Marktconsultatie Europese aanbesteding Gemeentebreed Learning Management Systeem

Transcriptie

1 Marktconsultatie Europese aanbesteding Gemeentebreed Learning Management Systeem Kenmerk OCW Gemeente Den Haag

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Doel marktconsultatie Het verloop van de marktconsultatie Beschrijving gemeente Den Haag Situatieschets t.b.v. de dienstverlening Uitgangspunten Vraag aan de markt Voorwaarden van de marktconsultatie Instemming marktconsultatiedocument Geldigheid deelname Gelijkheid van informatie Afwezigheid van rechten Vertrouwelijkheid Terugkoppeling... 7 Bijlage 1. Invulformulier... 8 Pagina 2 van 9

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt het marktconsultatie document ten behoeve van het verkrijgen van marktinformatie als input voor een mogelijk te houden Europese aanbesteding. De Europese aanbesteding betreft het contracteren van één contractpartij voor een Learning Management Systeem (LMS) voor de gehele gemeente. Als voorbereiding op de besluitvorming over een aanbestedingstraject en de alsdan op te stellen aanbestedingsdocumenten, wil de gemeente Den Haag deze marktconsultatie uitvoeren. De afdeling IDC/Inkoop zal de begeleiding van de Europese aanbesteding uitvoeren en fungeert als aanspreekpunt tijdens deze marktconsultatie. 1.2 Doel marktconsultatie Met onderhavige marktconsultatie wil de gemeente Den Haag beter inzicht krijgen op welke wijze het LMS en de bijbehorende dienstverlening het best kan worden uitgevraagd. Verder is het uitdrukkelijk de bedoeling een indruk te krijgen van de wijze waarop informatiebeveiliging is ingebed in de beschikbare LMS en en in de processen van de aanbieders ervan. 1.3 Het verloop van de marktconsultatie De gemeente heeft op 23 december 2016 een vooraankondiging van een aanbestedingsprocedure LMS op de website van TenderNed geplaatst met als doel partijen vroegtijdig te informeren over een mogelijk naderende aanbesteding en informatie te verkrijgen van de potentiële gegadigden. Partijen krijgen via TenderNed de mogelijkheid de documentatie met bijbehorende bijlagen te downloaden. Geïnteresseerde partijen dienen uiterlijk vrijdag 20 januari 2017 om 8:30 uur de vragen uit hoofdstuk 2 per te beantwoorden door middel van het invullen van het separaat bijgevoegde invulformulier. De beantwoording van de marktconsultatie dient verstuurd te worden naar het volgende adres: inkooptenderdesk.idc@denhaag.nl Onder vermelding van Marktconsultatie OCW Gemeentebreed LMS. De antwoorden van de deelnemers kunnen worden gebruikt bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. Er zal een beknopt verslag worden gemaakt van de belangrijkste conclusies welke wordt teruggekoppeld via een publicatie op TenderNed. Wij hebben 25 januari gereserveerd als dag voor het houden van een beperkt aantal (ca. 5) presentaties. Op basis van de ontvangen reacties zullen wij een selectie maken welke partijen wij uitnodigen. We streven ernaar u nog vrijdagmiddag 20 januari daarover te informeren. Planning: Omschrijving / Fase Datum Vooraankondiging opdracht / aankondiging marktconsultatie via TenderNed vr Uiterste datum voor het stellen van vragen over de marktconsultatie door di deelnemers Beantwoording vragen van deelnemers door de gemeente vr Versturen reactie op marktconsultatie per naar de inkooptenderdesk vr uiterlijk 8:30 uur Presentatie van de deelnemers op locatie Spui 72 Den Haag wo Pagina 3 van 9

4 1.4 Beschrijving gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met ongeveer inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is gevestigd aan het Spui en op tientallen nevenlocaties. Het Stadhuis, Stadskantoor Leyweg en de Stadsdeelkantoren vormen voor de burgers de belangrijkste (neven)locaties en zijn gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Om er voor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in een tiental gemeentelijke diensten, te weten: OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst DPZ: Dienst Publiekszaken HGR: Haeghe Groep IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. De gemeentelijke organisatie is weergegeven in het volgende organigram: Pagina 4 van 9

