Marktconsultatie Europese aanbesteding

Transcriptie

1 Marktconsultatie Europese aanbesteding Kenmerk IDC Fysieke Beveiliging gemeente Den Haag Definitieve versie

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Doel marktconsultatie Probleemomschrijving en beheersmaatregelen Het verloop van de marktconsultatie Beschrijving gemeente Den Haag Situatieschets t.b.v. de dienstverlening Gemeentelijke dienstverlening Het Intern Dienstencentrum Ontwikkeling IDC Onderzoeksvraag Uitgangspunten Duurzaamheid Contract Compliance (regeling Social Return) Voorwaarden van de marktconsultatie Instemming marktconsultatiedocument Geldigheid deelname Gelijkheid van informatie Afwezigheid van rechten Vertrouwelijkheid Terugkoppeling Taal Kosten Voorbehoud Vraag aan de markt Consultatievragen Bijlage 1. Invulformulier Pagina 2 van IDC DEF-versie

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt het marktconsultatie document ten behoeve van het verkrijgen van marktinformatie als input voor een te houden Europese aanbesteding. De Europese aanbesteding betreft het contracteren van één contractpartij voor het aanbestedingsproject fysieke beveiligingsdiensten ten behoeve van de verschillende objecten binnen de gemeente Den Haag. Het huidige contract met de gecontracteerde leverancier loopt formeel tot 1 april Dit betekent dat het Intern Dienstencentrum van de gemeente Den Haag (IDC) in de loop van 2014 een nieuw bestek op zal stellen als basis voor een nieuwe offerteaanvraag (Europese aanbesteding) welke zal resulteren in een contract ingaande 1 april Als voorbereiding op het opstellen van dit bestek, wil het IDC deze marktconsultatie uitvoeren. De afdeling IDC/Inkoop zal de begeleiding van de Europese aanbesteding uitvoeren en fungeert als enig aanspreekpunt tijdens deze marktconsultatie. 1.2 Doel marktconsultatie Met onderhavige marktconsultatie beoogt de gemeente Den Haag beter inzicht te krijgen in de markt door middel van antwoord te krijgen op de vraag of marktpartijen mogelijkheden zien om binnen de gegeven uitgangspunten voor eisen en gunningscriteria een positieve business case te maken, en hoe en onder welke condities en randvoorwaarden zij voor de markt een bijdrage zien in de gegeven situatieschets. Het uiteindelijke doel is een betere afstemming met de markt door de beantwoording op de marktconsultatie te gebruiken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. 1.3 Probleemomschrijving en beheersmaatregelen De gemeente Den Haag levert in verschillende panden dienstverlening aan de Haagse burger. Deze panden zijn onder te verdelen in panden in de Strategische Kernvoorraad (het stadhuis / bibliotheekcomplex, het Stadskantoor en de zes stadsdeelkantoren), kantoor-verzamel-gebouwen (hierbinnen zijn naast de gemeente ook andere organisaties / bedrijven gehuisvest) en dienst-specifieke panden. In bovengenoemde panden loopt de gemeente onbevoegde beïnvloedingsrisico s, welke in ieder geval bestaan uit: - Agressie en geweld (tegen bestuurders, medewerkers en bezoekers); - Diefstal; - Oneigenlijke toegang. Het IDC heeft beheersmaatregelen geïmplementeerd waardoor zij zowel preventief als repressief om kan gaan met de genoemde risico s. Deze maatregelen leveren tevens een positieve bijdrage aan het algemene veiligheidsgevoel van zowel bestuurders als medewerkers en bezoekers. A. Organisatorische beheersmaatregelen - Een Centrale Meldkamer (CMK), welke formeel een Bedrijfs Alarm Centrale (BAC) is en 24 uur per dag bezet is; - Beveiligingspersoneel. B. Elektronische beheersmaatregelen - Toegangsbeheer (vanuit een Security Management Systeem); - Beveiligingscamera s (in de publiekstoegankelijke ruimten); - Agressie-meld-systeem; - Inbraaksystemen. Pagina 3 van IDC DEF-versie

