Inkoopstrategie accountantscontrole boekjaar 2017 en volgende Datum voorstel: 23 februari 2017 Vergaderdatum: 21 maart 2017 Registratienr.

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Agendapunt 9 Onderwerp: Inkoopstrategie accountantscontrole boekjaar 2017 en volgende Datum voorstel: 23 februari 2017 Vergaderdatum: 21 maart 2017 Registratienr.: Opsteller: Fred Schellekens Portefeuillehouder: Wethouder C. van de Ven Voorstel Te besluiten om: De inkoopstrategie voor de accountantscontrole boekjaar 2017 e.d. vast te stellen en daarbij te opteren voor de strategie conform scenario 2. Inleiding In 2013 hebben de gemeenten Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) gezamenlijk een aanbesteding doorlopen welke heeft geresulteerd in een overeenkomst met één accountantskantoor voor de 5 Kempengemeenten en de GRSK. De looptijd van die overeenkomst was initieel de boekjaren 2014 en 2015 met optionele verlengingen voor de boekjaren 2016 en De genoemde gemeenten en de GRSK hebben de verlengingsoptie voor 2016 ingeroepen, maar hebben er voor gekozen om geen gebruik te maken van de laatste mogelijkheid tot verlenging voor het boekjaar Dat betekent dat opnieuw aanbesteed moet worden. Daarvoor is een concept-inkoopstrategie opgesteld door het Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob). Omdat uw raad het bevoegde orgaan is voor de aanstelling van een accountant, moet deze inkoopstrategie door uw raad worden vastgesteld. De actuele marktsituatie maakt het nodig om extra goed na te denken welke inkoopstrategie we gaan hanteren. Beoogd doel Komen tot een inkoopstrategie ten behoeve van de aanbesteding van accountantsdiensten voor de boekjaren 2017 e.v. Argumenten De markt met betrekking tot accountantsdiensten voor lagere overheden (gemeenten) is de laatste jaren sterk veranderd. Een aantal accountantskantoren op deze markt heeft aangegeven dat zij in beginsel niet meer zullen inschrijven voor gemeenten met minder dan inwoners. Binnen het werkgebied van Bizob is dat ook duidelijk geworden doordat deze kantoren niet meer ingeschreven hebben bij recente aanbestedingen. Er is nu nog een aantal inschrijvers met gemeentelijke ervaring en welke ook nog inschrijven voor kleinere overheidsorganisaties. Nadeel van deze partijen is, dat zij hun personele situatie nog niet hebben kunnen aanpassen op de veranderde marktsituatie, waardoor zij selectief moeten zijn in het aantal klanten, waarvoor zij inschrijven. Nadere informatie over de marktsituatie treft u aan in de concept-inkoopstrategie, die vertrouwelijk voor u bij de griffier ter inzage ligt. Een tweede aspect, dat in deze materie een rol speelt is het al dan niet nastreven van gezamenlijkheid in de Kempengemeenten (en GRSK), waarmee bedoeld wordt het streven naar één accountant voor de Kempengemeenten én de GRSK. Hierbij moet opgemerkt worden dat volledige gezamenlijkheid in de Kempen al niet meer mogelijk is. De gemeente Bergeijk heeft het contract met de huidige accountant verlengd en doet nu dus niet mee in deze aanbesteding. Ook de gemeente Oirschot doet niet mee met deze aanbesteding omdat die gemeente vorig jaar al aanbesteed heeft en dat contract nog loopt. Daarmee is volledige gezamenlijkheid dus uitgesloten. 1

