Raads informatiebrief

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer 02.2y8.oor rnboeknummer osjorzs64 Classificatienummer oy Dossiernummer s4y.sop r9 november 202 Raads informatiebrief Betreft aanbesteding accountantswerkzaamheden 1 Inleiding Het contract met Ernst & Young is opgezegd. Er dient een procedure te worden opgestart voor Europese aanbesteding. 2 Probleemstelling Het contract is ingevolge het besluit van de raad opgezegd per 1 januari Per genoemde datum is benoeming van een nieuwe accountant bij de wet verplicht. Gezien de aard van de werkzaamheden en de vermoedelijke aanneemsom is voor de benoeming van een nieuwe accountant een Europese aanbesteding noodzakelijk. Hiervoor gelden speciale voorschriften en wettelijke termijnen, Voor een goed en transparant verloop van het gehele proces, welk in totaal 1 jaar in beslag neemt, is een plan van aanpak en tijdspad opgesteld. Voorgesteld wordt een bestuurlijk/ambtelijke projectgroep in te stellen. Het gehele proces kan in drie fasen worden verdeeld, namelijk: 1. opstellen en vaststellen programma van eisen en selectie- en gunningcriteria; 2. publicatie en offerte; 3. besluitvorming en gunning. 3 Wijze van aanpak Besluitvorming. De raad heeft op 2 september 2002 o.a. besloten: 1. het contract met de huidige accountant Ernst & Young (E & Y) met ingang van het boekjaar 2004 op te zeggen; 2. een openbare aanbesteding voor te bereiden voor een nieuw accountantscontract met ingang van het boekjaar Voortzetting contract E & Y tim 2003 en opzegging metingang van boekj aar Overeenkomstig het contract met E & Y zal opzegging met ingang van 1 januari 2004 voor 1 januari 2003 moeten plaatsvinden. De opzegging kan door het college van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd op basis van het raadsbesluit van 2 september Opzegging per 1 januari 2004 betekent dat E & Y tot en met het

2 Raadsnummer oa.ay8.oor boekjaar 2003 de werkzaamheden volgens het contract uitvoert ( de controle tot en met de jaarrekening 2003, de natuurlijke adviesfunctie en de noodzakelijke deelverklaringen opstelt tot en met het dienstjaar 2003). De werkzaamheden lopen derhalve door tot het najaar Tot en met het dienstjaar 2002 zijn vaste prijsafspraken gemaakt (B en W besluit van 6 februari 2001). Voor het dienstjaar 2003 is door E & Y toegezegd, dat slechts de prijsindex voor 2003 zal worden toegepast. Dit is intussen met E & Y definitief overeengekornen. Interne afspraken zijn nog wel noodzakelijk over de planning, procedure en werkwijze ten aanzien van de deelverklaringen. De prijs van de deelverklaringen is sterk afhankelijk van goede afspraken en de naleving daarvan. De formele opzegging van het contract met E & Y per 1 januari 2004 heeft intussen plaatsgevonden. Dienstverlening door E & Y na 1januari 2004 terzake van verbeterplan bedrijfsvoering. E 8 Y is nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van het verbeterplan bedrijfsvoering. Deze activiteiten worden verricht buiten het lopende contract om. Er zijn geen contractuele verplichtingen die verder reiken dan 1 januari In hoeverre de betrokkenheid van Ernst & Young bij de uitvoering van het verbeterplan ook na 1 januari 2004 wenselijk is, kan afzonderlijk worden bepaald. Openbare aanbesteding en procedure nieuw accountantscontract per 1 januari Openbare en niet-openbare aanbesteding. Gezien de aard van de dienstverlening (accountantswerkzaamheden) en het drempelbedrag bij een langlopende dienstverleningsovereenkomst moet Europese aanbesteding plaatsvinden. Europese aanbesteding kan openbaar of niet-openbaar plaatsvinden. Bij openbare aanbesteding kunnen naar aanleiding van de publicatie alle belangstellenden direct een offerte indienen. Bij niet-openbare aanbesteding is sprake van een openbare aanbesteding in twee fasen. Na publicatie vindt selectie plaats op basis van vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria en vervolgens kunnen de geselecteerde gegadigden een offerte uitbrengen. De keuze wordt vervolgens gemaakt op basis van objectieve gunningcriteria. Gezien de aard van de af te sluiten dienstverleningsovereenkomst is de niet-openbare aanbesteding aan te bevelen. Voor de niet-openbare aanbesteding gelden vastgestelde termijnen voor aankondiging en oproep tot deelneming. Verder moeten vastgestelde formulieren hiervoor worden gebruikt. 2. Programma van eisen/bestek Voor de aanbesteding is het noodzakelijk een Programma van Eisen/bestek op te stellen. Het huidige contract met E en Y is gebaseerd op een Programma van Eisen, gedateerd 10 januari Evaluatie van dit programma kan onderdeel zijn van het opstellen van een nieuw programma. Ook kunnen programma s van eisen van grote gemeenten, die onlangs een aanbestedingsprocedure hebben doorlopen bij de

