Marktconsultatie Europese aanbesteding

Transcriptie

1 Marktconsultatie Europese aanbesteding Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp Kenmerk Gemeente Den Haag Juni 2015

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Doel marktconsultatie Het verloop van de marktconsultatie Planning Beschrijving gemeente Den Haag Voorwaarden van de marktconsultatie Instemming marktconsultatiedocument Afwezigheid van rechten Vertrouwelijkheid Terugkoppeling Taal Kosten Voorbehoud Vraag aan de markt Achtergrond Consultatievragen... 9 Bijlage 1. Invulformulier Pagina 2 van 11

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Door de veranderingen als gevolg van de drie decentralisaties (3D) wil de gemeente Den Haag met één geïntegreerd informatiesysteem er voor zorgen dat het kind en het gezin maximaal wordt ondersteund. Dit in het kader van de uitvoeringstaken publieke gezondheidszorg en jeugdhulp (het veilig opgroeien van kinderen). De gemeente Den Haag is begonnen met de voorbereidingen van het project Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp en maakt voor de systeemkeuze gebruik van een Europese aanbesteding. De voorliggende marktconsultatie is een eerste stap om te inventariseren welke mogelijkheden er op de markt zijn. De afdeling IDC/Inkoop zal de begeleiding van de Europese aanbesteding uitvoeren en fungeert als aanspreekpunt tijdens deze marktconsultatie. 1.2 Doel marktconsultatie De gemeente Den Haag wil een nieuw gezinsdossier systeem selecteren en implementeren dat het jeugdhulp proces ondersteunt. Belangrijke systeemkenmerken zijn: Flexibel Gebruiksvriendelijk Kwalitatief goed, d.w.z.: - ondersteunend zijn voor dossiervorming - voorwaarde scheppend voor goede en volledige registratie - voldoen aan wettelijke verplichting jeugdwet (privacy en beveiliging) Beschikbare data voor het kunnen leveren van stuurinformatie op alle niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) Binnen het CJG werken de afdeling jeugdhulp en jeugdgezondheidszorg nauw samen. Het streven is te werken met een gezamenlijk gezinsdossier systeem. Hiermee zal rekening gehouden moeten worden met de twee wetgevingen (Jeugdwet en Wet publieke gezondheid) waaraan de productgroepen m.b.t. de uitvoering en privacy gehouden zijn. Aangezien het informatiesysteem van het jeugdteam een centrale rol in de informatievoorziening van de gehele jeugdhulp Den Haag vervult, is deze oplossing tevens een structurele oplossing hiervoor. Ter inspiratie, zie ook film jeugdzorg 3.0 ( Het nieuwe systeem dient de gezinscoach te ondersteunen bij uitvoering, regie en coördinatie van de jeugdhulp. Het streven is naar een systeem dat kan helpen bij: onderzoek, signalering (risico), planning, controle, kwaliteit en resultaat. een digitale informatie-uitwisseling tussen het jeugdteam en ketenpartijen zoals JB-tafel, Veilig Thuis, Sociaal Wijkzorg teams, Leerplicht en anderen. De gemeente Den Haag wil middels deze marktconsultatie te weten komen waar het verstandig aan doet in deze specifieke situatie. Welke van de onderstaande opties past het beste binnen de mogelijkheden die de markt biedt? a. Aanschaf van een bestaand informatiesysteem, b. Aanschaf van een nieuw te ontwikkelen informatiesysteem, c. Aanschaf van een bestaand informatiesysteem, aangevuld met maatwerk, d. Door een externe leverancier laten ontwikkelen van maatwerk op een bestaand netwerk binnen de gemeente Den Haag, De marktconsultatie dient antwoord te geven op welke optie het beste haalbaar is, realistisch en het beste resultaat op kan leveren. Pagina 3 van 11

