Nota van Inlichtingen (NvI) Europese openbare aanbesteding Abonnementsdiensten, AFM/ Ten behoeve van

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen (NvI) Europese openbare aanbesteding Abonnementsdiensten, AFM/ Ten behoeve van Autoriteit Financiële Markten (AFM) te Amsterdam Versie 1 Datum Referentie AFM/

2 Nota van Inlichtingen (NvI) Behorende bij en integraal onderdeel uitmakend van de aanbestedingsstukken ter zake de aanbesteding Abonnementsdiensten, ref. AFM/ , ten behoeve van de Stichting Autoriteit Financiële Markten (AFM) te Amsterdam. Latere Nota s van Inlichtingen prevaleren boven eerdere. Voor zover er schriftelijke uitingen van ongenoegen (klachten) tijdens de aanbesteding worden ontvangen, beantwoordt de AFM deze in beginsel via de Nota van Inlichtingen. Wanneer een klacht niet in de Nota van Inlichtingen kan worden beantwoord, dan reageert de AFM hier apart op naar de klager. Het indienen van een klacht heeft geen opschortende werking op een lopende aanbestedingsprocedure. Meer informatie over de klachtenregeling aanbesteden van de AFM vindt u op ID Pagina Onderwerp Vraag & antwoord 1. 12/ Door middel van een referentie dient Inschrijver aan te tonen dat Inschrijver de kennis en ervaring heeft die noodzakelijk is om onderhavige opdracht correct uit te voeren. Inschrijver neemt dan ook aan dat er alleen sprake is van een geldige en relevante referentie wanneer Inschrijver kan aantonen dat de gevraagde kerncompetenties daadwerkelijk door de Inschrijver zelf in beschreven opdracht over de afgelopen 3 jaar zijn verricht, of wanneer er sprake is van beroep op derden zoals beschreven in Hoofdstuk 5.5, door deze derde partij. Met andere woorden, een partij kan zich niet beroepen op de uitvoering van een opdracht wanneer de partij deze opdracht feitelijk niet zelf heeft uitgevoerd. Kunt u dit bevestigen? Zo nee, hoe gaat u dan borgen dat de kennis en ervaring daadwerkelijk bij Inschrijver of opgevoerde derde aanwezig is? Antwoord: Uw aanname is niet juist. Indien een Inschrijver op grond van rechtsopvolging door bijvoorbeeld een overname kan aantonen dat aan de gevraagde competentie kan worden voldaan, is dat ook toegestaan. De borging van de kennis en ervaring kan plaatsvinden door contact op te nemen met de referentieorganisatie / De beoordelingscommissie bestaat uit medewerkers van de inkopende afdeling. Uit hoeveel leden bestaat de beoordelingscommissie? De beoordelingscommissie wordt eventueel begeleid door een AFM Inkoopadviseur. Wanneer gaat de AFM Inkoopadviseur over tot begeleiding van de beoordelingscommissie? Wat is dan de rol van de AFM Inkoopadviseur? Hoe zwaar telt zijn stem mee in de beoordeling? Antwoord: De beoordelingscommissie bestaat uit 3 leden. De inkoopadviseur begeleidt in onderhavige opdracht de beoordeling en borgt de wettelijke aspecten van het aanbestedingsproces. Er wordt één unanieme score toegekend op basis van een plenaire beoordeling. 2