4 1.4 Het verloop van de marktconsultatie De gemeente heeft op 24 januari 2014 een vooraankondiging van de aanbestedingsprocedure Fysieke Beveiliging op de website van TenderNed geplaatst met als doel partijen vroegtijdig te informeren over de naderende aanbesteding en informatie te verkrijgen van de potentiële gegadigden. Partijen krijgen via TenderNed de mogelijkheid de documentatie met bijbehorende bijlagen te downloaden. Geïnteresseerde gegadigden wordt geadviseerd zich in TenderNed te registreren via de optie Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding. Na in te loggen kan deze optie aangevinkt worden zodat notificaties van nieuwe documenten kunnen worden ontvangen op de . Teneinde tot een nuttige informatie-uitwisseling te komen is deelname aan de marktconsultatie voorbehouden aan geïnteresseerden waarvan aannemelijk is dat zij te zijner tijd als potentiële gegadigden aan de aanbestedingsprocedure verbonden kunnen zijn. Geïnteresseerde partijen dienen uiterlijk vrijdag 21 februari 2014 de vragen uit hoofdstuk 3 per te beantwoorden door middel van het invullen van het separaat bijgevoegde invulformulier marktconsultatie fysieke beveiligingsdiensten. De beantwoording van de marktconsultatie dient verstuurd te worden naar het volgende adres: inkooptenderdesk.idc@denhaag.nl T.a.v. dhr. G.P.A. Peek Afdeling Inkoop Intern Dienstencentrum (IDC) Onder vermelding van Marktconsultatie Fysieke Beveiliging met kenmerk IDC. De antwoorden van de deelnemers zullen (indien relevant) worden gebruikt bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. De gemeente Den Haag zal (naar verwachting) medio maart 2014 een schriftelijke terugkoppeling geven van het resultaat van de marktconsultatie in de vorm van een verslag waarin de antwoorden van de geïnteresseerde partijen op de consultatievragen geanonimiseerd weergegeven worden. Deze schriftelijke terugkoppeling zal aan alle partijen die hebben deelgenomen aan de marktconsultatie worden toegestuurd via de en te zijner tijd onderdeel uitmaken van de aanbestedingsdocumentatie. Voorlopige planning: Omschrijving / Fase Datum Vooraankondiging opdracht / aankondiging marktconsultatie via TenderNed 24 januari 2014 Uiterste datum indienen beantwoording vragen marktconsultatie 21 februari uur Terugkoppeling resultaat marktconsultatie / toesturen verslag Week Voorbereidingsfase aanbestedingsprocedure Maart t/m juni 2014 Interne besluitvorming aanbestedingsdocumentatie Juli - Augustus 2014 Aankondiging opdracht via TenderNed en ter beschikking stellen September 2014 aanbestedingsdocumentatie incl. bijlagen Ontvangst inschrijvingen Oktober 2014 Beoordelings- en gunningsfase November 2014 Contracteringsfase / ondertekening contract December 2014 Implementatiefase contract Januari t/m maart 2015 Ingangsdatum nieuw contract 1 april 2015 Pagina 4 van IDC DEF-versie

5 1.5 Beschrijving gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met ongeveer inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is gevestigd aan het Spui en op tientallen nevenlocaties. Het Stadhuis, Stadskantoor Leyweg en de Stadsdeelkantoren vormen voor de burgers de belangrijkste (neven)locaties en zijn gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Om er voor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in een tiental gemeentelijke diensten, te weten: OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst DOB: Dienst Openbare Bibliotheek HGR: Haeghe Groep DPZ: Dienst Publiekszaken IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. De gemeentelijke organisatie is weergegeven in het volgende organigram: De productgroep Beveiliging en Veiligheid, waarvoor deze aanbesteding wordt uitgevoerd, ressorteert onder het Intern Dienstencentrum (verder te noemen IDC) van de gemeente Den Haag. Pagina 5 van IDC DEF-versie