4 Deze doelstelling wordt verder uitgewerkt in een aantal consultatievragen in hoofdstuk Het verloop van de marktconsultatie De gemeente heeft op 9 juni 2015een vooraankondiging van de aanbestedingsprocedure Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp op de website van TenderNed geplaatst met als doel partijen vroegtijdig te informeren over de naderende aanbesteding en informatie te verkrijgen van de potentiële gegadigden. Partijen krijgen via TenderNed de mogelijkheid de documentatie met bijbehorende bijlagen te downloaden. Geïnteresseerde partijen kunnen uiterlijk 30 juni 2015 de vragen uit hoofdstuk 3 per beantwoorden door middel van het invullen van het separaat bijgevoegde invulformulier. De beantwoording van de marktconsultatie dient verstuurd te worden naar het volgende adres: inkooptenderdesk.idc@denhaag.nl o.v.v. Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp met kenmerk OCW. De antwoorden van de deelnemers zullen (indien relevant) worden gebruikt bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. Er zal een beknopt verslag worden gemaakt van de belangrijkste conclusies welke op Tenderned zal worden gepubliceerd. Donderdag 9 juli heeft de gemeente gereserveerd voor het ontvangen van presentaties. In verband met de beschikbare tijd zullen maximaal vier reagerende partijen worden uitgenodigd voor het geven van een presentatie (max 1,5 uur totaal) waarin u onder meer in gaat op een casus. Zodra de gemeente de keuze heeft gemaakt welke partijen worden uitgenodigd, ontvangt u hiervan bericht. Het streven is dit uiterlijk vrijdag 3 juli te doen. De casus zal met het oog op voorbereiding worden verstrekt tijdens de informatieronde (23 juni). 1.4 Planning Omschrijving / Fase Datum Vooraankondiging opdracht / aankondiging marktconsultatie via TenderNed Di 9 juni 2015 Uiterste datum indienen vragen over marktconsultatie Vr 19 juni 2015 Uiterste datum beantwoorden vragen door de gemeente Den Haag en Di 23 juni 2015 verstrekking casus Uiterste datum indienen reactie op marktconsultatie Di 30 juni 2015 Datum berichtgeving over presentatie Vrij 3 juli 2015 Presentatie door gegadigden (max 4 partijen) Do 9 juli 2015 Terugkoppeling resultaat marktconsultatie via Tenderned Eind juli Beschrijving gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met meer dan inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is gevestigd aan het Spui en op tientallen nevenlocaties. De CJG locaties zijn o.a. gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Pagina 4 van 11

5 Om er voor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in een tiental gemeentelijke diensten, te weten: OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst DPZ: Dienst Publiekszaken IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. De gemeentelijke organisatie is weergegeven in het volgende organigram: Het Centrum Jeugd en Gezin Het Haags jeugdbeleid is gebaseerd op het verdrag " Internationale rechten van het Kind", de Wet publieke gezondheid en de Jeugdwet. Een belangrijk deel van deze taken zijn belegd bij het Haags Centrum Jeugd en Gezin. Het CJG wordt vormgegeven door een samenwerkingsverband van GGD Haaglanden (GGD) en private partijen als welzijns-. jeugdgezondheids- en jeugdhulporganisaties. Onder de verantwoordelijkheid van de dienst Onderwijs Cultuur en Welzijn (OCW) wordt aan dit samenwerkingsverband onder leiding van de GGD uitvoering aan het beleid gegeven. Pagina 5 van 11