5 2 Situatieschets t.b.v. de dienstverlening 2.1 Uitgangspunten Binnen de gemeente wordt op meerdere plaatsen gewerkt aan de IT ondersteuning van opleidingen (via Learning Management Systemen). De functionele behoefte lijkt in eerste instantie overal grotendeels hetzelfde te zijn maar het aanbod aan trainingen e.d. is wel dienstspecifiek. Vanwege standaardisatie binnen de IT en het terugdringen van beheerinspanning is er behoefte aan eenduidig aanbieden en bijhouden van opleidingen / cursussen etc. 2.2 Vraag aan de markt De gemeente Den Haag is op zoek naar inzicht in de markt op het gebied van een concernbreed Learning Management Systeem. Het te verkrijgen inzicht moet leiden tot een Europese aanbesteding waar de vraag optimaal is afgestemd op de kennis en kunde van de markt. Om inzicht te krijgen in deze markt heeft de gemeente de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: Op welke wijze moet een Europese aanbesteding in de markt worden gezet zodat de best passende aanbieding wordt verkregen die zijn beloften waar maakt. Vanuit deze onderzoeksvraag zijn de navolgende consultatievragen gedestilleerd waarop de gemeente graag antwoord wil hebben. 1. Welke hoofdfunctionaliteiten biedt uw LMS? 2. Welke (innovatieve) trends en nieuwe technieken ziet u in de markt van LMS en nu en in de nabije toekomst? 3. Welke aandachtspunten ziet u vanuit uw ervaring bij de implementatie van een LMS? 4. Hoe moeten we omgaan met de verschillende doelgroepen binnen de gemeente Den Haag: a) op gebruikersniveau: een groot verschil in digitale vaardigheden en ervaring met LMS en b) op managementniveau: veel en weinig ervaring met LMS en als sturingsmiddel 5. Wat raadt u aan voor de migratie van gegevens vanuit ons huidige LMS en het actueel houden van personeelsinformatie en andere koppelingen met externe gegevensbronnen in het LMS? 6. Welke standaard diensten en service levels kent u? 7. Heeft u voorbeelden van (overheids)organisaties die naar uw mening optimaal gebruiken maken van een LMS? 8. Welke informatie moet de gemeente Den Haag verstrekken in de aanbestedingsfase zodat u een passende inschrijving kunt doen? 9. Welke onderdelen adviseert u ons separaat op te nemen in een prijzenblad om de kosten van inschrijvingen op een juiste wijze met elkaar te kunnen vergelijken, met andere woorden wat zijn uw afrekeneenheden? 10. Welke realistische eisen kunnen wij stellen, en mogen wij verwachten, met betrekking tot de privacy van onze medewerkers en klanten, de autorisatie van systemen en databases, en de beveiliging daarvan? Wij verzoeken u vriendelijk als onderdeel van de beantwoording de bijlage Inventarisatie IB LMS in te vullen. 11. Hoe is de compatibiliteit met generieke Microsoft oplossingen als Sharepoint, Yammer en Office 365? 12. Bent u bereid een presentatie van ca. 1 uur te geven op woensdag 25 januari 2017 op het stadhuis van Den Haag? Pagina 5 van 9

6 3 Voorwaarden van de marktconsultatie Ten aanzien van deze marktconsultatie gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Instemming marktconsultatiedocument Deelnemers aan deze marktconsultatie stemmen in met het bepaalde in dit marktconsultatiedocument. 3.2 Geldigheid deelname De marktconsultatie is uitsluitend bedoeld voor geïnteresseerden waarvan aannemelijk is dat zij te zijner tijd als potentiële gegadigde zullen gaan meedoen aan de aanbestedingsprocedure. De gemeente behoudt zich het recht voor om geïnteresseerden die evident niet tot deze doelgroep behoren van deelname aan de marktconsultatie uit te sluiten. 3.3 Gelijkheid van informatie De marktconsultatie is uitsluitend bedoeld om informatie te ontvangen van potentiële gegadigden / geïnteresseerde partijen. De marktconsultatie is dus niet bedoeld om deze (mogelijke) potentiële gegadigden te voorzien van informatie. Alle deelnemers ontvangen dezelfde informatie, te weten het voorliggende marktconsultatiedocument met bijlage(n). Het is niet de bedoeling om tijdens de marktconsultatie aanvullende of andere informatie te verstrekken. Mocht tijdens de marktconsultatie toch wezenlijke informatie worden verstrekt, dan zal deze informatie zo snel mogelijk op schrift worden gesteld en via TenderNed aan alle geïnteresseerde partijen worden verstrekt (als bijlage bij het marktconsultatiedocument). Het marktconsultatiedocument met bijlage(n), het geanonimiseerde algemene verslag van de antwoord(richting)en op de gestelde vragen c.q. de schriftelijke terugkoppeling van de gemeente Den Haag naar aanleiding van de marktconsultatie zullen tijdens de aanbestedingsprocedure onderdeel uitmaken van de aanbestedingsdocumentatie. 3.4 Afwezigheid van rechten De marktconsultatie maakt geen deel uit van de aanbestedingsprocedure en beïnvloedt op geen enkele wijze de kansen en mogelijkheden voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. De marktconsultatie geeft ook overigens op geen enkele wijze een overeenkomst of juridische binding tussen de gemeente Den Haag en de deelnemende partijen. Het staat de gemeente vrij om de marktconsultatie om de haar moverende reden(en) op ieder moment te beëindigen. De deelnemers hebben geen recht op een vergoeding voor hun deelname aan de marktconsultatie. Het marktconsultatiedocument bevat louter voorlopige gegevens waaraan derhalve geen rechten kunnen worden ontleend. De gemeente is niet verplicht verantwoording af te leggen over haar keuze van firma s die worden uitgenodigd voor de presentatie. 3.5 Vertrouwelijkheid Gelet op de aard en omvang van de marktconsultatie en in het verlengde hiervan de aanbestedingsprocedure, is de informatie die tijdens de marktconsultatie door alle partijen wordt verstrekt in uitgangspunt openbaar, in die zin dat: - De gemeente Den Haag is gerechtigd om deze informatie, waarvan verslagen worden opgesteld, te betrekken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten en te gebruiken in Pagina 6 van 9

