AANBESTEDING LEARNING MANAGEMENT SYSTEEM VIA SURFMARKET

Transcriptie

1 AANBESTEDING LEARNING MANAGEMENT SYSTEEM VIA SURFMARKET

2 INHOUD 1 Inleiding 2 2 Voorstel voor aanpak 3 3 Hoe verloopt de aanbesteding? 4 4 Wat is het resultaat van de aanbesteding? 5 5 Hoe werkt de minicompetitie? 5 6 Exploitatie-fase & contractmanagement 5 7 Wat is het voordeel voor onderwijsinstellingen om mee te doen? 5 8 Wat betekent deelname voor een onderwijsinstelling? 5 1 Inleiding SURFmarket heeft het voornemen om in 2015 raamovereenkomsten aan te besteden voor een Learning Management Systeem (LMS). Een groot aantal onderwijsinstellingen moet binnenkort een LMS aanbesteden. Als elke onderwijsinstelling dit individueel doet, kost dit relatief veel tijd en geld. Om besparingen te realiseren en kennis te bundelen, werkt SURFmarket daarom samen met de onderwijsinstellingen aan een aanbesteding van raamovereenkomsten. Het beoogde resultaat van de aanbesteding is dat de deelnemende onderwijsinstellingen via een minicompetitie een LMS kunnen kiezen dat aansluit op de eigen situatie. In dit document leest u de voorgestelde aanpak en hoe uw onderwijsinstelling kan deelnemen. Zou u SURFmarket uiterlijk 5 juni 2015 willen laten weten of uw instelling belangstelling heeft? 9 Hoe kunnen onderwijsinstellingen deelnemen? 6 10 Go / No Go 6 11 Waar kan de onderwijsinstelling terecht met vragen en opmerkingen? 6 Bij veel instellingen is het LMS een belangrijk onderdeel van de digitale leeromgeving. Onderwijsinstellingen willen hiermee zo goed mogelijk aansluiten bij de veranderende eisen en wensen van studenten en docenten en bij de vraag naar meer gepersonaliseerd en flexibel onderwijs. Ook maken veranderingen in techniek en in het aanbod van diensten een heroriëntatie nodig op de digitale leeromgeving en de plaats van het LMS hierin. SURF ondersteunt instellingen hierbij. Kijk voor meer informatie op de website van SURF. 2

3 2 Voorstel voor aanpak SURFmarket stelt een aanpak voor die bestaat uit twee fasen. In de eerste fase besteedt SURFmarket raamovereenkomsten aan voor all-in-one LMS en. Dit levert raamovereenkomsten op waarmee LMS en van meerdere leveranciers beschikbaar komen. In de tweede fase kunnen onderwijsinstellingen via een minicompetitie een opdracht gunnen aan één van de leveranciers met een raamovereenkomst. De aanpak van SURFmarket is geïnspireerd op de LMS-aanbesteding die HEAnet, de Ierse SURF, uitvoerde in Op basis van een set van globale requirements kwamen zij tot raamovereenkomsten met vijf leveranciers van all-in-one LMS en. In de aanbesteding zijn twee kavels onderkend: een kavel voor LMS-licenties, dienstverlening en aanvullende services en een kavel voor (alleen) dienstverlening en aanvullende services. Ook ondersteunt de raamovereenkomst zowel on-premise als hosted gebruik. Veel onderwijsinstellingen in Nederland gebruiken Blackboard als LMS. Voor onderwijsinstellingen die een licentie voor Blackboard afnemen via SURFmarket is de rechtmatigheid van het gebruik tot eind 2015 geregeld via een waiver. Tot eind 2015 voldoen deze onderwijs instellingen daarmee aan (Europese) aanbestedings wet- en regelgeving. In de brochure Aanbesteden Learning Management Systeem legt SURF uit wat de situatie is met betrekking tot het rechtmatig gebruik van Blackboard. Vervolgens kunnen de Ierse onderwijsinstellingen uit deze vijf leveranciers een keuze maken via een vereenvoudigde procedure zonder publicatieverplichting. De uitkomst van de Ierse aanbesteding kan ook interessant zijn voor de onderwijsinstellingen in Nederland die kiezen voor een all-in-one LMS. SURFmarket heeft daarom het voornemen om de Ierse aanpak zoveel mogelijk aan te houden. 3

4 3 Hoe verloopt de aanbesteding? De planning is als volgt: Datum Actie Toelichting Go/no-go aanbesteding SURFmarket start de aanbesteding zodra de Colleges van Bestuur van minimaal twee onderwijsinstellingen hun interesse kenbaar maken Definitieve lijst requirements beschikbaar & beschrijvend document afgerond Deadline aanmelden voor onderwijsinstellingen Samen met de onderwijsinstellingen stelt SURFmarket de wensen- & eisenlijst en het beschrijvend document op. Hierbij stelt SURFmarket globale requirements op, vergelijkbaar met de HEAnet aanpak. Laatste mogelijkheid voor onderwijsinstellingen om deel te nemen aan de aanbesteding Publicatie aanbesteding SURFmarket publiceert de aanbesteding op TenderNed Deadline voor leveranciers voor indienen offerte Partijen krijgen 40 kalenderdagen om een offerte in te dienen Beoordeling leveranciers De deelnemende onderwijsinstellingen beoordelen en scoren de reacties. Dit vergt circa 3 weken doorlooptijd. SURFmarket informeert de leveranciers vervolgens over de voorgenomen gunning Ingang van bezwaartermijn De bezwaartermijn van 20 kalenderdagen gaat in na het informeren van de partijen Overeenkomsten sluiten met geselecteerde partijen en publicatie van partijen op TenderNed Mogelijkheid om minicompetitie te starten. SURFmarket maakt openbaar welke partijen zijn opgenomen in de raamovereenkomsten. Vanaf dit moment kunnen deelnemende onderwijsinstellingen een minicompetitie starten. 4