2 Dit alles overziende, heeft Bizob een 3-tal scenario s bepaald voor de inkoopstrategie voor de organisatie die nu gaan aanbesteden (Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en GRSK): 1. Volledig gezamenlijk (Europese aanbesteding): voordeel = garantie op één accountant; langere looptijd nadeel = zeer weinig inschrijvers (wellicht maar één) 2. Deels gezamenlijk, percelen (Europese aanbesteding): voordeel = gezamenlijke aanbesteding, langere looptijd, kans op dezelfde accountant voor meerdere of alle organisaties, meer aanbiedingen (meer keuze) nadeel = geen garantie op één accountant voor alle 4 de organisaties, risico dat voor één of meerdere organisaties geen aanbieding wordt ontvangen (er wordt per perceel gegund) 3. Individueel (niet Europees nodig): voordeel = nadeel = onderhandse marktbenadering mogelijk (eventueel op basis van een gezamenlijk moeder -programma van eisen), meer zekerheid vooraf dat er ook daadwerkelijk aanbiedingen komen van partijen die geschikt worden geacht geen gezamenlijkheid, kortere looptijd In de afgelopen jaren hebben we in de Kempen gewerkt met één accountantsbureau voor alle organisaties omdat we daar destijds een meerwaarde in zagen (gemakkelijker afstemmen tussen gemeente en GRSK e.d.). Die meerwaarde is in de praktijk onvoldoende ervaren. Gelet op de positie van de gemeenten Bergeijk en Oirschot is volledige gezamenlijkheid in De Kempen al uitgesloten. Die situatie leidt bij ons tot de conclusie dat gezamenlijkheid weliswaar geen nadelen oplevert, maar dat het voor Reusel-De Mierden geen must is om met 4 organisaties dezelfde accountant te hebben. Nu de kans op één gezamenlijke accountant voor de 4 aanbestedende organisaties ook in scenario 2 zeer wel aanwezig is (er is zelfs een kans op één accountant voor 5 organisaties, aangezien het zo zou kunnen uitpakken dat de accountant die Oirschot al heeft, ook de accountant wordt voor Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en de GRSK). Omdat scenario 1 ook nauwelijks keuzemogelijkheden lijkt te gaan bieden, geeft scenario 2 naar ons idee de meeste c.q. beste opties. Consequenties Op dit moment gaat het om het vaststellen van de inkoopstrategie en de keuze voor het daarin te volgen scenario. Er volgt daarna dan nog een traject van vaststelling van het aanbestedingsdocument (zeg maar het programma van eisen) en het doorlopen van de feitelijke aanbestedingsprocedure. Daarin zal Bizob ons ondersteunen. Voor de efficiency en snelheid kan het de aanbeveling verdienen om in het gehele traject ook enkele bevoegdheden te delegeren, zodat niet voor iedere formele handeling afzonderlijke raadsbesluiten nodig zijn. Het past ook bij de rol van uw raad om op hoofdlijnen de kaders te bepalen. Voor zover onze kennis nu reikt, gaat binnen de GRSK-directie de voorkeur uit naar scenario 1. Ook Eersel neigt vooralsnog naar dat scenario terwijl in Bladel (ambtelijk) een voorkeur lijkt te bestaan voor scenario 3. Nergens heeft de gemeenteraad ten principale een keuze gemaakt, zodat de definitieve standpunten niet bekend zijn. Financiën Hoe een nieuwe aanbesteding prijstechnisch gaat uitvallen, is niet te voorspellen. De veranderde marktsituatie maakt dat extra lastig voorspelbaar. Het zou dus kunnen dat we binnen de bestaande budgetten kunnen blijven, maar het kan ook dat we genoodzaakt zullen zijn om aanvullende middelen beschikbaar te stellen. Communicatie Uw raad zal zo goed mogelijk op de hoogte gehouden worden van het verdere verloop van de aanbestedingsprocedure en waar nodig om besluitvorming worden gevraagd. Burgerparticipatie N.v.t. Toekomstvisie N.v.t. 2

3 Vervolg Met de vier organisaties zal in samenwerking met Bizob gezamenlijk de aanbesteding worden voorbereid, rekening houden met de scenariokeuze die elke organisatie afzonderlijk maakt. De aanbesteding moet tijdig afgerond zijn omdat de nieuwe accountant in het 3 e / 4 e kwartaal 2017 de interimcontrole voor het boekjaar 2017 moet kunnen uitvoeren en zich daar voldoende op moet kunnen voorbereiden. Na de vaststelling van de inkoopstrategie zal de opstelling en vaststelling van het programma van eisen en de beoordelingssystematiek volgen, want dat zullen de documenten zijn op basis waarvan gegadigden kunnen inschrijven. De planning is erop gericht om in september het gunningsbesluit te kunnen nemen. Vertrouwelijk ter inzage voor raad/commissie. Concept raadsbesluit. Vertrouwelijk ligt bij de griffie ter inzage de concept-inkoopstrategie Accountantscontrole boekjaar 2017 ev gemeente Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en de Samenwerking Kempengemeenten Het presidium, de griffier, de voorzitter, J.C.M. van Berkel Mw. J. Eugster 3

4 4

5 Raadsbesluit Vergaderdatum: 21 maart 2017 Onderwerp: Inkoopstrategie accountantscontrole boekjaar 2017 en volgende Registratienummer: De raad van de gemeente Reusel-De Mierden; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 februari 2017 Besluit De inkoopstrategie voor de accountantscontrole boekjaar 2017 e.d. vast te stellen en daarbij te opteren voor de strategie conform scenario 2. Aldus besloten in de vergadering van 21 maart 2017, De raad voornoemd, de griffier de voorzitter J.C.M. van Berkel mw. J. Eugster 5