7 de ambtelijke en bestuurlijke discussies die gevoerd worden bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure; - deze informatie kan worden gebruikt voor een terugkoppeling aan de deelnemers in de vorm van een algemeen, geanonimiseerd verslag van de antwoord(richting)en, welk verslag openbaar zal worden gemaakt in de aanbestedingsdocumentatie tenzij gegadigde expliciet heeft aangegeven dat zijn informatie op geen enkele wijze openbaar mag worden gemaakt. 3.6 Terugkoppeling Na afloop van de marktconsultatie wordt een beknopt verslag op TenderNed gepubliceerd. Pagina 7 van 9

8 Bijlage 1. Invulformulier Het invulformulier wordt separaat als Word-document aan dit marktconsultatiedocument toegevoegd. Officiële naam en rechtsvorm geïnteresseerde partij Vestigingsadres Bedrijfsgegevens Postcode en plaats Postadres Postcode en plaats (postadres) Land van vestiging geïnteresseerde partij Contactpersoon voor deze marktconsultatie Functie contactpersoon Telefoon adres Internetadres Eventuele opmerkingen en/of bijzonderheden Ruimte voor reactie op de vragen. 1. Welke hoofdfunctionaliteiten biedt uw LMS? 2. Welke (innovatieve) trends en nieuwe technieken ziet u in de markt van LMS en nu en in de nabije toekomst? 3. Welke aandachtspunten ziet u vanuit uw ervaring bij de implementatie van een LMS? 4. Hoe moeten we omgaan met de verschillende doelgroepen binnen de gemeente Den Haag: a) op gebruikersniveau: een groot verschil in digitale vaardigheden en ervaring met LMS en b) op managementniveau: veel en weinig ervaring met LMS en als sturingsmiddel 5. Wat raadt u aan voor de migratie van gegevens vanuit ons huidige LMS en het actueel houden van personeelsinformatie en andere koppelingen met externe gegevensbronnen in het LMS? Pagina 8 van 9

9 6. Welke standaard diensten en service levels kent u? 7. Heeft u voorbeelden van (overheids)organisaties die naar uw mening optimaal gebruiken maken van een LMS? 8. Welke informatie moet de gemeente Den Haag verstrekken in de aanbestedingsfase zodat u een passende inschrijving kunt doen? 9. Welke onderdelen adviseert u ons separaat op te nemen in een prijzenblad om de kosten van inschrijvingen op een juiste wijze met elkaar te kunnen vergelijken, met andere woorden wat zijn uw afrekeneenheden? 10. Welke realistische eisen kunnen wij stellen, en mogen wij verwachten, met betrekking tot de privacy van onze medewerkers en klanten, de autorisatie van systemen en databases, en de beveiliging daarvan? Wij verzoeken u vriendelijk als onderdeel van de beantwoording de bijlage Inventarisatie IB LMS in te vullen. 11. Hoe is de compatibiliteit met generieke Microsoft oplossingen als Sharepoint, Yammer en Office 365? 12. Bent u bereid een presentatie van ca. 1 uur te geven op woensdag 25 januari 2017 op het stadhuis van Den Haag? Pagina 9 van 9