Uitkomsten evaluatiegesprekken

Transcriptie

1 Uitkomsten evaluatiegesprekken Doel en aanpak evaluatie De evaluatie kende twee invalshoeken: 1.Evaluatie van het proces 2.Opbrengst van het proces: het contract Of ook het beoogde resultaat behaald wordt en of dus sprake is van een effectieve aanpak kan nu nog niet bepaald worden. Het belangrijkste doel van de evaluatie nu was het leren van lessen voor de toekomst over de aanbesteding. Voor de evaluatie zijn gesprekken gevoerd met 14 aanbieders. Van deze 14 zijn 12 aanbieders niet gecontracteerd, dit heeft de gesprekken vanzelfsprekend beïnvloed. Ook is gesproken met ambtenaren en bestuurders uit Alphen aan den Rijn. De opbrengst van de gesprekken met aanbieders wordt hieronder aan de hand van thema s weergegeven. Begonnen wordt met een toelichting op het thema, daarna de waardering zoals die uit de gesprekken naar voren gekomen is. Marktverkenningen Er zijn 6 bijeenkomsten geweest. De eerste bijeenkomst was informerend over het proces dat de gemeenten voor ogen stond. De 2 e en 3 e bijeenkomsten waren echte marktverkenningen, centraal stond het verkennen van wensen en mogelijkheden van de aanbieders. De 4 e, 5 e en 6 e bijeenkomsten waren vooral informerend: wat zijn de gemeenten van plan, wat betekent dit voor de aanbieders en is dit haalbaar. Het grote aantal bijeenkomsten is door de aanbieders op prijs gesteld, hoewel dit een forse tijdsinvestering betekende. Tegelijkertijd werd geconstateerd dat het aantal bijeenkomsten nodig was om over en weer een beeld te krijgen van elkaars ideeën en mogelijkheden. De sfeer werd prettig en open gevonden en vooral de discussiebijeenkomsten zijn op prijs gesteld. De inhoud van de tweede serie bijeenkomsten was duidelijk anders dan de eerste serie, meer sturend vanuit de gemeenten. Voor sommigen is dit als een verassende wending ervaren die niet altijd op prijs gesteld werd. Ook is genoemd dat deze bijeenkomsten nodig waren om de aanpak van de gemeente te doorgronden, wellicht was het hiervoor nog niet eens genoeg.

2 Visie/ inhoud van de opdracht In alle bijeenkomsten is veel aandacht geweest voor de inhoud van de opdracht: een globale omschrijving van een omvangrijke opdracht met veel ruimte voor de aanbieder. De opdracht voor Alphen aan den Rijn is omvangrijker dan die van Nieuwkoop en Kaag en Braassem. Er was commentaar op de gekozen aanpak waarbij men zorgen en kritiek liet horen. Daarbij kwamen de volgende onderwerpen aan de orde: de breuk voor klanten met de oude aanbieder; klanten die zowel ondersteuning vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Wmo hebben kunnen deze zorg niet altijd bij dezelfde aanbieder afnemen; is er voldoende aandacht voor zorgontkenners cq zorgmijders, de doelgroep beschermd wonen, de jeugd tussen de 18 en 23 jaar en de groep met specifieke zorgvragen; is het pgb als alternatief voldoende benadrukt bij de overgangsgesprekken en de gevolgen voor kleine specialistische aanbieders was er voor de combinatie van zorg met welzijn, die werd verfrissend genoemd. Ook de ruimte voor aanbieders om zelf met ideeën te komen en de mogelijkheden voor vernieuwing zijn gewaardeerd. Bestek/inrichting van de opdracht De gemeenten hebben gekozen voor een opdracht die sterk geïnspireerd is door prestatieinkoop of best value procurement. De gemeenten hebben een globale opdracht opgesteld die zich sterk richt op de wat -vraag en niet op de hoe -vraag. De aanbieder dient een offerte in die beperkt is van omvang voorzien van een kansen- en risicodossier en een planning. De interviews over de offerte maken een belangrijk onderdeel uit van de beoordeling. In de gesprekken bleek dat het een lastige opgave was voor aanbieders omdat deze methodiek voor velen nieuw was. ACM 1 -risico Diverse (potentiële) inschrijvers hebben geworsteld met het vraagstuk over samenwerking en het risico van niet toegestane kartelvorming. Hierover zijn ook veel vragen gesteld in de aanbestedingsfase. Enkelen geven aan dat zij het risico op een ACM onderzoek niet hebben durven nemen en daarom niet hebben ingeschreven, of niet hebben ingeschreven als 1 ACM = Autoriteit Consument en Markt, onafhankelijke toezichthouder voor consumenten en bedrijven. Ziet o.a. toe op maken van verboden prijsafspraken.

