Marktconsultatie Vervoersmobiliteit

Transcriptie

1 Marktconsultatie Vervoersmobiliteit Publicatiedatum: 28 oktober 2015 Samenwerken aan veiligheid

2 Inhoudsopgave 1. TOELICHTING MARKTCONSULTATIE Aanleiding Doel Procedure Vertrouwelijkheid Voorwaarden, uitgangspunten en verplichtingen Planning Verwervingsteam Contact Agenda Uitgangspunten aanbesteding Beschrijving huidige situatie en doelstelling Vragen aanbesteding algemeen Vragen mobiliteit 6 VRR_marktconsultatie_uitvraag_ _DEF.docx 2

3 1. Toelichting marktconsultatie 1.1 Aanleiding De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (hierna te noemen VRR) kent een grote mobiliteitsbehoefte voor vervoer van mensen en middelen binnen haar verzorgingsgebied. Deze behoefte varieert van inzet van een personen- of bestelauto tot gebruik van openbaar vervoer, fiets, etc. VRR heeft afgelopen periode een grote ontwikkeling doorgemaakt door de introductie van VRR Next ofwel flexwerken. Een aantal locaties van VRR is hiertoe volledig aangepast en geoutilleerd om dit optimaal mogelijk te maken. Hierdoor verandert de vervoersbehoefte van de medewerkers ook. VRR is voornemens om begin 2016 een aanbesteding te houden voor de invulling van haar mobiliteitsbehoefte. Gelet op de omvang van het uit te besteden takenpakket dient een Europese aanbesteding te worden gehouden. Deze marktconsultatie dient ter voorbereiding op de voorgenomen aanbesteding. Omdat VRR een grote waarde hecht aan de mening en expertise van marktpartijen, wil VRR de marktpartijen vroegtijdig en actief betrekken voordat de voorgenomen aanbesteding van start gaat. VRR is op zoek naar een partner die de mobiliteitsbehoefte van VRR op de meest optimale wijze invult, waarbij het optimum gezocht wordt t.a.v. reistijd, kosten, duurzaamheid en gebruiksvriendelijkheid. De uitnodiging tot deelname aan de marktconsultatie is gepubliceerd op Tenderned en via het aanbestedingssplatform van Negometrix en beoogt projectinformatie op hoofdlijnen te geven. VRR nodigt marktpartijen uit om deel te nemen aan deze marktconsultatie. 1.2 Doel Ter voorbereiding van deze aanbesteding wordt een marktconsultatie gehouden. Daarmee wordt het volgende beoogd: 1. Potentiële inschrijvers informeren over primaire uitgangspunten van de aanbesteding en reactie hierop vernemen; 2. Verzamelen van informatie ten behoeve van het opstellen van eisen, wensen en randvoorwaarden voor de te houden Europese aanbesteding; 3. Toetsen haalbaarheid en risico's; 4. Inzicht verkrijgen in de ervaringen van de markt; 5. Inzicht verkrijgen in het aantal geïnteresseerde en gekwalificeerde marktpartijen; 6. Inzicht verkrijgen in de haalbaarheid van de huidige planning. 1.3 Procedure De marktconsultatie wordt uitgevoerd door met elke potentiële inschrijver, die deel wenst te nemen aan deze marktconsultatie, een individueel gesprek te voeren. Deze gesprekken worden ingepland in week 47 van 2015 te Rotterdam. De gesprekken worden volgens een vast format gehouden (zie hfst 2). De reacties van de potentiële inschrijvers op de vragen worden door de aanbestedende dienst gebruikt ter voorbereiding op de aanbesteding. Van de gesprekken worden afzonderlijke en vertrouwelijke verslagen gemaakt. De resultaten van de marktconsultatie zullen in een geanonimiseerd verslag opgenomen worden. Dit verslag wordt opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. VRR benadrukt dat deze marktconsultatie geen onderdeel uitmaakt van de aanbesteding en er geen rechten aan kunnen worden ontleend. Verkregen inzichten uit de marktconsultatie gebruikt VRR (waar relevant) in de voorbereiding van de aanbesteding en de aanbestedingsstukken. VRR behoudt zich het recht voor om deze inzichten niet of niet volledig te gebruiken. VRR_marktconsultatie_uitvraag_ _DEF.docx 3

