AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders Nummer: Datum vergadering: Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten. Conceptbesluit: Het plan van aanpak voor de aanbesteding van accountantsdiensten, inclusief het programma van eisen, wordt voor kennisgeving aangenomen. Samenvatting: In de 'Controleverordening gemeente Steenwijkerland' is vastgelegd dat de gemeenteraad: 1) de accountant aanwijst 2) de accountant opdracht verstrekt 3) aanvullende controleeisen kan stellen. Aangezien de huidige overeenkomst met Deloitte eind van dit jaar eindigt, dient er een aanbesteding opgestart te worden voor het selecteren en contracteren van een accountant. Bijlagen: Bestuurlijk traject: Overlegd met: Programma van eisen, voorbeeld brief aan plaatselijke accountantbureaus, reactie Meeuwsen Ten Hoopen. College DT BMOvervalt OR EFO WMV Ad Hoc Raad Roelof Kuipers Communicatie: Zijn dit besluit en de achterliggende stukken openbaar? ja - Geen publicatie Parafen: Medewerker F. van der Kamp paraaf Afdeling MIDD Afdelingshoofd Afdelingshoofd paraaf Secretaris paraaf Portefeuillehouder weth. De Vries paraaf Besluit B&W: Het plan van aanpak voor de aanbesteding van accountantsdiensten, inclusief het programma van eisen, wordt voor kennisgeving aangenomen.

2 Collegeadvies: Voorstel Voorgesteld wordt de stand van zaken met betrekking tot de aanbesteding van accountantsdiensten voor kennisgeving aan te nemen. Inleiding In de Controleverordening gemeente Steenwijkerland is vastgelegd dat de gemeenteraad: 1. de accountant aanwijst 2. de accountant opdracht verstekt 3. aanvullende controle eisen kan stellen Aangezien de huidige overeenkomst met Deloitte eind van dit jaar eindigt, dient binnenkort een aanbesteding voor het selecteren en contracteren van een accountant opgestart te worden. Dit document bevat een voorstel voor de wijze waarop die aanbesteding uitgevoerd zou kunnen worden. Ambtelijk is, op basis van voorbeelddocumenten van o.a. de gemeenten Noordoostpolder en Assen een concept programma van eisen opgesteld. Voordat tot aanbesteding overgegaan kan worden dient het programma van eisen vastgesteld te worden door de raad. Inkoop-en aanbestedingsprocedure Aangezien de geraamde waarde van de opdracht onder het Europese drempelbedrag ligt, hoeft dit niet te gebeuren middels een Europese aanbesteding. Conform het gemeentelijk inkoopbeleid dient een keuze gemaakt te worden uit een van de volgende twee aanbestedingsprocedures: 1. openbaar aanbesteden 2. onderhands aanbesteden Om maximale invloed te hebben op de keuze van de accountant wordt aan de raad voorgesteld om te kiezen voor een onderhandse aanbesteding. Dit maakt het mogelijk om gericht aan aantal accountbureaus aan te schrijven de veel ervaring hebben met gemeentelijke organisaties. Voorgesteld wordt om ( in alfabetische volgorde) de volgende accountantsbureaus te vragen een offerte uit te brengen: 1. Deloitte 2. Ernst & Young 3. KPMG 4. Meeuwsen ten Hoopen 5. Pricewaterhouse Coopers Kanttekeningen Op 4 juli jl. is overleg gevoerd met de fractievoorzitters over de te volgen procedure. Op verzoek van de fractievoorzitters is bij plaatselijke accountantbureaus geïnformeerd of zij voor de opdracht in aanmerking wensen te komen (zie bijgevoegde brief). De volgende accountantbureaus zijn door ons aangeschreven: 1. Reinders Snijder Accountants en Belastingadviseurs 2. SVC-Kemper Register Accountants 3. Doornbos Accountants en Belastingadviseurs 4. Kreulen Accountantskantoor

3 5. Accountants- en belastingadviseurs De Vries en Partners 6. Machiela & Partners BV NBC 7. Meeuwsen Ten Hoopen 8. Countus Van deze bedrijven heeft alleen Meeuwsen Ten Hoopen aangegeven graag is de gelegenheid gesteld te willen worden mee te dingen naar de opdracht. Uitvoering en planning Om voor de ingang van het boekjaar 2007 een accountant geselecteerd en gecontracteerd te hebben dient uiterlijk in de raadsvergadering van 12 december hierover een beslissing genomen te worden. Terugrekenend leidt dit, uitgaande van de voorgestelde onderhandse aanbesteding, tot de navolgende planning: planning aanbesteding account 1 Opstellen concept programma van eisen Week 25 2 Opstellen shortlist (uitgangspunt is onderhands aanbesteden) Week 25 3 Uitwerken procedure voor offertebeoordeling Week 25 4 Vooroverleg met wethouder financiën Week 26 5 Afstemmen met presidium Week 26 6 Afstemming met fractievoorzitters 4 juli 7 Verwerken opmerkingen fractievoorzitters Week 29 8 Informeren college Week 32 9 Behandeling PvE inclusief plan van aanpak in de raad 19 september 10 Verwerken opmerkingen raad Week Verzenden offerteaanvragen Week Opstellen nota van inlichtingen Week Indienen offertes Week Uitwerken offertevergelijking Week Behandeling in de raad 12 december 16 Gunning opdracht en afwijzing overige inschrijvers Week 51 Bijlagen / concepten Brief aan plaatselijke accountantbureaus Programma van eisen

4 Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 5 september 2006 Nummer voorstel: 2006/78 Voor raadsvergadering d.d.: Agendapunt: 11 Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten. Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit Ingestemd wordt met de voorgestelde onderhandse aanbesteding voor het selecteren en contracteren van een accountant op basis van het opgestelde programma van eisen.