6 2 Voorwaarden van de marktconsultatie Ten aanzien van deze marktconsultatie gelden onderstaande voorwaarden. 2.1 Instemming marktconsultatiedocument Deelnemers aan deze marktconsultatie stemmen in met het bepaalde in dit marktconsultatiedocument. 2.2 Afwezigheid van rechten Deze marktconsultatie maakt geen deel uit van de aanbestedingsprocedure en beïnvloedt op geen enkele wijze de kansen en mogelijkheden voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. De marktconsultatie brengt ook overigens op geen enkele wijze een overeenkomst of juridische binding tussen de gemeente Den Haag en de deelnemende partijen tot stand. Het staat de gemeente vrij om de marktconsultatie op voor haar moverende reden(en) en op ieder moment te beëindigen. De deelnemers hebben geen recht op een vergoeding voor hun deelname aan de marktconsultatie. Het marktconsultatiedocument bevat louter voorlopige gegevens waaraan derhalve geen rechten kunnen worden ontleend. 2.3 Vertrouwelijkheid Gelet op de aard en omvang van de marktconsultatie en in het verlengde hiervan de aanbestedingsprocedure, is de informatie die tijdens de marktconsultatie door alle partijen wordt verstrekt in uitgangspunt openbaar (tenzij bij informatie expliciet is aangegeven dat er sprake is van vertrouwelijke informatie), in die zin dat: - De gemeente Den Haag is gerechtigd om deze informatie te betrekken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten en te gebruiken tijdens de ambtelijke en bestuurlijke discussies die gevoerd worden bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure; - Deze informatie kan worden gebruikt voor een terugkoppeling aan de deelnemers in de vorm van een algemeen, geanonimiseerd verslag van de conclusie, welk verslag openbaar zal worden gemaakt in de aanbestedingsdocumentatie. 2.4 Terugkoppeling Na afloop van de marktconsultatie wordt via Tenderned een beknopte schriftelijke terugkoppeling van deze marktconsultatie gegeven. Deze terugkoppeling doet geen afbreuk aan de vrijblijvendheid van de marktconsultatie; de gemeente Den Haag bepaalt zelf wat zij met de reacties/informatie doet. Op haar rust niet de verplichting om te motiveren waarom zij bepaalde reacties/informatie t.z.t. tijd wel/niet in de aanbestedingsdocumenten verwerkt. 2.5 Taal De marktconsultatie vindt plaats in de Nederlandse taal. 2.6 Kosten Eventuele kosten voor deelname aan de marktconsultatie worden niet vergoed. 2.7 Voorbehoud De gemeente Den Haag is op geen enkele wijze gebonden aan de uitkomsten van de marktconsultatie of verplicht tot realisatie en/of aanbesteding van het project waarop de marktconsultatie betrekking heeft. Pagina 6 van 11

7 3 Vraag aan de markt De gemeente Den Haag is op zoek naar inzicht in de markt op het gebied van een Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp. Het te verkrijgen inzicht moet leiden tot een Europese aanbesteding waar de vraag optimaal is afgestemd op de kennis en kunde van de markt, rekening houdend met de technische, financiële en organisatorische beperkingen van de gemeente Den Haag. Om inzicht te krijgen in deze markt heeft de gemeente de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: Op welke wijze en in welke vorm kan het nieuwe Digitale Gezinsdossier Jeugdhulp het beste worden geïmplementeerd? Vanuit deze onderzoeksvraag zijn consultatievragen (zie par. 3.2) gedestilleerd waarop de gemeente graag antwoord wil hebben. 3.1 Achtergrond De gemeente Den Haag wil te weten komen waar het verstandig aan doet in de bij paragraaf 1.3 beschreven specifieke situatie. Het nieuwe systeem dient er voor te zorgen dat de processen met betrekking tot de hulpverlening van het gezin en kind worden ondersteund met een digitaal gezinsdossier. In figuur 1 is te zien met welke afdelingen en partijen rekening gehouden dient te worden. Genoemde partijen worden betrokken in het proces, waardoor de informatie uitwisseling op een zo efficiënt mogelijke wijze kan worden uitgevoerd (zoveel mogelijk geautomatiseerd). De gemeente Den Haag vindt het belangrijk dat het ook voor gezinnen mogelijk is om inzage te krijgen in het gezinsdossier. Jeugdhulp staat centraal in het project en daarbij staan er in de figuur op de volgende pagina drie mogelijke opties voor integratie genoemd (1 Jeugdgezondheidszorg, 2 WMO en 3 Justitieel). De gemeente Den Haag is benieuwd in hoeverre er systemen zijn die met 1 of meerdere opties al geïntegreerd werken of welke (on)mogelijkheden de markt hierin ziet. Verder hecht de gemeente Den Haag veel waarde aan een klantgericht 1, gebruikersvriendelijk 2 en kwalitatief 3 systeem tegen reële exploitatiekosten. De oplossing die gezocht wordt is om met meerdere partijen in één systeem te kunnen werken zonder dat de gemeente gevaar loopt op het gebied van privacy en veiligheid. 1 Klantgericht = flexibel om op de continue ontwikkelingen in de markt te kunnen inspelen 2 Gebruiksvriendelijk = makkelijk in gebruik en kost zo min mogelijk tijd 3 Kwalitatief = continuïteit, beschikbaarheid en betrouwbaarheid Pagina 7 van 11