3 Raadsnurnrner oa.zya.oor opstelling van een nieuw Programma van Eisen worden geraadpleegd. Het Programma van Eisen van de gemeente Tilburg is reeds beschikbaar. Onderdelen die in ieder geval overwogen moeten worden betreffen de certificerende functie, de (natuurlijke) adviesfunctie, de bestuurlijke ondersteuning, de administratieve ondersteuning. Ook zal nagedacht moeten worden over de rol en de relaties van de accountant in het huidige organisatiemodel en in het duaal stelsel. Deze werkzaamheden moeten afgerond zijn voordat de formele aanbestedingsprocedure start. 3. Opstellen van objectieve selectie- en gunningcriteria. Deze dienen eveneens voor de aanvang van de aanbestedingsprocedure te worden vastgesteld. Te denken valt o.a. de kwaliteitseisen in relatie tot Programma van Eisen, de controlefilosofie, gewenste ervaring in (grote) gemeenten en/of bedrijfsleven, adviespotentieel, prijs, continuiteit, flexibiliteit, prijs, etc. Deze wegingsfactoren behoeven niet alle van gelijke zwaarte te zijn. Ook zijn niet alle wegingsfactoren van even groot belang bij de selectie- en gunningprocedure. Voorbeelden van andere gemeenten kunnen bij de bepaling van de wegingsfactoren worden betrokken. 4.Procedureiaanpak. Van belang is vooraf te bepalen welke procedure en aanpak wenselijk wordt geacht. De belangstellenden kunnen dit bij hun afweging betrekken. Ook dient nagegaan te worden hoe inhoud wordt gegeven aan de positie van het ambtelijk management, het college, de commissies, de raad en de rekenkamer ten opzichte van de accountant. Naast een beoordeling van de offertes zal zeker ook een presentatie van de offerte met toelichting en vraagstelling noodzakelijk zijn. Voor het totale traject is het aan te bevelen een volledige uitgewerkt plan van aanpak op te stellen, waarin opgenomen de bestuurlijke en ambtelijke inbreng, een tijdpad gebaseerd op tijdige besluitvorming voor 1 januari 2004, de instelling van een gemeentelijke projectgroep. Plan van aanpak aanstelling accountant per 1 januari Nog meer dan in het verleden is in het duale stelsel de aanstelling van de accountant een zaak van de raad. De raad is in het duale stelsel het controlerend orgaan. De accountant en de accountantscontrole ondersteunen de raad in haar controlerende taak. Gezien deze controlerende taak van de raad en de bevoegdheid tot aanstelling van de accountant is het aan te bevelen de raad c.q. de raadscommissies nauw te betrekken bij alle fasen van het proces. Dat wil zeggen bij de toetsing en beoordeling van alle relevante bescheiden, bij het overleg met gegadigden en bij de voorbereiding van de bestuurlijke stukken. Om slagvaardig te handelen is een kleine deskundige projectgroep aan te bevelen. Deze projectgroep begeleidt het gehele proces, onderhoudt de contacten met de gegadigden en ambtelijke en bestuurlijke organen, bewaakt de procedure en het tijdpad en draagt zorg voor de voorbereiding van de bestuurlijk bescheiden.