5 Samenvatting In de Controleverordening gemeente Steenwijkerland is vastgelegd dat de gemeenteraad: 1. de accountant aanwijst 2. de accountant opdracht verstrekt 3. aanvullende controle eisen kan stellen Aangezien de huidige overeenkomst met Deloitte eind van dit jaar eindigt, dient binnenkort een aanbesteding voor het selecteren en contracteren van een accountant opgestart te worden. Dit document bevat een voorstel voor de wijze waarop die aanbesteding uitgevoerd zou kunnen worden. Ambtelijk is, op basis van voorbeelddocumenten van o.a. de gemeenten Noordoostpolder en Assen en concept programma van eisen opgesteld. Voordat tot aanbesteding overgegaan kan worden dient het programma van eisen vastgesteld te worden door uw raad. Aanbestedingsprocedure Aangezien de geraamde waarde van de opdracht onder het Europese drempelbedrag ligt, hoeft dit niet te gebeuren middels een Europese aanbesteding. Conform het gemeentelijk inkoopbeleid dient een keuze gemaakt te worden uit een van de volgende twee aanbestedingsprocedures: 1. openbaar aanbesteden 2. onderhands aanbesteden Om maximale invloed te hebben op de keuze van de accountant wordt voorgesteld om te kiezen voor een onderhandse aanbesteding. Dit maakt het mogelijk om gericht aan aantal accountbureaus aan te schrijven de veel ervaring hebben met gemeentelijke organisaties. Voorgesteld wordt om ( in alfabetische volgorde) de volgende accountantsbureaus te vragen een offerte uit te brengen: 1. Deloitte 2. Ernst & Young 3. KPMG 4. Meeuwsen ten Hoopen 5. Pricewaterhouse Coopers Kanttekeningen Op 4 juli jl. is overleg gevoerd met de fractievoorzitters over de te volgen procedure. Op verzoek van de fractievoorzitters is bij plaatselijke accountantbureaus geïnformeerd of zij voor de opdracht in aanmerking wensen te komen (zie bijgevoegde brief). De volgende accountantbureaus zijn door ons aangeschreven: 1. Reinders Snijder Accountants en Belastingadviseurs 2. SVC-Kemper Register Accountants 3. Doornbos Accountants en Belastingadviseurs 4. Kreulen Accountantskantoor 5. Accountants- en belastingadviseurs De Vries en Partners

6 6. Machiela & Partners BV NBC 7. Meeuwsen Ten Hoopen 8. Countus Van deze bedrijven heeft alleen Meeuwsen Ten Hoopen aangegeven graag is de gelegenheid gesteld te willen wor den mee te dingen naar de opdracht. Dit ondanks het feit dat nu nog niet bekend is of de specifieke kennis en ervaring in voldoende mate beschikbaar is en toegevoegd kan worden aan het controleteam in Steenwijk. Voorgesteld wordt het programma van eisen op te sturen naar Meeuwsen Ten Hoopen en Meeuwsen Ten Hoopen in de gelegenheid te stellen om hun geschiktheid voor het uitvoeren van de gevraagde werkzaamheden in een later stadium aan te tonen. Onderdeel van de aanbestedingsprocedure is de mogelijkheid tot het stellen van vragen door de accountbureaus. Deze vragen dienen (geanonimiseerd) beantwoord te worden in een Nota van inlichtingen. Deze Nota van inlichtingen dient de instemming te hebben van uw raad (of een vertegenwoordiging namens de raad). Voorgesteld wordt om de Nota van inlichtingen in overleg met de fractievoorzitters op te stellen. Na sluiting van de termijn voor het indienen van offertes dienen de offertes geopend te worden. Hiervan zal een proces verbaal opgemaakt worden. Vervolgens dienen de (tijdig en correct) ingediende offerte inhoudelijk beoordeeld te worden. Voorgesteld wordt om: 1. direct na het openen van de offertes een exemplaar van elke offerte op te sturen aan de fractievoorzitters 2. ambtelijk een offertevergelijking op te stellen en een gunningsbesluit voor te bereiden 3. tijdens de raadsvergadering van 12 december een accountant te selecteren.

7 Planning Om voor de ingang van het boekjaar 2007 een accountant geselecteerd en gecontracteerd te hebben dient uiterlijk in de raadsvergadering van 12 december hierover een beslissing genomen te worden. Terugrekenend leidt dit, uitgaande van de voorgestelde onderhandse aanbesteding, tot de navolgende planning: Week 38 Behandeling plan van aanpak in de raad Week 38 Verwerken opmerkingen raad Week 39 Verzenden offerteaanvragen Week 41 Opstellen nota van inlichtingen Week 44 Indienen offertes Week 46 Uitwerken offertevergelijking Week 50 Selectie accountant door de raad Week 51 Contracteren accountant Bijlagen bij het voorstel Brief aan plaatselijke accountantbureaus Programma van eisen Ondertekening De secretaris De burgemeester drs. A.W. van der Spek drs. H.H. Apotheker Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in commissie MIDD F. van der Kamp ja, nl. commissie EFO van 5 september 2006 nee

8 Raadsbesluit Steenwijk, 19 september 2006 Nummer: 2006/78 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september 2006, nummer 2006/78; b e s l u i t : In te stemmen met de voorgestelde onderhandse aanbesteding voor het selecter en en contracteren van een accountant op basis van het opgestelde programma van eisen. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter,