Rekeningencommissie. Onderzoek naar de jaarrekening 2015 De komende jaarrekeningcyclus is als volgt uitgewerkt.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Rekeningencommissie. Onderzoek naar de jaarrekening 2015 De komende jaarrekeningcyclus is als volgt uitgewerkt."

Brigitta Bauwens
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Gemeente Den Haag Notitie Rekeningencommissie Aan : de leden van de Rekeningencommissie Van : secretariaat van de Rekeningencommissie Nummer : RC/ RIS Onderwerp : Voorstel werkwijze onderzoek jaarrekening 2015 Inleiding In deze notitie wordt de voorgestelde wijze van behandeling van de jaarrekeningen in de Rekeningencommissie (RC) toegelicht. De opzet van de voorgestelde werkwijze komt overeen met die van het voorgaande jaar. Onderzoek naar de jaarrekening 2015 De komende jaarrekeningcyclus is als volgt uitgewerkt. 1. Het onderzoek naar de jaarrekening zelf wordt behandeld in drie vergaderingen (28 april, 18 mei en 25 mei 2016) 2. De concernaccountant schetst in de eerste vergadering de hoofdlijnen van de jaarrekening en de belangrijkste uitkomsten van de controle. Vragen van de RC-leden kunnen worden beantwoord voor zover ze de hoofdlijnen betreffen, programmaspecifieke vragen worden geparkeerd tot de behandeling van het desbetreffende programma. 3. Vervolgens presenteren de accountants per programma de belangrijkste bevindingen in drie blokken, waarbij wordt ingegaan op: de essentie van het programma (doel, financiële omvang, inclusief bijbehorende belangrijkste reserves/voorzieningen, andere belangrijke balansposten), relevante paragrafen, verbonden partijen, belangrijkste processen & projecten en bevindingen daarbij naar aanleiding van de controle; kwaliteit van het financiële beheer van het programma, processen en projecten; kwaliteit van het overige beheer (IT, integriteit, doelmatigheid, enz.); opmerkingen over de niet-financiële uitkomsten (inclusief toelichtingen); relevante, grootste risico s en actuele ontwikkelingen. De accountants beantwoorden de vragen van de RC-leden en bieden hiermee een verdieping van het accountantsrapport. De Rekeningencommissie bepaalt welke onderwerpen in het RCrapport worden opgenomen, voor welke onderwerpen wethouders worden bevraagd, dan wel welke onderwerpen op de short-list voor nadere besluitvorming worden geplaatst. 4. Alle 18 programma s komen aan de orde. De daarmee gemoeide tijd kan variëren, afhankelijk van de relatieve betekenis van het programma en de controle-uitkomsten. Daarnaast kunnen enkele thema s geagendeerd worden. Voorgesteld worden : decentralisaties, IT, integriteit en Pagina 1 van 6

2 processen (inkopen, subsidies en salarissen). Dit zijn korte presentaties. De accountants presenteren met behulp van sheets die vooraf aan RC-leden worden toegezonden (vervangt oplegnotities). 5. Daarna bepaalt de commissie definitief welke onderwerpen in het RC-rapport worden opgenomen en voor welke onderwerpen wethouders worden bevraagd (afdoen bevindingenoverzicht). Te behandelen programma s Programmanummer en naam Portefeuillehouders 1 Gemeenteraad Presidium ROR 2 College en bestuur Van Aartsen BSD Betrokken diensten 3 Wijkaanpak en dienstverlening Baldewsingh DPZ, OCW 4 Openbare orde en Veiligheid Van Aartsen BSD 5 Cultuur, Bibliotheek en Monumentenzorg Wijsmuller OCW, CVDH, DPZ 6 Onderwijs Engelshoven OCW, CVDH 7 Werk, Inkomen en Armoedebeleid Baldewsingh SZW 8 Zorg en Welzijn Klein SZW, OCW 9 Jeugd Engelshoven OCW, SZW 10 Ontwikkeling Buitenruimte Revis DSO 11 Economie, Internationale stad en Binnenstad Engelshoven, Klein DSO, CVDH 12 Sport Baldewsingh OCW, CVDH 13 Verkeer en Milieu de Bruijn DSB 14 Wonen en Duurzaamheid Wijsmuller DSO, DSB 15 Stadsontwikkeling Wijsmuller, Revis DSO 16 Financiën de Bruijn BSD 17 Overige beleidsvoornemens de Bruijn div. 18 Interne dienstverlening Baldewsingh IDC Gemeentelijke jaarrekening Alle Na de programmabewijze behandeling van de jaarrekening ziet het jaarrekeningtraject er als volgt uit. De Rekeningencommissie bevraagt collegeleden over bestuurlijk relevante punten van de jaarrekeningen op woensdag 1 juni Afsluitend wordt het eindoordeel van de Rekeningencommissie vastgelegd in een advies aan de Raad over de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de Rekeningencommissie gesignaleerde beleidsrelevante punten worden meegenomen in het rapport, vast te stellen op 15 juni Eventueel wordt een persverklaring uitgebracht door de Rekeningencommissie. Pagina 2 van 6

