AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders Onderwerp: Rapport Nationaal Archief over toekomst gemeentearchief Nummer: Datum vergadering: Conceptbesluit: I. De raad wordt voorgesteld om het volgende te besluiten: het rapport van het Nationaal Archief, met uitzondering van onder 2, 3 en 4 vermelde. In essentie komt dit enerzijds neer op een verbetering van de dienstverlening aan de burger en anderzijds een verbetering in de beschikbaarheid en zekerstelling van cultureel erfgoed, d.m.v.: - verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties - bredere inzet van digitalisering en internet - meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) 2. De hiervoor gererveerde bedragen van de stelpost uit de begroting voor het gemeentearchief ( ,- voor 2008 en vanaf ,-) beschikbaar te stellen. 3. In afwijking van scenario 2 echter, vooralsnog, geen educatieve activiteiten uit te laten 4. Eveneens in afwijking van scenario 2 de bouwkundige aanpassingen van de 5. Eveneens in afwijking van scenario 2, in 2008, nog niet over te gaan tot uitbreiding van de formati, maar in 2008 eerst te concentreren op het goed implementeren van de adviezen van het Nationaal Archief en met name het goed neerzetten van de digitale gemeentearchieffunctie. 6. Kennis te nemen van het feit dat er voor de begroting van 2009 een claim wordt 7. Kennis te nemen van het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch II. In afwijking van het inkoopbeleid in te stemmen met het starten van onderhandelingen met het Historisch Centrum Overijssel voor een meerjarig contract voor de verwerving van particuliere archieven voor het gemeentearchief. III. Eveneens in afwijking van het inkoopbeleid in te stemmen met een enkelvoudige uitnodiging voor het inhuren van een adviseur in 2008 voor het goed vormgeven van de aanbevelingen van het Nationaal Archief. IV. In te stemmen met het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch Samenvatting: Op 23 januari 2007 is het college akkoord gegaan met het verstrekken van een opdracht aan het Nationaal Archief voor het uitwerken van een toekomstvisie voor het gemeentearchief. In oktober 2007 heeft het Nationaal Archief het eindrapport opgeleverd. Hierover is het Historisch Platform Steenwijkerland om advies gevraagd. Geadviseerd wordt nu om te besluiten te kiezen voor scenario 2 uit het rapport. Dit komt neer op een verbetering van de dienstverlening aan de burger en de beschikbaarbaarheid en zekerstelling van cultureel erfgoed. Bijlagen: 1. Rapport Nationaal Archief; 2. Advies Historisch Platform Steenwijkerland; 3. Conceptbrief aan Historisch Bestuurlijk traject: College

2 Cie I Cie II advies B Raad Overlegd met: Cora Vonk, Henk Schuitemaker, Erik van der Kamp Communicatie: Zijn dit besluit en de achterliggende stukken openbaar? ja - Persbericht Programma: Overige Cultuur- en Oudheidkunde Parafen: Medewerker Roel Lensen Afdeling Afdelingshoofd Portefeuillehouder BUBE Afdelingshoofd Secretaris weth. Van de Nadort 2

3 Besluit B&W: Conform I. De raad wordt voorgesteld om het volgende te besluiten: het rapport van het Nationaal Archief, met uitzondering van onder 2, 3 en 4 vermelde. In essentie komt dit enerzijds neer op een verbetering van de dienstverlening aan de burger en anderzijds een verbetering in de beschikbaarheid en zekerstelling van cultureel erfgoed, d.m.v.: - verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties - bredere inzet van digitalisering en internet - meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) 2. In afwijking van scenario 2 echter, vooralsnog, geen educatieve activiteiten uit te laten 3. Eveneens in afwijking van scenario 2 de bouwkundige aanpassingen van de 4. Eveneens in afwijking van scenario 2, in te bestemmen voor het implementeren van de adviezen van het Nationaal Archief en met name het goed neerzetten van de digitale gemeentearchieffunctie. 5. Kennis te nemen van het feit dat er voor de begroting van 2009 een claim wordt 6. Kennis te nemen van het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch II. In afwijking van het inkoopbeleid in te stemmen met het starten van onderhandelingen met het Historisch Centrum Overijssel voor een meerjarig contract voor de verwerving van particuliere archieven voor het gemeentearchief. III. Eveneens in afwijking van het inkoopbeleid in te stemmen met een enkelvoudige uitnodiging voor het inhuren van een adviseur in 2008 voor het goed vormgeven van de aanbevelingen van het Nationaal Archief. IV. In te stemmen met het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch 3