5 4 Wat is het resultaat van de aanbesteding? Zodra de aanbesteding is afgerond, publiceert SURFmarket daarover op de website van SURF. De aanbesteding levert raamovereenkomsten op waarmee LMS en van meerdere leveranciers, die voldoen aan de eisen zoals gesteld in het tender-document, beschikbaar komen. De raamovereenkomsten hebben een looptijd van drie jaar met de mogelijkheid om met 12 maanden te verlengen. 5 Hoe werkt de minicompetitie? Gedurende de looptijd van een raamovereenkomst kunnen onderwijsinstellingen via een minicompetitie een opdracht gunnen aan één van de leveranciers met een raamovereenkomst. Vervolgens komt een nadere overeenkomst met deze leverancier tot stand. Deze overeenkomst dient in te gaan voor het einde van de looptijd van de raamovereenkomst. De nadere overeenkomst heeft normaal gesproken een looptijd van vier jaar, tenzij goed wordt onderbouwd waarom de looptijd langer moet zijn. Een goede onderbouwing kan zijn dat de kosten voor aanbesteding en implementatie niet binnen vier jaar terugverdiend worden. Bij de minicompetitie moeten de inkoop-/aanbestedingsbeginselen van gelijke behandeling en transparantie in acht worden genomen. SURFmarket zorgt dat onderwijsinstellingen weten hoe ze een minicompetitie moeten opzetten. Er wordt gekeken of SURFmarket de onderwijsinstellingen op dezelfde manier kan faciliteren als HEAnet dat doet. Voor een minicompetitie gelden geen wettelijke termijnen. De verwachte doorlooptijd is circa drie maanden. 6 Exploitatiefase & contractmanagement SURFmarket neemt in de aanbesteding op dat elke leverancier periodiek moet melden of hem een nadere overeenkomst is gegund. SURFmarket bewaakt naleving van afspraken en prijstransparantie. Als het nodig is communiceert SURFmarket daarover met de onderwijsinstellingen. 7 Wat is het voordeel voor onderwijsinstellingen om mee te doen? Onderwijsinstellingen die meedoen met de gezamenlijke aanbesteding mogen gebruik maken van de raamovereenkomsten. Voordelen zijn: Hogere kwaliteit door het aanwenden van kennis van meerdere onderwijsinstellingen die via SURF zijn betrokken bij de aanbesteding. Besparing van tijd en kosten doordat SURFmarket een groot deel van de aanbesteding verzorgt. Gunstigere prijsstelling naarmate meer onderwijsinstellingen gebruik maken van de raamovereenkomsten. 8 Wat betekent deelname voor een onderwijsinstelling? Deelname aan de aanbesteding vraagt het volgende van een onderwijsinstelling: Dat een instelling meewerkt aan: het afronden van de aanbestedingsdocumenten. het geven van antwoord op vragen van potentiële leveranciers over de aanbesteding. beoordelen van reacties/inzendingen van leveranciers. In de Ierse aanbesteding zijn vanuit elke onderwijsinstelling twee personen betrokken: een persoon namens ICT en iemand namens Onderwijs. Een onderwijsinstelling is niet verplicht om gebruik te maken van de raamovereenkomsten. Het is deelnemende onderwijsinstellingen echter niet toegestaan om gedurende de looptijd van de raamovereenkomsten met een andere dan de geselecteerde leveranciers een overeenkomst te sluiten voor een soortgelijk product of dienst. 5

6 9 Hoe kunnen onderwijsinstellingen deelnemen? Onderwijsinstellingen die in principe mee willen doen met deze aanbesteding dienen dit uiterlijk 5 juni 2015 te bevestigen door een te sturen aan raoul.teeuwen@surfmarket.nl. Onderwijsinstellingen kunnen tot vier weken voor publicatie van de aanbesteding worden toegevoegd aan de aanbesteding. Uw definitieve aanmelding ontvangen wij daarom graag uiterlijk 1 september Go/No Go SURFmarket start de aanbesteding zodra minimaal twee onderwijsinstellingen hun interesse bij Raoul Teeuwen van SURFmarket kenbaar maken. 11 Waar kan de onderwijsinstelling terecht met vragen en opmerkingen? Heeft u vragen of opmerkingen? Neem contact op met Raoul Teeuwen, contractmanager bij SURFmarket. Raoul Teeuwen Contract Manager SURFmarket raoul.teeuwen@surfmarket.nl 6

7