Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 30 maart 2010 Nummer voorstel: 2010/31

Transcriptie

1 Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 30 maart 2010 Nummer voorstel: 2010/31 Voor raadsvergadering d.d.: Agendapunt: 14 Onderwerp: Verordening Gemeentelijke Basisadministratie 2010 Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit: Tot vaststelling over te gaan van de Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens Samenvatting: Per dient de GBA te zijn ingevoerd als binnengemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens. Het invoeringstraject nadert zijn einde, en de nieuwe manier van werken met persoonsgegevens zal snel een feit zijn. De nieuwe manier van werken vraagt om een herziene regelgeving op gemeentelijk niveau. Daarnaast zal de GBA, als kern van de binnengemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens, in het tweede kwartaal van 2010 onderwerp van audit zijn. Ook om die reden zal de regelgeving moeten worden herzien. Argumenten Sinds 2005 (laatste jaar waarin de GBA-audit voor deze gemeente heeft plaats gevonden) is de situatie rond de GBA sterk veranderd. In landelijke regelgeving zijn de eisen aangescherpt m.b.t. een goed beheer van de GBA, en de hieruit voortvloeiende audit-voorschriften zijn strenger en dieper doorwerkend in de organisatie. Daarnaast was en is de gemeentelijke organisatie aan verandering onderhevig. De huidige gemeentelijke regelingen sluiten nog slechts voor een deel aan bij beide omstandigheden. De komende 3 e auditcyclus GBA vraagt om een formeel correct draagvlak voor het beheer van en werken met de GBA. Om die reden zal de gemeentelijke regelgeving worden herschreven, toegespitst op die komende audit-ronde (juni 2010). Daarnaast wordt in die actualisatie rekening gehouden met de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. De nieuwe beheersorganisatie basisregistraties zal het beheer van de GBA overnemen, en voor die nieuwe beheerder zal ook het draagvlak voor beheer formeel moeten bestaan. Op dit moment kent deze gemeente de volgende eigen regelingen: - de Verordening gemeentelijke basisadministratie (door de raad vastgesteld op ) 1

2 - de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (door het college vastgesteld op en herzien vastgesteld op ) - de Verordening verwerking persoonsgegevens - het Privacy-reglement gemeentelijke basisadministratie (door het college vastgesteld ). Deze regelingen zijn sinds de herindeling in 2001 in de loop van de jaren opgebouwd, en voldoen allen niet meer geheel aan de gewijzigde wettelijke normen en uitvoeringsbepalingen. Dit moment in de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie, waarin het beheer en gebruik van persoonsgegevens anders zal worden ingericht, is een goed moment om een sterker formeel kader te realiseren voor het beheer en binnengemeentelijk gebruik van de gegevens van de in de GBA geregistreerde personen. De nieuwe formele constructie steunt op een verplichting vlgs. de Wet GBA tot het realiseren van een regeling (verordening) voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA, en de verstrekkingen uit die GBA. Daarnaast verplicht de Wet het college om een beheersregeling op te stellen, waarin de diverse functies, verbonden aan het beheer van de GBA, zijn geconcretiseerd. Deze laatstgenoemde regeling zal aan het college binnenkort separaat ter besluitvorming worden aangeboden. Het voorliggende voorstel behelst een verordening in de vorm van een raamverordening, ter vervanging van de huidige verordening, die meer detailuitvoering, en daardoor beperkingen kent. De uitvoering van het beheer van de GBA, en de uitwerking van het verstrekkingenregime, is in de nieuwe verordening opgedragen (gedelegeerd) aan het college. Het college is in de Wet GBA aangewezen als houder van de GBA, en in die zin verantwoordelijk voor een goed beheer ervan. De wetgever heeft het regelkader voor beheer en uitwerking van binnengemeentelijk gebruik en verstrekkingen uit de GBA als een verordenende bevoegdheid aan de raad toegekend. Door te kiezen voor een raamverordening, en delegatie van uitwerking van de in de verordening opgesomde kaders door het college, worden stevigheid en flexibiliteit in de beheerssituatie rond de GBA gebundeld. De eerder genoemde afzonderlijk door het college vast te stellen beheersregeling, waarin de cruciale functies rond het beheer van de GBA worden geconcretiseerd, maakt het formele draagvlak voor de GBA compleet. Zodra de voorliggende verordening door de raad is vastgesteld, zal aan het college de uitwerking van de kaders ter vaststelling worden voorgelegd in de vorm van het Reglement GBA Bijlagen bij het voorstel - vernieuwde Verordening GBA

3 Ondertekening De secretaris De burgemeester drs. A.J. Peterson L.V. Elfers Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in raadscommissie VTH Paul van der Schee, tel.: , x ja, nl. 30 maart 2010 nee

4 Raadsbesluit Steenwijk, Nummer: 2010/31 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 maart 2010, nummer 2010/31; gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Wet Bescherming Persoonsgegevens; b e s l u i t : vast te stellen de volgende : Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; c. beheerder: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders; d. afnemer: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1 van de wet, te weten: een bestuursorgaan; e. binnengemeentelijke afnemer: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1 van de wet, te weten: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie; f. derde: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1 van de wet, te weten: elke andere persoon, rechtspersoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene. Artikel 2 Het Reglement 1. Burgemeester en wethouders stellen een reglement vast waarin met inachtneming van de artikelen 96 van de wet wordt geregeld: a. welke functionarissen in het kader van het beheer toegang tot de basisadministratie hebben; b. aan welke binnengemeentelijke afnemers systematisch gegevens kunnen worden verstrekt, welke gegevens aan deze afnemers kunnen worden verstrekt en onder welke voorwaarden; 1

5 c. welke binnengemeentelijke afnemers toegang tot de basisadministratie hebben, tot welke gegevens zij toegang hebben en onder welke voorwaarden; d. aan welke binnengemeentelijk afnemers, met het oog op het met elkaar in verband brengen van de basisadministratie met andere gegevensverzamelingen, gegevens kunnen worden verstrekt, welke gegevens op deze wijze kunnen worden verstrekt en onder welke voorwaarden. 2. De in het eerste lid, aanhef en onder b, c en d, bedoelde voorwaarden hebben in elk geval betrekking op: a. het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt; b. een limitatieve opsomming van de te verstrekken gegevens; c. het gebruik van de te verstrekken gegevens; d. geheimhouding van de gegevens. Artikel 3 1. In het reglement bedoeld in artikel 2 wordt voorts, met inachtneming van artikel 100 van de wet, geregeld aan welke derden in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet gegevens kunnen worden verstrekt en onder welke voorwaarden. 2. De in het eerste lid bedoelde voorwaarden hebben in elk geval betrekking op: a. de gevallen waarin verstrekking achterwege dient te blijven; b. het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt; c. geheimhouding van de gegevens. Artikel 4 In het reglement bedoeld in artikel 2 wordt geregeld de voorwaarden waaraan verzoeken om gegevensverstrekking moeten voldoen en op welke wijze gegevensverstrekking plaatsvindt. Artikel 5 Slotbepalingen 1. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. 3. De Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld op 28 mei 2002, wordt hierbij ingetrokken. De raad voornoemd. de griffier, de voorzitter, R.G.H.P. Moonen L.V. Elfers 2