Raadsvoorstel *Z002CCA8D67* Onderwerp Vaststelling Nota Inkoopbeleid Werkorganisatie CGM G.A.J. Adams

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Onderwerp Vaststelling Nota Inkoopbeleid Werkorganisatie CGM 2014 Raadsvergadering 17 december 2013 Agendapunt Portefeuillehouder G.A.J. Adams Zaak- \ Documentnummer \ INT/G/13/02669 Beslispunten Voorstel: 1. Intrekking van het raadsbesluit van 28 september 2008 inzake Vaststelling van de Nota Inkoopbeleid Land van Cuijk Vaststelling van de Nota Inkoopbeleid Werkorganisatie Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert 2014 (hierna te noemen Nota Inkoopbeleid CGM 2014) Inleiding Door middel van dit voorstel wordt u de Nota Inkoopbeleid CGM 2014 aangeboden, houdend het nieuwe inkoopbeleid, zoals dat wordt voorgesteld voor de drie gemeenten (Cuijk, Grave en Mil en Sint Hubert), welke per 1 januari 2014 een ambtelijke organisatie gaan vormen. In de Inkoopnota CGM 2014 zijn de wijzigingen verwerkt, welke voortvloeien uit de nieuwe Aanbestedingswet. Deze wet heeft per 1 april 2013 kracht bij wet gekregen. De belangrijkste wijzigingen worden in dit agendavoorstel en in de Inkoopnota CGM 2014 toegelicht. Beoogd effect Toelichting op het voorstel Door de vaststelling van de Nieuwe aanbestedingswet is het echter wel noodzakelijk een bijstelling van ons huidige beleid door te voeren. De wijzigen zijn verwerkt in de Nota Inkoopbeleid CGM 2104 zullen in de rapportage op hoofdlijnen onder uw aandacht worden gebracht. Wat zijn de meest spraakmakende wijzigingen Gunnen op EMVI Motivatieplicht Doorlegplicht bij subsidie verstrekking Gids Proportionaliteit Afwijken beleid Dit zijn de wijzigingen welke het meest in het oogspringen en hier onder verder zullen worden toegelicht. Naast deze 4 punten is het ook van belang u te informeren over het feit dat er voorheen een nota voor de vijf gemeente in het land van Cuijk werd opgesteld en nu een voor de drie gemeente Cuijk Grave en Mill & st. Hubert. Nadat de nieuwe Aanbestedingswet 1 april 2013 kracht bij wet heeft gekregen, heeft er in het Land van Cuijk overleg plaatsgevonden, waarbij de vraag is gesteld of wij gezamenlijk een nieuw Inkoopplan gaan opstellen. Door de projectgroep CGM is nadrukkelijk verzocht om op 1 januari 2014 een nieuw inkoopbeleid te hebben vastgesteld dus op basis van dit verzoek moest er iets nieuws komen. Boxmeer en St. Anthonius waren nog niet *Z002CCA8D67*

2 Pagina 2 zover en is er afgesproken dat we voorlopig twee wegen bewandelen. Wij (Cuijk Grave en Mill) gaan een nieuw beleidsplan opstellen, de overige twee wachten daar nog mee tot dat er meer duidelijkheid was over de gevolgen van de nieuwe wet. Nadat de notitie gereed was is deze toegezonden aan de twee buurgemeente en ook zij gaan nu het plan herschrijven. Gunnen op EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) In de nieuwe wet zijn twee vormen van gunnen opgenomen de ene vorm is EMVI de ander gunnen op basis van laagste inschrijver. Kiezen voor laagste inschrijver is alleen mogelijk als vooraf duidelijk gemotiveerd is vastgelegd waarom laagste prijs. Dit kan bijvoorbeeld nog van toepassing zijn als er een tot in detail uitgewerkt bestek of aanvraag ligt. Uitgangspunt is echter gunnen op EMVI. Dit is om diverse aspecten mee te wegen bij de gunning Vooraf wordt er een punten toedeling vermeld in de stukken waarbij gedacht kan worden aan de prijs, de aspecten van social return, duurzaamheid en eventuele alternatieven kunnen worden ingediend en worden beloond met een cijfer. Uiteindelijk is er een bedrijf welke de hoogste score heeft en zal de opdracht gegund krijgen. Motivatieplicht Bedrijven die worden afgewezen voor het uitvoeren van een opdracht dienen een brief te ontvangen waarin gemotiveerd staat uitgelegd wie wel is gegund en wat de reden is dat de ene partij hoger heeft gescoord als de ander. Dit kan bijv. door de scoringstabel van de winnaar en de afgewezen partij te vermelden in de brief. Doorlegplicht bij subsidie verstrekking Onder de doorlegplicht wordt verstaan dat organisatie / instantie welke voor 50 procent of meer worden gesubsidieerd door de overheid zich dienen te houden aan het inkoopbeleid dat is vastgesteld. Gids Proportionaliteit De gidsproportionaliteit is hoofdzakelijk gericht op het feit dat eisen welke worden gesteld aan een inschrijving proportioneel dienen te zijn. Dus drie bedrijven aan het werk zetten voor een opdracht van 500,00 is buiten proportie en wordt dan ook niet meer toegestaan. Ook dienen er vooraf geen bewijsstukken door alle inschrijvers te worden overlegd deze toets gebeurt achteraf en alleen bij de partij die voor gunning in aanmerking komt. Ook komt er op basis van de gids proportionaliteit een voorstel met betrekking tot de gewenste drempelbedragen. Wij hebben in het voorstel van de gids en onze eigen indruk en beleving de bedragen conform onderstaande tabel vastgesteld.