3 Het college brengt een reactie uit op het rapport van de Rekeningencommissie ten behoeve van de gemeenteraad. Bevindingen die voor andere commissies relevant kunnen zijn worden door de Rekeningencommissie aan deze commissies gerapporteerd. Decharge van het college voor het gevoerde financieel beheer door vaststelling van de jaarrekening. De raadsvergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld vindt plaats op donderdag 30 juni Om tijdens de raadsvergadering duidelijk onderscheid te maken tussen het verlenen van decharge aan het college voor het gevoerde financieel beheer waarover de Rekeningencommissie adviseert en het oordeel van de Raad over beleidsmatige resultaten (mede op basis van topindicatoren) beveelt de Rekeningencommissie aan om evenals voorgaande jaren hiervoor afzonderlijke raadsvoorstellen aan de Raad te zenden. Hiertoe kunnen separaat worden geagendeerd: 1. Het RC-rapport (advies decharge aan Raad), het raadsvoorstel inzake de vaststelling van de jaarrekening en daarmee decharge van het college voor het gevoerde financieel beheer; 2. Beleidsmatige resultaten (mede op basis van topindicatoren); 3. Het raadsvoorstel inzake de resultaatbestemming De voorzitter licht het RC-rapport in de raadsvergadering toe. Verslaglegging van de vergaderingen De verslagen worden zo spoedig mogelijk per verzonden, zo mogelijk vóór de eerstvolgende vergadering. De bevindingen van de commissie worden daarnaast puntsgewijs in een overzicht opgenomen. Toezending eindrapport De resultaten van het onderzoek van de commissie naar de jaarrekeningen 2015 worden vastgelegd in een rapport dat aan de raad wordt aangeboden. Dit rapport bevat tevens een verslag van de werkzaamheden van de commissie in het voorgaande jaar, waaronder de bevindingen van de audit naar processen en projecten. Het rapport wordt in de vergadering van 15 juni besproken door de commissie. Het concept-rapport wordt medio week 23 (omstreeks 8 juni) aan de RC-leden toegezonden. Pagina 3 van 6

4 BIJLAGE 1: Aandachtspunten jaarrekening 2015 Sinds het onderzoek naar de jaarrekening 2014 zijn verschillende bevindingen en verbeterpunten naar voren gekomen, die specifieke aandacht verdienen in het komende onderzoek naar de jaarrekening. Onderstaand een (niet uitputtende) lijst met aandachtspunten. Integriteit, uitvoering risicoscans, naleving bestaande en nieuwe kaders Verbonden Partijen, inclusief jaarlijkse rapportage over Haagse verbonden partijen Kwaliteit van de verantwoordingen: transparante toelichtingen, uitkomsten analyse onderbestedingen; in het bijzonder de toelichtingen op Programma 11 Economie Criteria subsidieregister, onder meer onderscheid tussen subsidies en bijdragen Leges en tarieven: eenduidige en heldere onderbouwing Beheersing ICT-projecten (IDC) Inhuur externen: afwijkingen van de norm Onderbesteding reserve te verdelen middelen begroting Volledigheid parkeerbetalingen: verstrekken assurance door derden Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 4 van 6

5 BIJLAGE 2: Planning onderzoek jaarrekening 2015 PLANNING RC-VERGADERINGEN 2016 Vergaderdata jaarrekeningentraject week dagdeel datum onderwerp dinsdag 19 april (week 16) presentatie jaarrekening 17 donderdagmiddag 28 april Programmarekening & programma s week meireces (2 mei t/m 13 mei) 20 woensdagmiddag 18 mei programma s en thema s 21 woensdagmiddag 25 mei programma s en thema s 22 woensdagmiddag 1 juni bevraging wethouders 24 woensdagmiddag 15 juni bespreking RC-rapport donderdag 30 juni (week 26) vaststelling jaarrekening in Raad Overige vergaderingen 26 woensdagmiddag 29 juni project DPZ: Haagse Bron (ICT-project) proces DSO: Erfpacht doelmatigheid: vastgoedbeheer(-monitor) werkbespreking: vernieuwing BBV week 28 t/m 33 Zomerreces (11 juli 2016 t/m 19 augustus 2016) week dagdeel datum onderwerp 39 woensdagmiddag 28 september project DSB: Haags station Erasmuslijn proces SZW/OCW/TUO: bescherming persoonsgegevens 3D WMO (verzoek RC, concernbreed week 42 herfstreces (17 t/m 21 oktober) 45 woensdagmiddag 9 november project: PM* proces: PM* 50 woensdagmiddag 14 december project: PM* proces: PM* *) PM: gereserveerd voor eventueel te onderzoeken processen en projecten naar aanleiding van bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening Enkele suggesties voor alternatieven of Pagina 5 van 6

6 aanvullingen zijn onderstaand weergegeven. Suggesties processen: - proces IDC: projectbeheersing - proces SZW: budgetbeheer Gemeentelijke Kredietbank (+systeem Allegro) - proces DSO: verbonden partijen Plaspoelpolder - proces SZW/OCW: Bekostigingsproces 3D (o.a. financiële aansturing wijkzorgteams, TUO en financiële prikkels in de gemeente en met partners) - proces DSB/IDC Inkoopproces: integriteit - proces DPZ: organiseren verkiezingen - proces OCW: kinderopvang - proces DSB: parkeren (scanauto) Suggesties projecten: - project DSB: Netwerk Randstadrail - project IDC: ICT-project: vervangen mailservers en overgang naar Microsoft (top 10-project) - project DSO: Renovatie World Forum Pagina 6 van 6

Vergelijkbare documenten

RIS166533_08-JAN-2010 Rekeningencommissie

Gemeente Den Haag RC.2009.66/RIS166533 RIS166533_08-JAN-2010 Rekeningencommissie STAND VAN ZAKEN TOEZEGGINGEN RC-RAPPORT (september 2009) Bij de behandeling van de jaarrekening 2008 door de Rekeningencommissie