Raadsvoorstel. Vergaderdatum: 28 november 2006 Registratienummer: Agendapunt nummer: Onderwerp Benoeming accountant

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Bevoegdheid Raad Vergadering Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 28 november 2006 Registratienummer: Agendapunt nummer: Onderwerp Benoeming accountant Inleiding/aanleiding Op grond van artikel 213 van de gemeentewet dient de accountant formeel benoemd te worden door de raad. De gemeenten Asten, Bergeijk, Heeze-Leende, Laarbeek, Oirschot en Son en Breugel hebben een Europees aanbestedingstraject doorlopen. De inschrijvingen zijn vergeleken en beoordeeld op de beoordelingscriteria zoals vermeld in het Programma van Eisen. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen aan de aanbieder die in de beoordelingsmatrix als economisch meest voordelig is aan te wijzen. Definitieve gunning van de opdracht zal gebeuren nadat de contractbesprekingen zijn afgerond. In de vergadering van mei/juni 2006 (Oirschot 23 mei 2006) hebben de Raden het programma van eisen accountantscontrole, met inbegrip van de gunningscriteria, vastgesteld. De gemeenten nemen deel in een gezamenlijk traject aanbesteding accountantscontrole met ondersteuning van het Bureau Inkoop en aanbestedingen Zuid-Oost Brabant (BIZOB). Voor samenwerking is gekozen om collectief te komen tot een duidelijk kwalitatief programma van eisen, transparante en objectieve marktbenadering en collectiviteitvoordelen. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een wettelijke verplichte Europese aanbesteding conform de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten Diensten. Om te komen tot de selectie van de accountantsdienst zijn, na vaststelling van het Programma van Eisen door de raad, de volgende stappen gezet: 1. Uitvoering aanbesteding conform de richtlijnen voor overheidsopdrachten Diensten 2. Beoordeling aangeboden inschrijvingen middels een vooraf opgestelde beoordelingsmatrix Procedure Op 3 juli 2006 is in het publicatieblad van de Europese gemeenschap de aankondiging gedaan. Naar aanleiding van de publicatie is door vier bedrijven het bestek opgevraagd. Tot 11 augustus 2006 waren de bestekhouders in de gelegenheid om schriftelijk vragen te stellen. Op 28 augustus 2006 is de Nota van Inlichtingen kenmerk BIZOB/BUNDEL/FR/2006/001A verzonden aan alle houders van het programma van eisen. De inschrijving sloot op 6 september Er zijn door een tweetal bedrijven offertes ingediend. Hiervan is proces verbaal opgemaakt, waarvan alle inschrijvers een afschrift hebben gekregen. jmsrvl. benoeming accountant.doc\blz. 1

2 De inschrijvingen zijn door de gezamenlijke gemeenten beoordeeld. Inschrijvingen en offertevergelijking Door de volgende bedrijven is een offerte ingediend: - Deloitte - Ernst & Young De inschrijvingen zijn met elkaar vergeleken en beoordeeld op de criteria zoals vermeld in het Programma van eisen. Op 12 oktober 2006 hebben de controleteams van de bedrijven een presentatie verzorgd voor onder andere een afvaardiging vanuit de raden van de deelnemende gemeenten. De inhoudelijke aspecten (o.a. rechtmatigheid), meningen, argumenten en standpuntbepalingen zijn meegenomen in de beoordeling. Eén en ander heeft geresulteerd in het oordeel dat beide bedrijven in kwalitatief opzicht gelijkwaardig zijn. Beide bedrijven voldoen aan alle eisen van het PVE. De financiële aspecten zijn doorslaggevend bij de beoordeling. De beoordeling en aanbestedingsresultaat zijn vertrouwelijk en liggen voor uw raad ter inzage bij de griffier (e.e.a. in verband met Europese aanbestedingsregels). Naast financiële besparingen zijn er voordelen behaalt die resulteren in een verbeterde kwalitatieve dienstverlening en inkoopcontract. Gezamenlijke gunning In het voortraject hebben de raden besloten om een gezamenlijke aanbesteding van de accountantscontrole aan te gaan. Geopteerd is voor modaliteit 1 gezamenlijke aanbesteding, contract met één accountant, teneinde het gezamenlijke inkoopvoordeel te maximaliseren. Op deze manier kan het grootste inkoopvoordeel worden verkregen. De keerzijde is dat alle wensen en eisen vóór de marktbenadering vastgelegd zijn. De uitslag van de offerte evaluatie moet door alle deelnemende gemeenten worden gerespecteerd. Hiervan afwijken kan leiden tot claims! Afwijking van de gunning kan tevens leiden tot het teniet doen van de collectiviteitkorting (20%) bij de deelnemende gemeenten en het van voren af aan opstarten van het proces (i.c. individuele aanbesteding). Contractbespreking De eerstvolgende fase in het proces is het opstarten van de contractbesprekingen, hetgeen resulteert in een individuele overeenkomst tussen iedere gemeente en de externe accountant. Relevante aspecten, voortvloeiende uit de inschrijvingen en presentaties, kunnen per individuele gemeente wordt meegenomen bij de contractbespreking. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan een andere samenstelling van het controleteam. Tevens kunnen, in beperkte mate, in- jmsrvl. benoeming accountant.doc\blz. 2

