Zaak kenmerk: Algemeen bestuur: 24 juni 2014 Afdelingshoofd: J. Hulzebos

Transcriptie

1 Zaak kenmerk: Algemeen bestuur: 24 juni 2014 Afdelingshoofd: J. Hulzebos Behandeld door: J. van de Lisdonk Onderwerp: Documentkenmerk: Benoeming accountant Ommen, 18 juni 2014 HET ALGEMEEN BESTUUR WORDT VOORGESTELD TE BESLUITEN OM: - Het accountantskantoor BDO de opdracht te verlenen voor de uitvoering van de accountantscontrole over de periode Na twee jaar in samenspraak met de raad van Hardenberg en de raad van Ommen de dienstverlening te evalueren en een go/no go besluit hierover in gezamenlijkheid te nemen Inleiding De gemeenten Hardenberg en Ommen en de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg hebben gezamenlijk een Europese aanbesteding uitgeschreven voor de uitvoering van de accountantscontrole over de periode Hierop hebben twee bureaus ingeschreven, Deloitte en BDO. Probleem bij de andere bureaus is, voor zover ons bekend, dat zij niet akkoord wilden gaan met onze inkoopvoorwaarden i.v.m. aansprakelijkheid voor zowel directe als indirecte schade, namelijk 1 miljoen per gebeurtenis. Dit bleek uit de vragen die zijn gesteld door de verschillende potentiële aanbieders gedurende het aanbestedingstraject. Daarbij werd gerefereerd aan een afspraak in de branche dat accountants niet meer aansprakelijkheid accepteren dan drie keer de jaar- fee. We hebben in de beantwoording op deze vragen aangegeven dat deze beperking acceptabel is als ze het kunnen aantonen dat zo n afspraak branchebreed is gemaakt. Dat is niet gebeurd. Het lijkt erop dat het een afspraak is tussen de vier grote accountantskantoren die in Nederland en daarbuiten actief zijn. Eén van deze bureaus heeft in elk geval in een telefonisch contact nog expliciet bevestigd dat zij niet zouden gaan inschrijven vanwege deze inkoopvoorwaarde. Deloitte heeft een aanbieding gedaan onder voorwaarde dat zij deze aansprakelijkheid niet accepteren, echter zonder nadere onderbouwing. Een aanbieding onder voorwaarde is onontkoombaar grond voor uitsluiting. BDO heeft aangegeven wel te willen voldoen aan alle voorwaarden gesteld in de aanbesteding. Conform de opgestelde aanbestedingsleidraad is er een beoordelingsteam samengesteld van drie leden van de raad van Hardenberg en drie van de raad van Ommen. 1

2 Het betreft de volgende raadsleden vanuit Ommen: - dhr. B.T. de Vries-Robles (D66) - dhr. L.G.M. Bongers (LPO) - dhr. G.J. Middelkamp (VOV). Vanuit de raad van Hardenberg hebben deelgenomen: - dhr. W.H. Dogger (CDA) - dhr. S.C. Stelpstra (CU) en - dhr. R P. Jonkhans (PvdA). Als adviseurs van het beoordelingsteam waren aanwezig wethouder Janssen (Financiën, Hardenberg), wethouder Prinsse (Hardenberg als DB verantwoordelijk voor Financiën vanuit de BOH) en beide griffiers. Wethouder Scheele (Financiën Ommen) was verhinderd. Ambtelijk waren als adviseurs toegevoegd de senior inkoopadviseur en de concerncontroller. De heer Bongers heeft opgetreden als voorzitter van het beoordelingsteam. Dit beoordelingsteam heeft de offerte beoordeeld en tevens een presentatie van BDO gehad. Mevrouw drs. R. Lubbers-Hilbrands RA is de partner die vanuit BDO eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van deze opdracht. Zij heeft persoonlijk langjarige ervaring bij controle en advisering van gemeenten vanuit één van de vier grotere accountantskantoren. Op basis van deze offerte en presentatie adviseert het beoordelingsteam de raad van Ommen om, in samenspraak met de raad van Hardenberg en het Algemeen Bestuur van de BOH, BDO de opdracht te verlenen voor de uitvoering van de accountantscontrole over de periode Beoogd effect Een adequate uitvoering van de accountantscontrole voor de Bestuursdienst. En daarbij vanuit de zogenoemde natuurlijke adviesrol een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de Bestuursdienst. Jaarlijks in samenspraak met de gemeenteraden van Ommen en Hardenberg en de accountant evalueren op welke wijze de accountant invulling geeft aan deze opdracht met na twee jaar een expliciet go/no go besluit. Omdat het een gezamenlijke aanbesteding is committeren beide raden zich eraan dat een eventuele no go van één van de raden ook een no go voor de andere raad is. Argumenten BDO is een gerenommeerd accountantsbureau dat behalve voor de private sector ook actief is op de semi-publieke markt (zorgorganisaties, WSW e.d.). Echter tot voor kort had dit bureau geen gemeenten als klant voor de uitvoering van de jaarrekeningcontrole. Wel adviseerden zij gemeenten in diverse ontwikkelingen. Pas recentelijk zijn zij actief als accountant voor gemeenten. Inmiddels hebben zij zes gemeenten als klant geworven en zullen zij binnenkort ook hun eerste accountantsverklaring afgeven voor één van deze klanten. Deze achtergrond reflecteert zich in de offerte. Het is een organisatie die zich nog waar moet maken in deze markt vanuit deze positie. De combinatie van enerzijds accountant met een sterke toetsende rol en anderzijds de adviseur die mee moeten kunnen denken in de bestuurlijke afwegingen, levert een bijzondere uitdaging op. Dit levert overigens ook bij accountants die meer ervaring hebben met controlewerk soms dilemma s op. De wijze waarop BDO zich presenteert vanuit controlerol in combinatie met de adviesrol is een expliciet aandachtspunt geweest voor het beoordelingsteam. 2

