Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Milieucontroles 2017 e.v. Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Milieucontroles 2017 e.v. Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord RUDNHN-MC2017 Omschrijving: De Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord (RUDNHN) voert milieucontroles uit voor 17 gemeenten en de provincie Noord-Holland. In totaal worden zo n inrichtingen op reguliere basis gecontroleerd. Voornamelijk inrichtingen in de agrarische sector en het midden- en kleinbedrijf. De Inkoopaanvraag voor deze opdracht behelst een raamovereenkomst voor het uitvoeren van integrale milieucontroles op basis van de wet milieubeheer bij inrichtingen binnen het grondgebied van de RUD NHN. Het aantal te bezoeken inrichtingen wordt per kalenderjaar, beginnende in 2017 en 2018, aangegeven en kan per jaar variëren. Het minimum aantal integrale controles bedraagt 250 stuks, het maximum bedraagt 1250 stuks. Het werkpakket wordt per kavel/perceel van 250 stuks (of een deel daarvan) uitgezet. Toelichting: Deze Nota van Inlichtingen bevat ook een bijlage, competentieprofiel Handhaver B. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Raamovereenkomst artikel 4 Prijs 1 Vraag U vraagt een vaste prijs voor categorie 1 t/m 4. Wat is de verdeling van de aantallen (of in %) per categorie per kavel van 250 controles? Deze worden als volgt geraamd: cat.1 <10%, cat.2 ca. 40%, cat.3 ca. 40%, cat.4 <10%. Betreft Bijlage 1 2 Vraag Onder milieucontrole verstaat de RUD de 1e controle en een eventuele hercontrole. Betekent dit dat verzoeken om verlenging van de termijn en een eventuele 2e hercontrole worden afgehandeld door de RUD? Verlenging termijn door onderneming (het betreft immers een overeenkomst voor langere tijd) en 2e hercontrole worden afgehandeld door RUD medewerker. Betreft Bijlage 1 3 Vraag Op welke wijze wordt tijdens de uitvoering van de opdracht gecommuniceerd over inhoudelijke en organisatorische zaken? Via de teamleider toezicht&handhaving RUD. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 7

2 Betreft Bijlage 1 4 Vraag Krijgt de toezichthouder de beschikking over een geldig legitimatiebewijs overeenkomstig de Regeling model legitimatiebewijs toezichthouders Awb? Ja. 5 Vraag Hoe gaat u om met de geografische ligging van de te controleren bedrijven en de indeling in kavels? Deze worden zoveel mogelijk geclusterd naar geografische ligging. Betreft Bijlage 4c 6 Vraag Klopt het dat in het kader van deze bijlage uitsluitend een cv van de beoogde medewerkers ingediend moeten worden en geen aanvullende motivering of toetsing per medewerker? Indien dit wel vereist is, kunt u aangeven welke aanvullende informatie geëist wordt? De inschrijver geeft aan of medewerker voldoet aan de gestelde eisen en competenties. Score vindt plaats aan de hand van CV. 7 Vraag Kunt u aangeven wanneer de over te dragen bedrijven voor de laatste maal zijn gecontroleerd? In het zaaksysteem is dit per bedrijf op te zoeken, ter voorbereiding van de controle. In zijn algemeenheid is dit niet aan te geven. 8 Vraag De te offreren tarieven zijn inclusief een eventuele hercontrole. Kunt u aangeven welk percentage hercontroles u verwacht? Deze ramen wij op: cat. 1 10%, cat. 2 20%, cat. 3 40%, cat. 4 50% Betreft Deel II, paragraaf Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 7

3 De inschrijving moet worden ingediend met een rechtsgeldig ondertekende brief (onderdeel 1). Kunt u aangeven welke eisen aan de inhoud van de brief worden gesteld en hoe de brief in de beoordeling wordt meegenomen? De inhoud is vrij en de brief wordt alleen beoordeeld op rechtsgeldige ondertekening. Betreft Bijlage 1, paragraaf 5.3 vraag 5 10 Vraag Er wordt verwezen naar de functie van Handhaver B. Kunt u het profiel van deze functie toevoegen? Ja, zie de bijlage. Betreft Bijlage 1, paragraaf Vraag De geoffreerde tarieven gelden gedurende de looptijd van de raamovereenkomst inclusief de verlengingen. Mogen de tarieven per geïndexeerd worden en zo ja, kunt u aangeven op welke wijze dit dan moet plaatsvinden? De tarieven mogen per 1 januari 2019 jaarlijks geïndexeerd worden. Eventuele prijswijzigingen kunnen maximaal éénmaal per jaar (in de eerste maand van elk volgend overeenkomstjaar) worden doorgevoerd. Leverancier legt een prijswijzigingsvoorstel (minimaal 1 maand voorafgaand aan een eventuele prijswijziging) eerst ter goedkeuring voor aan de RUD NHN, welke voor akkoord zal moeten tekenen. Voor de door Leverancier verzochte prijswijzigingen geldt het volgende CBS-indexcijfer: caolonen per maand inclusief bijzondere beloningen, indexcijfer (2010=100), sector particulieren bedrijven, SBI 2008, M-N Zakelijke dienstverlening, versie: eerst gepubliceerde cijfers. De maximaal toegestane prijswijziging is: (ln/lo)* = % (ln = loonindexcijfer van het derde kwartaal van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarop de prijsaanpassing ingaat, lo = loonindexcijfer van het derde kwartaal van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarop ln gebaseerd is). Het prijswijzigingspercentage wordt afgerond op 1 cijfer achter de komma. Betreft Bijlage 1, paragraaf Vraag Er wordt aangegeven dat een marktconforme prijs geoffreerd moet worden. Kunt u aangeven hoe u dit beoordeelt? Indien de RUD NHN twijfelt aan de marktconformiteit van de prijzen kan gevraagd worden om de opgegeven prijzen vanuit kostenperspectief te verantwoorden. Wanneer dit niet of onvoldoende gebeurt kan de RUD NHN de desbetreffende inschrijving terzijde leggen en verder niet in de beoordeling meenemen. Betreft Bijlage 1, paragraaf Vraag In het schema is bij inschrijfprijs minus 20% tussen de () aangegeven of meer dan 8%. Bedoeld u hier 20%? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 7