6 2 Situatieschets t.b.v. de dienstverlening 2.1 Gemeentelijke dienstverlening De gemeente Den Haag krijgt steeds meer taken overgedragen vanuit het Rijk. De dienstverlening naar de burger wordt hierdoor alsmaar intensiever terwijl de druk op de verlaging van de kosten ook een belangrijk punt is. Deze druk op kosten resulteert in minder panden waarin de dienstverlening naar de burger wordt gedaan en minder personeel om de noodzakelijke dienstverlening uit te voeren. Deze noodzakelijke verandering is nog volop in ontwikkeling. Er zal steeds meer integraal en digitaal dienstverlening worden aangeboden, met name vanuit de panden die behoren tot de Strategische Kernvoorraad. 2.2 Het Intern Dienstencentrum Momenteel levert het IDC, als bedrijf binnen de gemeentelijke organisatie, diensten in enkele tientallen panden van de gemeente Den Haag. De concentratie ligt hierbij op de Strategische Kernvoorraad, bestaande uit het stadhuis / bibliotheekcomplex, het stadskantoor Leyweg en zes stadsdeelkantoren (Laak, Haagse Hout, Loosduinen, Scheveningen, Segbroek en Leidschenveen- Ypenburg). De gemeente streeft ernaar om het aantal panden waarbinnen fysieke beveiliging aanwezig is, vanaf 2015 terug te brengen tot de panden die behoren tot de Strategische Kernvoorraad. 2.3 Ontwikkeling IDC Het IDC dient in 2015 een volwaardige Shared Services organisatie te zijn. Het IDC zal zich ontwikkelen tot een regieorganisatie waarbij de clusters in de uitvoering zijn ingericht naar vakgebied. Regie zal daarbij verantwoordelijk zijn voor de dienstverlening control. Het nieuw gevormde facilitaire cluster zal verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering en de kwantiteit en kwaliteit van de dienstverlening. Om de leveringsbetrouwbaarheid te vergroten verlopen de bedrijfsvoering processen voornamelijk gestandaardiseerd. Voor de doorgroei naar een excellent Shared Services bedrijf handelt iedere IDC-er naar de drie kernwaarden: Samen, Gemak en Resultaat. Bedrijfsmatig streeft men naar een optimalisatie van de drie K s: lage Kosten, hoge Kwaliteit en een grote Klanttevredenheid. De productgroep Beveiliging en Veiligheid heeft, als onderdeel van het IDC, de taak het creëren en waarborgen van een veilige werkomgeving voor de medewerkers. Hierbij is de productgroep zich bewust van de politiek gevoelige omgeving waarbinnen zij die veiligheid moet realiseren en van de maatschappelijke ontwikkelingen die hier een directe invloed op uit oefenen. 2.4 Onderzoeksvraag Op welke wijze en in welke vorm kan de inzet van beveiligingspersoneel en technische middelen met inachtneming van de hierna genoemde uitgangspunten en consultatievragen, zowel in de panden zelf als in de CMK, een positieve bijdrage leveren aan het creëren van een acceptabel veiligheidsniveau voor zowel bestuurders als medewerkers en bezoekers en daarbij ondersteunend zijn aan hoogwaardige en klantvriendelijke dienstverlening? 2.5 Uitgangspunten De opdracht aan de markt omvat de levering van diensten in de publieksruimten van de gemeentelijke panden en in de Centrale Meldkamer (CMK). Pagina 6 van IDC DEF-versie

7 Het IDC heeft uitgangspunten gedefinieerd aan de hand waarvan zij de dienstverlening fysieke beveiliging in een aanbestedingsprocedure wil toetsen en waarderen. Dit zijn: - Het IDC opereert als regieorganisatie; ontzorging van het IDC door de leverancier is dan ook het streven. - Het IDC wordt door haar (interne) klant gewaardeerd om de betrouwbare dienstverlening. De leverancier dient daaraan een substantiële bijdrage te leveren. - Het IDC stuurt aan op lage kosten, hoge kwaliteit en grote klanttevredenheid (3K s). Het IDC hanteert daarbij de kernwaarden Samen, Gemak en Resultaat. De leverancier moet daarop aangesproken kunnen worden.. - Fysieke beveiliging dient hand in hand te gaan met gastheerschap/hospitality ( security with a smile ) - Inzet van technische middelen dient fysieke inzet te ondersteunen en waar mogelijk te vervangen. - De dienstverlening dient (flexibel) aan te sluiten op de veranderende dienstverlening van de gemeente in de publieksruimten. - De dienstverlening dient zich (flexibel) aan te sluiten bij de veranderingen in de bezoekerssamenstelling van de panden als gevolg van de concentratie van de dienstverlening van de gemeente in de Strategische Kernvoorraad. 2.6 Duurzaamheid De gemeente Den Haag wil de stad op duurzame wijze vormgeven en wil hierin een voorbeeldrol spelen door onder andere een duurzaam inkoopbeleid te voeren. Om die reden stelt de gemeente Den Haag duurzaamheidseisen aan producten en diensten die zij inkoopt. Dit doet de gemeente door duurzaamheidseisen in de aanbestedingsdocumentatie op te nemen waarmee inschrijvers door middel van inschrijving instemmen dat bij de totstandkoming c.q. uitvoering van de in de aanbesteding te leveren diensten zo veel als mogelijk gekozen wordt voor een duurzame werkwijze. 2.7 Contract Compliance (regeling Social Return) De gemeente Den Haag helpt mensen zonder werk aan een baan te komen en heeft daarom bij opdrachten boven ,00 EUR de 5 %-regeling (regeling Social Return) ingevoerd. Hiermee wordt werkgelegenheid gecreëerd voor langdurig werklozen, stagiaires en personen die vallen onder de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW ers). In dat kader dient minimaal 5 % van de opdrachtsom aangewend te worden voor de inzet van genoemde groeperingen. De 5 %-regeling wordt uitgevoerd door de Projectcoördinatie 5 %- regeling van de gemeente Den Haag, welke is ondergebracht bij het Werkgeversservicepunt Den Haag. De projectcoördinatie kan behulpzaam zijn bij het vinden van personeel uit de doelgroep. De wijze waarop en de voorwaarden waaronder dit gebeurt, zullen in nader overleg tussen de nieuwe contractpartij en de Projectcoördinatie 5 %-regeling schriftelijk worden vastgesteld. Zie verder informatie op de website van de gemeente Den Haag Pagina 7 van IDC DEF-versie