4 Collegeadvies: Voorstel I. De raad voor te stellen om het volgende te besluiten: het rapport van het Nationaal Archief, met uitzondering van onder 2, 3 en 4 vermelde. In essentie komt dit neer op enerzijds een verbetering van de dienstverlening aan de burger en anderzijds een verbetering in de beschikbaarheid en zekerstelling van cultureel erfgoed, d.m.v.: verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties bredere inzet van digitalisering en internet meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) 2. In afwijking van scenario 2 echter, vooralsnog, geen educatieve activiteiten uit te laten 3. Eveneens in afwijking van scenario 2 de bouwkundige aanpassingen van de 4. Eveneens in afwijking van scenario 2, in te bestemmen voor het implementeren van de adviezen van het Nationaal Archief en met name het goed neerzetten van de digitale gemeentearchieffunctie. 5. Kennis te nemen van het feit dat er voor de begroting van 2009 een claim wordt 6. Kennis te nemen van het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch II. In afwijking van het inkoopbeleid in te stemmen met het starten van onderhandeling met het Historisch Centrum Overijssel voor een meerjarig contract voor de verwerving van particuliere archieven voor het gemeentearchief III. Eveneens in afwijking van het inkoopbeleid in te stemmen met een enkelvoudige uitnodiging voor het inhuren van een adviseur in 2008 voor het goed vormgeven van de aanbevelingen van het Nationaal Archief. IV. In te stemmen met het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch Platform Steenwijkerland. Inleiding De in het gemeentearchief aanwezige historische archieven vormen zeer waardevol cultureel erfgoed voor deze regio. Dit erfgoed is echter nog te weinig bekend bij de burger en er wordt ook relatief weinig gebruik van gemaakt. Het heeft echter meer potentie. Daarom is het college op 23 januari 2007 akkoord gegaan met het verstrekken van een opdracht aan het Nationaal Archief voor het uitwerken van een toekomstvisie voor het gemeentearchief. In oktober 2007 heeft het Nationaal Archief het eindrapport opgeleverd (bijlage 1). Op 6 november 2007 is het rapport besproken in het college. Het college heeft toen besloten om, alvorens een definitief standpunt in te nemen, het Historisch Platform Steenwijkerland om advies te vragen. Dit advies is ondertussen eveneens gereed (bijlage 2). Op dit advies is een conceptantwoord geformuleerd (bijlage 3). Voorgesteld wordt nu om de raad te adviseren om conform het in bovenstaande conceptbesluit onder I. vermelde te besluiten. Voor de argumenten en een nadere toelichting wordt verwezen naar het raadsadvies en de bijlagen. Inkoop- en aanbestedingsprocedure In het conceptbesluit voor het college wordt onder II en III voorgesteld om op twee punten af te wijken van het inkoopbeleid van de gemeente. Dit wordt hieronder verder toegelicht. 4

5 In het rapport van het Nationaal Archief wordt voorgesteld de verwerving van particuliere archieven structureel uit te besteden aan het Historisch Centrum Overijssel (HCO). In afwijking van het inkoopbeleid is hier dan sprake van een enkelvoudige uitnodiging. Er zijn echter zwaarwegende argumenten om voor het HCO te kiezen. o het HCO heeft een zeer uitgebreide ervaring met de verwerving van particuliere archieven in Overijssel o het HCO heeft eveneens bij uitstek de daarvoor benodigde kennis van geschiedenis en cultuur van Overijssel o het HCO bezit zelf een belangrijke collectie heeft van archieven over en uit Steenwijkerland Het Historisch Centrum Overijssel is daarom bij uitstek in staat om een gefundeerde keuze maken welke particuliere archieven het waard zijn om verworven te worden en kan dit bovendien in samenhang bekijken met haar eigen archieven over deze regio. Een combinatie van zeer specifieke kennis en ervaring, die elders niet te krijgen is. Geadviseerd wordt daarom om in afwijking van het inkoopbeleid in te stemmen met het starten van de onderhandeling met het Historisch Centrum Overijssel voor de meerjarige overeenkomst voor de verwerving van particuliere archieven voor het gemeentearchief In het raadsadvies wordt ook geadviseerd om in ,- te bestemmen voor het goed vormgeven van de aanbevelingen van hetnationaal Archief. Hiervoor heeft BuBe een adviseur op het oog, die de gemeente, het gemeentearchief en de medewerkers BUDIM heel goed kent. Contacten over het historisch archief gaan bij hem terug tot de tijd van Brederwiede. De betrokken adviseur is daarom bij uitstek geschikt om deze klus uit te voeren. Indien voor een meervoudige aanbesteding wordt gekozen zal, door de benodigde energie die er gestoken moet worden in de aanbesteding, het inwerken en begeleiden, het eindresultaat een stuk minder zijn. Eveneens in afwijking van het inkoopbeleid wordt daarom voorgesteld om in te stemmen met een enkelvoudige uitnodiging voor het inhuren van een adviseur in 2008 voor het goed vormgeven van de aanbevelingen van het Nationaal Archief. Bijlagen/concepten - Rapport Nationaal Archief - Advies van de niet-ambtelijke leden van het Historisch Platform Steenwijkerland - Concept-brief aan de leden van het Historisch Platform Steenwijkerland 5