4 Ja, daar wordt bedoeld 20%. 14 Vraag Naar onze mening kunnen in categorie 4 vele verschillende soorten bedrijven qua omvang en / of moeilijkheid aanwezig zijn. Hierdoor is het moeilijk om een vaste prijs voor deze categorie af te geven. Kunt u aangeven hoe u omgaat met de variatie in met name de categorie 4 bedrijven in relatie tot de vaste prijs? Voor deze categorie gaan wij uit van algemene bedrijven, agrische bedrijven, afvalverwerkende bedrijven en procesindustrie. Geen BRZO bedrijven (omgevingsdienst ODNZKG) en geen type C bedrijven (deze controles worden uitgevoerd door eigen medewerkers RUD NHN). 15 Vraag Aangegeven wordt dat per milieucategorie een vaste prijs voor de controle moet worden aangeboden. Kunt u aangeven welk type bedrijven in welke categorie vallen en een aantal voorbeelden geven van bedrijven per categorie die gecontroleerd moeten worden? De type bedrijven per categorie zijn zoals landelijk te doen gebruikelijk. 16 Vraag In de uitvraag wordt een onderverdeling in categorie 1 t/m 4 bedrijven gemaakt. Kunt u aangeven hoe deze verdeling is opgebouwd en waar deze op is gebaseerd? De onderverdeling is op basis van het uitvoeringsprogramma van het betreffende jaar. Betreft Deel 1, paragraaf Vraag Bij de prijzen is een weging van de aangegeven prijzen weergeven, betreft de weergegeven weging een verwachting van de verdeling van de uit te voeren controles in de verschillende categorieën? Kunt u aangeven hoe de onderverdeling (in aantal of %) tussen de categorie 1 t/m 4 bedrijven is per perceel? De weging betreft het wegingspercentage waarmee de ingediende prijs per categorie meetelt in de beoordeling op het onderdeel Prijs. Voor wat betreft de onderverdeling tussen de categorie 1 t/m 4 verwijzen wij naar het antwoord op vraag Vraag Bij de beschrijving van milieucontrole wordt het vooraf inplannen van een milieucontrole niet genoemd. Is het verplicht om een milieucontrole onaangekondigd uit te voeren of mogen wij daarvan afwijken en milieucontroles vooraf (vanuit kantoor) inplannen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 7

5 Inplannen of zonder vooraankodiging is aan de medewerker van de onderneming. Er dient wel rekening te worden gehouden met de periode van het jaar (bijvoorbeeld akkerbouw in oogstmaand). Betreft Deel 1, paragraaf Vraag In deze paragraaf staat aangegeven dat de eerste drie percelen verdeeld worden over de raamcontractanten, een vierde perceel gaat weer naar de best scorende partij enzovoorts. In de bijlage PvE is vermeld dat de eerste twee naar de best scorende partij, de tweede twee naar de volgende en de laatste kavel naar de derde partij gaat. Hoe worden de kavels nu verdeeld? De tekst in de bijlage PvE, 'De raamovereenkomst wordt aangegaan...die wel die ruimte heeft' is onjuist en kan als niet geschreven beschouwd worden. Op het moment dat door raamcontractant wordt aangegeven dat een (deel) van een kavel niet kan worden uitgevoerd, schuift deze door naar de volgende contractant. 20 Vraag Aangegeven wordt dat de voor een betreffend jaar geplande milieucontroles uitgevoerd moeten zijn voor 1 januari van het jaar daaropvolgend. Wat is de uiterste datum waarop de opdrachtgever een lijst met geplande controles voor dat jaar aanlevert? Voor 1 april van het betreffende jaar. 21 Vraag Dienen alle handhavers volledig aan de gestelde ervaringseis en gestelde competenties te voldoen of kan iemand met minder ervaring begeleidt worden door een senior? Na gunning kunnen afspraken gemaakt worden over in te zetten medewerkers. Te denken valt aan cat. 1 en cat. 2 bedrijven. Betreft Bijlage1, PvE 22 Vraag Er wordt geëist dat alle in te zetten medewerkers minimaal 5 jaar ervaring hebben. Voor met name de laagste categorie bedrijven is dit een zware eis. Is het mogelijk om per categorie een andere ervaringsniveau te hanteren. Onze medewerkers voeren veel controles uit waardoor zij na een kortere periode al de ervaring hebben voor het toezicht op zwaardere categorieën bedrijven. Is het mogelijk om bijvoorbeeld uit te gaan van het aantal controles dat zij hebben uitgevoerd om de ervaring aan te tonen in plaats van het aantal jaar ervaring. Kwaliteitscriterium 5 geeft aan dat bij klasse I en eenvoudige klasse II bedrijven volstaan kan worden met MBO niveau en 3 jaar ervaring. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 7