8 Buiten DH Gemeente Den Haag Buiten DH Gemandateerde instellingen w.o. JB West Justitiële keten Veilig Thuis (AMHK) SVB CORV JB tafel VTO s MijnDenHaag CJG edienstverlening Jeugdhulp JW301 1 Jeugdgezondheidszorg 2 WMO 3 Justitieel Inkoopburo Huisartsen/ JB west Toeleiding naar Zorgverleners (zorg in natura) o.a.: - Jeugdformaat - Jutters - Ipse de Brugge - Middin - Xtra -Parnassia PGB Socrates Sociale Wijkzorg Team Jeugd Gezondheids Zorg... = Project à Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp ---- = Managementinfo/KPI Opties 1,2,3 staan in het project als mogelijk geïntegreerde systeemoplossing (afhankelijk van de uitkomst uit de marktconsultatie) Figuur 1 Scope van het project Pagina 8 van 11

9 3.2 Consultatievragen 1. Welke (geïntegreerde) systeem oplossingen ziet u op dit moment in de markt m.b.t. verschillende domeinen (zie figuur 1 in par. 3.1) a. Jeugdhulp? b. Jeugdhulp in relatie tot Jeugdgezondheidszorg? c. Jeugdhulp in relatie tot WMO/Sociaal domein? d. Jeugdhulp in relatie tot de Justitiële keten? 2. Hoe kijkt u aan tegen de mogelijkheden om informatie te kunnen delen tussen en met andere gemeenten en andere marktpartijen op de bij vraag 1 genoemde gebieden? 3. Wat kunt u ons adviseren (denk o.a. aan: klantgerichtheid, gebruiksvriendelijk, ontwikkeltijd, doorlooptijd, kosten en kwaliteit) als het gaat om de onderstaande 4 make or buy keuzen waar de gemeente nu voor staat? a. Aanschaf van een bestaand informatiesysteem, b. Aanschaf van een nieuw te ontwikkelen informatiesysteem, c. Aanschaf van een bestaand informatiesysteem, aangevuld met maatwerk, d. Door een externe leverancier laten ontwikkelen van maatwerk op een bestaand platform binnen de gemeente Den Haag, 4. Welke mogelijkheden ziet u op het gebied van: a. Mobiel (plaats en tijdonafhankelijk) werken? b. Webbased (geen cliënt server) oplossingen? c. Integratie met social media? d. Integratie met planning van resources? e. Workflow/ business rules? 5. Hoe ziet u de ontwikkelingen met betrekking tot open standaarden in relatie tot de op de markt mogelijke oplossingen (denk aan XML/SOAP etc.)? 6. Hoe kijkt u aan tegen de toepassing van landelijke architecturen als (PURA/NORA/GEMMA) en de landelijke richtlijnen voor informatieveiligheid (BIG) en privacy? 7. Bent u bereid en in staat om vrijblijvend een presentatie te geven op 9 juli over de mogelijkheden van uw Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp op de locatie van de Gemeente Den Haag. 8. Welke informatie moet de gemeente Den Haag verstrekken in de aanbestedingsfase zodat u een passende inschrijving kunt doen? 9. Welke onderdelen adviseert u ons separaat op te nemen in een prijzenblad om de kosten van inschrijvingen op een juiste wijze met elkaar te kunnen vergelijken, met andere woorden wat zijn uw afrekeneenheden? 10. Welke informatie acht u verder relevant voor deze marktconsultatie en heeft u niet kunnen verstrekken in de beantwoording van de voorgaande vragen? Pagina 9 van 11

