Raadsvoorstel. Gemeenteraad 30 mei

Transcriptie

1 Af r MAASDRIEL Raadsvoorstel Gemeenteraad 30 mei Kerkdriel, 11 april 2013 Onderwerp Benoeming accountant Beslispunten 1. Instemmen met de uitkomst van de regionale Europese aanbesteding accountantscontrole; 2. Accountantskantoor Baker Tilly Berk de opdracht tot accountantscontrole verlenen voor een periode van vier jaar (boekjaren 2013 tot en met 2016) met tweemaal de optie om met een jaar te verlengen. Inleiding Op 6 december 2012 heeft de raad van Maasdriel besloten de controle van de jaarrekeningen vanaf boekjaar 2013 aan te besteden via een regionale Europese aanbesteding en daarbinnen samen met Zaitbommel en de Sociale Dienst Bommelerwaard 1 perceel te vormen. De raadsleden Nettenbreijers en Van Doom hebben vanuit de raad geparticipeerd in de selectiecommissie. De offertes zijn beoordeeld op basis van de volgende weging: Criterium Weging Prijs 30% Wensen 40% Presentatie 30% De totaalscores van de inschrijvers zijn als volgt: Inschrijver Prijs Wensen Presentatie Totaal Ranking Baker Tilly Berk 275,76 312,38 240,40 828,54 1 Deloitte 286,88 285,71 219,60 792,19 2 Ernst & Young 219,60 299,05 238,00 756,65 3 PricewaterhouseCoopers 222,87 308,57 221,00 752,44 4 Kernvraag Neemt de raad van Maasdriel de uitkomst van de regionale Europese aanbesteding accountantscontrole over? Beoogd effect Benoeming van een accountant ter ondersteuning van de controlerende rol van de raad op basis van de Controleverordening financien Argumenten 1 De uitkomst van de regionale Europese aanbesteding is leidend voor de deelnemers Er zijn ook geen redenen om hiervan af te wijken. 2 Accountantskantoor Baker Tilly Berk scoort het hoogst op het totaal van de selectiecriteria Deloitte heeft een Iagere prijs geoffreerd dan Baker Tilly Berk (voor Maasdriel inclusief de bijdrage aan de Sociale Dienst Bommelerwaard een verschil van 140 op jaarbasis). Baker Tilly Berk scoorde met hun duidelijke offerte en presentatie echter zoveel beter dan Deloitte dat de totaalscore de beste was. Bijlage(n) Team Steller Portefeuillehouder 1. Raadsbesluit 2. Conceptovereenkomst Griffie Jacolien van Zutphen/Martin Koster drs. G.E.W. Prick

2 Ernst & Young en PricewaterhouseCoopers konden hun voor Maasdriel respectievelijk en hogere prijs niet compenseren met hun score op wensen en presentatie. Kanttekeningen A. Algemeen N.v.t. B. Relatie met Maasdriel N.v.t. Bedrijfsvoering Financieel Personeel en organisatie N.v.t. Communicatie Na het raadsbesluit hierover communiceren met college en organisatie. Juridische zaken De gebruikelijke juridische uitwerking van het raadsbesluit verzorgen. Evaluatie De controle wordt jaarlijks met de accountant geevalueerd door de commissie S&F en raad bij de behandeling van de het rapport van bevindingen bij de jaarrekening, en de organisatie na afloop van het gehele controleproces. Het aanbestedingsproces wordt binnenkort geevalueerd door de deelnemers en het regionale inkoopbureau. Jacolien van Zutphen Raadsgriffier Pagina 2 van 2

3 Raadsbesluit MAASDRIEL Raadsbesluit De raad van de gemeente Maasdriel, gelezen het voorstel van 11 april 2013, gelet op de Controleverordening financien 2004, besluit: 1. in te stemmen met de uitkomst van de regionale Europese aanbesteding accountantscontrole; 2. accountantskantoor Baker Tilly Berk de opdracht tot accountantscontrole te verlenen voor een periode van vier jaar (boekjaren 2013 tot en met 2016) met tweemaal de optie om met een jaar te verlengen. 1