6 Betreft Deel 1, paragraaf Vraag Gevraagd wordt cv's te overleggen van de personen die de controles gaan uitvoeren, is er een minimum of maximum aantal cv's dat mag worden ingediend per vraag? Maximaal 4 cv's en daarnaast maximaal 2 cv's bij medewerkers die klasse I en II bedrijven gaan bezoeken (afwijking criterium 5) Betreft Deel 1, paragraaf Vraag Aangegeven wordt dat een antwoord niet het maximum aantal pagina's mag overschrijden, waar staat het maximum aantal pagina's dat ingediend mag worden vermeld? Dit is bij deze aanbesteding niet aan de orde en dus kan deze tekst als niet geschreven beschouwd worden. Betreft Deel 1, paragraaf Vraag Aangegeven wordt dat de verdeling van de opdrachten plaatsvindt in kavels van 250 stuks, waar nodig minder, is er ook een minimum aantal? Er is geen minimum aantal. Er is geen minimum aantal. Het laatste kavel van het kalenderjaar kan een deel van 250 bedrijven zijn. Betreft Deel 1, paragraaf Vraag In deze paragraaf wordt vermeld dat de opdracht 3 x verlengd kan worden, in het PvE (bijlage 1), staat dat de opdracht 4 x verlengd kan worden. Wat is het juiste aantal? Het juiste aantal betreft driemaal. In het PvE dient '4 maal' vervangen te worden door '3 maal'. Betreft Deel 1, paragraaf Vraag Op pagina 9 bij 5.2 stap 6 staat dat evt. bewijsmiddelen binnen 7 kalenderdagen moeten worden ingediend en in de planning op pagina 6 staat 5 september dit komt overeen maar op pagina 16 bij 8.7 punt ii staat binnen 10 kalender dagen welke termijn is juist? Op pagina 16 bij 8.7 punt ii. dient '10 kalenderdagen' gewijzigd te worden in '7 kalenderdagen'. Betreft Deel 1, paragraaf 2.2 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 7

7 28 Vraag In de laatste alinea is aangegeven dat daar waar nodig minder dan 250 worden verdeeld. Kunt u aangeven in welke gevallen minder dan 250 stuks worden verdeeld. Is het ook mogelijk dat de geselecteerde partij vraagt om een kleinere kavel? Dit is alleen in het geval het totaal aantal controles niet het veelvoud van 250 controles betreft. Bij de laatste kavel kan het een deel van 250 controles zijn. Het is mogelijk dat een contractant aangeeft niet een volledig kavel te kunnen doen. In dat geval gaat het restant van het kavel door na de volgende contractant. Betreft Ondertkening 29 Vraag Mogen de documenten ondertekend worden met een PKI handtekening? Dit is een officiële digitale handtekening waarbij de identiteit van de vertegenwoordiger is gecheckt. Ja, dat mag. Betreft Tenderned, tabjes kwaliteit 30 Vraag Op tenderned staan 2 tabjes kwaliteit maakt het nog uit welke stukken bij tab 1 en tab 2 worden geüpload? Nee, dat maakt niet uit. Dit heeft te maken met dat als er percelen worden gegund er in TenderNed ook echt percelen dienen te worden aangemaakt. Betreft Uploaden stukken bij tab eisen, offerteaanvraag 31 Vraag Het is ons niet duidelijk welke stukken op tenderned bij de tab eisen, zie offerteaanvraag moeten worden geüpload, klopt het dat hier de volgende stukken moeten worden geüpload, de begeleidende brief, bijlage 3A en bijlage 4A? Ja, dat klopt. Betreft Tenderned 32 Vraag Kunt u uitleggen wat wordt bedoeld met de verdeling P1 (percelen) en P2 (percelen verdeling). Dit heeft te maken met dat als er percelen worden gegund er in TenderNed ook echt percelen dienen te worden aangemaakt. Er is daarom bij deze aanbesteding voor fictieve percelen en perceelnamen gekozen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 7