3 3. 15/ U geeft aan dat de servicefee en de implementatiekosten geen 0 maar realistisch dient te zijn en in verhouding tot de werkzaamheden. Wat is uw definitie van een realistische prijsstelling? Op welke wijze gaat u controleren dat er sprake is van een realistische prijsstelling? Antwoord: Een realistische prijsstelling is een prijsstelling die recht doet aan de inzet die geleverd moet worden. Naar het oordeel van de AFM is een prijs van minimaal 2500 incl. BTW realistisch als Servicefee. Ook voor de implementatie stelt de AFM dat minimaal 2500 incl. BTW realistisch is. Indien een Inschrijver lager Inschrijft merkt de AFM dit als manipulatief aan. Let op! Ten aanzien van de beoordeling van het onderdeel prijs heeft de AFM de logaritme aangepast van 2 naar 4. De formule is daarom als volgt geworden: Score = x log (P/L) / log 4 Dit houdt ook in dat indien een Inschrijver meer dan 4 keer duurder is dan de laagste inschrijver, hij 0 punten krijgt voor het onderdeel prijs / U geeft aan dat er één gezamenlijke eindscore wordt bepaald waarbij de maximale score een 10 is. In H op pagina 14 stelt u dat de verhouding tussen kwaliteit en prijs 70% / 30% betreft. Uit uw uitwerking van Subgunningscriterium Prijs wordt duidelijk dat degene met de laagste prijs het maximaal aantal punten ontvangt. Om de door u aangegeven verhouding (70/30) sluitend te krijgen, dient u ook de kwalitatief beste beantwoording van wens GW1.1 t/m GW 4.1 de maximale score te geven. Inschrijver neemt dan ook aan dat per wensvraag de maximale score wordt toegekend. Kunt u dit bevestigen? Antwoord: De score per wens hangt af van de kwaliteit van het antwoord. De maximale score van 10 punten wordt behaald indien het antwoord voldoet aan de in het bestek omschreven criteria /51 GE 3.13 Inschrijver neemt aan dat gestelde eis ook voor de huidige leverancier geldt en dat deze zorg draagt voor een soepele overdracht bij gunning van onderhavige aanbesteding. Kunt u dit bevestigen? Antwoord: Dat is juist /51 GW 1.2 en GW 3.1 Zowel in GW 1.2 als in GW 3.1 vraagt u Inschrijver in te gaan op het overnemen van bestaande abonnementen. Voor Inschrijver is niet duidelijk wat u waar terug wenst te zien. Kunt u dit verduidelijken? 3

4 Antwoord: GW 1.2 ziet op de aanvang van de samenwerking en de daarbij behorende inzet vanuit uw organisatie en de AFM alsmede de doorlooptijden van het proces. Het overnemen van de abonnementen moet een onderdeel zijn van de planning. GW 3.1 ziet op de overname van abonnementen en de wijze waarop u borgt dat de AFM of een AFM-medewerker geen hinder heeft van de overname. Een voorbeeld van hinder is het ontvangen van een welkomstbrief, terwijl het geen nieuw abonnement is maar een abonnement dat is overgegaan van de ene naar de andere intermediair / U geeft aan dat financiële overzichten in Excel formaat dienen te worden aangeleverd. Bijlage 8 (Prijsblad) is een Word bestand. Op welke financiële overzichten doelt u? Antwoord: U dient bijlage 8 te gebruiken in Word format /51 Bijlage 7 U geeft aan dat Inschrijvers Bijlage 7 dienen te gebruiken voor het beantwoorden van de Gunningswensen. Het werken in een tabel (zeker met gevraagde schermafbeeldingen) zorgt ervoor dat de leesbaarheid afneemt omdat teksten/afbeeldingen gaan verspringen. Inschrijver zou dan ook graag de wensvragen op standaard A4 formaat willen beantwoorden. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Uw voorstel is akkoord. 9. Algemeen Inschrijver kan in de door u gepubliceerde documenten geen concept Raamovereenkomst terugvinden. Dit is wel van belang aangezien in de Arvodi veelvuldig naar een eventuele vermelding in de Raamovereenkomst wordt verwezen. Inschrijver kan zonder de Raamovereenkomst niet beoordelen of er sprake is van enige bezwaarpunten. Kunt u de concept Raamovereenkomst met de Nota van Inlichtingen meezenden? Kunt u nog een extra vragenronde instellen zodat er nog vragen over de Raamovereenkomst kunnen worden gesteld? Antwoord: Er is geen concept raamovereenkomst beschikbaar. De AFM stelt samen met de te gunnen Inschrijver een conceptraamovereenkomst op die bestaat uit de bepalingen van de ARVODI, de eisen uit Uitnodiging tot Inschrijving en het aanbod van de geselecteerde Inschrijver. Omdat dit maatwerk betreft kan de AFM hier op voorhand geen voorbeeld van geven /51 Prijzen U geeft aan dat Inschrijver nooit een hogere prijs voor een abonnement mag hanteren dan de uitgeversprijs voor dat individueel abonnement. Inschrijver begrijpt dat eventuele kortingen van uitgevers hiermee ten gunste van de aanbestedende dienst kunnen komen. Hierdoor ontstaat een tweeledig verdienmodel, te weten servicefee van de aanbestedende dienst en kortingen 4