8 3 Voorwaarden van de marktconsultatie Ten aanzien van deze marktconsultatie gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Instemming marktconsultatiedocument Deelnemers aan deze marktconsultatie stemmen in met het bepaalde in dit marktconsultatiedocument. 3.2 Geldigheid deelname De marktconsultatie is uitsluitend bedoeld voor geïnteresseerden waarvan aannemelijk is dat zij te zijner tijd als potentiële gegadigde zullen gaan meedoen aan de aanbestedingsprocedure. De gemeente behoudt zich het recht voor om geïnteresseerden die evident niet tot deze doelgroep behoren van deelname aan de marktconsultatie uit te sluiten. Een ingediend invulformulier waaraan voorwaarden zijn verbonden, zal als ongeldig terzijde worden gelegd. Invulformulieren die niet tijdig (dat wil zeggen: vóór 21 februari uur) zijn ontvangen, zullen als ongeldig terzijde worden gelegd. 3.3 Gelijkheid van informatie De marktconsultatie is uitsluitend bedoeld om informatie te ontvangen van potentiële gegadigden / geïnteresseerde partijen. De marktconsultatie is dus niet bedoeld om deze (mogelijke) potentiële gegadigden te voorzien van informatie. Alle deelnemers ontvangen dezelfde informatie, te weten het voorliggende marktconsultatiedocument met bijlage(n). Het is niet de bedoeling om tijdens de marktconsultatie aanvullende of andere informatie te verstrekken. Mocht tijdens de marktconsultatie toch wezenlijke informatie worden verstrekt, dan zal deze informatie zo snel mogelijk op schrift worden gesteld en via TenderNed aan alle geïnteresseerde partijen worden verstrekt (als bijlage bij het marktconsultatiedocument). Het marktconsultatiedocument met bijlage(n), het geanonimiseerde algemene verslag van de antwoord(richting)en op de gestelde vragen c.q. de schriftelijke terugkoppeling van de gemeente Den Haag naar aanleiding van de marktconsultatie zullen tijdens de aanbestedingsprocedure onderdeel uitmaken van de aanbestedingsdocumentatie. 3.4 Afwezigheid van rechten De marktconsultatie maakt geen deel uit van de aanbestedingsprocedure en beïnvloedt op geen enkele wijze de kansen en mogelijkheden voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. De marktconsultatie geeft ook overigens op geen enkele wijze een overeenkomst of juridische binding tussen de gemeente Den Haag en de deelnemende partijen. Het staat de gemeente vrij om de marktconsultatie om de haar moverende reden(en) op ieder moment te beëindigen. De deelnemers hebben geen recht op een vergoeding voor hun deelname aan de marktconsultatie. Het marktconsultatiedocument bevat louter voorlopige gegevens waaraan derhalve geen rechten kunnen worden ontleend. 3.5 Vertrouwelijkheid Gelet op de aard en omvang van de marktconsultatie en in het verlengde hiervan de aanbestedingsprocedure, is de informatie die tijdens de marktconsultatie door alle partijen wordt verstrekt in uitgangspunt openbaar, in die zin dat: Pagina 8 van IDC DEF-versie