4 1.4 Vertrouwelijkheid VRR behandelt de input van deelnemende marktpartijen vertrouwelijk. VRR toont deze informatie uitsluitend aan medewerkers en adviseurs die direct bij de marktconsultatie en/of de aanbestedingsprocedure zijn betrokken, tenzij VRR op grond van wettelijke voorschriften gehouden is tot verdergaande bekendmaking. VRR is wel gerechtigd de verstrekte informatie te gebruiken ten behoeve van het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. VRR neemt geen specifieke verwijzingen naar deelnemers of commercieel gevoelige informatie op in de aanbestedingsstukken. 1.5 Voorwaarden, uitgangspunten en verplichtingen Bij deze marktconsultatie zullen de algemene principes van het Europees aanbestedingsrecht worden gehanteerd. Dat betekent concreet: het in acht nemen van transparantie, non-discriminatie en objectiviteit. Deelname aan de marktconsultatie is niet verplicht en schept ook geen verplichtingen voor de potentiële inschrijvers jegens de aanbestedende dienst. Anderzijds is de aanbestedende dienst niet verplicht om de verkregen informatie toe te passen. Partijen kunnen geen rechten ontlenen aan de informatie die tijdens de marktconsultatie beschikbaar gesteld wordt. Er kan geen aanspraak worden gemaakt op vergoeding van kosten die gemaakt zijn voor deelname aan de marktconsultatie. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om: de planning zoals die opgenomen is in dit document te wijzigen; de marktconsultatie tijdelijk of definitief te staken; naar aanleiding van deze marktconsultatie te besluiten (voorlopig) geen aanbesteding te houden of de aanbesteding qua inhoud anders in te richten. 1.6 Planning De planning van de marktconsultatie voor de diverse werkzaamheden is als volgt: Week : marktconsultatiedocument toezenden aan geïnteresseerden en publiceren op Tenderned. Week : periode voor aanmelding geïnteresseerden Week : gesprekken met geïnteresseerden Week : analyseren reacties geïnteresseerden en voorbereiden aanbesteding Week : publicatie aanbestedingsdocument Week : afsluiten contract 1 juni 2016 : ingangsdatum contract. VRR_marktconsultatie_uitvraag_ _DEF.docx 4

5 1.7 Verwervingsteam Voor deze aanbesteding is een verwervingsteam opgericht waarin vertegenwoordigers van VRR zitting hebben, alsmede United Quality als extern adviseur. Leden van dit team zullen bij de gesprekken met de geïnteresseerden aanwezig zijn. 1.8 Contact Alle communicatie m.b.t. deze marktconsultatie verloopt uitsluitend via Negometrix. 2. Inhoud gesprek 2.1 Agenda De agenda voor elk gesprek ziet er als volgt uit: 1. Uitgangspunten (VRR; 10 min.) 2. Vragen t.b.v. uitgangspunten aanbesteding volgens en projectdoelstellingen (VRR en geïnteresseerde; 50 min) Het gesprek zal worden opgenomen ter ondersteuning van de verslaglegging. 2.2 Uitgangspunten aanbesteding Ten aanzien van de opzet van de aanbesteding worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. Aanbesteding middels een Europese openbare aanbesteding; 2. Contractvorm en duur: langdurige samenwerking in de vorm van partnership. Looptijd: 4 jaar, met 2 keer een optie op een verlengingsperiode van telkens 2 jaar. (4+2+2=8). 2.3 Beschrijving huidige situatie en doelstelling In deze paragraaf wordt de huidige situatie beschreven alsmede de doelstelling van de voorgenomen aanbestedingsprocedure. Huidige situatie Binnen het verzorgingsgebied van VRR is er een grote behoefte aan mobiliteit van mensen en middelen naar de verschillende VRR locaties. De ene locatie is eenvoudig te bereiken door middel van openbaar vervoer, de andere locatie is dat niet. De huidige mobiliteitsbehoefte wordt voornamelijk ingevuld door inzet van dienstvoertuigen, VRR heeft op dit moment 78 kleine dienstvoertuigen en 42 piketvoertuigen rijden. Dit varieert van een standaard personenauto tot een gesloten bestelauto in piketuitvoering (voorzien van zwaailichten, sirene, inrichting en specifieke communicatieapparatuur). Doelstelling VRR heeft zich tot doel gesteld haar mobiliteitsbehoefte op een efficiënte, kostenbewuste en duurzame wijze in te vullen en wil de huidige omvang van de vloot van dienstvoertuigen beperken ten gunste van alternatieve vormen van mobiliteit. VRR zoekt daarbij een dienstverlener die kan faciliteren in vormen van alternatieve mobiliteit. Centraal in de behoefte staat: optimale mobiliteit voor iedere (specifieke) situatie tegen minimale kosten en maximale ontzorging. VRR_marktconsultatie_uitvraag_ _DEF.docx 5