5 van de uitgevers, waarbij uw belangen mogelijk niet optimaal gediend worden. Wij stellen daarom de volgende werkwijze voor: Kortingen op abonnementen worden volledig verrekend in de prijs van het abonnement zelf, waardoor de aanbestedende dienst minder voor dat abonnement betaald. Controle is eenvoudig door het overleggen van de originele factuur van de uitgever. Deze kan meegezonden worden bij facturatie of overlegd worden in de periodieke rapportage. De in de inschrijving aangeboden servicefee is dan, heel transparant, de fee die Inschrijver rekent over zijn geboden dienstverlening. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Uw voorstel is akkoord. Let op! Inschrijvers dienen GE 1.12 als volgt te lezen: Inschrijvers bieden hun abonnementen aan tegen de inkoopsprijs waartegen zij deze inkopen bij de uitgever. Deze prijs is nooit hoger dan de prijs die de AFM voor haar abonnement zou betalen indien zij zelfstandig tot afsluiten over zou gaan. De AFM heeft het recht deze prijs te verifiëren middels het opvragen van de originele factuur van de Uitgever /51 Prijs Kunt u bevestigen dat inschrijvers een bedrag per jaar voor de volledige dienstverlening moeten offreren, ongeacht het aantal abonnementen dat AFM in 2016 en 2017 daadwerkelijk bestelt via de leverancier? Antwoord: Uw lezing van de opdracht is juist. Inschrijvers dienen een vaste Servicefee te offreren waartegen de noodzakelijke dienstverlening, ongeacht het aantal abonnementen, wordt verleend /51 GE 1.12 In deze eis staat dat inschrijvers geen hogere prijs dan de uitgeversprijs voor een individueel abonnement mogen hanteren. De term individueel abonnement verwart ons enigszins omdat deze term veelal gebruikt wordt in de context van persoonlijke abonnementen (in tegenstelling tot bijvoorbeeld institutionele online abonnementen voor meerdere gebruikers zoals site licenses). Kunt u bevestigen dat u hier bedoelt dat de prijs niet hoger mag zijn dan de prijs zoals de uitgever die voor AFM in rekening zou brengen, ongeacht het type abonnement (print, online voor 1 gebruiker, online site license etc)? Antwoord: Zie het antwoord op vraag /51 GE 3.19 Een groot aantal Nederlandse uitgevers hanteert een annuleringsdeadline van 30 september. Op dat moment hebben zij echter de abonnementsprijzen voor het komende jaar nog niet bekend gemaakt. Wij kunnen u daarom niet in alle gevallen informeren over kostenstijgingen voor de vervaldatum van een lopend abonnement. Door dit beleid van uitgevers kan geen enkele leverancier volledig aan uw eis voldoen. 5

6 Ons prijsbestand wordt actueel gehouden, waardoor wij u voor die titels waarvoor de uitgever de nieuwe prijzen bekend heeft gemaakt wel tijdig kunnen attenderen op prijsstijgingen hoger dan 108%. Mogen wij deze eis met Ja beantwoorden? Antwoord: Dat is akkoord / Taal Om de bevoegdheid van de ondertekenaar van onze inschrijving aan te tonen, zullen wij naast een uittreksel uit het handelsregister tevens aan volmacht aanleveren. Omdat de persoon die de volmacht afgeeft niet Nederlandstalig is, is deze volmacht in het Engels opgesteld. Alle overige documentatie zullen wij in het Nederlands aanleveren en de communicatie met inschrijver, zowel tijdens de aanbesteding als eventueel tijdens de opdracht, zal verder ook volledig in het Nederlands verlopen. Is het akkoord als wij een Engelstalige volmacht aanleveren? Antwoord: Dat is akkoord /51 Bijlage 7 Introductietekst bijlage 7: De wensen zijn onderverdeeld naar de volgende 5 onderwerpen: 1. Communicatie 2. Bestellingen en Leveringen 3. Digitaal bestel- en facturatiesysteem 4. Facturatie en managementrapportage 5. Tijdschriftenportal 6. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Vraag: Zowel in de omschrijving van de gunningswensen (p.22&23) als verderop in bijlage 7 staan enkel categorieën 1 tot en met 4 hierboven omschreven. Zijn hier gunningswensen weggevallen of zijn onderwerpen 5 en 6 per abuis opgenomen in de introductietekst van bijlage 7? Indien het eerste, kunt u de ontbrekende gunningswensen aanleveren? Antwoord: Uw aanname is juist. Let op! De opsomming van pagina 44/51 is derhalve onjuist! Er zijn slechts 4 onderdelen waarop de AFM eisen en wensen heeft geformuleerd: 1. Communicatie en commerciële voorwaarden 2. Bestellingen en Leveringen 3. Digitaal bestel- en facturatiesysteem 4. Facturatie en managementrapportage 6