelde datum presentatie 11 Vraag U bent voornemens om op maandag 29 juni aanbieders een presentatie te laten verzorgen. In verband met een andere aanbestedingspresentatie plus onze reisafstand verzoeken wij u vriendelijk of wij voor een presentatie in de middag mogen opteren. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 Inschrijvers kunnen tot uiterlijk 17 juni uur via TenderNed een voorkeur voor tijdstip presentatie aangeven. Aanbesteder zet zich in zoveel mogelijk rekening te houden met de opgegeven voorkeur. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Geanonimiseerde documenten 12 Vraag U geeft aan dat verschillende documenten geanonimiseerd aangeleverd dienen te worden. Wij begrijpen waarom u dit wenst, echter in vele gevallen zal dit onmogelijk blijken. Immers, doorhet beschrijven van een specifieke/unieke functionaliteiten, apps, etc. en het feit dat de markt qua aanbieders zeer beperkt is (nl. drie), zal het voor elke betrokkene zeer eenvoudig zijn om de inschrijver te herleiden. Hoe raadt u inschrijvers aan om hier mee om te gaan? Of overweegt u toch om de anonimiseringseis te laten vervallen? De anonimiseringseis komt uitsluitend voor het gunningscriterium "Functies & gebruik" te vervallen. Het niet anonimiseren van de Inschrijving m.b.t. de overige kwalitatieve gunningscriteria kan leiden tot uitsluiting. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Gebruiksrecht inschrijving 13 Vraag U geeft in deze paragraaf aan dat u ingediende voorstellen eventueel wenst te gebruiken voor andere doeleinden. Dit is een zeer bijzondere eis, aangezien u hiermee (in)direct een inbreuk kunt doen op onze intellectuele eigendom. Zo zou u screenshots, roadmaps, architecturen, etc. zonder enige beperking kunnen overdragen aan een concurrerende partij. Wij vragen u vriendelijk om deze eis te heroverwegen, waarbij u ook rekening houdt met de belangen van inschrijvers. Deze bepaling heeft alleen betrekking op het gebruiksrecht gedurende het aanbestedingsproces. Aanbestedende dienst zal de informatie van inschrijvers uitsluitend beschikbaar stellen aan de leden van de beoordelingsgroep die een geheimhoudingsverplichting hebben. Aanbestedende dienst zal de door inschrijver verstrekte informatie niet delen met de andere inschrijvers, dan wel gebruiken voor andere doeleinden dan het doorlopen van de aanbestedingsprocedure. Betreft Offerte leidraad - Pagina 24, par 7.4 Subgunningscriterium Functies & Gebruik 14 Vraag Is het toegestaan om screenprints te gebruiken om de functionaliteit toe te lichten, waarbij het logo van de inschrijver (ten behoeve van de anonimiteit) is verwijderd? De anonimiseringseis komt uitsluitend voor het gunningscriterium "Functies & gebruik" te vervallen. Het niet anonimiseren van de Inschrijving m.b.t. de overige kwalitatieve gunningscriteria kan leiden tot uitsluiting. Betreft Berekening TCO 15 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 U geeft aan dat de maximale contractperiode 8 jaar is, met een minimum van 4 jaar. Is het correct dat de TCO wordt berekend over de gehele 8 jaar inclusief alle kosten, zowel eenmalig als jaarlijkse binnen die 8 jaar. Uw Excel sheet (Bijlage 9A Prijzenblad) berekent het totaalbedrag nl. afwijkend. In de Excel worden de eenmalige kosten plus jaarlijkse kosten voor 1 jaar bij elkaar opgeteld. Wij veronderstellen dat de TCO wordt berekend als volgt: TCO VOOR BEREKENING EMVI = EENMALIGE KOSTEN + 8 x JAARLIJKSE KOSTEN Daarnaast geeft de Excel sheet ook de mogelijkheid om variabele kosten op te voeren. Kunt u dit toelichten wat u daaronder verstaat? Er is een aangepast prijzenblad toegevoegd. De variabele kosten betreffen consultancy dienstverlening. Aanbesteder wenst tarieven overeen te komen voor aanvullende consultancy diensten buiten de reguliere opdracht. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5