9 - De gemeente Den Haag is gerechtigd om deze informatie, waarvan verslagen worden opgesteld, te betrekken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten en te gebruiken in de ambtelijke en bestuurlijke discussies die gevoerd worden bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure; - deze informatie kan worden gebruikt voor een terugkoppeling aan de deelnemers in de vorm van een algemeen, geanonimiseerd verslag van de antwoord(richting)en, welk verslag inclusief een lijst van de deelnemers openbaar zal worden gemaakt in de aanbestedingsdocumentatie. 3.6 Terugkoppeling Na afloop van de marktconsultatie wordt aan alle partijen die hebben deelgenomen een schriftelijke terugkoppeling van deze marktconsultatie gegeven in de vorm van een verslag waarin de antwoorden van de geïnteresseerde partijen op de consultatievragen geanonimiseerd weergegeven worden. Deze terugkoppeling doet geen afbreuk aan de vrijblijvendheid van de marktconsultatie; de gemeente Den Haag bepaalt zelf wat zij met de reacties/informatie doet. Op haar rust niet de verplichting om te motiveren waarom zijn bepaalde reacties/informatie t.z.t. tijd wel/niet in de aanbestedingsdocumenten verwerkt. 3.7 Taal De marktconsultatie vindt plaats in de Nederlandse taal. 3.8 Kosten Eventuele kosten voor deelname aan de marktconsultatie worden niet vergoed. 3.9 Voorbehoud De gemeente Den Haag is op geen enkele wijze gebonden aan de uitkomsten van de marktconsultatie of verplicht tot realisatie en/of aanbesteding van het project waarop de marktconsultatie betrekking heeft. Pagina 9 van IDC DEF-versie

10 4 Vraag aan de markt De gemeente Den Haag is op zoek naar inzicht in de markt op het gebied van fysieke beveiligingsdiensten. Het te verkrijgen inzicht moet leiden tot een Europese aanbesteding waar de vraag optimaal is afgestemd op de kennis en kunde van de markt. Om inzicht te krijgen in deze markt heeft de gemeente de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: Op welke wijze en in welke vorm kan de inzet van beveiligingspersoneel, zowel in de panden zelf als in de CMK, een positieve bijdrage leveren aan het creëren van een acceptabel veiligheidsniveau voor zowel bestuurders als medewerkers en bezoekers en daarbij ondersteunend zijn aan hoogwaardige en klantvriendelijke dienstverlening? Vanuit deze onderzoeksvraag zijn de navolgende tien (10) consultatievragen gedestilleerd waarop de gemeente graag antwoord wil hebben. 4.1 Consultatievragen 1. Hoe ziet u de markt van beveiliging zich ontwikkelen op de middellange termijn, en hoe en op welke punten ziet u de aansluiting van deze ontwikkeling op de gemeentelijke dienstverlening? 2. In hoeverre volgt u de ontwikkelingen ten aanzien van gastheerschap/hostmanship binnen de beveiliging (wellicht in combinatie met predictive profiling ) en op welke wijze heeft u dat in uw dienstverlening geïncorporeerd? 3. Kunt u een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het IDC; hoe en op welke onderdelen? 4. Kunt u aangeven of en waarom u denkt te kunnen voldoen aan de verschillende uitgangspunten genoemd in paragraaf 2.5? 5. Kunt u daarbij aangeven op welke wijze u die diverse uitgangspunten zou invullen? 6. Welke opties onderscheidt u als commerciële contractpartij om samenwerkingsverbanden met het IDC aan te gaan? 7. Hoe zou u een acceptabel veiligheidsniveau omschrijven? 8. Ziet u mogelijkheden om o.b.v. het geschetste een positieve business case te schrijven voor de komende aanbesteding fysieke beveiliging? Indien ja dan graag motivering en onderbouwing? 9. Op welke wijze denkt u invulling te geven aan de voor dit contract van toepassing zijnde zgn. 5%-regeling (ook wel bekend als contract compliance) (zie paragraaf 2.7)? 10. In hoeverre ziet u mogelijkheden uw dienstverlening te combineren met gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid (zie paragraaf 2.6)? Pagina 10 van IDC DEF-versie

11 Bijlage 1. Invulformulier Het invulformulier wordt separaat als Word-document aan dit marktconsultatiedocument toegevoegd. Officiële naam en rechtsvorm geïnteresseerde partij Vestigingsadres Bedrijfsgegevens Postcode en plaats Postadres Postcode en plaats (postadres) Land van vestiging geïnteresseerde partij Contactpersoon voor deze marktconsultatie Functie contactpersoon Telefoon adres Internetadres Eventuele opmerkingen en/of bijzonderheden Consultatievragen met betrekking tot de fysieke beveiliging gemeente Den Haag 1. Hoe ziet u de markt van beveiliging zich ontwikkelen op de middellange termijn, en hoe en op welke punten ziet u de aansluiting van deze ontwikkeling op de gemeentelijke dienstverlening? Antwoord: [Geef hier uw antwoord op bovenstaande vraag] 2. Etc. Een invulformulier van de vragenlijst wordt separaat toegevoegd bij de documenten op TenderNed. Pagina 11 van IDC DEF-versie