3 De accountant is hierop scherp bevraagd tijdens de presentatie. Met name de persoonlijke betrokkenheid van de partner, mevrouw R. Lubbers, wordt als belangrijk aspect beschouwd. Zij heeft daarop ook aangegeven het essentieel te achten direct betrokken te zijn bij de controle. Daarnaast benadrukt ook zij het belang van een regelmatige uitwisseling met de raad en waar nodig en gewenst een direct toegankelijkheid van uit de raad en individuele raadsleden. Daarbij kan zij én gebruik maken van de binnen de organisatie aanwezige advieskennis over de lokale overheden én de advies- en controle ervaringen bij de voor de gemeente belangrijke verbonden partijen in o.a. de zorg en welzijnssector. Deze benaderingswijze sprak het beoordelingsteam unaniem aan en zij komen dan ook tot dit eenduidig advies. Risico s Juist omdat deze accountant zich als organisatie moet waarmaken heeft het beoordelingsteam enkele referenties nagetrokken. Deze bevestigden het positieve beeld van het beoordelingsteam o.a. als prima gesprekspartner, bedrijfsmatig en verfrissend en mevrouw Lubbers is als partner inderdaad met enige regelmaat op de werkplek aanwezig. Nu kennen de gemeenten Ommen en Hardenberg en de BOH een bijzondere samenwerkingsconstructie. De accountant zal zich ook in deze specifieke gemeenten en de BOH moeten verdiepen. Het beoordelingsteam vindt het daarom belangrijk om na een jaar gezamenlijk met beide raden en met de accountant de dienstverlening te evalueren. Het gaat dan om basale zaken als tijdig aanleveren van stukken tot aan de toegankelijkheid van de accountant voor het bestuur als het gaat over de specifieke vraagstukken waar de gemeenten mee te maken hebben. Er zullen dan ongetwijfeld verbeterpunten zijn waarop de accountant en ook de eigen organisatie moeten en kunnen acteren in het tweede jaar. Het is uiteraard de intentie om een samenwerking van vier jaar op te zetten. Gezien de ontwikkeling die deze accountant moet doormaken, acht het beoordelingsteam het wel raadzaam om nu al expliciet met de accountant af te spreken dat er na een jaar op grond van de eerste bevindingen een aantal aanbevelingen zullen worden meegegeven en dat er na twee jaar een evaluatie plaatsvindt met een duidelijk go/no go besluit van beide raden. Daarbij is het ook belangrijk dat beide raden gezamenlijk en met het AB van de BOH op blijven trekken. Dat betekent als één van beide raden de samenwerking met de accountant zou willen stoppen dat de andere raad zich hieraan op voorhand committeert. Het feitelijke gezamenlijke overleg vindt plaats in dezelfde samenstelling als het huidige beoordelingsteam, dat wil zeggen drie leden van beide raden die vervolgens een advies uitbrengen aan beide raden. 3

4 Financiën De huidige budgetten zijn gezamenlijk hoger dan het aanbestede bedrag van BDO. Het voorstel is om nu niet een bezuiniging hierop in te boeken maar juist ruimte te houden om voor eventuele specifieke onderwerpen die niet binnen het huidige bestek vallen, wel de accountant daarop in te kunnen zetten. Communicatie Na positieve besluitvorming van de beide raden en het AB, zal er een zogenoemde verificatiebijeenkomst worden gehouden. Dit is een ambtelijk overleg om de overeenkomst nader af te stemmen en de eerste werkafspraken te maken. Bijlage Offerte van BDO. Het Dagelijks Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, De secretaris, De voorzitter, Mw. L. Dennenberg P.H. Snijders 4

5 Onderwerp Benoeming accountant Document Kenmerk Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Ommen-Hardenberg; Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 18 juni 2014; Besluit: - Het accountantskantoor BDO de opdracht te verlenen voor de uitvoering van de accountantscontrole over de periode ; - Na twee jaar in samenspraak met de raad van Hardenberg en de raad van Ommen de dienstverlening te evalueren en een go/no go besluit hierover in gezamenlijkheid te nemen. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 24 juni Het bestuur voornoemd, De secretaris, De voorzitter, Mw. L. Dennenberg P.H. Snijders 5

6