3 hoofdaannemer. Complimenten waren er voor de ruimte en het vertrouwen dat de aanpak biedt en de compacte opdracht en bestek. Hoofd- en onderaannemers Onduidelijkheid met betrekking tot hoofdaannemers en onderaannemers werd vaak genoemd. Zo was niet voor iedereen duidelijk dat een inschrijving met meerdere hoofdaannemers mogelijk was en dat elke partij die mee wilde doen als onderaannemer ook de offerte moest ondertekenen. De presentatie over do s en don ts tijdens de 4 e bijeenkomst heeft daarin voor een aantal aanbieders niet voldoende duidelijkheid gegeven. Kleine aanbieders Met name kleine aanbieders vonden de aanpak lastig. Het was helder dat aansluiting bij andere partijen noodzakelijk was om te kunnen inschrijven, maar hoe vind je deze en hoe kom je vervolgens bij hen aan tafel. Passende aanpak? Een aantal aanbieders betwijfelt of de gekozen methode wel past bij dit type zorg. Ook wordt genoemd dat deze vorm van inkoop een vak op zich is dat alleen maar gedaan kan worden door sterke spelers. Als risico wordt benoemd dat je niet selecteert op kwaliteit maar op kennis van de methodiek en dat dan niet persé de beste aanbieders boven komen. Maatschappelijke infrastructuur De gekozen aanpak heeft gevolgen voor de bestaande aanbieders en daarmee ook voor de maatschappelijke infrastructuur. Als effect van deze aanpak wordt gesteld dat niet gecontracteerde aanbieders zich terugtrekken uit de Rijnstreek. Zo gaan kennis en samenwerkingsrelaties verloren. Het risico is dat het veld schraal wordt en de gemeenten bij een nieuwe aanbesteding weinig aanbod krijgen. Opgemerkt wordt dat de gemeenten niet alleen een taak hebben in opdrachtverstrekking voor hulp maar dat zij ook een verantwoordelijkheid hebben in het in stand houden van een gevarieerde maatschappelijke infrastructuur. Genoemd wordt dat deze aanpak niet alleen gevolgen heeft voor cliënten/inwoners en aanbieders maar ook voor betrokkenen om hen heen zoals huisartsen en wijkverpleging. Geadviseerd wordt om een volgende keer deze betrokkenen al tijdens de voorbereiding te informeren. Proces & planning

4 Los van inhoud en aanpak is een aantal relevante opmerkingen gemaakt over het proces en de planning. Dringend verzoek om geen cruciale momenten zoals indienen offertes en interviews in de zomer te plannen. Dit is lastig te organiseren en leidt daarmee tot ergernis en verlies aan draagvlak. Het is door sommige aanbieders als onprofessioneel ervaren dat tijdens aanbestedingsfase allerhande inhoudelijke zaken liepen waarbij zij met andere aanbieders ook betrokken werden. Storend was dat het Rijk nog regels wijzigde tijdens het proces. Voorbeeld: door behandeling van het wetsvoorstel Wmo in de Tweede Kamer veranderende het pgb van nee, tenzij naar pgb als gelijkwaardig alternatief. Suggestie van enkele aanbieders: geef een gerichte training over prestatie-inkoop, wat je precies verwacht. Samenvatting en conclusie De inkoop sociale participatie is een intensief proces geweest omdat de gekozen aanpak nieuw en onbekend was met grote belangen voor inwoners en aanbieders. Hiermee is het ook een spannend proces geweest: gaan we het beoogde resultaat halen. Wat betreft de beoogde contractering kunnen we volmondig stellen dat dit het geval is. Of ook in de lokale samenleving voor de betrokken inwoners de beoogde effecten behaald worden moet de praktijk uitwijzen, dat blijft nog een spannend proces waarop het antwoord in de komende jaren komt. Ook is nog afwachten wat de gevolgen van deze aanpak op de maatschappelijke infrastructuur op de langere termijn zijn. De geïnterviewde aanbieders hebben waardering voor de combinatie van zorg en welzijn met de innovatiekansen die dit biedt en de ruimte voor inbreng van eigen expertise. Zij zijn kritisch met betrekking tot de gekozen aanpak. Dat het merendeel van de geïnterviewde aanbieders niet gecontracteerd is zal daar zeker invloed op hebben. De zorgen zijn vooral gericht op de gevolgen voor de cliënten. Ook benoemen ze de negatieve impact van de aanpak op de samenwerking tussen partijen de mogelijke verschraling van het veld door het terugtrekken van aanbieders. In de bijlage zijn enkele cijfers en feiten met betrekking tot de aanbesteding en de evaluatie opgenomen.

5 Bijlage: feiten en cijfers Wat Aantal Wie/wanneer Aantal (markt-) bijeenkomsten 6 29 januari 2014: 68 bezoekers (informatie) 12 februari 2014: 54 bezoekers (interactief inhoud opdracht) 12 maart 2014: 50 bezoekers (interactief inhoud opdracht, groene en rode kaarten)) 24 april 2014: 49 bezoekers (prestatie-inkoop) 13 mei 2014: 71 bezoekers (Do s en dont s van aanbesteden) 10 juni 2014: 61 bezoekers (toelichting opdracht) Aantal 62 geïnteresseerde marktpartijen Aantal unieke bezoekers bijeenkomsten 141 Aantal Nota s van Inlichtingen (NvI) 7 NvI s 19 juni juni juni juni juli juli juli 2014 Nota 1 met 41 vragen Nota 2 geen vragen Nota 3 met 36 vragen Extra Nota 4 met 156 vragen Nota 5 met 156 vragen Nota 6 met 6 vragen Juridische procedures 0 Contractbedrag Contract voor in principe 4 jaar met verlengingsmogelijkheid van 2 jaar. Jaarbedragen: Kaag en Braassem: ,- Nieuwkoop: ,- Alphen aan den Rijn: ,- Totaal: ,- Organisaties/aantal 14/23 personen waarmee evaluatiegesprekken gevoerd zijn in de periode november 2014 januari 2015 Tijdpad aanbesteding 10 maanden Voorbereidingsfase - van start interne werkgroep tot publicatie opdracht: december 2013 t/m mei 2014 Aanbestedingsfase - van publicatie opdracht tot beoordeling offertes: juni tot medio augustus 2014

6 Contracteringsfase - van selectie opdrachtnemer tot tekening contract: medio augustus tot eind september 2014