4 Raadsnummer Os.a78.oor De projectgroep kan bestaan uit twee raadsleden uit de commissie financiele pijler, de wethouder financien het Hoofd Concernstaf/Concerncontroller, een directeur en een controller van een vakdienst en een ambtelijk secretaris, De projectgroep kan eventueel gebruik maken van een of meerdere werkgroepen. De commissie bestuurlijk pijler en de commissie financiele pijler zijn de meest betrokken commissies. Deze moeten een rol spelen in het proces. Het gehele traject dient tijdig voor 1 januari 2004 te zijn afgerond. Het tijdpad is gebaseerd op besluitvorming door de raad op 3 november Gezien een aantal wettelijke termijnen en de vakantieperiode is voor een zorgvuldig proces de beschikbare tijd aan de krappe kant. Bij eventuele calamiteiten is besluitvorming door de raad nog op 8 december 2003 mogelijk. Globaal kan het gehele proces, na vaststelling van het plan van aanpak, in 3 fasen worden verdeeld: fase 1: opstellen en vaststellen van het programma van eisen, selectiecriteria en gunningcriteria; planning gereed 25 februari 2003; fase 2: publicatie en offerte-traject; planning gereed 18 juli 2003; fase 3: besluitvorming en gunning; planning gereed 14 november Plan van aanpak en tijdslimiet Fase 1: Vaststellen programma van eisen en selectie- en gunningcriteria Datum Actie Werkzaamheden 18/11 Proj.gr. start werkzaamheden voor opstellen P.v.E. 16/1 BVO advisering P.v.E. en selectie- en gunningcriteria 20/1 GMT idem 28/1 BenW standpuntbepaling wk 7/8 cbp/cfp idem 25/2 BenW vaststelling P.v.Een selectie-engunningcriteria Gereed 10 jan. 16/1 20/1 28/1 wk7/8 25/2 Fase 2: Publicatie- en offertetraject. Publicatie. 28/2 Proj.gr. Verzending publicatie tot mededinging per fax of aangetekende brief Er geldt een termijn van minimaal 37 dagen voor aanmelding. 10/4 Proj.gr. Uiterste datum voor aanmelding van gegadigden Gereed 10/4 wk 15/16 Proj.gr. Beoordeling aanmeldingen op basis selectiecriteria Gereed 17/4

5 Raadsnummer oa.aya.oor 22/4 BenW Vaststelling gegadigden Gereed 22/4 wk17 Proj.gr. Raad informeren over keuze gegadigden Gereed 25/4 wk17 Proj.gr. Verzendenuitnodigingenvooruitbrengenvan offerte Gereed 25/4 Er geldt een termijn van minimaal 40 dagen voor uitbrengen offerte. wk 17 Proj.gr. Niet geselecteerden in kennis stellen Gereed 25/4 Offerte. 5/6 Proj.gr. Laatste dag voor inwinnen informatie Gereed 5/6 13/6 Proj.gr. Uiterste datum in! evering offertes Gereed 13/6 wk 25/26 Proj.gr. Toetsen/beoordelen offertes Gereed 27/6 wk 27 BVO/GMT Presentatie gegadigden Gereed 4/7 wk 27 Cie Bp/Fp idem Gereed 4/7 wk 27 B en W idem Gereed 4/7 wk 28/29 Proj.gr. Opstellen raadsvoorstel tot benoeming accountant. Onderbouwing keuze en redenen tot afwijzen Gereed 18/7 Fase 3: Besluitvorming en gunning. 4/9 BVO Bespreken raadsvoorstel, keuze, redenen afwijzing etc. Gereed 4/9 8/9 GMT Idem Gereed 8/9 16/9 B en W idem Gereed 16/9 wk 41 Cie Fp/Bp idem Gereed 10/1 0 wk 42 Proj.gr. Accountantskantoren in kennis stellen van principebesluit Gereed 17/10 4/11 Raad Besluit tot benoeming accountant Gereed 4/11 Wk 45 Proj.gr. Opsturen mededeling van gunning (Model E) Gereed 14/11 Dit moet binnen 48 dagen na definitieve gunning

6 f Raadsnummer 02.2ya.oor Gereed 14/11 In afwijzingsbrieven moet naam begunstigde en reden van afwijzing worden vermeld. 4 Besluit van het college van burgemeester en wethouders Op 19 november 2002 hebben wij besloten: 1. akkoord te gaan met het plan van aanpak; 2. akkoord te gaan met deelname van de wethouder van financien aan de projectgroep; 3. twee leden uit de commissie financiele pijler te benoemen in de projectgroep; 4. akkoord te gaan met deelname als ambtelijke adviseurs aan de projectgroep van hoofd Concernstaf, (directeur DWZI, controller DSOB, hoofd FEB en de adviseur Concernstaf (secretariaat). Burg eester en wethouders van Eindhoven, I secretaris hdo/ee