3 houdelijke aspecten en aspecten in het kader van het organisatiebelang (ontwikkeling) worden meegenomen. Door het expliciet opnemen in het contract wordt gewaarborgd dat de accountant zich hieraan dient te houden. Voorstel Verzocht wordt: 1. Instemmen met het gunningadvies. 2. In te stemmen met het (huidige)voorgestelde accountants team dan wel aan te geven dat een gewijzigd team voor de gemeente samengesteld dient te worden. Argumenten 1.1 De collectieve beoordeling geeft aan dat de aanbieding van Deloitte Accountants B.V. als economisch meest voordelige is aan te duiden en dat de opdracht aan deze organisatie kan worden gegund. Kanttekeningen n.v.t. Kosten en dekking De opdracht omvat de controle van de jaarrekening, de vijf door de raad aan te geven rechtmatigheidonderzoeken zowel bij de interim-controle als bij de jaarrekening en het opstellen van deelverantwoordingen conform de lijst opgenomen in het Programma van Eisen. Voor overige opdrachten is een vast uurtarief in het contract opgenomen. De kosten voor de controle van de jaarrekening (incl. rechtmatigheidonderzoeken) bedragen de komende drie jaar jaarlijks ,00 (incl. BTW). In de aanbieding is rekening gehouden met de kosten voor de controle van de deelverantwoordingen, die een structureel dan wel incidenteel karakter dragen, voor een bedrag van 9.000,00 (incl. BTW) De collectiviteitkorting is in deze bedragen verdisconteerd. In de (meerjaren)begroting is een exploitatiebudget accountantsverklaringen opgenomen van ,00. Zodra de contractbesprekingen zijn afgerond én het contract is ondertekend door het college van burgemeester en wethouders zullen de financiële consequenties, via begrotingswijziging, verwerkt worden in de begroting Communicatie n.v.t. Procedures, Planning en Uitvoering De vervolgprocedure is: - Opstarten contractbespreking(en) - Opstellen contract jmsrvl. benoeming accountant.doc\blz. 3

4 - Formele gunning opdracht en ondertekening contract Evaluatie n.v.t. Bijlagen ter inzage De beoordeling en aanbestedingsresultaat zijn vertrouwelijk en liggen ter inzage bij de griffier. Oirschot, Het Presidium, H. Struijs, Mr. R.A.L. Severijns, griffier voorzitter jmsrvl. benoeming accountant.doc\blz. 4

5 jmsrvl. benoeming accountant.doc\blz. 5

6 Raadsbesluit Vergadering: Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 28 november 2006 Registratienummer: De raad der gemeente Oirschot; gegeven de agendering door het Presidium d.d. ; besluit: 1. Instemmen met het gunningadvies. 2. In te stemmen met het (huidige)voorgestelde accountants team.. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschot van 28 november 2006, De gemeenteraad, Han Struijs, griffier Ruud Severijns, voorzitter jmsrvl. benoeming accountant.doc\blz. 6