3 Pagina 3 Drempelbedragen Grave beleid 2009 Inkoopvorm Leveringen Diensten Werken Enkelvoudig inkopen (één offerte) geen archivering Enkelvoudig inkopen (één > > > offerte) Archivering van onderzoek vereist Meervoudig inkopen(minimaal 3 partijen offerte laten uitbrengen) Openbaar aanbesteden Europese Aanbesteding > > > Feitelijke Europese drempelbedragen tot ultimo Bedragen zijn excl. BTW Nieuwe Drempelbedragen inkoopbeleid Cuijk Grave Mill & St. Hubert Inkoopvorm Leveringen Diensten Werken Enkelvoudig inkopen Enkelvoudig inkopen (één > > > offerte) Archivering van onderzoek vereist Meervoudig inkopen(minimaal 3 partijen > > > offerte laten uitbrengen) Openbaar aanbesteden > > > Europese Aanbesteding > > > Feitelijke Europese drempelbedragen tot eind Bedragen zijn excl. BTW Afwijken inkoopbeleid In de gemeente Grave maakt het inkoopbeleid tijdelijk geen deel uit van het normenkader dat gebruikt wordt bij de het onderzoek en bij de beoordeling door de accountant van de gemeentelijke programmarekening. Als de raad instemt met het voorgestelde inkoopbeleid CGM 2014 dan komt aan deze uitzondering een einde. De normen van het nieuwe inkoopbeleid zullen dan deel uit maken van het genoemde normenkader. Afwijking van het inkoopbeleid is slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk door vooraf gemotiveerd aan het college van Burgemeester en Wethouders te adviseren. Een dergelijk advies dient voorzien te zijn van het

4 Pagina 4 standpunt van de coördinator inkoop/ concerninkoper. Het college van B&W besluit in dergelijke gevallen of wel / niet van het inkoopbeleid mag worden afgeweken. Deze bevoegdheid komt ook overeen met het gestelde in artikel 212 van de Gemeentewet. Zie pagina 14 van bijgevoegde Nota Inkoopbeleid CGM Wettelijk kader en beleidskader De nieuwe aanbestedingsregeling (NAW) en de Wet BIBOB. Argumenten Er wordt verwezen naar de bijgevoegde nota. Wettelijk kader De nieuwe Aanbestedingswet 2013 en de Wet BIBOB Financiën Aan de Nota Inkoopbeleid CGM 2014 zijn geen financiële consequenties verbonden Communicatie De Nota Inkoopbeleid CGM 2014 heeft op 24 juli 2013 de instemming verkregen van de projectgroep bedrijfsvoering werkorganisatie CGM. Op 10 juni 2013 is voornoemde nota aan de orde geweest tijdens het poho-overleg CGM. Om het nieuwe beleid in werking te kunnen laten treden, dient het raadsbesluit publiekelijk te worden afgekondigd i.c. openbaar te worden gemaakt. Dit gebeurt door middel van een publicatie op de gemeentepagina in het daarvoor bestemde weekblad De Maas Driehoek. Evaluatie Eind 2014 zal de Nota Inkoopbeleid CGM 2014 geëvalueerd worden. Bijlagen: De Nota Inkoopbeleid CGM Stukken ter inzage: geen Grave, 14 november 2013 Burgemeester en wethouders van Grave, R. Bransz, A.M.H. Roolvink, secretaris burgemeester

5 Pagina 5 Onderwerp: Vaststelling Nota Inkoopbeleid Werkorganisatie CGM 2014 Zaak- \ Documentnummer: \ INT/G/13/02669 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRAVE; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.: 19 november Gelet op artikel. Besluit: 1. het raadsbesluit van 28 september 2008 inzake Vaststelling van de Nota Inkoopbeleid Land van Cuijk 2008 in te trekken 2. de Nota Inkoopbeleid Werkorganisatie Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert 2014 vast te stellen Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 17 december De raad voornoemd, De griffier, J.A.M. Roelofs De voorzitter, A.M.H. Roolvink