10 Bijlage 1. Invulformulier Het invulformulier wordt separaat als Word-document aan dit marktconsultatiedocument toegevoegd. Officiële naam en rechtsvorm geïnteresseerde partij Vestigingsadres Bedrijfsgegevens Postcode en plaats Postadres Postcode en plaats (postadres) Land van vestiging geïnteresseerde partij Contactpersoon voor deze marktconsultatie Functie contactpersoon Mob. telefoon adres Internetadres Eventuele opmerkingen en/of bijzonderheden Beantwoording van de consultatievragen 1. Welke (geïntegreerde) systeem oplossingen ziet u op dit moment in de markt m.b.t. verschillende domeinen (zie figuur 1 in par. 3.1) a. Jeugdhulp? b. Jeugdhulp in relatie tot Jeugdgezondheidszorg? c. Jeugdhulp in relatie tot WMO/Sociaal domein? d. Jeugdhulp in relatie tot de Justitiële keten? 2. Hoe kijkt u aan tegen de mogelijkheden om informatie te kunnen delen tussen en met andere gemeenten en andere marktpartijen op de bij vraag 1 genoemde gebieden? 3. Wat kunt u ons adviseren (denk o.a. aan: klantgerichtheid, gebruiksvriendelijk, ontwikkeltijd, doorlooptijd, kosten en kwaliteit) als het gaat om de onderstaande 4 make or buy keuzen waar de gemeente nu voor staat? a. Aanschaf van een bestaand informatiesysteem, b. Aanschaf van een nieuw te ontwikkelen informatiesysteem, c. Aanschaf van een bestaand informatiesysteem, aangevuld met maatwerk, Pagina 10 van 11

11 d. Door een externe leverancier laten ontwikkelen van maatwerk op een bestaand platform binnen de gemeente Den Haag. 4. Welke mogelijkheden ziet u op het gebied van: a. Mobiel (plaats en tijdonafhankelijk) werken? b. Webbased (geen cliënt server) oplossingen? c. Integratie met social media? d. Integratie met planning van resources? e. Workflow/ business rules? 5. Hoe ziet u de ontwikkelingen met betrekking tot open standaarden in relatie tot de op de markt mogelijke oplossingen (denk aan XML/SOAP etc.)? 6. Hoe kijkt u aan tegen de toepassing van landelijke architecturen als (PURA/NORA/GEMMA) en de landelijke richtlijnen voor informatieveiligheid (BIG) en privacy? 7. Bent u bereid en in staat om vrijblijvend een presentatie te geven op 9 juli over de mogelijkheden van uw Digitaal Gezinsdossier Jeugdhulp op de locatie van de Gemeente Den Haag. 8. Welke informatie moet de gemeente Den Haag verstrekken in de aanbestedingsfase zodat u een passende inschrijving kunt doen? 9. Welke onderdelen adviseert u ons separaat op te nemen in een prijzenblad om de kosten van inschrijvingen op een juiste wijze met elkaar te kunnen vergelijken, met andere woorden wat zijn uw afrekeneenheden? 10. Welke informatie acht u verder relevant voor deze marktconsultatie en heeft u niet kunnen verstrekken in de beantwoording van de voorgaande vragen? Pagina 11 van 11