4 MAASDRIEL Overeenkomst Accountantscontrole De ondergetekenden: Gemeente Maasdriel, een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid gevestigd te Kerkdriel, voor deze overeenkomst op grond van artikei 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer G.E.W. Prick, handelend ter uitvoering van het besluit van de raad van Maasdriel van 30 mei 2013 hierna te noemen: de opdrachtgever en Baker Tilly Berk N.V., statutair gevestigd te Gouda, en geregistreerd bij de Kamervan Koophandel voor Rotterdam onder dossiernummer , ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R. Opendorp, partner; hierna te noemen: de opdrachtnemer, Overwegende: 1. dat de opdrachtnemer in staat is om een adequaat, economisch integraal gunstig aanbod te doen voor het leveren van accountantsdiensten ten behoeve van de bedrijfsvoering van de opdrachtgever; 2. dat een Europese aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden, begeleid door het Inkoopbureau Regio Rivierenland, om te bepalen welke opdrachtnemer de uitvoering van de opdracht gaat verzorgen; 3. dat de opdrachtnemer in het kader van die aanbestedingsprocedure een inschrijving heeft ingediend; 4. dat de opdrachtgever in het kader van de gegeven bevoegdheden gebruik wenst te maken van de inschrijving van de opdrachtnemer; verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikei 1 Onderwerp Onderwerp van deze overeenkomst is het leveren van accountantsdiensten conform de eisen, voorwaarden en bepalingen zoals opgenomen in de onderstaande, in volgorde van prevalentie, vermelde documenten: deze overeenkomst; 2e nota van inlichtingen Accountantscontrole, gepubliceerd d.d , en de nota van inlichtingen Accountantscontrole gepubliceerd d.d , inclusief bijlagen; aanbestedingsdocumenten Accountantscontrole, gepubliceerd d.d inclusief alle bijlagen; Inschrijving van opdrachtnemer met referentie 0141/off/jr13 d.d inclusief alle bijlagen. Opdrachtgever en opdrachtnemer verklaren door ondertekening van de overeenkomst in bezit te zijn en kennis te hebben genomen van bovenvermelde documenten. Opdrachtnemer verplicht zich deze overeenkomst gedurende de looptijd ervan uit te voeren overeenkomstig de eisen, voorwaarden en bepalingen zoals neergelegd in deze overeenkomst en in de van de overeenkomst deel uitmakende bijlagen. Overeenkomst Accountantscontrole Pagina 1 van 3

5 De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is. Artikei 2 Duur van de overeenkomst De ingangsdatum van de overeenkomst is daar waar de werkzaamheden voor boekjaar 2013 starten. De initiele looptijd van de overeenkomst is 4 boekjaren met twee maal de mogelijkheid de overeenkomst te verlengen met een boekjaar. De optie tot verlengen is eenzijdig aan de opdrachtgever. Dit artikei laat het recht om ontbinding of vernietiging van deze overeenkomst te vorderen onverlet. Artikei 3 Vergoeding Alle prijzen zijn vast gedurende de looptijd van de overeenkomst met uitzondering de mogelijkheid tot indexatie conform in de offerteaanvraag beschreven. Artikei 4 Facturatie en betaling Facturen worden op naam gesteld van en verstuurd naar: Gemeente Maasdriel t.a.v. de heer M. Koster Postbus GA KERKDRIEL De opdrachtnemer draagt er zorg voor dat op iedere factuur duidelijk vermeld staat waarop de gefactureerde vergoeding betrekking heeft. Betaling van de facturen vindt plaats binnen 30 dagen na factuurontvangstdatum onder voorbehoud van goedkeur van de gefactureerde prestatie. Overschrijding van een betalingstermijn door opdrachtgever of niet-betaling door opdrachtgever van (een) factu(u)r(en) op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factu(u)r(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties, geeft opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten c.q. te beeindigen. Opdrachtgever dient zo spoedig mogelijk de onjuistheid van de factu(u)r(en) of de ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestatie aan opdrachtnemer te melden. Artikei 5 Ontbinding Onverminderd alle andere rechten tot ontbinding heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk, zonder nadere ingebrekestelling, te ontbinden indien opdrachtnemer niet voldoet aan wettelijke vereisten ter zake van de uitoefening van de werkzaamheden die onderwerp zijn van deze overeenkomst. Onverminderd alle andere rechten tot ontbinding heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst, na ingebrekestelling, te ontbinden indien opdrachtnemer niet (langer) voldoet aan de selectiecriteria zoals vastgelegd in de offerteaanvraag en de opdrachtnemer niet binnen de, in de ingebrekestelling vermelde redelijke, termijn gaat voldoen aan de selectiecriteria. Artikei 6 Communicatie Als contactpersonen voor de uitvoering van de opdracht zijn benoemd namens de opdrachtgever : Dhr. M. Koster m.koster@maasdriel.nl telefoon mobiel namens de opdrachtnemer Dhr. R. Opendorp r.opendorp@bakertillyberk.nl telefoon mobiel Overeenkomst Accountantscontrole Pagina 2 van 3

6 De benoemde contactpersonen zijn verantwoordelijk voor de eenduidige communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Wijzigingen in de contactpersonen zijn uitsluitend mogelijk na bevestiging hiervan aan de wederpartij. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, voiledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn. Artikei 7 Referentie vermelding Het is opdrachtnemer zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever niet toegestaan de naam van de opdrachtgever te gebruiken en/of te vermelden als referentie. Artikei 8 Geschillenreqelinq Verschillen van mening tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ter zake van de uitieg en uitvoering van deze overeenkomst zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan. Mocht een van de partijen besluiten een geschil voor te leggen aan de rechter, dan is terzake van het geschil bevoegd de rechtbank te Arnhem. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Kerkdriel, op 2013 te Gouda, op 2013 de opdrachtnemer, Baker Tilly Berk N.V. R. Opendorp Partner Overeenkomst Accountantscontrole Pagina 3 van 3