6 2.4 Vragen aanbesteding algemeen 1. Hoe staat geïnteresseerde tegenover de voorgenomen openbare procedure voor inschrijving? Is daarbinnen voldoende ruimte om bedrijfs- of product specifieke aandachtspunten naar voren te brengen? 2. Wat zijn naar de mening van geïnteresseerde goede (SMART) criteria waarmee een inschrijving op basis van EMVI kan worden beoordeeld? 3. Op welke wijze kan Social Return meegenomen worden in deze aanbesteding? 4. Welke contractduur is volgens geïnteresseerde de meest optimale duur en waar is dit op gebaseerd? 2.5 Vragen mobiliteit 1. VRR wenst haar mobiliteitsbehoefte bij 1 hoofdaannemer/aanspreekpunt in te kopen en hier maandelijks 1 factuur voor te ontvangen. a. Welke mobiliteitsoplossingen kan geïnteresseerde bieden? b. Welke vormen van mobiliteit zijn hierin inbegrepen? Bijvoorbeeld openbaar vervoer, taxi, fiets, huur- of deelauto, etc. c. Op welke wijze wordt VRR optimaal ontzorgd? 2. VRR wenst het gebruik van dienstauto s zoveel mogelijk te beperken ten gunste van andere vormen van mobiliteit zoals openbaar vervoer, carpoolen, fiets, scooter, huurauto, eigen vervoer, etc. a. Welke geautomatiseerde en/of online mogelijkheden kan geïnteresseerde bieden om de optimale mobiliteitsbehoefte van een medewerker vast te stellen en hierin te adviseren rekening houdend met reistijd, kosten, duurzaam vervoer en gebruikersgemak? b. Hoe werkt het reserveringsysteem? c. Is dit ook mogelijk via een specifieke app op een smartphone of tablet? 3. Welke mogelijkheden kan geïnteresseerde bieden voor managementinformatie (KPI s) inzake mobiliteit? Bijvoorbeeld ten aanzien van kostenbeheersing, soorten mobiliteit, duurzaamheid, per medewerker, per afdeling, afwijkingen, etc. a. Op welke wijze interpreteert geïnteresseerde de KPI s en wordt dit vertaalt naar concrete adviezen voor VRR? 4. Welke mogelijkheden kan geïnteresseerde bieden voor managementinformatie voor de gebruiker, bijvoorbeeld herinneringen voor uitchecken OV, parkeren, etc.? 5. Welke ondersteuning/adviezen/helpdesk/loketfunctie kan geïnteresseerde bieden aan medewerkers van VRR en op welke wijze? 6. Welke mogelijkheden biedt geïnteresseerde om het beheer van poolauto s van VRR over te nemen en te integreren in de mobiliteitsoplossing? 7. Kunt u een inschatting geven van het kostenniveau per medewerker op basis van uw ervaring? Zo ja, hoe hoog zijn deze gemiddeld op basis van ervaring cijfers? 8. Welke mogelijkheden kan geïnteresseerde bieden om de kosten voor mobiliteit beheersbaar te houden? 9. Hoe is de vergoeding voor de dienstverlening door geïnteresseerde opgebouwd? 10. Welke mogelijkheden kan geïnteresseerde bieden voor directe afrekening met de medewerker bij inzet van eigen vervoer? 11. Hoe ziet het implementatietraject er uit? a. Wat is de verwachte doorlooptijd? b. Wat wordt er concreet van VRR verwacht? 12. Het verzorgen van mobiliteit bestaat uit een veelheid aan taken. Welke taken onderscheidt geïnteresseerde en welke rol kan zij daarin spelen? 13. Hoe worden de administratieve lasten voor VRR zoveel mogelijk beperkt? 14. Welke informatie heeft geïnteresseerde nodig van VRR om een goede aanbieding te kunnen maken? 15. Welke risico s zijn er en welke beheersmaatregelen zijn hiervoor? 16. Zijn er bepaalde onderdelen van de gevraagde dienstverlening die naar mening van geïnteresseerde niet in deze aanbesteding opgenomen moeten worden? a. Zo ja, welke zijn dat? b. Welke onderdelen ontbreken juist? VRR_marktconsultatie_uitvraag_ _DEF.docx 6